Mengenal Pengertian, Fungsi, dan Contoh Purchase Order

Sebagai pemilik usaha, melakukan pendataan inventori dan pengadaan barang mungkin bukanlah pekerjaan yang Anda sukai, tetapi hal tersebut esensial bagi bisnis.

Supaya proses pengadaan atau pembelian barang terkelola dengan baik, kamu memerlukan purchase order. Sebelum membicarakan lebih lanjut tentang fungsi purchase order dan hal-hal yang perlu dicantumkan di dalamnya, sebaiknya kita membahas pengertian purchase order terlebih dahulu.  

Apa itu purchase order (PO)?

PO atau purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk diberikan kepada penjual. Dokumen tersebut memuat daftar barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli.

Dokumen PO juga berfungsi sebagai kontrak terkait barang atau jasa yang akan dibeli oleh pembeli. Karena pembeli umumnya menerima barang setelah mengirim PO dan sebelum menerima tagihan, maka dokumen ini berperan dalam melindungi penjual dari risiko barang tidak dibayar.

Fungsi purchase order

Banyak usaha kecil atau menengah yang memilih tidak menggunakan PO sebab menilai pembuatan PO memperlambat alur transaksi. Alasan lainnya, pemilik merasa mempunyai hubungan dekat dengan vendor sehingga tidak dibutuhkan dokumen resmi seperti PO.

Akan tetapi, langkah tersebut cukup berisiko dan menyulitkan bisnis dalam jangka panjang. Saat sebuah usaha sudah makin berkembang, permasalahan mungkin muncul akibat kurang detail atau tidak terdokumentasinya pemesanan barang.

Walaupun pembuatan PO terasa rumit, tetapi dokumen pemesanan tersebut akan memberikan jaminan keamanan dari penipuan. Selain itu, kamu bisa mengamankan stok barang dengan harga yang diinginkan.

Untuk memahami lebih lanjut terkait pentingnya PO, mari simak detail fungsi purchase order bagi bisnis berikut ini:

1. Menghindari kekeliruan pesanan

Misalnya, kamu menerima kiriman pesanan barang, tetapi ternyata tidak sesuai dengan yang diharapkan. Sayangnya, kamu tidak memiliki dokumen tertulis yang dapat dijadikan rujukan untuk memeriksa kesesuaian pesanan tersebut.

Bayangkan repot dan sulitnya membereskan kekeliruan tersebut sebab bukan tidak mungkin vendor mengklaim barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan yang kamu sampaikan secara lisan.

2. Mencegah adanya pesanan ganda

Seperti yang telah disebutkan, PO berisi informasi terkait pesanan secara detail. Hal ini tentunya bermanfaat untuk mencocokkan dan mendata pesanan, terutama bila kamu memesan barang yang beragam dalam jumlah banyak.

Dengan adanya PO, kamu dapat memeriksa barang mana yang sudah dipesan dan dari pemasok mana. Jadi, kamu bisa mencegah risiko adanya pesanan ganda untuk barang yang sama.

3. Melacak pesanan yang sudah masuk

Berkat informasi detail tentang pesanan barang yang tercantum di PO, kamu jadi bisa melacak pesanan yang sudah masuk. Kamu dapat memastikan jumlah pesanan sesuai, jenis barang tepat, harga sesuai perjanjian, dan seterusnya.

Dengan kata lain, PO juga berfungsi sebagai dokumen hukum untuk menyelesaikan perselisihan atau gap dalam transaksi. Hasilnya, inventori dan stok pun terkelola dengan baik. 

Contoh purchase order

Kebanyakan usaha kecil mungkin memakai dokumen PO manual yang tertulis di atas kertas. Cara ini tentu sudah cukup baik dibandingkan melakukan pengadaan barang tanpa dokumen PO.

Namun, pada akhirnya PO dalam format kertas kurang efisien. Dalam satu kali transaksi, ada cukup banyak dokumen, seperti PO, nota, faktur, dan lain-lain. Apabila kamu menyimpan semuanya dalam bentuk tumpukan kertas, risiko rusak dan hilang pasti besar sekali.

Belum lagi, kamu sudah pasti kesulitan mencari dokumen PO lama saat perlu mencocokkan barang. Untuk mengatasi hal tersebut, kamu dapat memilih PO digital yang terkoneksi dengan sistem dan disimpan di cloud.

Selain lebih praktis dari sisi dokumentasi, PO digital juga lebih efektif untuk mempermudah operasional bisnis harian. Berikut ini adalah contoh purchase order.

Dari contoh di atas, terlihat beberapa poin penting yang perlu dicantumkan di dalam PO, yaitu:

• Nama perusahaan, baik perusahaan pemesan maupun pemasok.

• Detail kontak pembeli dan pemasok, seperti alamat perusahaan, nomor telepon, dan alamat email.

• Alamat pengiriman barang.

• Alamat penagihan serta metode pembayaran yang akan dilakukan.

• Nomor purchase order.

• Rincian pesanan yang mencakup nama barang, jumlah barang, dan harga. Tidak lupa cantumkan pajak bila berlaku.

• Syarat dan ketentuan transaksi (jika ada).

Alur setelah purchase order dikirim

Usai pembeli mengirim PO ke pemasok, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual atau pemasok. Penjual mempunyai pilihan untuk menyetujui atau menolak kontrak yang ditawarkan oleh pembeli melalui dokumen PO tersebut.

Bila penjual menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.

Contohnya, Ahmad bertanggung jawab untuk membeli material yang dibutuhkan dalam pembuatan produk baru di perusahaan manufaktur tempat ia bekerja. Ia membuat PO dengan jumlah dan harga barang serta seluruh kebutuhannya secara detail, lalu mengirimkan dokumen PO ke pemasok.

Pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan Ahmad menerima PO tersebut. Namun, pengajuan harga dan metode pembayaran yang diajukan Ahmad terasa tidak sesuai bagi pemasok. Mereka mengirimkan penawaran harga dan direspons dengan PO baru dari Ahmad.

Setelah pihak pemasok menyetujui pesanan pembelian yang baru, pesanan pun diproses. Kemudian mereka membuat invoice atau tagihan yang menyatakan biaya yang harus dibayar oleh Ahmad saat barang sudah dikirimkan.

Namun, bisa saja invoice dirilis sebelum pengiriman barang. Setelah pembayaran dipenuhi, pemasok harus mengirimkan tanda bukti pembayaran dan memenuhi pesanan Ahmad sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Kedua opsi pembayaran tersebut tentu tergantung kesepakatan kedua belah pihak.

Perbedaan purchase order dengan invoice

Karena purchase order dan invoice sama-sama berupa dokumen yang diserahkan antara penjual dengan pembeli, tidak heran bila keduanya sering tertukar. Kedua dokumen tersebut tidak sama, tetapi saling berhubungan.

Biasanya, dokumen PO menjadi dasar untuk pembuatan invoice yaitu sebagai rujukan terkait barang yang dibeli serta rincian harganya. Meskipun demikian, masing-masing dokumen digunakan dalam titik yang berbeda pada rangkaian alur proses pembelian.

Dengan kata lain, purchase order dibuat oleh pembeli untuk memesan barang dan dikirimkan sebelum pengiriman barang. Sementara itu, dicetak oleh penjual atau pemasok untuk menagih pembayaran setelah barang pesanan dikirimkan.

Kesimpulan

Bayangkan ketika kamu menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan, tetapi kamu tidak memiliki dokumen yang dapat digunakan sebagai rujukan.

Hal ini bisa menimbulkan salah paham antara kamu dengan pihak pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa terganggu. Risiko ini kecil kemungkinan terjadi bila kamu menggunakan purchase order (PO).

PO penting bagi bisnis sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan secara detail. Ini sangat berguna terutama jika kamu memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO juga berperan sebagai kontrak antara kamu dengan pemasok sekaligus acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.