MRP Adalah Salah Satu Sistem yang Penting, Mengapa Demikian?

Bisnis kadang bukan hanya soal menghasilkan keuntungan, melainkan tentang memberikan nilai tambah. Tidak heran jika banyak pebisnis yang memilih bergerak di sektor manufaktur. Alasannya untuk menghasilkan produk yang bermanfaat sama dengan memberi nilai tambah dalam hidup konsumen.

Seperti kebanyakan bisnis, terdapat berbagai hal yang perlu kamu perhatikan bila ingin menjalankan bisnis manufaktur, salah satunya Material Requirements Planning (MRP). Sebenarnya, apa itu MRP? 

Mengenal Material Requirements Planning (MRP)

MRP adalah sistem manajemen inventori berbasis komputer yang didesain untuk meningkatkan produktivitas bisnis. Biasanya, software atau aplikasi MRP diterapkan untuk mengetahui jumlah bahan baku yang dibutuhkan dalam memproduksi suatu barang. 

Dengan kata lain, sistem akan menunjukkan bahan apa yang dibutuhkan, jumlah kebutuhan bahan, serta kapan bahan-bahan tersebut diperlukan. Menilik pengertiannya, wajar saja bila sistem ini banyak digunakan di industri manufaktur. 

Umumnya, perusahaan yang memanfaatkan sistem MRP tidak akan mengalami kekurangan atau kelebihan stok bahan. Sistem akan selalu membuat estimasi terkait pengolahan bahan baku menjadi produk. Bahkan, sistem tersebut bisa menjadwalkan pengirimannya secara otomatis.

Pentingnya Material Requirements Planning (MRP) serta tantangannya

Dapat dikatakan, MRP memberikan visibilitas bisnis ke dalam kebutuhan inventaris yang diperlukan untuk memenuhi permintaan. Jadi, sistem ini membantu bisnis Anda mengoptimalkan tingkat inventaris dan jadwal produksi. 

Tanpa pengetahuan tersebut, perusahaan akan memiliki visibilitas dan daya tanggap yang terbatas. Akibatnya perusahaan mungkin memesan terlalu banyak persediaan, yang meningkatkan biaya penyimpanan dan mengikat lebih banyak uang tunai dalam persediaan. Padahal, uang tunai tersebut seharusnya dapat digunakan di area bisnis yang lain.

Dampak buruk lain akibat pengetahuan terbatas terkait inventaris adalah perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan karena bahan baku yang tidak mencukupi. Tentunya, hal ini dapat menyebabkan bisnis kehilangan penjualan, pembatalan kontrak, dan kehabisan stok.

Setiap gangguan dalam siklus produksi atau penundaan perakitan mengakibatkan peningkatan biaya produksi dan penurunan output.

Karena itu, perusahaan manufaktur sangat bergantung pada MRP sebagai sistem perencanaan pasokan untuk merencanakan dan mengontrol inventaris, penjadwalan, dan produksi. Namun, MRP juga relevan di banyak industri lain, mulai dari ritel hingga restoran. Gunanya untuk menciptakan keseimbangan antara penawaran dengan permintaan.

Terlepas dari pentingnya sistem yang satu ini, MRP juga mempunyai tantangan tersendiri. Meskipun menggunakan solusi MRP jauh lebih baik daripada menggunakan spreadsheet untuk perencanaan persediaan, hasilnya tergantung seberapa valid daya yang kamu masukkan ke dalam sistem. 

Semakin baik bisnis memahami dan mendokumentasikan prosesnya, maka semakin baik pula sistem MRP dan dapat memberikan output.

Maka dari itu, diperlukan memasukkan data ketersediaan inventaris yang benar, waktu untuk menyelesaikan perakitan yang sesuai, perhitungan limbah yang tepat, dan waktu tunggu sesuai dengan informasi vendor. 

Jika tidak, jadwal produksi yang dibuat akan menjadi tidak akurat. MRP tidak dapat menentukan jadwal produksi dan bahan yang diperlukan jika data tidak diperhitungkan dalam catatan inventaris, tagihan bahan, serta jadwal produksi induk.

Fungsi Material Requirements Planning (MRP)

Dari penjelasan di atas, terlihat jelas bahwa MRP berkaitan erat dengan pengelolaan persediaan barang atau inventory management. Sistem MRP dapat melakukan pemesanan bahan baku secara tepat, menentukan jumlah barang atau bahan baku yang bersangkutan, serta menetapkan waktu produksi serta pengiriman.

Tentunya, selain berhubungan dengan inventori, sistem MRP juga berperan penting dalam pengaturan jadwal atau prioritas. Pasalnya, sistem ini akan memesan bahan baku tepas saat barang tersebut dibutuhkan. Dengan begitu, keterlambatan pasokan bahan baku dapat dicegah. 

Berbicara produksi pasti tidak lepas dari production site atau pabrik. Tiap-tiap pabrik mempunyai plan capacity atau kapasitas produksi yang perlu diperhitungkan. Nah, sistem MRP dapat membantumu rencana pembagian beban pekerjaan dengan lebih lengkap dan tepat.

Latar belakang sistem Material Requirements Planning (MRP)

Perencanaan kebutuhan material atau MRP adalah salah satu sistem yang cukup awal dari sistem teknologi informasi (TI) terintegrasi. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas bisnis dengan menggunakan komputer dan teknologi perangkat lunak.

Sistem manajemen persediaan MRP pertama kali berkembang pada 1940-an dan 1950-an. Perusahaan menggunakan komputer mainframe untuk mengekstrapolasi informasi dari daftar bahan pembentuk produk jadi tertentu ke dalam rencana produksi serta pembelian. 

Tidak lama kemudian, sistem MRP diperluas untuk memasukkan loop umpan balik informasi sehingga manajer produksi dapat mengubah dan memperbarui input sistem sesuai kebutuhan.

Pada generasi MRP berikutnya, perencanaan sumber daya manufaktur, dimasukkan pula aspek pemasaran, keuangan, akuntansi, teknik, dan sumber daya manusia ke dalam proses perencanaan.

Konsep terkait yang berkembang pada MRP adalah perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang menggunakan teknologi komputer untuk menghubungkan berbagai area fungsional di seluruh aspek bisnis. Karena analisis data dan teknologi menjadi lebih canggih, sistem yang lebih komprehensif pun dikembangkan untuk mengintegrasikan MRP dengan aspek lain dalam proses manufaktur.

Cara kerja Material Requirements Planning (MRP)

Pada dasarnya, MRP dirancang untuk menjawab tiga pertanyaan: apa barang yang dibutuhkan? Berapa banyak barang yang dibutuhkan? Kapan barang tersebut dibutuhkan?

Beberapa dari kamu mungkin bertanya, bagaimana cara kerja MRP sehingga dapat merencanakan hal tersebut?

Secara singkat, MRP bekerja mundur dari rencana produksi barang jadi. Rencana produksi diubah menjadi daftar persyaratan untuk merakit bagian-bagian yang lebih kecil dan bahan baku yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk akhir pada jadwal yang ditetapkan.

Dengan kata lain, MRP adalah sistem yang ditujukan untuk mencari tahu bahan dan barang yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tertentu. MRP membantu produsen memahami persyaratan inventaris sambil menyeimbangkan penawaran dan permintaan produk.

Teknologi ini memberikan informasi bagi manajer yang menguraikan data mentah seperti daftar muatan barang serta masa simpan bahan. Jadi, manajer memiliki informasi detail terkait kebutuhan baik tenaga kerja maupun persediaan yang akan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi produksi.

Tahap-tahap Material Requirements Planning (MRP)

Dalam penerapannya, proses MRP dapat dipecah menjadi empat tahap dasar seperti di bawah ini:

1. Membuat perkiraan permintaan serta kebutuhan bahan untuk memenuhinya

Tahap awal dari MRP atau Manufacturing Requirements Planning adalah menentukan permintaan pelanggan. Berikutnya, analisis persyaratan atau hal yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan tersebut. 

Biasanya, MRP memecah permintaan menjadi bahan baku serta komponen tertentu. Caranya, memanfaatkan bill of material yang berisi daftar bahan mentah, rakitan, dan komponen yang diperlukan. 

2. Bandingkan permintaan dengan persediaan dan alokasikan sumber daya 

Ketika permintaan dari konsumen masuk, daftar permintaan dibandingkan terlebih dahulu dengan inventaris yang sudah dimiliki. Selanjutnya, inventaris tersebut didistribusikan ke titik-titik di mana persediaan dibutuhkan. Jadi, MRP juga mengatur alokasi sumber daya yang dimiliki oleh bisnis.

3. Penjadwalan produksi. 

Setelah itu, sistem MRP akan menghitung jumlah waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan manufaktur. Biasanya, batas waktu ditentukan agar produk tidak melewati tempo yang diminta konsumen.

Perlu diingat, setelah bahan mentah menjadi produk, masih ada proses pengiriman sebelum permintaan diterima oleh konsumen. Karena itu, ketepatan waktu manufaktur merupakan salah satu faktor krusial. 

4. Pemantauan proses produksi 

Tahap terakhir dari sistem MRP adalah memantau proses produksi agar tiap masalah yang mungkin timbul dapat segera diatasi. 

MRP dapat secara otomatis memperingatkan manajer jika ada proses yang tertunda. Bahkan, sistem ini bisa menyarankan rencana darurat untuk memenuhi tenggat waktu produksi. 

Material Requirements Planning (MRP) dalam industri manufaktur

Bill of material (BOM) merupakan salah satu input penting dalam MRP atau perencanaan kebutuhan material. Umumnya, BOM terdiri dari daftar bahan mentah, komponen, dan rakitan yang diperlukan untuk membangung, memproduksi, atau memperbaiki produk. 

BOM akan menentukan hubungan antara produk akhir yang disebut juga sebagai permintaan independen dengan komponen (permintaan dependen). Permintaan independen didefinisikan sebagai permintaan yang berasal dari luar pabrik atau sistem produksi. Sebaliknya, permintaan dependen mengacu pada komponen atau tergantung pada bagian yang dibutuhkan untuk membentuk suatu produk..

Perusahaan perlu mengelola jenis dan jumlah bahan yang dibeli secara strategis, merencanakan produk mana yang akan diproduksi, dan jumlah dari produk yang akan dihasilkan. 

Selain itu, perusahaan juga butuh memastikan bahwa mereka mampu memenuhi permintaan pelanggan baik saat ini maupun di masa mendatang. Catatan pentingnya, seluruh kegiatan produksi diupayakan dilakukan dengan biaya serendah mungkin.

Nah, MRP membantu perusahaan mempertahankan tingkat persediaan yang tepat. Pasalnya, membuat keputusan yang kurang tepat di setiap area siklus produksi akan menyebabkan perusahaan merugi. Dengan mempertahankan tingkat persediaan yang sesuai, produsen dapat lebih menyelaraskan produksi dengan naik dan turunnya permintaan.

Jenis data yang perlu dipertimbangkan oleh Material Requirement Planning (MRP)

Dalam proses pelaksanaannya, ada beberapa jenis data yang perlu dipertimbangkan oleh MRP. Adapun data-data tersebut antara lain:

• Nama produk akhir yang sedang dibuat: 

Dalam BOM, hal Ini kadang disebut permintaan independen atau Level "0".

• Informasi tentang ‘berapa’ dan ‘kapan’ 

Informasi yang dimaksud adalah dua pertanyaan penting dalam MRP yaitu; berapa jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan? Kapan produk tersebut dibutuhkan?

• Umur simpan setiap bahan baku.

• Catatan status persediaan

Catatan bahan bersih yang tersedia untuk digunakan. Perlu diingat, catatan ini meliput catatan bahan yang sudah tersedia (di gudang produksi) dan bahan yang sudah dipesan dari pemasok.

• Tagihan bahan

Tagihan tersebut terdiri dari rincian bahan, komponen, dan rakitan yang diperlukan untuk membuat setiap produk.

• Data perencanaan

Ini mencakup semua batasan dan arahan untuk menghasilkan item seperti alur kerja, standar tenaga kerja dan mesin, standar kualitas dan pengujian, teknik ukuran lot, serta input lainnya.

Kesimpulan

MRP adalah sistem yang dapat membantu bisnis mengetahui bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi, menghitung jumlahnya, serta menentukan waktu kapan bahan tersebut dibutuhkan. 

Setidaknya, ada dua keuntungan yang dapat diperoleh bisnis bila menerapkan sistem MRP. Pertama, tidak ada risiko penumpukan persediaan stok bahan baku yang berakhir meningkatkan biaya pengelolaan stok. Berikutnya, mencegah risiko bisnis tidak mampu memenuhi permintaan konsumen akibat kekurangan bahan baku produk. 

Sebagai catatan, MRP hanya bisa membantu bisnis menyeimbangkan pasokan bahan baku secara akurat bila kamu memasukkan data yang valid ke dalam sistem.