Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?



Setiap perusahaan tentu memerlukan bahan baku atau barang lainnya untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan membeli barang atau membayar jasa dari pihak ketiga. 

Aktivitas ini dikenal dengan istilah purchasing. Dalam artikel ini, kamu menemukan informasi tentang apa itu purchasing dan bagaimana prosesnya di dalam bisnis.

Apa Itu purchasing?

Melihat  asal katanya, purchasing adalah pembelian. Secara umum bisa diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Rata-rata perusahaan menghabiskan 50% sampai 70% dari pendapatannya untuk melakukan pembelian. Meskipun terdengar sederhana yaitu melakukan pembelian, tetapi dari persentase tersebut terlihat bahwa tugas divisi pembelian tidak sesederhana istilahnya.

Seorang petuga pembelian atau buyer harus memahami kebutuhan perusahaan sekaligus menyesuaikannya dengan anggaran dan perencanaan yang dimiliki oleh perusahaan.

Proses purchasing di dalam bisnis

Jika kamu membeli barang untuk kebutuhan pribadi, mungkin kamu cukup memilih, melakukan tawar-menawar, dan jika cocok kamu bisa langsung membelinya. Akan tetapi, proses pembelian di dalam bisnis sedikit berbeda.

Selain ada hal-hal yang perlu kamu pertimbangkan, terdapat langkah-langkah yang perlu kamu ikuti. Adapun langkah pembelian pada perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan pengadaan

Tahap pertama dalam proses pembelian adalah perencanaan. Sebagai pemilik usaha, kamu perlu merencanakan pemenuhan kebutuhan bisnis saat ini. Di dalamnya termasuk proses analisis kelebihan dan kekurangan antara melakukan pembelian atau menyewa jasa tertentu di waktu tertentu.

Selain itu, kamu juga perlu mencocokkannya dengan anggaran yang sudah ditetapkan. Perlu diingat, pembelian akan memengaruhi penghasilan bisnis nantinya.

Sebagai bahan pertimbangan saat melakukan pembelian, kamu bisa coba menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini.

• Kenapa kamu harus membeli atau menyewa barang/jasa tersebut?


• Akan digunakan untuk apa barang atau jasa tersebut?


• Bagaimana kondisi pasar saat ini, terutama kapan supplier dapat menyediakan barang atau jasa yang kamu pesan?


• Berapa margin keuntungan yang diinginkan supplier?


• Berapa total biaya pembelian dari beberapa vendor?


• Di mana produk tersebut diproduksi? Apakah jauh dari lokasi operasional bisnis milikmu?


• Apakah supplier mempunyai reputasi yang baik terkait kualitas barang?


Pertanyaan-pertanyaan itu dapat kamu jabarkan sebagai analisis sebelum melakukan pembelian. Cara lainnya, kamu dapat menggunakan analisis Total Cost of Ownership (TCO). 

Analisis TCO adalah membandingkan beberapa opsi berdasarkan rincian biaya yang dikeluarkan untuk opsi masing-masing. Alih-alih memilih yang termurah, analisis TCO lebih menekankan pada value yang diberikan oleh barang atau jasa serta jumlah biaya yang akan dikeluarkan.

Dengan kata lain, kamu bisa saja membayar lebih mahal dengan mempertimbangkan value for money dari pilihan tersebut.

2. Pemilihan pemasok atau supplier

Pada tahap ini, kamu akan memilih supplier potensial yang sesuai dengan perusahaan. Supplier atau vendor harus memiliki reputasi yang baik serta customer-oriented. Lebih ideal lagi, jika vendor mempunyai komitmen untuk berkembang, fleksibel, memiliki keuangan yang sehat, dan menyediakan technical assistant.

Dengan begitu, pasokan barang atau jasa yang diberikan dapat berkesinambungan sekaligus berkualitas. Selain itu, kamu juga perlu mempertimbangkan lokasi. Karena jika kamu memilih vendor yang lokasinya jauh, tentu biaya transportasi yang dibebankan pada bisnis pun relatif besar.

Tidak hanya itu, pastikan kamu dapat membangun relasi yang baik dengan supplier. Tujuannya agar kerja sama dengan vendor bisa berlangsung jangka panjang. Jadi, kemungkinan kamu dapat menjadi prioritas supplier.

Misalnya, pesananmu akan diproduksi lebih cepat, dikenakan biaya yang lebih murah, diberi kemudahan dalam pembayaran, dan manfaat yang akan menguntungkan bisnis.

3. Proses bidding

Bidding adalah proses pemberian penawaran dari supplier berdasarkan request for information (RFI) yang kamu kirimkan. Informasi tersebut biasanya berupa kemampuan supplier.

Nantinya, kemampuan serta penawaran harga akan dibandingkan dengan biaya yang mampu dikeluarkan perusahaan, rincian barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, durasi pemakaian, dan juga jatuh tempo pembayaran.

4. Tahap negosiasi

Dari berbagai penawaran yang diberikan pemasok, kamu mungkin tidak langsung cocok. Karena itu, tahap selanjutnya dalam proses purchasing adalah negosiasi.

Negosiasi merupakan keterampilan yang perlu dimiliki oleh seorang buyer dalam melakukan pembelian. Pasalnya, dalam tahap bidding mungkin akan ada perbedaan antara penawaran calon supplier dengan ekspektasi yang kamu miliki.

Biasanya, negosiasi seringkali berkaitan dengan biaya. Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan, kamu dapat menuangkan kesepakatan tersebut dalam surat perjanjian kerjasama.

Berikutnya, kamu dapat melakukan tahap akhir yaitu pembelian. Divisi pembelian perlu menyusun serta memberikan purchase order kepada supplier. Setelah itu, vendor akan mengirimkan invoice atau faktur penjualan barang atau jasa. Invoice inilah yang menjadi acuan antara kamu dan supplier dalam penyesuaian pesanan.

Tugas tim buyer dalam divisi purchasing

Dalam proses pembelian di atas, terlihat bahwa divisi pembelian mempunya tugas-tugas spesifik. Adapun tugas seorang buyer dalam divisi purchasing dapat dilihat secara rinci dalam penjelasan berikut ini.

• Menyusun daftar atau perencanaan barang atau jasa yang akan dibeli.


• Membuat klasifikasi pembelian, seperti pembelian jangka panjang, bulanan, dan just in time.


• Melakukan analisis total cost of ownership (TCO).


• Menyusun daftar supplier potensial.


• Meminta approval pembelian kepada pihak manajemen.


• Berhubungan langsung dengan supplier.


• Melakukan negosiasi.


• Membuat serta mengirimkan dokumen pemesanan (purchase order) kepada vendor.


• Quality control atas barang atau jasa yang dikirimkan oleh supplier.


• Membuat dokumentasi pembelian.


• Berhubungan dengan tim logistik dan keuangan.


Perbedaan procurement dan purchasing

Apabila kamu tidak berkecimpung langsung dalam manajemen produksi kadang sulit membedakan antara procurement dan purchasing. Keduanya memang berkaitan erat, tetapi memiliki peranan yang berbeda.

Secara sederhana, procurement dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Sementara itu, purchasing adalah kegiatan yang lebih spesifik yaitu pembelian barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Jadi, pembelian berada dalam ruang lingkup procurement.

Dalam praktiknya, procurement terdiri tiga tahapan yakni purchasing, expediting, dan traffic. Expediting merupakan tahapan pengawasan agar proses pembelian berjalan lancar, sedangkan traffic adalah tahapan pengiriman serta memastikan barang aman sampai di tempat tujuan.

Strategi procurement yang efisien harus bermuara pada ketepatan dalam lima hal, antara lain kualitas, harga, waktu, layanan, dan jumlah. Lima poin itu saling berhubungan satu sama lain.

Mengenal tentang e-purchasing

Sebagai pemilik bisnis, kamu bisa menjadi pihak yang membeli barang ataupun penyedia produk untuk konsumen. Jika bisnis milikmu berperan sebagai penyedia kebutuhan pemerintah, kamu perlu mengetahui proses e-purchasing.

Di Indonesia, e-purchasing diatur dalam Peraturan Presiden (PerPres) Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah. Pada peraturan tersebut disebutkan bahwa e-purchasing adalah tata cara pembelian barang atau jasa melalui sistem katalog elektronik.

Sejak 2010, pemerintah mulai menggunakan e-purchasing sebab mulai mengakomodasi e-marketing dalam sistem pengadaan. PerPres Nomor 54 Tahun 2010 sempat direvisi dengan PerPres 70 Tahun 2012 pada pasal 110, yang berisi:

• Ayat (1) e-purchasing dilaksanakan memiliki tujuan untuk terciptanya suatu proses pemilihan barang/jasa secara langsung melalui katalog elektronik atau e-catalouge. Hal ini memungkinkan semua ULS atau pejabat pengadaan dapat memilih barang/jasa sesuai yang mereka inginkan serta menciptakan efisiensi biaya dan waktu pada proses pemilihan barang/jasa dari sisi penyedia dan pengguna.

• Ayat (2a) Barang atau jasa yang dapat di input dalam katalog merupakan barang/jasa yang sudah ada atau tersedia dan sudah terjadi kompetisi di pasar, contohnya adalah kendaraan (motor, mobil, truck, bus, dan lain sebagainya), alat berat (excavator), peralatan IT, alat kesehatan, obat-obatan, sewa penginapan atau hotel atau ruang rapat atau balai, tiket akomodasi (pesawat maupun kereta) dan pengadaan benih.

• Ayat (3) Menurut Kontrak Payung (Framework Contract), LKPP menayangkan daftar barang/jasa serta spesifikasi dan harga pada katalog elektronik (e-catalouge). 


Sementara itu, dalam arti swasta (tidak menyangkut pemerintahan), e-purchasing didefinisikan sebagai otomatisasi proses pembelian dan penjualan secara online, mulai dari proses penciptaan katalog atau daftar permintaan hingga sistem pembayaran.

Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini adalah bagian kantor, pasar elektronik atau marketplace, serta website dari penjual. Secara sederhana, e-purchasing menunjukan proses dalam memperoleh barang atau jasa yang dapat di lakukan secara elektronik.

Sebenarnya definisi dari e-purchasing antara pemerintah dan swasta tidak begitu berbeda, sama-sama menunjukan proses jual beli barang atau jasa secara otomatis. Namun, pembelian secara elektronik pada pemerintah sangat ketat dan diatur dalam undang-undang. Pengadaan juga terkait dengan kebutuhan negara.

Sebagai contoh, pengadaan kursi dan meja untuk sekolah negeri XX atau pengadaan sewa alat berat untuk proyek pembangunan jembatan. Di sisi lain, perusahaan swasta mungkin melakukan pengadaan barang yang lebih variatif dan bersifat untuk kepentingan sebuah perusahaan saja. 

Kelebihan e-purchasing

Saat ini memang e-purchasing banyak menjadi pilihan karena kemudahan dan keamanan dalam bertransaksi dengan pihak luar. Apa saja sebetulnya kelebihan yang ditawarkan oleh e-purchasing? Mari simak di bawah ini!

• Mudah digunakan
 - Sistem e-purchasing memberikan kemudahan bagi pengguna, terutama bagi pihak pembeli. Alasannya, tata cara melakukan pembelian biasanya tertulis lengkap sehingga pihak pembeli tidak akan kesulitan dalam prosesnya.
• Lebih akurat
 - Memberikan kepastian dalam spesifikasi teknis dan memberikan acuan harga yang kurang lebih sama. Tidak perlu repot lagi membuat spesifikasi sebab semua barang atau jasa sudah tertera dalam e-catalogue.
• Hemat biaya
 - Menghemat biaya untuk dokumen fisik. Jika biasanya dibutuhkan banyak kertas, melalui e-purchasing seluruh dokumentasi dalam bentuk data yang diarsipkan secara digital. Akan tetapi, user masih bisa membuat laporan dari fitur history yang disediakan.
• Tidak ada proses sanggahan
 - Karena keseluruhan proses diatur oleh sistem, tidak akan ada proses sanggahan. Vendor akan secara otomatis ditentukan dan diumumkan sesuai dengan kualifikasi. 

Dengan begitu, masalah hukum lainnya dapat dihindari. Kelebihan ini tentunya berlaku bagi pengadaan yang berhubungan dengan pemerintahan.

• Mudah diawasi


Seperti yang dijelaskan sebelumnya, e-purchasing memiliki fitur history yang akan memudahkan pengawasan. Melalui fitur tersebut, manajemen bisa memiliki laporan dan membuat analisis sebagai bagian dari proses pengumpulan data.

• Pasar lebih mudah terbentuk


Pembentukan pasar makin jelas dan terukur sebab e-purchasing merupakan tata cara pembelian atau penjualan yang sudah diatur sebelumnya. Secara tidak langsung, sudah ada SOP tersendiri. Selain itu, mudah dalam menentukan segmen pasar karena barang dan jasa yang dicari pun sudah dijelaskan sebelumnya.

• Pengiriman lebih cepat


E-purchasing mempercepat datang nya barang atau jasa, baik bagi pemerintah maupun swasta. Pasalnya, pemberi barang dan jasa memiliki tenggat waktu yang telah ditentukan sehingga pesanan harus sampai di alamat pembeli sesuai dengan tenggat tersebut. 

• Penyerapan anggaran relatif cepat


Penyerapan anggaran lebih cepat karena dilakukan secara elektronik. Begitu terjadi proses pemesanan dan e-purchasing berjalan, maka anggaran harus segera dikeluarkan untuk pembayaran barang atau jasa. Hal ini membantu pengalokasian anggaran berjalan sesuai rencana.

Jika dilakukan secara manual, proses pemesanan hingga pembayaran mungkin memakan waktu cukup panjang. Untuk pengadaan yang terkait dengan pemerintahan, mungkin juga proses baru selesai di luar periode anggaran. 

Pada kasus tertentu ada anggaran yang dihanguskan atau dikembalikan jika pada akhir periode masih tersisa. Maka dari itu, e-purchasing membantu agar anggaran yang di alokasikan sebelumnya dapat dipakai sesuai dengan kebutuhan pada periode saat ini

• Hemat waktu


Proses e-purchasing umumnya berlangsung sangat cepat dan dapat ditinggal begitu penentuan vendor terjadi. SDM bisa melakukan hal lain yang lebih produktif. Kelebihan ini juga bisa mendorong peningkatan proses bisnis perusahaan.


• Tidak ada diskriminasi


Melalui sistem lelang, tidak ada perbedaan bagi perusahaan baru atau lama dan perusahaan kecil atau besar. Setiap perusahaan bebas mengikuti lelang selama syarat yang diajukan dipenuhi. Dengan begitu, peluang pasar terbuka bagi perusahaan baru dan menciptakan persaingan sehat.

• Penggunaan SDM Maksimal


Dapat memaksimalkan penggunaan SDM, karena hanya perlu paling tidak satu user untuk menjalankan sistem ini. Jadi, satu user ini akan fokus bekerja untuk sistem pengadaan dari awal hingga akhir.

Kelemahan e-purchasing

Setiap sistem memang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan tangan manusia. Dari yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memakan waktu menjadi serba otomatis serta bisa dilakukan hanya dengan beberapa klik saja. 

Namun, tidak ada sistem yang sempurna, tidak terkecuali e-purchasing. Sistem pengadaan dan pembelian barang ini mempunyai beberapa kelemahan, antara lain:

• Pengguna perlu adaptasi dengan teknologi


E-purchasing memang memiliki kelebihan menjangkau pedagang kecil agar bisa bersaing dengan pedagang besar. Namun, karena digagas secara elektronik, masih banyak pedagang kecil yang tidak tahu cara menggunakannya. 

Tantangan ini dapat diatasi dengan program pengenalan internet serta pengenalan pengadaan, e-catalogue, serta e-purchasing.

• Internet belum tersedia di semua daerah


Kendala ini mungkin secara khusus hanya terjadi di beberapa negara, salah satunya Indonesia. Terlepas dari pesatnya perkembangan teknologi, internet masih belum tersedia di semua daerah di Indonesia.

Perkembangan e-purchasing pun menjadi terbatas untuk daerah-daerah tertentu. Karena menggunakan jaringan internet, beberapa daerah yang masih tidak memiliki jaringan internet tidak dapat mengikuti proses ini. 

• Adanya risiko peretasan


Sistem selalu memiliki risiko peretasan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Motif di balik peretasan mungkin beragam, salah satunya adalah pencurian data. Data memang sangat penting bagi pihak yang berkaitan dengan e-purchasing karena menyangkut rahasia perusahaan. Untuk menghindari kekurangan ini, keamanan sistem perlu ditingkatkan secara berkala. 

Kamu kini sudah mengetahui pengertian purchasing, mulai dari metode manual hingga sistem digital yaitu e-purchasing. Semoga artikel ini bermanfaat dan dapat memberikan informasi mendalam terkait proses pemenuhan kebutuhan suatu perusahaan.