Buku Kas Harian: Pengertian, Kegunaan, dan Cara Membuatnya

Tidak dipungkiri, urusan keuangan bisnis memang relatif pelik, bukan hanya dari sisi pengelolaannya saja, melainkan pencatatannya pun rumit. Meskipun begitu, kamu tetap harus melakukan pencatatan keuangan atau akuntansi dengan baik.

Dengan demikian, kamu bisa mengetahui posisi keuangan perusahaan dalam kondisi sehat atau tidak. Salah satu sistem pencatatan keuangan yang perlu kamu buat adalah buku kas harian.

Beberapa dari kamu yang sudah familier dengan istilah akuntansi mungkin sekarang sedang mengangguk-angguk, tetapi sebagian lainnya mungkin justru tengah kebingungan. Sebab itu, mari kita mulai dengan membahas definisinya dahulu.

Pengertian buku kas harian

Buku kas merupakan suatu buku unik yang memenuhi tujuan dari jurnal serta buku besar. Layaknya jurnal, buku ini mencatat semua transaksi tunai bisnis. Namun, buku kas juga bertindak sebagai buku pembantu untuk mengunggah transaksi tunai, mirip dengan akun kas pada buku besar.

Dilihat dari susunan katanya, buku kas atau cash book terdiri dari dua kata yaitu cash dan book.

Seperti yang sudah diketahui, cash adalah instrumen keuangan yang nyata seperti mata uang, digunakan sebagai alat tukar untuk memperoleh barang atau jasa. Sementara itu, book merupakan kompilasi informasi yang tersedia dalam bentuk tertulis ataupun cetak.

Dengan demikian, kita bisa menyimpulkan bahwa cash book atau buku kas ialah catatan semua transaksi bisnis yang terjadi dalam periode tertentu.

Jadi, suatu bisnis membutuhkan buku kas untuk mencatat seluruh transaksi keuangan dalam suatu periode supaya kondisi keuangan perusahaan diketahui. Untuk mengetahui kondisi keuangan setiap harinya, kamu dapat memanfaatkan bantuan buku kas harian.

Berikutnya, kita akan membahas contoh buku kas harian serta cara membuatnya. Akan tetapi, sebelum itu, perhatikan jenis-jenis transaksi yang tidak masuk ke dalam buku kas berikut ini.

• Transaksi melalui cek

Baik pembayaran maupun penerimaan dana melalui cek tidak direkam di dalam buku kas.

• Seluruh transaksi non-tunai

Jenis-jenis transaksi yang terjadi dalam bentuk barang atau yang pembayarannya berjangka.

• Potongan harga yang diterima atau diberikan

Kamu mungkin menerima diskon saat melakukan pengadaan atau sebaliknya memberi diskon untuk konsumen saat mereka melakukan pembelian. Keduanya tidak dicatat di buku kas.

Karakteristik buku kas

Memahami karakteristik esensial dari buku kas dapat membantu kamu memahami lebih dalam tentang topik ini. Pertama, buku kas digunakan untuk mencatat transaksi segera. Hal ini memenuhi tujuan dari sebuah jurnal.

Di saat yang sama, buku kas juga bisa berperan sebagai buku besar sebab hanya transaksi tunai saja yang dicatat di sana, serupa dengan akun kas di buku besar.

Karena itu, buku kas juga bisa menjadi substitusi bagi akun kas yang dibuat di buku besar. Sehubungan transaksi maksimal dalam sebuah bisnis sangat tergantung pada kas, lebih baik menyiapkan buku terpisah untuk mencatatnya.

Selain itu, layaknya buku akun lain, buku kas juga memiliki dual entry yaitu debit dan kredit. Bagian debit mencatat seluruh penambahan uang perusahaan, sedangkan sisi kredit memantau pengurangan atau pengeluarannya.

Adanya kas atau uang tunai yang dimiliki merupakan elemen penting dalam buku kas. Dengan begitu, bisnis bisa membiayai operasional hariannya.

Logikanya, bisnis tentu tidak dapat membayar lebih dari kas yang tersedia. Sebab itu, bisnis idealnya selalu memiliki saldo kas di sisi debit. Meskipun begitu, dalam beberapa kasus, mungkin juga tidak ada saldo tersisa.

Nantinya, saldo kas debit bisa diperiksa dengan menghitung uang tunai yang sesungguhnya dimiliki oleh bisnis.

Kegunaan buku kas

Kamu telah mengetahui tentang pengertian buku kas serta buku kas harian. Lalu, kamu mungkin bertanya-tanya, apa manfaatnya bagi bisnis jika kamu membuat buku kas?

Jangan keliru, buku kas mampu menyederhanakan entri transaksi tunai untuk tujuan akuntansi yang lebih besar. Supaya lebih jelas, mari simak penjelasan tentang kegunaan buku kas berikut ini.

- Menelusuri kesalahan

Sudah bukan rahasia lagi, kekeliruan dalam pengelolaan keuangan kerap terjadi. Namun, kesalahan tersebut bisa diketahui dengan cepat bila kamu memiliki buku kas.

Saldo di buku kas selalu bisa dicocokkan dengan jumlah uang yang benar-benar kamu pegang atau ada di kasir. Dengan demikian, kesalahan yang terjadi bisa segera dideteksi.

- Sebagai catatan harian

Seperti yang sudah diketahui, setiap transaksi tunai dicatat ke dalam buku kas harian. Dengan kata lain, pencatatan dilakukan dengan segera setiap hari.

Cara ini sangat membantu dalam mengelola catatan penerimaan serta pembayaran kas secara teratur.

- Memastikan penerimaan uang dan pembayaran

Dalam aktivitas bisnis harian, mungkin terjadi banyak transaksi penerimaan uang ataupun pembayaran. Nah, buku kas membantu memastikan kesesuaian transaksi tunai, baik uang masuk maupun keluar, pada tanggal tertentu.

- Mengidentifikasi kelalaian

Adanya kelalaian, pencurian, ataupun penggelapan dana dapat diidentifikasi ketika kamu mencocokkan saldo buku kas dengan jumlah uang tunai yang sebenarnya.

Jadi, secara tidak langsung, buku kas juga menjadi salah satu alat bantu pengamanan keuangan perusahaan.

- Menunjukkan jumlah uang tunai yang dimiliki

Berhubung kas atau uang tunai merupakan aset bisnis yang paling cair dan bisa dimanfaatkan untuk melakukan tindakan ekonomi dengan segera, maka perusahaan wajib memiliki kas yang memadai.

Selain harus memiliki kas, bisnis juga harus selalu mengetahui secara pasti berapa jumlah kas yang dimiliki. Di sinilah buku kas akan memberikan gambaran jelas tentang saldo atau kas yang dimiliki suatu perusahaan.

Cara membuat buku kas

Dalam aktivitas bisnis harian, ada transaksi berupa kas masuk dan kas keluar. Perusahaan perlu mencatat transaksi tersebut agar kondisi keuangan perusahaan terpantau.

Adapun penulisan buku kas dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan masing-masing. Kamu bisa memilih satu dari tiga cara membuat buku kas di bawah ini.

1. Model folio satu halaman

Karena modelnya satu halaman, uang masuk dan keluar dibukukan dalam satu halaman. Bila bisnis milikmu masih relatif kecil, model ini bisa menjadi pilihan.

Biasanya, buku kas satu halaman terdiri dari lima kolom dengan detail sebagai berikut:

• Kolom pertama dipakai untuk mencatat tanggal

• Kolom kedua berisi pemasukan atau pengeluaran kas. Jadi, di sini bisa ditulis sumber masuknya uang jika penerimaan, sedangkan untuk pengeluaran perlu dicantumkan kebutuhannya.

• Kolom ketiga diisi dengan nomor urut dari bukti kas, berlaku bagi pemasukan ataupun pengeluaran.

• Kolom keempat merekam jumlah uang yang diterima.

• Kolom kelima menunjukkan jumlah pengeluaran yang terjadi.

Model pengisian buku kas satu halaman ini terbilang cukup praktis. Pembacaannya pun tidak terlalu rumit sehingga sesuai diterapkan oleh bisnis kecil, terlebih bila kamu belum memiliki staf akuntan khusus.

2. Model skontro atau folio dwi halaman

Sesuai namanya, buku kas ini memiliki dua muka halaman yang terdiri dari debit serta kredit.

Halaman debit dipakai untuk mencatat penambahan kas atau pemasukan. Halaman ini dibagi ke dalam empat kolom, berikut ini rinciannya.

• Kolom pertama diisi dengan tanggal masuknya uang.

• Kolom kedua berupa keterangan singkat, tetapi jelas. Tujuannya, agar kamu mudah mengetahui sumber pemasukan tersebut.

• Kolom ketiga merupakan tempat menuliskan nomor urut dari bukti pemasukan tersebut.

• Kolom keempat memperlihatkan jumlah uang yang masuk.

Berlawanan dengan halaman debit, halaman kredit digunakan untuk mendokumentasikan berbagai transaksi pengeluaran. Jika di halaman debit, kamu perlu memastikan mencatat sumber uang masuk, kali ini pastikan kamu mencatat alasan pengeluaran uang.

Seperti halaman debit, halaman kredit juga dibagi menjadi empat kolom. Di bawah ini cara pengisiannya.

• Kolom pertama berupa informasi tanggal transaksi.

• Kolom kedua menunjukkan keterangan dari pengeluaran yaitu tujuan pengeluaran serta kepada siapa uang tersebut dikeluarkan.

• Kolom ketiga diisi dengan nomor urut bukti pengeluaran tersebut.

• Kolom keempat dipakai untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan.

3. Model tabelaris

Cara membuat buku kas tabelaris dilakukan dengan menuliskan berbagai keperluan bisnis dalam bentuk lajur-lajur. Dengan kata lain, model ini merekam transaksi-transaksi kecil dalam akun terpisah.

Hampir mirip dengan folio, bagian debit untuk uang masuk diletakkan di sisi kiri Sebaliknya, detail pengeluaran atau kredit terdapat di sisi kanan. Supaya kamu memiliki gambaran yang lebih jelas, silakan amati contoh buku kas harian berikut ini.