3 Contoh Surat Pesanan Barang dan Cara Membuatnya

Dalam dunia usaha, ada banyak sekali jenis surat bisnis yang biasa digunakan, salah satunya adalah berbagai contoh surat pesanan. Secara sederhana, surat pesanan diartikan sebagai surat yang dibuat oleh salah satu pihak untuk memesan barang kepada pihak lainnya. 

Pembuatan berbagai contoh surat pesanan bisa karena memang sudah sering melakukan pembelian di tempat tersebut, bisa juga karena baru saja menerima penawaran yang menarik. 

Surat pesanan barang bukan hanya sekadar dokumen formal, tetapi merupakan alat yang sangat penting dalam memastikan transaksi bisnis berjalan lancar. Memastikan juga bahwa pesanan dan pembayaran sudah sesuai dengan harapan kedua belah pihak serta menjadi alasan adanya kerja sama bisnis yang sukses.

Pengertian Surat Pesanan

Surat pesanan barang adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan oleh suatu bisnis atau perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian atas suatu jenis barang kepada pihak penjual atau pemasok. Surat ini berfungsi sebagai langkah awal dalam proses pembelian. Saat pembeli secara resmi mengkomunikasikan kebutuhan mereka kepada penjual dan menyatakan niat untuk melakukan transaksi pembelian.

Berbagai informasi penting yang biasanya terdapat di dalam contoh surat pesanan adalah: 

• Identitas pembeli, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pihak yang membeli.

• Identitas penjual, yaitu nama, alamat, dan kontak dari pihak yang menjual barang.

• Deskripsi lengkap barang yang ingin dibeli, termasuk kuantitas, nomor katalog (jika ada), spesifikasi teknis, ukuran, dan atribut lainnya.

• Harga per unit atau harga total barang yang akan dibeli, termasuk rincian biaya tambahan seperti pajak, biaya pengiriman, asuransi, dan lain-lain.

• Metode pembayaran yang akan digunakan oleh pembeli, seperti pembayaran tunai saat barang diterima, transfer bank, cek, atau kartu kredit.

• Tanggal atau rentang waktu ketika pembeli mengharapkan barang akan dikirimkan atau tersedia untuk diambil.

• Informasi mengenai syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan pembelian. Misalnya kebijakan terkait pengembalian barang, garansi, dan persyaratan lain yang berlaku.

• Surat pesanan barang biasanya ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari pihak pembeli sebagai bentuk persetujuan atas pesanan tersebut.

Berbagai contoh surat pesanan barang berperan penting dalam menjaga transparansi dan kejelasan antara pembeli dan penjual. Dokumen ini dapat membantu menghindari salah paham atau sengketa di masa depan, yaitu dengan memberikan bukti tertulis tentang detail dan persetujuan pembelian yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Baca Juga: Pahami Surat Delivery Order, Hindari Kesalahan Pengiriman

Cara Membuat Surat Pesanan Barang 

Cara membuat surat pesanan barang membutuhkan beberapa langkah untuk memastikan informasi yang jelas dan lengkap terkait dengan pesanan. Berikut adalah langkah-langkah umum yang bisa kamu terapkan dalam membuat surat pesanan barang.

Pahami Kebutuhan

Tentukan jenis barang yang ingin kamu pesan, jumlah yang diperlukan, dan spesifikasi teknis lainnya. Pastikan kamu memiliki semua informasi yang diperlukan sebelum mulai menulis surat.

Buat Format Surat

Atur format surat dengan menambahkan informasi-informasi penting seperti alamat pengirim, tanggal, dan alamat penerima. Kamu juga bisa menggunakan format surat bisnis yang standar.

Penjelasan Awal

Mulailah surat dengan menyebutkan kepada siapa surat ini ditujukan, biasanya pihak penjual atau pemasok.

Identifikasi Diri

Jelaskan identitas perusahaan atau individu yang memesan barang. Sertakan nama perusahaan/individu, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lain yang relevan.

Detail Barang

Berikan deskripsi yang jelas tentang barang yang ingin kamu pesan. Sertakan spesifikasi teknis, jika diperlukan. Sebutkan jumlah barang yang dipesan, nomor katalog (jika ada), dan atribut lain yang relevan.

Harga dan Biaya

Tetapkan harga per unit barang dan perhitungan total biaya. Sertakan juga informasi mengenai biaya pengiriman, pajak, atau biaya tambahan lainnya.

Metode Pembayaran

Jelaskan metode pembayaran yang akan kamu gunakan dalam pemesanan tersebut. Misalnya kamu memilih untuk melakukan pembayaran secara cash (tunai) saat barang pesanan datang. Bisa juga menggunakan transfer bank, cek, atau kartu kredit. Biasanya metode pembayaran ini sudah dibicarakan atau disepakati sebelumnya oleh kedua belah pihak.

Tanggal Pengiriman

Tentukan tanggal atau periode waktu yang kamu harapkan untuk pengiriman barang. Dengan begitu, pihak penjual bisa memperkirakan waktu untuk mempersiapkan pesanan dan mengatur jadwal pengiriman dengan baik.

Syarat dan Ketentuan

Jangan lupa juga untuk menyertakan informasi mengenai syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan transaksi, seperti kebijakan pengembalian barang, garansi, dan lain-lain.

Penutup

Akhiri surat dengan mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Tandatangani surat pesanan barang dengan tambahan informasi nama dan jabatan. 

Lampiran

Jika ada dokumen-dokumen terkait seperti brosur produk atau informasi teknis tambahan, kamu bisa sekalian melampirkannya di dalam surat.

Dalam cara membuat surat pesanan, pastikan semua informasi yang kamu tuliskan sudah akurat dan jelas. Setelah selesai menulis surat, bacalah kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan informasi sebelum mengirimkannya kepada pihak penjual atau supplier. 

Baca Juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Macam-Macam Contoh Surat Pesanan Barang 

Dalam dunia bisnis, ada banyak sekali contoh surat pesanan barang. Setiap surat dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing usaha atau bisnis yang dijalankan. Misalnya, sebuah restoran membuat surat pesanan sayur-sayuran kepada pihak supplier sayur segar. Bisa juga sebuah cafe membuat surat pesanan produk frozen food yang diperlukan untuk hidangan mereka.

Berikut ini adalah beberapa contoh surat pesanan yang biasa ditemui dalam dunia usaha. Contoh yang bisa kamu jadikan sebagai bahan referensi saat akan membuat surat serupa.

1. Contoh Surat Pesanan untuk Usaha Laundry

Sabun cuci dan pewangi adalah hal penting dalam usaha laundry. Bila kebutuhannya dalam jumlah banyak, pihak laundry bisa melakukan pemesanan langsung kepada pihak produsen atau supplier. Biasanya harga yang didapatkan juga bisa lebih murah. 

2. Contoh Surat Pesanan Perangkat Komputer untuk Operasional Cafe

Operasional sebuah cafe tentu tidak lepas dari penggunaan perangkat komputer dan printer. Untuk menekan biaya pengeluaran, memesannya langsung kepada pihak supplier akan jauh lebih menguntungkan. Pihak pemilik cafe bisa membuat dan mengirimkan contoh surat pesanan barang kepada pihak supplier untuk memesan perangkat tersebut.

3. Contoh Surat Pesanan Kopi untuk Bahan Baku di Cafe

Cafe yang menu utamanya adalah kopi, pastinya membutuhkan bahan baku dalam jumlah besar setiap bulannya. Biasanya, owner dan pihak manajemen memilih untuk memesan bubuk kopi sekaligus dengan pengirimannya daripada membeli sendiri yang pastinya cukup merepotkan. Contoh surat pesanan bisa sangat berfungsi pada saat seperti ini.

Mengapa Surat Pesanan Sangat Penting?

Tadi sudah disebutkan bahwa berbagai contoh surat pesanan barang memiliki peran yang sangat penting dalam proses bisnis dan transaksi pembelian. Beberapa alasannya antara lain adalah:

• Surat pesanan menjadi bukti tertulis mengenai detail pesanan yang telah disepakati. Dengan mencantumkan informasi seperti jenis barang, jumlah, spesifikasi, harga, dan metode pembayaran, surat ini menghindarkan adanya kesalahpahaman di kemudian hari.

• Surat pesanan barang dapat menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam transaksi. Dengan memiliki rekaman tertulis mengenai kesepakatan antara pembeli dan penjual, kedua belah pihak memiliki panduan yang jelas mengenai apa yang diharapkan dari transaksi tersebut. 

• Surat pesanan dapat membantu dalam pengaturan stok dan perencanaan produksi. Berbagai informasi mengenai kuantitas dan jenis barang yang dipesan berguna bagi pihak penjual dapat mengatur persediaan dan merencanakan produksi dengan lebih efisien.

• Surat pesanan barang mempermudah proses akuntansi dan pembayaran. Dengan mencantumkan metode pembayaran yang diinginkan, nomor rekening, dan detail biaya, surat ini memfasilitasi proses pembayaran yang tepat dan akurat. 

• Dengan memiliki format standar yang diikuti, proses pembuatan surat pesanan menjadi lebih terstruktur dan terorganisir. Ini membantu pihak-pihak terkait memahami dan menangani pesanan dengan lebih efektif.

Kesimpulan 

Surat pesanan adalah dokumen dalam bentuk surat yang dibuat oleh salah satu pihak untuk memesan barang kepada pihak lainnya. Bisa saja pihak produsen, penjual. atau supplier. Intinya adalah pihak yang mampu dan kredibel dalam menyediakan barang yang dibutuhkan.

Ada banyak sekali contoh surat pesanan yang biasa digunakan di dalam dunia usaha. Semuanya dibuat berdasarkan kebutuhan pihak pembeli yang menyesuaikan dengan ketersediaan barang dari pihak penjual. 

Pebisnis perlu memahami proses pembuatan surat pesanan barang dengan baik. Mulai dari menentukan barang yang dibutuhkan, kapan harus membuat suratnya, hingga memilih pihak penjual atau supplier yang dianggap kompeten dalam hal tersebut. 

Jika kamu tidak ingin bingung menentukan kapan perlu membuat contoh surat pesanan barang, kamu bisa menggunakan bantuan dari aplikasi wirausaha majoo. Aplikasi ini mampu menyimpan catatan pesanan, memonitor inventaris, mengirimkan notifikasi pengingat, serta mengintegrasikan data dengan sistem akuntansi untuk pelacakan pembayaran. 

All in one, semua hanya dari satu aplikasi. Praktis dan anti ribet kan? Kalau majoo bisa menyediakan yang mudah, kenapa harus pilih yang bikin susah? Pakai sekarang, yuk! 

Sumber Data: 

https://rahasiabelajar.com/contoh-surat-pesanan