Pahami Surat Delivery Order, Hindari Kesalahan Pengiriman

Bagi kamu yang sering melakukan proses jual beli barang secara online, pasti sudah tidak asing dengan istilah delivery order, bukan? Delivery order merupakan istilah yang terkait dengan layanan pemesanan produk baik berupa barang maupun layanan secara online.

Umumnya delivery order berbentuk surat yang berfungsi sebagai bukti pemesanan barang. Namun, seringkali delivery order dan surat jalan dianggap sama, padahal keduanya memiliki perbedaan signifikan, lho!

Nah, apa sebenarnya pengertian delivery order dan apa bedanya dengan surat jalan? Kami telah merangkum penjelasannya di dalam artikel ini. 

Apa Itu Delivery Order?

Delivery order adalah surat yang digunakan oleh pengirim barang (pihak penjual) untuk mengirimkan barang ke pihak pembeli. Dokumen ini tidak hanya memfasilitasi pengiriman barang antarlokasi, tapi juga memudahkan dalam pengiriman barang dari penjual ke pembeli atau antarperusahaan.

Dokumen delivery order sering kali dibawa oleh petugas pengirim barang dan berperan sebagai identifikasi jenis dan isi barang. Selain itu, delivery order berfungsi sebagai bukti perjalanan dan kesepakatan antara dua belah pihak (penjual dan pembeli). Oleh karena itu, penting bagi pengirim barang untuk menyertakan delivery order yang jelas pada setiap pengiriman barang.

Bentuk delivery order dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan barang yang dikirim. Bahkan untuk pengiriman internasional, delivery order terdiri dari beberapa lembar surat untuk keperluan pemeriksaan petugas bea cukai.

Salah satu contoh sederhana dari delivery order yang dapat kamu temui di kehidupan sehari-hari adalah lembar kertas yang ditempelkan pada kotak paket saat melakukan pembelian barang secara online. Lembar kertas tersebut berfungsi sebagai delivery order dan mencakup informasi seperti barcode kode barang, data pengirim, data penerima, biaya, dan berat barang. 

Baca Juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Apa Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan?

Ada perbedaan antara delivery order dan surat jalan akan dijelaskan sebagai berikut ini.

Delivery order adalah dokumen yang berfungsi sebagai instruksi untuk pengiriman barang. Sedangkan surat jalan adalah dokumen penyerta yang akan dikirim langsung kepada pembeli.

Dokumen delivery order  tidak harus dibawa oleh pihak ekspedisi, pasalnya surat delivery order hanya berperan sebagai permintaan pengiriman barang dari pihak penjual ke pihak pembeli. Namun, surat jalan harus selalu dibawa sebagai bukti kelengkapan dokumen yang akan dikirim oleh jasa ekspedisi kepada pembeli.

Sistem delivery order dapat berbeda antara satu bisnis dengan bisnis lainnya. Sementara itu, surat jalan umumnya memiliki format yang relatif serupa, karena berfungsi sebagai dokumen penting dalam pengiriman barang.

Delivery order terkait dengan proses transaksi yang dilakukan antara penjual dan jasa ekspedisi. Sedangkan surat jalan erat kaitannya dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli sebagai hasil kerja sama kedua belah pihak. 

Sistem Delivery Order

Sistem delivery order yaitu suatu sistem yang digunakan untuk pengiriman barang. Sistem ini dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan atau bisnis.  Secara umum, sistem delivery order melibatkan langkah-langkah berikut ini, antara lain:

• Pembeli melakukan pemesanan barang kepada penjual melalui berbagai media, misalnya melalui telepon, email, website, atau aplikasi.

• Penjual menerima pesanan dan membuat delivery order berdasarkan rincian pesanan. Delivery order ini kemudian diberikan kepada staf gudang sebagai instruksi untuk menyiapkan barang yang dipesan pembeli.

• Staf gudang memeriksa ketersediaan barang dan menyiapkannya sesuai dengan delivery order. Jika barang yang dipesan pembeli tidak tersedia, staf gudang harus menginformasikan kepada penjual untuk memberi tahu kepada pembeli bahwa barang yang dipesan stoknya tidak tersedia di gudang.

• Setelah barang siap dikirim, kurir akan mengambil pesanan barang yang sudah disiapkan oleh staf gudang dan akan mengantarkan ke alamat tujuan. Kurir juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan surat delivery order.

Manfaat Delivery Order

Pembuatan delivery order memberikan manfaat terkait dengan pengiriman barang agar mencapai tujuan dengan aman. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat diperoleh melalui pembuatan dokumen ini: 

1.    Sebagai Dokumen Resmi

Delivery order berfungsi sebagai surat resmi yang menunjukkan bahwa seller (penjual) telah memproses pesanan dan siap dikirim oleh pihak ekspedisi. Dokumen tertulis ini memberikan bukti yang kuat jika terjadi kesalahan atau masalah dalam pengiriman sehingga penjual memiliki bukti yang kuat. 

2.    Bukti Pengiriman bagi Penerima

Dengan delivery order, penjual dapat memberikan bukti yang kuat kepada pembeli bahwa pesanan telah dikirim sesuai dengan kesepakatan. Surat ini memberikan kepercayaan kepada pembeli karena mereka memiliki bukti bahwa barang yang dipesan telah diserahkan kepada kurir. 

3.    Untuk Pelacakan Paket

Delivery order biasanya mencantumkan nomor resi pengiriman yang memungkinkan pembeli melakukan pelacakan barang. Nomor resi tersebut berfungsi sebagai identifikasi barang yang dikirim oleh jasa ekspedisi ke alamat penerima. Dengan nomor resi ini, pembeli dapat melacak posisi barang, apakah dalam perjalanan atau masih berada di gudang atau sudah menuju alamat yang dituju. 

4.    Perjanjian Pengiriman dengan Jasa Ekspedisi

Delivery order juga merupakan perjanjian pengiriman antara penjual dan jasa pengiriman barang. Dokumen ini berisi berbagai ketentuan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Jika terjadi masalah, penjual dapat mengambil tindakan yang sesuai dengan kebijakan, misalnya dengan penyelesaian kerusakan atau kerugian. 

Baca Juga: Ekspedisi adalah Perjalanan Menjelajahi Dunia? Bukan, dong!

Komponen Surat Delivery Order

Dalam pembuatan delivery order, terdapat beberapa komponen penting untuk mencatat informasi yang diperlukan selama proses pengiriman. Berikut ini beberapa komponen-komponen yang terdapat dalam delivery order, antara lain: 

1.    Kepala Surat

Kepala surat delivery order berisi data pengirim, termasuk nama dan kontak pribadi pengirim seperti alamat dan nomor telepon. Jika pengirim adalah perusahaan, cantumkanlah nama perusahaan, alamat lengkap, dan nomor telepon perusahaan terkait, ya.

2.    Tujuan Pengiriman

Bagian tujuan pengiriman mencakup informasi penerima barang, termasuk nama dan detail lengkap penerima. Alamat harus ditulis lengkap beserta kode posnya agar memudahkan proses pengiriman. Jika penerima adalah perusahaan, data lengkap seperti nama perusahaan dan UP (Untuk Perhatian) kepada orang atau divisi terkait perlu dicantumkan. 

3.    Rincian Barang

Rincian barang yang akan dikirim perlu dijelaskan dengan jelas. Delivery order sebagai dokumen resmi pengiriman barang memerlukan penulisan nama barang dan jumlah barang secara rinci, terutama jika jumlah barang yang dikirimkan cukup banyak.

Pihak penerima akan melakukan perhitungan jumlah barang sebelum menandatangani delivery order. Jika jumlah barang yang dikirim tidak sesuai, pihak penerima akan mengajukan keluhan kepada pengirim sebelum menandatangani surat delivery order. 

4.    Deskripsi Barang

Deskripsi barang juga penting untuk dicantumkan di delivery order, khususnya jika barang yang dikirim memiliki banyak varian. Dengan adanya deskripsi barang yang jelas, pihak penerima atau pembeli dapat memastikan bahwa barang yang dipesannya sudah diterima dengan lengkap. 

5.    Tanda Tangan Penerima dan Petugas Pengiriman

Tanda tangan pada delivery order menjadi bukti bahwa barang telah diterima dengan baik oleh penerima. Sementara itu, tanda tangan petugas pengiriman menjadi bukti bahwa barang telah dikirim oleh kurir sesuai waktu yang ditentukan.

Contoh Surat Delivery Order

Bagi kamu yang ingin mengetahui contoh surat delivery order, berikut contohnya.

Kesimpulan

Setelah memahami definisi dan fungsi delivery order, penting bagi kamu untuk memastikan apakah delivery order dalam bisnismu telah memenuhi semua komponen di atas.

Untuk memudahkan pengelolaan bisnis, kamu bisa menggunakan aplikasi majoo, lho! Dengan aplikasi majoo, kamu dapat mengelola transaksi, merespon pesan pelanggan, memeriksa ongkos kirim, dan mengatur kontak pelanggan dalam satu aplikasi yang praktis. Sungguh mudah, bukan?

Yuk, segera gunakan aplikasi majoo untuk kemudahan dalam menjalankan bisnismu!