Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Pengiriman tanpa menyertakan surat jalan dianggap sebagai suatu hal yang berstatus ilegal. Sebagai pebisnis yang mungkin sering melakukan pengiriman, tentunya kamu tidak ingin hal ini terjadi, bukan? 

Baca Juga: Kegiatan Distribusi: Tujuan, dan Manfaatnya dalam Bisnis

Definisi Surat Jalan Barang

Definisi atau pengertian surat jalan adalah dokumen atau berkas resmi yang diberikan oleh pengirim kepada penerima sebagai informasi mengenai barang yang dikirim. Dengan adanya surat jalan, maka penerima bisa melakukan pengecekan barang apa yang dikirim dan disesuaikan dengan data lainnya.

Contoh surat jalan barang yang kamu temukan di sini, bisa membantumu membuat surat jalan barang yang sifatnya legal, formal dan mengikat. Pihak pengendara dari jasa pengiriman bisa memberikan keterangan tentang muatan yang dibawa kepada pihak berwajib melalui surat jalan pengiriman barang tersebut. Disebut bersifat formal karena surat jalan merupakan bukti tertulis kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima, sehingga pengiriman bisa dianggap sah sebagai kemauan kedua belah pihak. 

Jika nantinya terjadi sesuatu yang tidak diinginkan pada proses pengiriman, misalnya barang rusak atau hilang, surat jalan akan menjadi bukti untuk melakukan klaim asuransi, sehingga pihak pengirim tidak perlu dibebani dengan tanggung jawab untuk menggantinya. 

Informasi yang umumnya terdapat dalam contoh surat jalan barang, antara lain:

• Nama pengirim 

• Nomor surat jalan barang

• Jenis barang

• Jumlah barang

• Harga barang

• Nama dan alamat penerima 

• Tanggal pengiriman

Warna Surat Jalan

Pada umumnya, terdapat 3 atau 4 lembar bagian dari surat jalan barang seperti contoh surat jalan barang di sini. Masing-masing lembaran dan warna surat jalan memiliki fungsinya sendiri. Namun, yang lebih sering digunakan adalah surat jalan dengan 3 lembar berkas. 

Lembar pertama dengan warna surat jalan putih digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang akan diserahkan pada pihak pengirim. Biasanya lembar pertama ini dibawa oleh supir pengiriman untuk kemudian difungsikan sebagai tanda penagihan (invoice) pada pengirim jika ternyata memang biaya pengirimannya belum dilunasi. 

Lembar kedua pada surat jalan berwarna merah. Fungsinya adalah sebagai tanda pemesanan barang, lembar ini akan diserahkan pada pihak penerima. Sama seperti lembar pertama, lembar kedua ini juga bisa digunakan sebagai invoice untuk ditagihkan pada pihak penerima jika barang tersebut belum dibayar lunas.

Kemudian, lembar ketiga yang biasanya berwarna kuning atau lembar keempat dengan warna surat jalan hijau umumnya digunakan sebagai bukti transaksi yang akan diserahkan pada pihak keuangan. Lembar ini difungsikan sebagai arsip pihak pengirim. 

Fungsi Surat Jalan

Jika dilihat dari definisi surat jalan barang di atas, maka bisa dipastikan bahwa surat jalan adalah hal yang penting dalam proses pengiriman. Fungsi surat jalan yang paling utama adalah untuk memberikan informasi mengenai pengiriman barang. Namun, bukan hanya itu. Surat jalan masih memiliki beberapa fungsi lainnya yang juga tidak kalah penting. 

• Sebagai dokumen resmi antara pihak pengirim (penjual) dan penerima (pembeli) sehingga bisa terjadi proses pengiriman barang. 

• Sebagai dokumen acuan bagi pihak berwajib saat melakukan pengecekan dan pemeriksaan muatan pada pihak ekspedisi agar proses birokrasi menjadi lebih mudah.

• Sebagai bukti pengiriman resmi dari pihak pengirim dan penjual bahwa barang sudah dikirim dan sampai di tujuan dalam kondisi baik.

• Sebagai arsip perusahaan yang bisa digunakan untuk pencatatan laporan keuangan dan transaksi jual beli. 

Baca juga: Mengenal Bukti Transaksi dari Definisi Hingga Contohnya

Contoh Surat Jalan Barang dan Format Surat Jalan

Lantaran fungsi surat jalan dan contoh surat jalan sangatlah penting, maka dalam proses pembuatan atau penulisannya pun haruslah baik dan benar. Seluruh informasi mengenai barang yang dikirim perlu untuk dituliskan dengan jelas dan benar. Jika terjadi kesalahan dalam penulisan surat jalan, maka saat dilakukan pengecekan oleh pihak yang berwajib hal ini akan menjadi masalah. 

Berikut ini adalah contoh surat jalan barang yang bisa kamu jadikan referensi untuk pembuatan surat jalan berikutnya. 

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, informasi yang ada di dalam surat jalan harus sesuai, mulai dari keterangan barang, jumlah, nama dan alamat pengirim sekaligus penerima. 

Contoh surat jalan barang berikutnya, adalah sebagai berikut.

CV. INDO JAYA ABADI

Jl. Merdeka 145, Surabaya, Indonesia.

BUKTI KELUAR BARANG

No Surat: 0075/BKB/Des/2021

Tanggal: 30 Desember 2021

Tujuan: Klin Laundry

             Jl. Pahlawan 50, Surabaya. 

Yang mengeluarkan,              Mengetahui                                    Penerima

(Petugas Gudang)                 (Supervisor)                                   (                )

Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order

Masih ada sebagian orang yang ternyata menganggap bahwa surat jalan dan delivery order adalah hal yang sama. Padahal, sebenarnya dua hal ini tetap memiliki perbedaan. 

Perbedaan yang paling mendasar adalah bahwasanya jika surat jalan berisikan informasi mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pengiriman, maka delivery order adalah berkas yang berisi kesepakatan antara pihak pengirim (penjual) dan penerima (pembeli). 

Delivery order tidak wajib dibawa oleh pihak yang melakukan pengiriman, melainkan diserahkan kepada pihak administrasi atau staf bagian gudang yang akan menyiapkan barang tersebut. 

Delivery order juga terdiri dari 3 lembar berkas, yaitu:

• Lembar pertama berwarna putih yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian dan untuk penagihan.

• Lembar kedua berwarna merah yang akan dijadikan sebagai arsip bagi pihak pembeli atau penerima barang.

• Lembar ketiga berwarna kuning yang biasanya digunakan sebagai arsip bagi pihak yang menerbitkan delivery order.

Jadi, bisa disimpulkan bahwa meskipun sama-sama berperan dalam proses pemesanan barang, surat jalan dan delivery order adalah dua jenis dokumen yang berbeda. Jangan sampai salah menggunakan ya!

Kesimpulan Contoh Surat Jalan dan Delivery Order Barang

Kamu sudah menemukan contoh surat jalan barang yang merupakan dokumen penting dalam proses pengiriman barang yang memiliki berbagai fungsi. Fungsi surat jalan yang paling utama adalah sebagai berkas yang berisikan informasi mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pengiriman.  

Surat jalan dan delivery order adalah dua dokumen yang serupa tapi tidak sama walaupun sama-sama terdiri dari 3-4 lembar berkas dengan warna surat jalan yang spesifik dengan fungsinya masing-masing. 

Dalam bisnis, surat jalan dan delivery order adalah hal yang erat kaitannya dengan urusan stok barang. Stok barang bisa diketahui dengan melihat surat jalan atau delivery order yang sudah diterbitkan. 

Jika ternyata kamu masih mengalami kebingungan dalam hal stok barang, maka kamu bisa memanfaatkan aplikasi seperti majoo yang memiliki fitur aplikasi inventory. Fitur ini akan membantumu dalam pengelolaan stok barang, melakukan stok opname, sampai koordinasi dengan gudang dari cabang lainnya. Fitur ini juga secara otomatis akan menyimpan data supplier atau pihak pembeli dengan rapi, sehingga akan memudahkan kamu menemukan informasinya. 

Bagaimana? Sudah tidak ada alasan lagi untuk tidak menggunakan majoo sebagai aplikasi yang berguna bagi bisnismu kan? Segera berlangganan, yuk!