Contoh Jadwal Shift Kerja dan Cara Membuatnya

Konsep jadwal shift kerja pastinya sudah kamu kenal baik. Konsep ini memang sangat akrab dalam dunia kerja, termasuk di Indonesia. Jadwal shift kerja berfungsi untuk mengatur jam kerja karyawan. Tujuannya adalah agar jumlah karyawan yang sedang bekerja tidak menumpuk di waktu yang sama. 

Dengan memiliki jadwal shift kerja yang terorganisir, pihak manajemen bisnis dapat mengelola pergeseran tenaga kerja dengan lebih baik. Termasuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia pada waktu-waktu tertentu dan mengatasi masalah seperti absensi atau ketidakmampuan pegawai yang terjadwal.

Apa Itu Jadwal Shift Kerja?

Sebenarnya, apa itu jadwal shift kerja? Shift kerja adalah pengaturan jadwal kerja pada suatu bentuk usaha atau perusahaan. Jadi, para karyawannya bekerja pada waktu-waktu tertentu selama periode tertentu dalam satu hari atau selama beberapa hari. 

Sistem shift kerja biasanya digunakan untuk menjaga operasional perusahaan yang beroperasi selama 24 jam. Bisa juga berfungsi untuk mengoptimalkan produktivitas selama jam-jam sibuk. Shift kerja dapat berupa shift pagi, shift siang, atau shift malam, dengan setiap shift biasanya berlangsung selama delapan jam. 

Selain itu, pola shift kerja juga dapat berubah-ubah, seperti shift bergiliran, shift tetap, atau bahkan shift fleksibel, sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan preferensi karyawan. Shift kerja yang efektif dan terorganisir dengan baik dapat membantu perusahaan menjaga kinerja operasionalnya yang lancar dan memastikan bahwa pekerjaan terus berjalan tanpa hambatan.

Konsep jadwal shift karyawan adalah cara perusahaan mengatur waktu kerja karyawan mereka untuk memastikan bahwa operasional berjalan lancar sepanjang waktu. Jadwal shift kerja dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis sambil tetap memperhatikan keseimbangan antara produktivitas karyawan dan kualitas hidup mereka di luar pekerjaan. 

Kenapa Pembagian Jadwal Shift Karyawan Itu Penting?

Ada beberapa alasan yang menjadi dasar mengapa pembagian jadwal shift kerja karyawan itu sangat penting. Pertama, jadwal shift kerja yang baik membantu perusahaan dalam mengatur tenaga kerja mereka secara efisien. Dengan memiliki pegawai yang hadir tepat waktu, perusahaan dapat memaksimalkan produktivitas mereka. Ini sangat penting dalam industri dengan proses produksi berkelanjutan atau layanan pelanggan yang harus tersedia sepanjang waktu. 

Berikutnya, pembagian jadwal shift dapat membantu dalam mengatur jam kerja pegawai, termasuk waktu kerja, istirahat, dan waktu cuti. Ini juga akan memudahkan  perusahaan mematuhi peraturan perburuhan dan menghindari pelanggaran hukum terkait jam kerja, upah lembur, dan hak-hak pekerja.

Dengan jadwal shift yang terstruktur, perusahaan dapat menciptakan keseimbangan yang lebih baik antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi karyawannya. Jadi, kesejahteraan mental dan fisik karyawan pun dapat lebih stabil. 

Bukan hanya itu, dengan mengatur jadwal shift kerja yang beragam, perusahaan dapat membantu pegawai menghindari kelelahan kronis dan kebosanan yang dapat terjadi jika mereka terus-menerus bekerja pada jadwal yang sama. Rotasi shift juga dapat membantu menghindari monotonitas pekerjaan.

Baca Juga: Proses Tutup Shift Toko: Langkah-Langkah Efektif dan Tuntas

Komponen Penting dalam Pembagian Jadwal Shift Kerja 

Dalam mengatur atau menyusun jadwal shift kerja, ada beberapa komponen penting yang harus diperhitungkan. Komponen-komponen tersebut antara lain adalah:

• Pola shift, yaitu pola atau siklus berulang karyawan bekerja. Pola ini bisa harian (shift pagi-siang-malam), mingguan (shift 5 hari kerja dengan akhir pekan libur), atau bahkan bulanan, tergantung pada kebutuhan perusahaan.

• Durasi shift, yaitu lama atau panjang waktu kerja karyawan. Bisa berdurasi 8 jam, 10 jam, 12 jam, atau lebih. Durasi ini harus mematuhi peraturan perburuhan yang berlaku dan memperhitungkan keamanan dan produktivitas karyawan.

• Rotasi shift, artinya karyawan akan bekerja di berbagai jadwal shift kerja seiring waktu. Ini akan membantu mencegah kejenuhan dan ketidaknyamanan kerja pada satu shift tertentu.

• Jumlah karyawan. Perencanaan jadwal shift harus memperhitungkan jumlah karyawan yang diperlukan pada setiap shift. Dilakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diperlukan dapat diselesaikan.

• Pemberian libur. Jadwal shift juga harus mencakup waktu libur karyawan. Libur dapat bersifat reguler (misalnya, akhir pekan) atau libur nasional.

• Shift malam. Jika ada shift malam, penting untuk mempertimbangkan dampaknya pada kesehatan fisik dan mental karyawan. Karyawan yang bekerja pada shift malam mungkin memerlukan fasilitas atau dukungan tambahan.

• Keadilan dan konsistensi. Pembagian jadwal harus adil dan konsisten. Karyawan seharusnya tahu kapan mereka akan bekerja dan memiliki waktu yang cukup untuk beristirahat di antara shift.

• Work-Life-Balanced. Konsep jadwal shift karyawan juga harus memperhitungkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi karyawan. Jadi, harus diperhitungan untuk memberikan waktu yang cukup untuk istirahat, waktu bersama keluarga, dan waktu luang.

• Peraturan dan hukum. Jadwal shift kerja harus mematuhi semua peraturan dan hukum yang berlaku, termasuk peraturan perburuhan dan hak-hak karyawan.

Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Membuat jadwal shift kerja bisa menjadi tugas yang rumit. Terutama jika melibatkan banyak karyawan, pembagian durasi, dan faktor-faktor lainnya. Namun, ada rumus umum yang bisa kamu gunakan untuk menyusun jadwal tersebut dengan rapi.

Rumus membuat jadwal shift kerja untuk karyawan yang bisa kamu terapkan adalah perhitungan dengan metode sederhana. Metode ini sering digunakan untuk jadwal shift yang konstan, seperti shift pagi, siang, dan malam. Misalnya, kalau kamu memiliki 3 jadwal shift dengan total jumlah  karyawan sebanyak 9 orang. Perhitungan yang bisa kamu terapkan adalah:

Jumlah shift per Karyawan = Total Shift / Jumlah Karyawan

Jumlah shift per Karyawan = 3 Shift / 9 Karyawan

Jumlah shift per Karyawan ≈ 1/3

Artinya setiap karyawan akan memiliki sekitar 1 dari 3 jadwal shift sehari. Jadwal diatur untuk memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan jumlah shift yang seimbang.

Terkadang, kamu juga perlu mengatur jadwal shift yang mempertimbangkan preferensi atau batasan tertentu bagi karyawan. Misalnya, jika ada karyawan yang tidak bisa bekerja di hari tertentu, kamu dapat menggunakan rumus lain untuk memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi dalam jadwal.

Jika jadwal shift karyawan yang kamu susun melibatkan lembur, artinya kamu juga perlu menghitung upah lembur dengan benar. Rumusnya tergantung pada peraturan perusahaan dan hukum setempat. Biasanya, upah lembur dihitung sebagai tarif normal dikalikan dengan faktor lembur (biasanya 1,5 atau 2).

Baca Juga: Perhitungan Lembur Karyawan: Cara Menghitung dengan Benar

Contoh Jadwal Shift Kerja

Berikut adalah beberapa contoh jadwal shift kerja yang umum digunakan. Misalnya contoh jadwal kerja 2 shift atau dengan pembagian 3 shift. Kamu bisa menjadikan contoh tersebut sebagai bahan referensi yang sesuai dengan bisnismu.

1. Contoh Jadwal Shift Kerja dengan 3 Shift

• Shift Pagi: 07:00 - 15:00

• Shift Siang: 15:00 - 23:00

• Shift Malam: 23:00 - 07:00

2. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift

• Shift 1: 07:00 - 19:00

• Shift 2: 19:00 - 07:00 (shift malam)

3. Contoh Jadwal Shift Kerja 8 Jam dengan Libur Akhir Pekan

• Senin-Jumat: 08:00 - 16:00

• Libur akhir pekan: Sabtu-Minggu

4. Contoh Shift Kerja Rotasi

• Pekan 1: Shift Pagi

• Pekan 2: Shift Siang

• Pekan 3: Shift Malam

Untuk selanjutnya, biasanya akan tetap dilanjutkan dengan pola rotasi tersebut. Dari contoh jadwal kerja tersebut, bisa disimpulkan pembagian yang rapi akan menjadikan jam kerja karyawan jauh lebih teratur dan efisien.

Kesimpulan

Jadwal shift kerja adalah pengaturan jadwal kerja pada suatu bentuk usaha atau perusahaan. Jadwal tersebut mengatur para karyawannya bekerja pada waktu-waktu tertentu selama periode tertentu dalam satu hari atau selama beberapa hari. 

Tadi disebutkan bahwa jadwal shift karyawan juga terkait langsung dengan absensi dan gaji yang mereka dapatkan. Jadi, perhitungannya memang harus akurat dan cermat.

Aplikasi karyawan majoo bisa membantu kamu melakukan perhitungan tersebut dengan mudah dan praktis. Aplikasi karyawan dapat melakukan monitoring absensi dan mengelola komisi secara komputerisasi. Tidak ada lagi peluang kecurangan pembagian shift atau absensi karyawan. Kalau kamu sedang mengalami kesulitan menyusun jadwal shift kerja, majoo bisa jadi solusi yang tepat untuk itu! 

Sumber Data:

https://www.gadjian.com/blog/2021/04/09/tips-kelola-jadwal-shift-kerja-karyawan-secara-efektif/