Pengertian Manajemen Operasional, Fungsi, serta Contohnya

Setiap pebisnis mungkin memahami pentingnya manajemen keuangan dan manajemen pemasaran. Namun, selain kedua aspek tersebut, ada aspek lain yang tidak kalah penting bagi bisnis yaitu manajemen operasional.

Mengapa demikian? Jumlah profit suatu perusahaan serta bertahannya sebuah bisnis, salah satunya ditentukan oleh sistem operasional. Dengan kata lain, jika bisnis tidak memiliki sistem operasional yang baik dan terkendali, kemungkinan bisnis tersebut akan sulit maju. 

Pasalnya, sistem operasional dalam suatu bisnis mengelola semua seluruh sumber daya milik perusahaan. Agar kamu lebih memahami tentang pengertian manajemen operasional, mari simak penjelasan di bawah ini. 

Pengertian manajemen operasional

Nama Jay H. Heizer dan Barry Render merupakan nama yang cukup berpengaruh di dunia manajemen. Jika kamu memasukkan kedua nama tersebut di search engine, muncul berbagai buku terkait operation management. 

Kedua ahli tersebut memang mendalami topik manajemen operasional. Nah, menurut Heizer dan Render, manajemen operasional adalah bentuk pengelolaan menyeluruh serta optimal pada aspek tenaga kerja, barang-barang (mesin, peralatan, dan bahan mentah), atau faktor produksi lain yang bisa dijadikan produk barang dan jasa yang lazim diperdagangkan. 

Dalam pendekatan lain, operation management juga diartikan sebagai pengelolaan, meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengendalian semua kegiatan yang terkait dengan barang serta jasa secara langsung. 

Pengertian manajemen operasional lainnya, aplikasi ilmu manajemen untuk mengatur semua kegiatan produksi agar berjalan efektif dan efisien. 

Tidak hanya itu, operation management juga didefinisikan sebagai sebuah proses berkesinambungan dan efektif dalam menggunakan semua fungsi manajemen untuk mengintegrasikan beragam sumber daya secara efisien demi terwujudnya tujuan perusahaan.

Jika dirangkum, seluruh definisi di atas merujuk pada pengelolaan sumber daya bisnis yang terkait produk dan jasa agar aktivitas bisnis berjalan efisien. 

Karena itu, dalam operation management, ada struktur kepengurusan yang perlu dibentuk dan dilaksanakan sesuai fungsi masing-masing. Biasanya, pimpinan tertinggi dalam struktur tersebut adalah manajer operasional.

Tujuan manajemen operasional

Setelah menilik ragam definisi dari operation management, beberapa di antara kamu mungkin ada yang bertanya, sebenarnya untuk apa mengelola sistem operasional?

Penerapan operation management ditujukan untuk mengatur penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan.Sumber daya yang dimaksud terdiri dari bahan mentah untuk produk, tenaga kerja, alat produksi, serta perlengkapan lainnya. 

Harapannya, proses produksi bisa berlangsung efektif dan efisien berkat sistem operasional yang tepat. Adapun secara rinci, operation management mempunyai lima tujuan sebagai berikut:

• Efficiency, menjadikan operasional perusahaan lebih efisien.

• Productivity, mengupayakan agar produktivitas perusahaan meningkat. 

• Economy, menekan biaya atau pengeluaran yang terkait dengan berbagai kegiatan perusahaan supaya beban perusahaan lebih ekonomis.

• Quality, melakukan peningkatan kualitas perusahaan, baik terkait produk maupun jasa.

• Reduced processing time, menekan waktu proses produksi. Dengan berkurangnya waktu produksi, produk yang dihasilkan pun makin banyak.

Karakteristik manajemen operasional

Apabila diamati secara saksama, operation management memiliki karakter tersendiri. Apa saja karakteristik yang dimiliki dari sistem pengelolaan yang satu ini? Simak penjelasannya berikut ini!

1. Ditujukan untuk memproduksi barang dan jasa

Bila kamu merasa overwhelmed dengan beragam sistem yang diterapkan di perusahaan, kamu bisa coba mengenali karakteristiknya.

Apakah sistem tersebut bertujuan untuk mengatur proses produksi barang dan jasa secara keseluruhan? Apakah sistem dimaksudkan untuk menghasilkan pendapatan untuk perusahaan?

Jika jawabannya adalah iya, sistem yang tengah kamu amati merupakan operation management. 

2. Terdapat kegiatan yang melibatkan proses transformasi

Sampai sini, sebagian dari kamu mungkin ada yang bertanya, apakah yang dimaksud dengan proses transformasi?

Segala kegiatan yang mengambil satu atau lebih input, mengubahnya dan menambah nilai ke dalamnya, serta memberikan output untuk pelanggan atau klien merupakan proses transformasi.

Jika input berupa bahan baku, relatif mudah untuk mengidentifikasi transformasi yang terlibat seperti ketika susu diubah menjadi keju dan mentega. 

Akan tetapi, bila input berbentuk informasi atau manusia, sifat transformasinya menjadi sulit untuk diukur. Misalnya, rumah sakit mengubah pasien yang sakit (input) menjadi pasien sehat (output).

3. Ada mekanisme kontrol pengoperasian

Karakteristik lain dari operation management yaitu adanya mekanisme tertentu dalam mengendalikan perngoperasian suatu bisnis.

Tahapan dalam proses operasi dasar harus diaplikasikan pada semua divisi bisnis, seperti meningkatkan kualitas produk, mengurangi limbah, dan meningkatkan penjualan.

Fungsi manajemen operasional

Hal yang tidak kalah penting dari mengetahui tujuan adalah mengenal fungsi manajemen operasional. Setidaknya, ada empat fungsi yang berjalan dari penerapan operation management. 

Fungsi perencanaan

Sesuai namanya, tahap ini meliputi semua kegiatan awal, mulai dari penentuan barang atau jasa yang akan diproduksi hingga jadwal kampanye marketing. 

Fungsi perencanaan juga mencakup penggunaan sumber daya serta fasilitas lain untuk menghasilkan suatu produk. Itulah alasan, seorang manajer operasional dituntut bisa mengembangkan program, kebijakan, dan prosedur yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan operasi perusahaan.

Fungsi pengorganisasian

Untuk menjalankan semua kegiatan bisnis, kamu perlu menentukan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan. Selain itu, kamu juga perlu menetapkan kapabilitas atau skill set yang memenuhi kebutuhan bisnis.

Dengan kata lain, seorang manajer operasional perlu membentuk struktur individu, grup, atau divisi dalam sebuah sistem operasional. Tentu saja, hal tersebut demi mencapai tujuan perusahaan.

Fungsi penelaah

Di dalam operation management, perlu ada peninjauan setiap kegiatan operasi dan produksi. Maka dari itu, salah satu fungsinya adalah penelaah.Tahap ini meliputi semua kegiatan untuk memperoleh keterangan tentang setiap kegiatan operasi dan produksi.

Fungsi pengawasan

Terakhir, tetapi tidak kalah penting adalah fungsi pengawasan. Fungsi yang satu ini mencakup semua aktivitas yang bertujuan mengarahkan dan menjamin agar berbagai kegiatan yang telah dan sedang dikerjakan sesuai dengan perencanaan.

Contoh manajemen operasional serta ruang lingkupnya

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, operation management dapat berlaku di perusahaan yang menawarkan produk ataupun jasa. Berdasarkan sektor barang dan jasa contoh manajemen operasional bisa dilihat di bawah ini.

Contoh operasional perusahaan penghasil barang, antara lain pertanian, manufaktur, perkebunan, perikanan, pertambangan, konstruksi, otomotif, perumahan, pabrik pembuatan produk barang, serta industri berat atau ringan.

Sementara itu, contoh kegiatan operation management dalam perusahaan jasa, misalnya pendidikan, hukum, perbankan, asuransi, kesehatan, layanan masyarakat, transportasi, perdagangan, hiburan, administrasi, real estate, jasa profesional, dan jasa reparasi.

Di samping contoh tersebut, terdapat 3 ruang lingkup manajemen operasional yaitu perencanaan sistem produksi, pengendalian produksi, dan sistem informasi produksi.

1. Perencanaan sistem produksi

Pada ruang lingkup ini, perencanaan sistem produksi dimulai dari proses perencanaan produksi yang bertujuan untuk menghasilkan barang atau jasa.

Barang atau jasa yang diproduksi pasti berdasarkan permintaan atau kebutuhan para konsumen. Umumnya, sistem ini mencakup kuantitas, harga, kualitas dan waktu. Dalam ruang lingkup ini, ada empat hal yang harus diperhatikan:

• Penentuan tata letak fasilitas pabrik 

• Penentuan lokasi pabrik

• Perencanaan lingkungan kerja 

• Permasalahan yang standar

2. Pengendalian Produksi

Pengendalian produksi dilakukan berdasarkan perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya. Di dalam perencanaan produksi biasanya terdapat berbagai kebijakan dan standar yang harus dipenuhi.

Perencanaan tersebut juga sering kali melibatkan prosedur pengawasan terhadap proses produksi yang sedang berjalan. Tujuannya agar proses produksi terkendali serta sesuai perencanaan yang telah ditentukan. 

Dengan adanya pengendalian produksi, potensi keuntungan suatu perusahaan dapat dimaksimalkan. Caranya dengan meminimalisasi berbagai kesalahan yang dapat merugikan. 

Umumnya, pengendalian produksi dibagi menjadi ke dalam lima bagian sebagai berikut:

• Pengendalian bahan baku: mengatur tentang pemindahan, pengemasan, dan penyimpanan berbagai bentuk dan jenis bahan baku. 

• Pengendalian biaya produksi: analisis biaya produksi yang digunakan untuk mendapatkan keuntungan secara optimal. 

Sebagai informasi, terdapat dua jenis biaya produksi yaitu biaya variabel dan biaya tetap. Biaya variabel terdiri dari biaya bahan baku serta biaya tenaga kerja langsung. 

Sementara itu, ada juga biaya overhead yang meliputi biaya variabel, biaya tetap, dan biaya semi variabel. Jenis-jenis biaya tersebut harus diketahui dengan jelas karena mempunyai pengaruh yang besar terhadap keuntungan atau laba perusahaan.

• Pengendalian tenaga kerja: pengendalian yang dimaksud merujuk pada kuantitas dan kualitas tenaga kerja sehingga proses produksi dapat berjalan optimal.

• Pengendalian kualitas: alat bagi operation management yang digunakan untuk meningkatkan kualitas produksi barang atau jasa, mengurangi kuantitas barang gagal diproduksi, serta memeriksa kesesuaian proses produksi dengan standar mutu yang sudah ditetapkan.

Pengawasan terhadap kualitas juga diperlukan dalam menentukan ukuran, cara, atau persyaratan fungsional dari suatu produk dan spesifikasinya.

• Pemeliharaan alat produksi: mencegah terjadinya kerusakan produk yang atau produk yang dihasilkan tidak memenuhi standar mutu yang ditetapkan akibat kerusakan pada alat produksi. Pergantian alat produksi juga diperlukan apabila suatu produk yang dihasilkan masih ada cacat. 

3. Sistem informasi produksi

Pada umumnya, sistem informasi produksi terdiri dari tiga bagian, yaitu struktur organisasi, produksi atas dasar pemesanan, dan produksi untuk pasar. 

Struktur organisasi di sini adalah pengorganisasian dalam membangun hubungan antara komponen organisasi. Misalnya, pembagian tugas dan jabatan dengan tujuan semua kegiatan dapat mencapai sasaran. 

Adapun keputusan produksinya dilakukan atas dasar permintaan konsumen secara spesifik ataupun memproduksi untuk pasar. Kegiatan produksi untuk pasar umumnya didasarkan pada demand atau permintaan konsumen, baik konsumen lama maupun konsumen baru. 

Perusahaan yang sudah memiliki basis pasar yang baik akan melakukan aktivitas produksi secara regular.

Aspek penting dalam ruang lingkup manajemen operasional

Berbicara ruang lingkup manajemen operasional, terdapat tiga aspek yang berkaitan erat. Aspek struktural, fungsional, dan lingkungan hampir tidak bisa dilepaskan dari ruang lingkup operation management. 

Sesuai namanya, aspek struktural merupakan aspek tentang pengaturan komponen dalam membangun suatu sistem operasional sehingga dapat saling berinteraksi satu sama lain. 

Sementara itu, aspek yang berhubungan dengan pengorganisasian seluruh komponen struktural dikenal dengan aspek fungsional. Terakhir, tetapi juga penting adalah aspek lingkungan 

Tidak dapat dipungkiri, sistem operasional berkaitan dengan perkembangan dan kecenderungan yang mempunyai hubungan erat dengan lingkungan.

Memahami 4 Strategi Proses dalam Manajemen Operasional

Setelah memahami aspek penting yang tercakup dalam ruang lingkup manajemen operasional, pelaku usaha dapat mencoba untuk menerapkan strategi proses untuk mengelola kegiatan operasional bisnisnya.

Naamun, jangan sampai terburu-buru, karena dalam aktivitas yang satu ini, setidaknya ada empat strategi yang dapat diterapkan; mulai dari strategi yang berfokus pada proses, perulangan, produk, hingga kustomisasi massal.

Keempat strategi ini jelas tak dapat asal dipilih, karena pemilik usaha harus terlebih dahulu mengetahui seperti apa karakter kegiatan operasional yang dibutuhkan di dalam bisnisnya. Bagaimana tidak, keempat strategi di atas dipengaruhi oleh jumlah serta jenis produk yang ingin dihasilkan.

Sebagai contoh, untuk bisnis yang dengan jumlah produksi yang tinggi dan memiliki siklus produksi tertentu yang jelas, strategi proses perulangan tentu akan lebih membantu pemilik usaha dalam memastikan manajemen operasional yang dilakukannya dapat berjalan secara efektif dan efisien; sebuah keuntungan yang mungkin tidak bisa diperoleh dengan ketiga strategi lainnya.

Wajar saja, kan? Karena dengan tingginya jumlah barang yang harus diproduksi, strategi perulangan dapat membantu pemilik usaha mengatur siklus produksi yang dijalankan oleh bisnisnya, sehingga keseluruhan proses bisnis pun dapat berjalan secara efisien dan pada akhirnya dapat menghindarkan bisnis dari kerugian.

Mengapa Diperlukan 10 Keputusan Manajemen Operasional?

Jika dilihat secara sekilas, terlebih oleh mereka yang mungkin memang tidak pernah bersentuhan dengan proses bisnis apa pun, kegiatan operasional mungkin terasa sebagai rutinitas yang membosankan saja. Akan tetapi, bagi mereka yang memang setiap harinya bergelut dalam proses bisnis, efisiensi operasional menjadi sesuatu yang sangat penting untuk dicapai.

Dengan adanya efisiensi dalam manajemen operasional, pemilik usaha pun dapat menghindarkan bisnisnya dari kesalahan berulang yang terus terjadi dalam kegiatan operasional bisnisnya. Dalam jangka panjang, praktik ini akan membantu bisnis melakukan penghematan yang sangat besar.

Meski demikian, efisiensi dalam manajemen operasional tidak dapat dicapai secara mudah, lho! Walau terasa biasa-biasa saja, operasional bisnis mencakup setidaknya sepuluh wilayah yang kerap disebut sebagai 10 keputusan manajemen operasional.

Apa saja, sih, kesepuluh keputusan manajemen operasional yang dimaksud ini?

1. Perancangan barang dan jasa
2. Kualitas
3. Penentuan proses dan kapasitas
4. Penetapan lokasi
5. Tata letak
6. Manajemen sumber daya manusia dan beban kerja
7. Rantai pasokan
8. Persediaan
9. Pengaturan jadwal
10.  Upaya pemeliharaan

Contoh Soal Manajemen Operasional

Dari pembahasan yang sudah disampaikan di atas, jelas sekali bahwa manajemen operasional bukanlah sesuatu yang sederhana. Bagi mereka yang ingin secara serius mendalami dunia bisnis, berlatih dan mengasah kemampuan manajemen operasional pun menjadi sebuah keharusan.

Di antara banyak sekali pokok bahasan yang dapat dipelajari atau dilatih lagi, sepuluh keputusan manajemen operasional yang dijelaskan sebelumnya kerap menjadi contoh soal manajemen operasional. Selain itu, empat strategi proses dalam manajemen operasional pun kerap muncul dalam ujian yang harus dihadapi oleh mereka yang sedang mendalami manajemen operasional ini.

Agar mahir dalam mengelola kegiatan operasional bisnis, pastikan untuk benar-benar memahami apa saja wilayah pertimbangan yang termasuk dalam 10 keputusan manajemen operasional. Pastikan juga untuk dapat menjelaskan dengan baik 4 strategi proses dalam manajemen operasional, termasuk dalam situasi yang bagaimana suatu strategi proses sebaiknya diterapkan.