Lihat Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya!

Ketika kamu mengundurkan diri dari suatu perusahaan, biasanya pihak HRD akan memberikan paklaring kerja. Surat tersebut dikeluarkan oleh perusahaan dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam rangka menunjukkan histori pekerjaan karyawan yang bersangkutan.

Surat paklaring kerja kerap dianggap sebagai surat referensi kerja. Padahal, kedua surat ini berbeda. Lalu, apa yang dimaksud dengan paklaring? Mari simak penjelasan di bawah ini.

Apa itu paklaring kerja?

Paklaring kerja adalah informasi atau dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai konfirmasi pengalaman kerja dari karyawan yang namanya tercantum di dalam surat tersebut.

Sebagai dokumen resmi dari perusahaan, surat paklaring kerja ditulis dalam kertas dengan kop surat perusahaan. Surat ini umumnya berisi keterangan terkait pengalaman dan karier seseorang sejak awal masa kerja sampai posisi terakhirnya saat berhenti bekerja.

Surat paklaring perlu menyebutkan nama karyawan, jabatan, masa kerja, benefit, serta gaji yang diterimanya. Keterangan tersebut disahkan oleh adanya tanda tangan manajer terkait.

Meskipun begitu, di Indonesia working experience letter atau paklaring kebanyakan tidak mencantumkan informasi terkait benefit dan gaji.

Dokumen ini berbeda dengan surat referensi kerja yang turut mencantumkan penilaian kinerja dari atasan karyawan yang bersangkutan, baik kelebihan maupun kekurangannya.

Dengan kata lain, paklaring kerja mengonfirmasi bahwa karyawan benar bekerja untuk perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut dengan posisi serta masa kerja yang tercantum di dalam surat.

Fungsi surat paklaring kerja

Seperti yang telah disebutkan, surat paklaring diberikan perusahaan saat masa kerja seorang karyawan dengan perusahaan tersebut selesai. Mungkin alasan berakhirnya karena karyawan mengundurkan diri, kontrak kerja tidak diperpanjang, atau pemutusan hubungan kerja (PHK).

Biasanya, paklaring dibutuhkan saat melamar kerja di perusahaan baru. Perusahaan baru kadang meminta surat paklaring sebagai bukti bahwa pelamar memiliki pengalaman kerja yang disebutkan di dalam curriculum vitae (CV).

Akan tetapi, dokumen ini sebetulnya mempunyai fungsi lain, di antaranya:

• Dokumen persyaratan dalam pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan
• Salah satu persyaratan pengajuan beasiswa jalur profesional
• Dokumen pelengkap dalam syarat pengajuan pinjaman bank atau kartu kredit

Tentu saja untuk dokumen pelengkap persyaratan pinjaman umumnya karyawan meminta surat paklaring kepada pihak HRD saat masih bekerja di perusahaan terkait. Tujuannya adalah meyakinkan pihak pemberi kredit bahwa calon peminjam memang memiliki pekerjaan dan pendapatan tetap setiap bulannya.

Syarat pembuatan paklaring kerja

Perusahaan harus memberikan surat paklaring saat masa kerja seorang karyawan berakhir. Alasannya, paklaring kerja adalah hak karyawan yang diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, tepatnya pada pasal 1602y.

Namun, tidak semua karyawan dapat diberi surat paklaring sebab terdapat beberapa syarat dalam pembuatan dokumen yang satu ini.

Minimal masa kerja

Umumnya, surat paklaring baru dapat diberikan kepada karyawan apabila karyawan tersebut sudah memenuhi masa kerja minimal satu tahun. Sebelum satu tahun karyawan dianggap belum matang atau belum benar-benar berpengalaman menjalankan pekerjaannya.

Selain itu, ketentuan ini juga menyangkut etika dalam berkarier. Dengan begitu, tentu karyawan akan mempertimbangkan untuk tidak segera mengundurkan diri saat masa kerja masih sangat singkat.

Proses pengunduran diri yang tidak bermasalah

Berhubung paklaring sering kali dibutuhkan sebagai dokumen pendukung ketika melamar pekerjaan baru, sebaiknya karyawan menjalani proses pengunduran diri sesuai ketentuan perusahaan lama.

Sebagai contoh, kirimkan surat pengunduran diri kepada perusahaan sesuai dengan ketentuan notice yang berlaku, misalnya one month notice.

Selain itu, karyawan juga perlu memastikan seluruh syarat dan kewajiban sudah diselesaikan sebelum meninggalkan perusahaan. Dengan begitu, karyawan yang bersangkutan akan lebih mudah meminta paklaring kerja sebab seluruh prosedur telah diselesaikan dengan baik.

Baca juga: Era Digital, UMKM Perlu Kembangkan Sumber Daya Manusia

Contoh paklaring kerja

Seperti yang sudah diketahui, surat paklaring kerja berbeda dengan surat rekomendasi atau referensi kerja. Lalu, seperti apa contoh paklaring kerja? Di bawah ini kamu dapat melihat contoh paklaring, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris.

Format paklaring kerja dalam bahasa Indonesia

Format paklaring kerja dalam bahasa Inggris

Cara membuat paklaring kerja

Apabila kamu termasuk bagian perusahaan, terutama tim HRD, tentu kamu perlu mengetahui cara membuat paklaring kerja. Dari contoh di atas, terlihat bahwa surat paklaring sebetulnya mengikuti format tertentu.

Jadi, dalam pembuatannya, kamu pun cukup mengikuti format tersebut. Nah, komponen yang perlu ada dalam surat paklaring kerja adalah sebagai berikut ini.

• Kop surat perusahaan: menunjukkan legalitas surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi terkait.
• Nama perusahaan: nama perusahaan lengkap dengan alamat juga turut disertakan dalam paklaring.
• Nama surat: dicantumkan di bagian tengah atas.
• Nomor surat: untuk melacak setiap surat keluar, perlu dicantumkan juga nomor surat.
• Isi surat: formatnya kalimatnya tidak baku, asal menyatakan dengan jelas bahwa karyawan yang bersangkutan memang pernah bekerja di perusahaan terkait.
• Bagian penutup: layaknya bagian isi, format kalimat bagian penutup pun tidak baku. Namun, perlu ditulis tujuan pembuatan surat paklaring kerja secara jelas, misalnya untuk pengajuan kredit atau melamar pekerjaan lain.

Baca juga: Proses Rekrutmen Karyawan Lebih Mudah dengan Aplikasi HR

Kesimpulan

Kini kamu sudah mengetahui paklaring kerja adalah surat atau dokumen resmi dari perusahaan yang mengonfirmasi pengalaman kerja seorang karyawan. Umumnya, surat paklaring kerja diberikan saat masa kerja seorang karyawan di perusahaan terkait berakhir.

Akan tetapi surat paklaring juga kadang dibuat untuk berbagai kepentingan seperti pengajuan beasiswa atau pengajuan kredit kepada bank.

Saat masa kerja seorang karyawan berakhir, sebetulnya karyawan berhak menerima paklaring kerja dengan atau tanpa memintanya kepada pihak perusahaan. Pasalnya, hal ini telah diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata.

Jadi, pihak HRD perusahaan yang harus langsung membuatkan surat tersebut jika memang berakhirnya masa kerja telah sesuai prosedur. Sebagai contoh, seorang karyawan umumnya hanya bisa memperoleh surat paklaring jika telah bekerja minimal satu tahun.

Mengelola karyawan memang bukanlah pekerjaan mudah. Ada banyak sekali hal yang perlu diurus oleh seorang staf HRD sejak karyawan tersebut mulai bekerja sampai berakhir masa kerjanya.

Dalam keseharian pun, proses kontrol tentu tidak berhenti, misalnya perlu ada pengelolaan absensi, termasuk kontrol jam masuk dan selesai kerja karyawan. Belum lagi, perhitungan gaji atau insentif setiap karyawan bila bisnis memberlakukan sistem insentif dan masih banyak lagi.

Karena itu, perusahaan atau bisnismu perlu memiliki sistem untuk manajemen karyawan dari aplikasi kasir online majoo.