Apa Itu Procurement Staff? Apa Tugasnya? Pahami, Yuk!

Pasti kamu pernah mendengar istilah procurement staff atau staf pengadaan dalam dunia bisnis, bukan? Tapi, tahukah kamu sebenarnya apa peran mereka?

Peran procurement staff menjadi sangat penting di dalam dunia bisnis suatu perusahaan. Mereka adalah garda terdepan dalam menjaga pasokan barang dan jasa yang diperlukan oleh sebuah perusahaan.

Dalam artikel ini, mari kita bahas lebih lengkap mengenai tanggung jawab dan tugas procurement staff, serta keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi procurement staff.  Simak, yuk! 

Apa Itu Procurement Staff?

Dalam dunia bisnis dan manajemen, ada istilah yang sangat penting untuk dipahami, yaitu procurement atau pengadaan. Procurement adalah salah satu bagian dari proses bisnis tentang pengadaan barang, jasa, atau sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. 

Proses ini melibatkan identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok atau vendor yang cocok, negosiasi harga dan syarat-syarat kontrak, serta pembelian dan pengiriman barang atau jasa tersebut. Tujuan utama dari procurement adalah untuk mendapatkan produk atau layanan dengan harga terbaik, kualitas yang sesuai, dan dalam waktu yang tepat.

Di balik proses ini, terdapat peran penting yang dimainkan oleh para procurement staff atau staf pengadaan. Procurement staff adalah individu atau tim yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proses pengadaan dalam suatu organisasi.

Procurement staff adalah individu atau tim yang berperan penting dalam memastikan bahwa perusahaan dapat mendapatkan barang atau layanan yang diperlukan perusahaan dengan harga terbaik, kualitas yang bagus, dan waktu yang sesuai.

Mereka juga bekerja sama dengan departemen lain yang ada di dalam perusahaan, seperti Operation, Finance, Legal, atau bahkan memiliki departemen sendiri seperti Procurement atau Procurement & Purchasing. Kerja sama dengan departemen lain ini untuk memahami kebutuhan mereka dan memastikan bahwa pengadaan dengan berjalan lancar. 

Baca Juga: Benarkah Procurement adalah Divisi Penting Dalam Perusahaan?

Tanggung Jawab dan Tugas Procurement Staff

Procurement staff memegang peran penting dalam menjalankan proses pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah tanggung jawab dan tugas utama mereka, antara lain: 

Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Salah satu tanggung jawab utama procurement staff adalah bekerja sama dengan departemen lain dalam perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka. Procurement staff harus memahami dengan baik kebutuhan berbagai departemen, mulai dari bahan baku hingga peralatan kantor, ya. 

Seleksi Vendor atau Pemasok

Procurement staff melakukan riset pasar untuk menemukan pemasok atau vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Staf pengadaan ini harus mempertimbangkan faktor, seperti kualitas produk, harga, reputasi, dan kemampuan pemasok untuk memenuhi permintaan perusahaan. 

Negosiasi Harga dan Kontrak

Staf pengadaan bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi dengan pemasok yang dipilih. Tujuannya adalah untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan menegosiasikan kontrak untuk melindungi kepentingan perusahaan. 

Pengadaan Barang atau Jasa

Setelah kontrak disepakati, procurement staff melakukan pembelian barang atau jasa dari pemasok yang dipilih. Staf pengadaan harus memastikan bahwa barang atau jasa tersebut sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dan pengirimannya tepat waktu. 

Pengelolaan Persediaan

Beberapa procurement staff juga bertanggung jawab atas pengelolaan persediaan perusahaan. Mereka harus memantau stok barang, mengidentifikasi kekurangan, dan memastikan bahwa persediaan barang atau jasa selalu tersedia sesuai kebutuhan perusahaan. 

Pemantauan Kinerja Pemasok

Procurement staff harus terus memantau kinerja pemasok. Mereka harus memastikan bahwa pemasok tetap memenuhi komitmen mereka terkait dengan kualitas, harga, dan waktu pengiriman. 

Pemahaman Aturan dan Peraturan

Staf pengadaan juga perlu memahami aturan dan peraturan terkait dengan pengadaan barang dan jasa, termasuk peraturan pajak dan hukum perdagangan internasional jika berlaku.

Dengan melaksanakan tugas-tugas ini dengan baik, procurement staff bisa membantu operasional perusahaan berjalan dengan efisien dan efektif dan menjaga hubungan baik dengan pemasoknya. Mereka memiliki peran yang sangat penting dalam kesuksesan dan kelangsungan bisnis perusahaan, ya.

Baca juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Apa Saja Skill untuk Menjadi Procurement Staff?

Dalam menjalankan tugas menjadi procurement staff tentunya harus memiliki sejumlah keterampilan, bukan? Berikut ini beberapa skill yang dibutuhkan untuk menjadi staf pengadaan, yakni: 

Negosiasi yang Kuat

Salah satu skill utama yang dibutuhkan untuk menjadi procurement staff ialah kemampuan untuk bernegosiasi dengan pemasok. Mereka harus dapat mencapai kesepakatan yang menguntungkan perusahaan dalam hal harga dan persyaratan kontrak. 

Kemampuan Komunikasi

Procurement staff harus bisa berkomunikasi dengan baik, baik secara lisan maupun tertulis. Kemampuan berkomunikasi ini sangatlah penting untuk menjalin interaksi dengan pemasok, anggota tim internal, dan pihak lainnya. 

Kemampuan Pemahaman Bisnis

Staf pengadaan perlu memahami aspek-aspek bisnis, termasuk cara pengadaan barang dan jasa yang akan memengaruhi operasional perusahaan secara keseluruhan, ya. 

Analisis Data

Skill dalam menganalisis data dan informasi pasar juga akan membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait pilihan pemasok dan strategi pengadaan. 

Kemampuan Pemilihan Pemasok

Memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tentunya memerlukan evaluasi yang cermat, bukan? Evaluasi inilah yang akan mendapatkan beberapa faktor penting terkait pemasok sehingga memengaruhi keputusan akhir. 

Manajemen Waktu

Keterampilan manajemen waktu akan membantu para staf pengadaan untuk mengatur prioritas dan memastikan proses pengadaan berjalan lancar tanpa adanya barang atau jasa yang tertunda dikirim. 

Pemahaman Teknologi

Menggunakan software dan alat teknologi yang relevan untuk mengelola proses pengadaan dan melacak inventaris adalah hal yang penting. Skill ini penting untuk dimiliki oleh seorang staf pengadaan, ya. 

Kreativitas dalam Penyelesaian Masalah

Terkadang, situasi yang tidak terduga dapat muncul dalam pengadaan barang atau jasa. Diharapkan, procurement staff harus memiliki skill kreatif sehingga bisa menemukan solusi yang cepat dan efisien. 

Kepatuhan Hukum

Memahami hukum dan peraturan yang berlaku dalam pengadaan, termasuk etika bisnis, adalah skill yang penting. Skill ini juga penting untuk dimiliki oleh staf pengadaan, lho! 

Kemampuan Kerja Sama Tim

Skill terakhir yang perlu dimiliki staf pengadaan yaitu mampu bekerja sama dengan tim. Selain bisa bekerja sama dengan tim, mereka juga bisa bekerja sama dengan departemen lain di dalam perusahaan, misalnya Operation, Finance, dan Legal.

Dengan menguasai skill di atas ini, procurement staff dapat menjalankan peran mereka dengan efektif dalam mendukung operasional perusahaan dan memastikan bahwa pengadaan berjalan lancar, efisien, dan menguntungkan perusahaan, ya.

Baca juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Berapa Gaji Procurement Staff?

Gaji seorang procurement staff di Indonesia dapat sangat bervariasi, tergantung pada berbagai faktor. Gaji ini mencerminkan sejumlah elemen, termasuk pengalaman, lokasi, jenis industri, dan ukuran perusahaan. Berikut ini penjelasan lengkap tentang faktor-faktor yang memengaruhi gaji procurement staff ini, yakni: 

Lokasi Geografis

Lokasi geografis di Indonesia memiliki pengaruh signifikan terhadap gaji procurement staff. Biasanya, di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, dan Bandung menawarkan gaji yang lebih tinggi daripada daerah-daerah yang lebih kecil. Pasalnya biaya hidup di kota besar ini lebih tinggi di kota-kota kecil lain. 

Tingkat Pengalaman

Pengalaman adalah salah satu faktor terbesar yang mempengaruhi gaji procurement staff. Procurement staff yang memiliki pengalaman lebih lama dan telah membangun portofolio yang kuat cenderung mendapatkan gaji yang lebih tinggi. 

Industri

Jenis industri tempat procurement staff  bekerja juga berdampak besar pada gaji yang didapatkan, lho! Industri dengan persaingan yang ketat atau yang memiliki tuntutan khusus seringkali membayar lebih tinggi staf pengadaannya untuk mendapatkan profesional pengadaan yang berkualitas. 

Ukuran Perusahaan

Perusahaan yang lebih besar biasanya memiliki anggaran yang lebih besar untuk departemen pengadaan. Oleh karena itu, procurement staff yang bekerja di perusahaan besar mungkin mendapatkan gaji yang lebih besar daripada yang bekerja di perusahaan kecil.

Sebagai gambaran saja, kisaran gaji procurement staff dengan pengalaman awal (0-3 tahun) di Indonesia gajinya berkisar antara 4 juta rupiah hingga 10 juta rupiah per bulan. Procurement staff dengan pengalaman menengah (4-7 tahun) bisa mendapatkan gaji sekitar 10 juta rupiah hingga 20 juta rupiah per bulan. Procurement staff berpengalaman (8 tahun atau lebih) yang memiliki tanggung jawab yang lebih besar mungkin mendapatkan gaji di atas 20 juta rupiah per bulan.

Harap diingat bahwa angka-angka ini hanyalah gambaran dan bisa berbeda tergantung pada situasi yang lebih spesifik. Selain gaji pokok, ada hal yang bisa mempengaruhi total gaji seorang procurement staff, yakni tunjangan dan bonus.

Kesimpulan

Nah, procurement staff adalah tim pengadaan yang berperan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan barang dan jasa sehingga perusahaan bisa menjalankan operasionalnya dengan lancar, ya. 

Untuk kamu yang memiliki bisnis, penting untuk selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dalam operasional bisnismu, bukan? Salah satu solusi yang sangat berguna adalah memanfaatkan aplikasi majoo yang di dalamnya terdapat fitur karyawan. Fitur ini bisa memonitor absensi dan mengelola komisi bisnis, sehingga terhindar dari berbagai macam kerugian, ya. 

Dengan tools berbasis cloud storage ini, kamu dapat mengelola pengadaan dengan lebih efisien, sambil menjaga manajemen tim dan data karyawan dalam satu platform yang terintegrasi.

Yuk, nikmati beragam fitur aplikasi majoo yang bisa membantu operasional bisnismu hanya dalam satu dashboard saja!

Sumber Data:

• https://promise.co.id/apa-saja-tugas-tanggung-jawab-seorang-profesional-procurement

• https://www.asdf.id/procurement-staff-adalah-tujuan-fungsi-dan-tanggung-jawab/