Benarkah Procurement adalah Divisi Penting Dalam Perusahaan?

Salah satu divisi yang perannya sangat penting adalah procurement. Procurement adalah bagian dari manajemen rantai pasok (supply chain management) yang dibutuhkan oleh banyak industri. Sumber daya manusia yang berada di dalam divisi ini umumnya berlatar belakang pendidikan ilmu akuntansi atau manajemen bisnis. Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan melalui divisi procurement.

Namun, sebenarnya procurement bukan sekadar divisi dalam suatu perusahaan. Procurement memiliki makna yang lebih dalam dari itu.

Dilansir dari The Balance Small Business, arti procurement adalah proses penyediaan dan pembelian barang untuk sebuah bisnis. Barang-barang yang disediakan harus berkualitas baik dan diterima pada waktu yang tepat.

Kenapa perusahaan melakukan proses procurement? Tentu saja karena proses procurement dapat membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya, baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dan dengan biaya yang seefisien mungkin.

Barang-barang yang dibeli oleh procurement adalah barang-barang yang dibutuhkan agar bisnis atau usaha bisa berjalan dengan baik, misalnya mesin pabrik, alat-alat berat, perlengkapan kebersihan, bahan-bahan bangunan, alat-alat reparasi, maupun jasa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan.

Secara garis besar, tugas dan fungsi procurement adalah untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga termurah, waktu tercepat, risiko terkecil, dan manfaat atau fitur yang banyak dan efektif. Artinya, procurement harus bisa menekan biaya sekecil mungkin, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan sebesar mungkin.

Sebagian orang berpikir procurement sama dengan purchasing. Meskipun saling berkaitan, namun kedua aktivitas ini memiliki perbedaan baik secara prinsip, aktivitas, maupun tujuannya.

Melalui artikel ini, majoopreneurs akan mengetahui pengertian procurement dan perbedaan procurement dengan purchasing.

Baca juga: Pengadaan Barang dan Jasa: Proses, Prosedur, serta Jenisnya

Arti Procurement

Willem Siahaya, seorang pakar di bidang logistik dan pengadaan dalam bukunya “Sukses Supply Chain Management: Akses Demand Chain Management” (2013) menjelaskan bahwa procurement adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan berdasarkan pemikiran logis dan sistematis serta mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa.

Misalkan kamu sedang menjalankan bisnis makanan kering. Agar bisnis dapat berjalan, kamu memerlukan peralatan untuk memproduksi makanan, mulai dari bahan baku, pemanggang dan penggoreng, hingga packaging. Rangkaian proses mulai dari membuat daftar kebutuhan, proses pembelian, hingga barang tersebut diterima merupakan bagian dari proses procurement.

Berdasarkan ilustrasi di atas, secara singkat bisa disimpulkan bahwa procurement adalah rangkaian proses untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah aktivitas usaha. Aktivitas procurement atau pengadaan sangat penting bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Tanpa adanya proses ini, perusahaan akan sulit untuk mencapai target yang dicapai.

Karena poin penting dari procurement adalah mampu mendapatkan keuntungan maksimal dengan pengeluaran seminimal mungkin, maka penting dalam prosesnya memperhatikan hal-hal seperti kuantitas, lokasi, harga, kualitas, bahkan negosiasi.

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Bagi orang awam yang tidak berkecimpung dalam manajemen produksi dan rantai pasok kadang sulit untuk membedakan antara procurement dengan purchasing. Tugas keduanya memang mirip dan berkaitan erat, namun memiliki peran yang cukup jauh berbeda.

Secara sederhana, procurement adalah proses pengadaan, sedangkan purchasing adalah proses pembelian. Purchasing merupakan bagian dari procurement itu sendiri.

Proses procurement terdiri dari beberapa tahapan aktivitas, yaitu perencanaan (planning), pembelian (purchasing), pengawasan (expediting), dan pengiriman (trafficking).

Karena memiliki peran yang berbeda, di dalam perusahaan biasanya dibedakan antara divisi procurement dan divisi purchasing. Divisi procurement adalah yang bertugas merencanakan daftar belanja perusahaan, melakukan pemilihan vendor, dan memastikan barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan, divisi purchasing bertugas dalam proses pemesanan dan kepengurusan dokumen yang berkaitan dengan pembelian.

Baca juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Jenis-Jenis Procurement

Secara umum, ada dua jenis procurement, yaitu direct procurement (pengadaan langsung) dan indirect procurement (pengadaan tidak langsung). Pembagian kedua jenis tersebut berdasarkan besar atau tidaknya skala pengadaan itu sendiri.

Pengadaan langsung atau direct procurement adalah pengadaan yang dilakukan untuk kebutuhan produksi, sifatnya berkelanjutan, dan memiliki jumlah besar. Misalnya pengadaan untuk bahan baku produksi.

Sedangkan, pengadaan tidak langsung atau indirect procurement adalah pengadaan yang berkaitan dengan kebutuhan operasional dan biasanya jumlah yang diadakan tidak sebesar pengadaan langsung. Misalnya pengadaan untuk peralatan kantor, seperti ATK, alat makan dan minum, dan sejenisnya.

Perbedaan mendasar dari kedua jenis procurement itu adalah pada pihak-pihak atau aktivitas yang terlibat. Pengadaan langsung memiliki aktivitas yang lebih rumit dan melibatkan banyak pihak, misalnya: manajemen SDM, rantai pasok, hingga manajemen inventaris. Sedangkan pengadaan tidak langsung biasanya hanya melibatkan divisi tertentu yang membutuhkan barang atau jasa tertentu.

Tahapan Procurement

Dalam proses procurement ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Berikut penjelasannya: 

1. Perencanaan

Tahap pertama dari procurement adalah perencanaan. Dalam proses ini, perusahaan merencanakan dan menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk menetapkan besaran anggaran, kuantitas, dan kualitas.

Pada proses ini perusahaan akan membuat dokumen persetujuan yang diserahkan kepada pihak manajemen. Jika disetujui, berikutnya perlu membuat dokumen kerangka acuan teknis yang akan diberikan kepada pihak calon vendor.

2. Pemilihan Vendor

Dalam aktivitas atau proses procurement, pemilihan vendor adalah inti acaranya. Pihak perusahaan akan menyeleksi pemasok (supplier) yang sesuai dengan kebutuhan.

Secara umum, ada dua metode dalam memilih vendor dalam proses procurement, yaitu:

Tender

Perusahaan sebagai pembeli akan mengirimkan undangan kepada calon-calon vendor yang sudah terdata informasi kontaknya oleh divisi procurement. Undangan tersebut biasanya berisi pemberitahuan tentang kebutuhan pengadaan, serta dilengkapi dokumen acuan teknis, seperti ketentuan dan hal-hal yang dibutuhkan.

Setelah proses tersebut, calon-calon vendor akan mengirimkan quotation yang berisi informasi penawaran barang atau jasa. Informasi tersebut meliputi harga, kualitas, kuantitas, asuransi, ketentuan pembayaran, biaya pengiriman, hingga penawaran khusus.

Penunjukan Langsung

Sesuai namanya, metode pemilihan vendor dilakukan secara langsung alias tanpa melalui proses seleksi. Biasanya hal ini terjadi karena vendor tersebut hanya satu-satunya yang bisa mengerjakan kebutuhan atau permintaan dari perusahaan. Selain itu, penunjukan langsung juga lazim dilakukan jika vendor merupakan bagian dari perusahaan pembeli, misalnya dari divisi yang berbeda atau anak perusahaan. Penunjukkan langsung kerap dilakukan dalam keadaan mendesak dan ingin menghindari kebocoran informasi.

Dalam proses penunjukkan langsung, perusahaan akan bernegosiasi dengan vendor yang ditunjuk, lalu perusahaan akan memberikan dokumen Service Level Agreements (SLA). Dokumen ini dibutuhkan agar segala proses pengadaan bisa dipertanggungjawabkan serta menghindari risiko adanya kerugian dari kedua belah pihak.

3. Purchasing

Setelah melakukan negosiasi dan menandatangani kontrak kerja, perusahaan akan melakukan pemesanan dan menyusun dokumen Purchase Order. Dokumen itu biasanya berisi jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, dan harga yang telah disetujui.

Dokumen Purchase Order akan dikirimkan oleh divisi Purchasing kepada vendor terpilih sebagai bukti pemesanan barang atau jasa.

4. Pengawasan

Setelah bagian purchasing mengirimkan Purchase Order, perusahaan akan menerima dokumen Delivery Order untuk pemesanan barang atau Work Order untuk pemesanan jasa dari vendor terpilih. Setelah menerima dokumen tersebut, pihak purchasing perusahaan wajib melakukan pengecekan progress dari pesanan yang dilakukan. 

5. Penerimaan dan Pemeriksaan

Saat barang atau jasa yang dipesan telah diterima, bagian procurement dan purchasing wajib memeriksa kelengkapan barang atau jasa tersebut. Selain memeriksa langsung barang-barang yang telah diterima, cek kembali invoice, Delivery atau Work Order, dan dokumen Purchase Order. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari perbedaan harga, kualitas, serta kuantitas. Sebab, jika terjadi ketidaksesuaian pada jumlah barang yang diterima, pihak purchasing bisa melakukan retur atau pengembalian.

Baca juga: Memahami Pengertian dan Tugas Logistik dalam Rantai Pasokan

6. Pembayaran atau Pelunasan

Saat seluruh barang sudah diterima, maka perusahaan punya kewajiban untuk melakukan pembayaran atau pelunasan sesuai dengan faktur atau invoice yang diterima.

Pada proses procurement, biasanya perusahaan memiliki beberapa metode dalam melakukan pembayaran vendor, yaitu:

• Down Payment atau pembayaran di muka, biasanya dilakukan sebelum invoice
• Letter of Credit, yaitu dokumen perjanjian yang diterbitkan oleh bank yang dituju atas permintaan pembeli untuk melakukan pembayaran atas dokumen transaksi yang akan dikirimkan kepada vendor.
• Open Account, yaitu pembayaran apabila barang atau jasa telah diterima oleh pembeli.

Prinsip-Prinsip Procurement

Setelah mengetahui tahapan-tahapan dalam procurement, artinya dapat disimpulkan bahwa dalam proses pengadaan, perusahaan harus bekerja sama dengan pihak supplier atau vendor yang berkualitas.

Agar proses kerjasama ini berjalan dengan baik dan saling menguntungkan, maka kedua pihak harus mengikuti prinsip-prinsip procurement. Dikutip dari laman procure.com, prinsip-prinsip procurement adalah sebagai berikut:

1. Accountability

Prinsip procurement pertama yang perlu diikuti oleh perusahaan dan supplier adalah accountability. Akuntabilitas adalah suatu kewajiban mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan dalam melaksanakan tugasnya.

Artinya, perusahaan sebagai pembeli dan vendor sebagai pemasok harus mematuhi aturan yang telah disepakati bersama terkait hubungan bisnis mereka. Termasuk menyanggupi sanksi yang akan diberikan jika terjadi pelanggaran terhadap aturan-aturan tersebut.

2. Consistency

Dalam prinsip consistency, antara perusahaan dengan pihak supplier melakukan segala sesuatunya secara konsisten. Tidak hanya terkait aturan, namun juga kualitas produk dan jasa, hingga ketepatan jadwal pengiriman. Tujuannya adalah agar masing-masing pihak saling percaya sehingga hubungan bisnis yang terjadi menjadi semakin kuat.

3. Value for Money

Prinsip ini bermakna bahwa procurement yang dilakukan haruslah sesuai dengan tujuan dasarnya, yaitu untuk memperoleh biaya, kualitas, dan keberlanjutan bisnis yang saling menguntungkan.

4. Fair Dealing

Prinsip ini menjelaskan bahwa supplier harus diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi. Selain itu, baik perusahaan maupun supplier tidak boleh memaksakan beban atau kendala yang tidak perlu kepada masing-masing pihak.

5. Informed Decision Making

Dalam prinsip ini, baik perusahaan maupun supplier dituntut untuk mendasarkan keputusan pada informasi yang akurat, termasuk memastikan semua hak satu sama lain dipenuhi secara saksama.

Skill untuk Bekerja di Bidang Procurement

Di awal artikel sempat dijelaskan bahwa sumber daya manusia yang berada di dalam divisi procurement umumnya berlatar belakang pendidikan ilmu akuntansi atau manajemen bisnis. Namun, pada dasarnya semua latar pendidikan bisa mempelajari dan menguasai seluk-beluk procurement.

Setidaknya, minimal empat kemampuan ini harus kamu pelajari untuk memahami dan mendalami proses procurement.

1. Manajemen Risiko

Dalam proses pengadaan, profesional di bidang ini biasanya piawai dalam menganalisis (forecasting) kebutuhan-kebutuhan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Meskipun sudah dianalisis sedemikian rupa, tentunya potensi risiko tetap ada.

Oleh karena itu, penting untuk mempelajari tentang manajemen risiko dan segala aspek yang terkait untuk menghadapi segala kemungkinan dengan baik.

2. Komunikasi

Procurement merupakan kegiatan yang membutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik. Jika tidak mengasah skill ini, maka akan sulit untuk menjalin relasi yang baik dengan para supplier.

3. Teknologi Informasi

Saat ini, proses procurement telah banyak dilakukan menggunakan perangkat digital untuk menciptakan proses procurement yang lebih efektif dan efisien (e-procurement).

Artinya, kamu harus cepat beradaptasi dengan teknologi-teknologi baru tersebut. Beberapa teknologi terkait procurement yang perlu dikuasai adalah risk management software, contract lifecycle management platform, spend analytics, dan lain-lain.

4. Finansial

Proses procurement juga melibatkan perencanaan pembelian yang seefisien mungkin. Artinya, kamu juga perlu mengasah pengetahuan finansial yang baik.

Kesimpulan

Procurement adalah aktivitas rutin perusahaan dalam rangka pengadaan kebutuhan produksi dan operasional.  Tanpa ada proses ini, jalannya bisnis suatu perusahaan akan terhambat atau benar-benar berhenti sama sekali.

Meskipun terlihat sama dalam penugasannya, namun purchasing dan procurement adalah dua hal yang berbeda. Kedua saling berkaitan, sebab purchasing merupakan bagian dari procurement.

Bagi kamu yang baru merintis bisnis, ada aplikasi keuangan yang membantu dalam pengelolaan bisnismu, yaitu aplikasi keuangan majoo. Dengan fitur-fiturnya yang canggih, aplikasi keuangan majoo akan menjamin kesuksesan bisnismu.

Tidak hanya membuat catatan keuangan jadi rapi dan detail, aplikasi majoo juga dilengkapi fitur inventory sehingga perputaran stok barang dapat terdokumentasi dengan baik. Ayo jadi majoopreneurs sekarang juga!