Jangan Jalankan Coffee Shop Tanpa Aplikasi Inventori!

Tidak dapat dipungkiri, semakin hari persaingan bisnis kedai kopi semakin ketat. Banyak sekali orang yang memilih terjun ke dalam bisnis ini. Ditambah dengan persaingan dengan merek-merek franchise kedai kopi ternama. Untuk bisa bersaing dengan jaringan kedai kopi besar, memilih kombinasi produk dan menjaga jumlah inventori sangat esensial agar tetap memperoleh keuntungan.

Maka memiliki manajemen inventori yang baik dalam bisnis Food and Beverage, seperti coffee shop, merupakan suatu keharusan. Hal ini akan menjadi salah satu faktor penentu apakah kamu akan memiliki banyak pelanggan setia atau justru kehilangan pelanggan. Mengapa bisa demikian? Mari kita lihat contoh sederhana ini!

Misal untuk tambahan sirup hazelnut, konsumen dikenakan biaya sebesar Rp3.000. Dan kamu tidak memiliki sirup tersebut ketika ada pesanan konsumen, kamu kehilangan penjualan pada jenis barang tersebut, atau bahkan bisa jadi konsumen membatalkan pesanan minumannya karena tidak adanya sirup tersebut. Bisa saja kamu menganggap tiga ribu angka yang kecil. Atau bila pesanan batal dan harganya adalah Rp25.000, bisa saja dianggap kerugian yang tidak seberapa. Tapi, bayangkan bila hal itu terulang untuk puluhan konsumen. Berapa banyak potensi kehilangan keuntungan yang terjadi?

Bila hal seperti ini terus berulang, konsumen akan merasa tidak puas. Akibatnya, sangat mungkin akhirnya konsumen memilih untuk mengunjungi kedai kopi lain.

Sayangnya, tidak semua pemilik kafe benar-benar memahami hal ini dan cenderung mengabaikan pengelolaan inventori yang baik. Namun, tentu kamu bukan pemilik kafe yang demikian bukan?

Artikel ini untuk kamu, pemilik kedai kopi yang tidak ingin kehilangan pelanggan karena tidak adanya stok barang atau mengalami kerugian karena penumpukan stok.

Kombinasi Pilihan Produk Yang Tersedia

Tentu tidak mungkin jika kamu harus menyediakan semua produk yang mungkin diinginkan oleh konsumen. Namun menyediakan produk yang sangat terbatas juga membuat konsumen yang ingin memiliki pilihan yang cukup beragam jadi memilih kedai lain. Caranya adalah dengan memastikan cukup jumlah dan ragam produk yang disediakan.

Mulailah dengan menyediakan variasi produk yang relatif luas. Dan hapus secara bertahap produk-produk yang jarang dipesan. Lebih baik memiliki stok produk meskipun penjualannya relatif lambat, daripada mengambil risiko kamu tidak memiliki produk yang menarik bagi konsumen. Tawarkan permintaan khusus bagi pelanggan yang mencari produk yang biasanya tidak kamu sediakan.

Jumlah Inventori Yang Tepat

Hindari persediaan terlalu banyak, terutama untuk stok yang mudah rusak, misal makanan yang dipanggang dan produk susu dengan usia penyimpanan sangat singkat. Kelola stok biji kopi yang cukup dan tidak terlalu banyak, sebab sebagian besar konsumen suka bila kopinya dibuat dari biji kopi fresh roasted.

Menyediakan stok berlebihan akan mengikat modal yang bisa digunakan untuk meningkatkan bisnis dengan cara lain. Selain itu, stok berlebihan juga menimbulkan risiko membuang uang dalam bentuk persediaan yang rusak. Di sisi lain, kamu juga tidak boleh memiliki terlalu sedikit stok hingga produk yang bisa dijual kepada konsumen terbatas.

Cara yang baik untuk menghindari dua hal tersebut dengan memantau penjualan dan jumlah stok. Gunakan data tersebut untuk menentukan batas minimum inventori, dan lakukan pengadaan barang kembali ketika jumlah stok menyusut.

Tapi, bagaimana kamu bisa memantau seluruh transaksi dan jumlah stok secara akurat dan real time? Aplikasi inventori jawabannya!

Aplikasi Inventori Demi Bisnis Maju

Salah satu software yang umum digunakan di coffee shop adalah sistem POS. Sistem tersebut sangat penting untuk memudahkan proses transaksi dan operasional bisnis harian. Namun, jangan lupa, manajemen inventori merupakan bagian yang sangat penting dari majunya kedai kopi. Maka, penting sekali untuk memiliki aplikasi yang membantu pengelolaan inventori.

Aplikasi inventori akan membuat operasional harian yang terkait inventori berjalan mulus. Meskipun mungkin saja untuk mendata pengiriman barang, penjualan, dan persediaan secara manual, namun sangat menyita waktu dan rentan terjadi kesalahan.

Padahal kamu pasti mengerti bahwa membuat forecast sangat penting. Dan kamu tidak bisa hanya menebak apa yang dibutuhkan. Kamu perlu memeriksa data penjualan dan inventori untuk mengetahui mana barang yang paling kamu butuhkan dan mana yang tidak.

Memiliki data yang akurat akan sangat membantumu untuk mengetahui seberapa banyak stok persediaan yang dibutuhkan pada periode berikutnya. Aplikasi inventori akan memberikan kemudahan untukmu dalam mengecek stok, mengetahui jumlah pasti stok saat ini, penambahan jumlah stok ketika proses pengadaan atau sebaliknya, pengurangan stok saat ada penjualan secara otomatis.

Bukan hanya itu, aplikasi inventori juga terintegrasi dengan sistem keuangan. Jadi, kamu bisa membuat purchase order dan melakukan pengaturan stok yang bertambah di mana proses tersebut langsung terhubung dengan keuangan. Memudahkanmu ketika akan melakukan pembayaran kepada pemasok.

Bila kedai kopi yang kamu jalankan memiliki banyak cabang, aplikasi inventori semakin berperan penting. Kamu bisa mengirim stok dari gudang utama atau salah satu cabang ke cabang lain, dan perpindahan stok tersebut dapat terekam dengan baik.

Dengan semua data di ujung jari yang bisa kamu akses melalui satu aplikasi, biaya bisa dioptimalkan untuk mencapai keuntungan maksimal. Kamu bisa menyesuaikan menu, pengeluaran, dan memiliki gambaran yang lebih baik tentang bagaimana setiap order berdampak pada keseluruhan keuntungan.

Di samping itu, dengan bantuan aplikasi, kamu bisa mengucapkan selamat tinggal pada kelebihan atau kekurangan stok. Sebab kini kamu bisa melihat dan mengaudit status dari tiap persediaan inventori dan melakukan pengadaan yang sesuai.