Pusing dengan Manajemen Stok di Banyak Cabang?

Bagi beberapa usaha, memiliki lebih dari satu outlet di satu kota adalah keharusan. Biasanya, karena tingginya permintaan atau besarnya potensi pasar di wilayah lain di kota yang sama. Tentu saja, pemilik usaha sudah memperhitungkan besarnya potensi keuntungan mengingat investasi yang harus dikeluarkan cukup besar.

Tentunya mengelola beberapa cabang sekaligus tidaklah mudah. Alur koordinasi dan komando harus didasari sistem yang kuat dan dipatuhi semua karyawan. Bagian yang mungkin tidak terlihat langsung, namun dapat berdampak langsung ke pelanggan adalah ketersediaan stok. Bagaimanakah manajemen stok yang efektif dan efisien bagi usaha dengan sejumlah cabang?

Tentukan Lokasi Gudang Utama

Kalau kamu memiliki banyak cabang di satu kota yang sama, kamu bisa menentukan salah satu cabang menjadi lokasi gudang utama. Gudang utama ini adalah tempat penyimpanan stok untuk semua cabang.

Godaan terbesar bagi pemilik usaha biasanya memilih cabang utama, atau cabang pertama, sebagai gudang utama. Pemilihan ini biasanya didasari fakta bahwa staf manajemen berkantor di cabang utama, sehingga pengendalian stok bisa dilakukan secara langsung. Apabila letak cabang utama ini memang di tengah-tengah, tentu saja tidak ada masalah.

Lokasi gudang utama sebaiknya berjarak tempuh terpendek dari masing-masing cabang terjauh, dan berjarak tempuh kurang lebih sama dari semua cabang. Dengan demikian, setiap ada permintaan penambahan stok dari cabang mana pun, kurang lebih barang dapat diterima dalam kisaran waktu yang sama.

Tentukan Jenis dan Jumlah Barang yang distok di Cabang

Selain disimpan di gudang utama, sebagian stok sudah seharusnya juga tersedia di masing-masing cabang. Pertanyaannya, apakah persediaan di masing-masing cabang harus dalam jumlah yang sama?

Jawaban untuk pertanyaan ini sangatlah beragam. Pertama, kamu harus mempertimbangkan luas ruang cabangmu. Adakah ruang yang cukup luas, baik, dan aman untuk menyimpan stok di sana? Kedua, kamu juga perlu menganalisis penjualan di masing-masing cabang. Dari laporan penjualan, kamu akan bisa melihat barang yang mana yang lebih tinggi permintaannya di suatu cabang.

Sebutlah tokomu adalah toko tas, dengan sedikitnya tiga kategori tas: backpack, sling bag, dan shoulder bag. Masing-masingnya masih ada beragam model dan warna. Di cabang A, peringkat penjualan tertinggi adalah backpack, diikuti sling bag dan terakhir shoulder bag. Di cabang B, urutannya adalah sling bag, backpack, dan shoulder bag. Cabang C, sling bag di posisi pertama, diikuti shoulder bag, dan backpack.

Ketika ada sling bag baru yang akan kamu pajang dan stok di tokomu, kamu bisa mengirim lebih banyak ke cabang B dan cabang C, dan lebih sedikit ke cabang A.

Cek Stok Cabang Sesering Mungkin

Kalau kamu bisa mendapat laporan penjualan harian, kamu pun bisa menentukan kapan kamu perlu melakukan restok. Tidak ada patokan harus berapa hari sekali. Terkadang, dalam hari yang sama kamu sudah harus restok karena barang tersebut laku keras.

Yang harus selalu diingat adalah jangan sampai suatu cabang kehabisan stok. Tentukan batas minimal jumlah stok per cabang, dan begitu jumlah stok mendekati batas minimal tersebut, segera lakukan restok.

Sebagai contoh, di cabang A, stok awal sling bag adalah 50 pcs. Kamu bisa menentukan batas minimal jumlah stok misalnya 10 pcs. Pada saat tutup buku harian, berdasarkan data penjualan harian, kamu bisa melihat sisa stok yang ada. Apabila pada suatu hari, saat tutup buku, sisa stok cabang A tersebut misalnya 13 pcs, sementara rata-rata penjualan harian adalah 4 pcs, maka kamu harus melakukan restok keesokan harinya.

Tukar Stok antar Cabang

Dalam melakukan restok, kamu tidak harus selalu mengambil stok dari gudang utama. Kamu bisa melakukan tukar stok antar cabang, apabila permintaan di cabang tertentu sangat tinggi dan sangat rendah di cabang lainnya.

Sebagai contoh, di cabang A dan B, masing-masing stok sling bag adalah 50 pcs. Kamu sudah menentukan batas minimal jumlah stok adalah 10 pcs. Dalam dua hari, cabang A sudah menjual 30 pcs, sementara cabang B baru 5 pcs. Kamu bisa mengirimkan 20 pcs dari cabang B ke cabang A, sebelum kemudian melakukan restok ke masing-masing cabang dari gudang utama.

Gunakan Sistem Stok yang Terintegrasi

Dalam mengelola stok, kamu sebaiknya menggunakan sistem stok yang terintegrasi. Sistem stok yang dapat diakses secara realtime akan sangat membantu.

Masing-masing cabang, selain dapat memeriksa stok mereka sendiri, juga dapat mengetahui stok di cabang lain secara real time. Alih-alih harus menelepon setiap cabang lain untuk menanyakan jumlah stok yang masih ada di sana, untuk kemudian meminta dikirim sejumlah barang, penanggung jawab cabang bisa langsung melihat status stok di cabang lain lewat aplikasi.

Penanggung jawab persediaan barang di kantor pusat pun bisa memantau kapan saja dan dari mana saja status stok masing-masing cabang, sebelum membuat keputusan untuk melakukan restok.

Bagaimana dengan sistem stok untuk bisnis lain, seperti restoran? Banyak restoran yang juga memiliki sejumlah cabang, dan kadang satu cabang lebih ramai dari cabang lainnya. Prinsipnya hampir sama, meski faktor kesegaran bahan baku harus dipertimbangkan.

Semoga dengan tips-tips di atas, kamu tidak pusing lagi memikirkan manajemen stok di tokomu.