Mau Stock Opname Efektif? Lakukan 5 Langkah Penting Ini!

Dalam manajemen inventory, stock opname atau proses perhitungan stok secara aktual merupakan tahap krusial. Dengan melakukan perhitungan jumlah stok, kamu bisa mengetahui jumlah stok barang sebenarnya sambil mencocokkan jumlah stok dengan data inventory.

Jadi, kamu bisa meminimalkan risiko kerugian akibat jumlah stok yang tidak akurat. Supaya efisien, kamu perlu melakukan langkah-langkah di bawah ini dalam proses pengecekan stok.

Sesuaikan Jadwal Stock Opname dengan Sektor Bisnismu

Untuk menjaga keakuratan jumlah stok, kamu perlu melakukan pengecekan jumlah stok secara teratur. Ada bisnis yang mengecek jumlah stok aktual setahun sekali, biasanya sebelum pelaksanaan audit.

Lalu, ada juga bisnis yang melakukan perhitungan aktual stok barang setiap 3-4 bulan sekali atau setiap bulan. Kapan sebetulnya waktu ideal melakukan stock opname?

Jadwal pengecekan jumlah stok sebetulnya bisa berbeda-beda, tergantung karakter bisnis yang kamu jalankan. Sebut saja, bisnis kuliner yang bahan-bahannya cepat rusak dan menyusut perlu lebih sering mencocokkan jumlah stok. 

Untuk bisnis kuliner seperti kafe atau restauran, hitunglah stok setiap akhir shift atau seminggu sekali bila kamu ingin jumlah stok selalu akurat. Memang sedikit merepotkan, tetapi langkah ini baik bagi bisnis dalam jangka panjang. Jika kamu akan menghitung stok setiap hari, lakukanlah perhitungan stok bahan setelah close order.

Sedikit berbeda dengan barang-barang tahan lama seperti produk fesyen, mungkin kamu bisa menjadwalkan pengecekan stok setiap bulan atau setiap tiga bulan sekali.

Supaya hasil perhitungan akurat, kamu perlu menghentikan arus pergerakan barang selama proses perhitungan berjalan. Jadi, bagi bisnis yang item barangnya banyak, kamu mungkin perlu menutup gerai selama beberapa jam saat jadwal pengecekan stok.

Pertimbangkan Metode Cycle Counting

Cycle counting atau partial stock-takes adalah metode perhitungan stok secara terus-menerus atau perhitungannya dicicil. Jadi, alih-alih menghitung seluruh stok dalam satu waktu, kamu menghitung setiap barang satu per satu secara rutin.

Sebagian orang menganggap metode ini lebih efektif. Selain itu, cara ini dianggap akan mengurangi risiko kebingungan saat proses perhitungan stok sebab jenis barang yang perlu dihitung setiap waktunya tidak banyak.

Metode ini juga banyak dipilih pemilik usaha sebab gerai tidak perlu ditutup dan operasional bisnis bisa tetap berjalan saat proses perhitungan berlangsung. Nah bila kamu mau menerapkan metode cycle counting, perhitungan stok perlu dilakukan setiap hari. 

Tandai Setiap Kardus atau Rak Penyimpanan

Bila stok barang mudah dikenali karena kemasannya jelas, langkah ini tidak terlalu esensial. Namun, kita tahu di antara barang yang dibeli bisnis, mungkin beberapa barang datang dalam kemasan kardus cokelat yang sepintas tampak sama. 

Dalam kasus demikian, kamu perlu menandai setiap kardus agar mudah dikenali isinya. Apabila bisnismu mempunyai stok yang banyak, rak-rak penyimpanan juga sebaiknya ditandai atau diberi label nama barang.

Penandaan ini tak hanya memudahkanmu mengenali barang, tetapi juga memudahkan kamu menemukan barang-barang yang mungkin terpisah dari kategorinya. Kita tahu, jika barang terpencar-pencar risiko kekeliruan dalam perhitungan jumlah stok aktual cukup tinggi. 

Beri Tanda Stok yang Sudah Dihitung

Saat proses perhitungan stok, kekeliruan riskan terjadi. Karena itu, sebaiknya kamu menandai stok barang yang sudah dihitung agar tidak terhitung ulang.

Selain ditandai sudah dihitung, sebaiknya stok dicek waktu pengadaannya, apalagi bila barang-barang yang kamu jual mempunyai masa kedaluwarsa. Pindahkan posisi barang yang sudah dihitung dan pengadaannya lebih awal ke tempat penyimpanan yang mudah dijangkau.

Dengan begitu, stok tersebut akan lebih dahulu dijual sehingga bisnis terhindar dari kerugian akibat barang kedaluwarsa.

Di samping itu, kamu juga sebaiknya selalu melakukan double check agar perhitungan stok akurat. Bila karyawan yang bertugas lebih dari satu orang, sebaiknya double check dilakukan oleh orang yang berbeda. 

Manfaatkan Digital Tools

Banyak bisnis mengalami ‘bocor halus’ akibat pengelolaan stok yang kurang rapi. Penjualan terasa baik, tetapi laba tidak seberapa. Pemilik usaha kerap tidak menyadari biaya atau kerugian akibat stok yang rusak, terutama pada bisnis kuliner.

Maka dari itu, kamu perlu mengupayakan pengelolaan stok optimal, salah satunya dengan stock opname. Namun, pengecekan jumlah aktual stok juga perlu nilai atau data rujukan yang akurat. Inilah pentingnya kamu memanfaatkan digital tools seperti aplikasi POS yang dilengkapi fitur inventory.

Dengan begitu, penambahan dan pengurangan stok selalu tercatat secara real time. Jadi, saat proses perhitungan aktual stok, kamu tinggal mencocokkan data saja. Yuk, rapikan pengelolaan inventory-mu sekarang dengan aplikasi majoo!