9 Macam-macam Map Lengkap dengan Kegunaannya

Macam map dan kegunaannya untuk menyimpan dokumen biasanya dirancang tergantung dengan tujuan penyimpanannya.

Setiap kebutuhan penyimpanan yang berbeda, berbeda pula jenis map yang digunakan. Meski berbeda, berbagai macam map ini tujuannya tetap sama, yakni melindungi dokumen agar tetap terjaga dengan baik.

Baca juga: 25 Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Bisnis di Semua Bidang

Map Digunakan Untuk Apa?

Macam map dan kegunaannya juga sebagai folder atau berkas biasanya digunakan untuk berbagai tujuan penting pengarsipan. 

Map dokumen dianggap sebagai alat esensial dalam manajemen informasi berbasis kertas untuk menjaga dokumen tetap rapi, aman, dan mudah diakses.

Fungsi utama map dokumen adalah sebagai pengorganisasian, penyimpanan, dan perlindungan dokumen.

Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Mengorganisir Dokumen: Map membantu mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, proyek, tanggal, nama, atau kriteria lainnya. Ini mencegah dokumen berserakan dan memudahkan pencarian saat dibutuhkan.

2. Menyimpan Dokumen: Baik untuk arsip jangka pendek maupun jangka panjang, map menyediakan wadah fisik untuk menyimpan lembaran-lembaran kertas, laporan, surat, faktur, atau catatan penting lainnya.

3. Melindungi Dokumen: Map melindungi dokumen dari kerusakan fisik seperti terlipat, sobek, kotor, basah, atau debu. Beberapa jenis map juga menawarkan perlindungan lebih terhadap cairan atau faktor lingkungan lainnya.

4. Memudahkan Akses dan Pencarian: Dengan dokumen yang terorganisir rapi di dalam map, Anda atau orang lain dapat dengan cepat menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa harus mengubrak-abrik tumpukan kertas. Ini meningkatkan efisiensi kerja.

5. Profesionalisme: Menggunakan map yang rapi dan terorganisir memberikan kesan profesionalisme, terutama saat menyerahkan dokumen penting kepada klien, kolega, atau atasan.

6. Efisiensi Ruang: Beberapa jenis map dirancang untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan, misalnya map gantung yang pas di lemari arsip atau box file yang menampung banyak ordner.

Daftar Macam-macam Map Beserta Kegunaan dan Harganya

Macam map dan kegunaannya memiliki berbagai jenis yang dirancang untuk tujuan penyimpanan dan pengorganisasian yang berbeda. 

Pemilihan jenis map dokumen ini sangat bergantung pada volume dokumen, frekuensi akses, kebutuhan perlindungan, dan sistem pengarsipan yang kalian gunakan.

Berikut adalah beberapa macam map dokumen yang umum digunakan beserta kegunaannya dan harga di pasaran:

1. Stopmap / Ordner / Lever Arch File (Map Tebal dengan Tuas Pengunci) - Rp 15.000 - Rp 60.000:
   
   

• Kegunaan: Untuk menyimpan dokumen dalam jumlah besar yang perlu diarsip secara permanen atau semi-permanen. Tuas pengunci memungkinkan dokumen dijepit kuat agar tidak bergeser. Cocok untuk laporan tahunan, dokumen proyek besar, atau arsip penting yang jarang dibuka.

• Ciri: Terbuat dari karton tebal atau plastik keras, memiliki mekanisme tuas logam untuk menjepit dokumen berlubang. Ukuran umumnya F4 atau A4 dengan punggung lebar.

2. Odner / Ring Binder (Map Cincin) - Rp 15.000 - Rp 45.000:
   
   

• Kegunaan: Mirip dengan stopmap, tetapi menggunakan cincin (2, 3, atau 4 cincin) untuk menjepit dokumen berlubang. Lebih fleksibel dalam menambah atau mengurangi halaman dibandingkan stopmap. Cocok untuk materi presentasi, catatan kuliah, atau dokumen yang sering diperbarui.

• Ciri: Terbuat dari karton atau plastik, memiliki mekanisme cincin logam atau plastik. Ukuran bervariasi, dari A5 hingga A3.

3. Map Plastik / Clear Holder (Map Transparan dengan Kantung Plastik) - Rp 8.000 - Rp 30.000:
   
   

• Kegunaan: Untuk menyimpan dokumen agar terlindung dari debu, air, atau sobekan, tanpa perlu melubanginya. Setiap lembar dokumen dimasukkan ke dalam kantung plastik transparan. Ideal untuk presentasi, portofolio, atau menyimpan sertifikat.

• Ciri: Terbuat dari plastik bening, memiliki puluhan kantung plastik di dalamnya yang terjilid.

4. Map Amplop / Expanding File / File Akordeon - Rp 10.000 - Rp 70.000 :
   
   

• Kegunaan: Untuk menyimpan berbagai jenis dokumen secara terpisah dalam beberapa sekat atau kompartemen. Sekat-sekatnya bisa diperluas seperti akordeon. Sangat cocok untuk mengorganisir tagihan bulanan, dokumen perjalanan, atau kategori dokumen yang berbeda dalam satu wadah.

• Ciri: Memiliki beberapa sekat atau kompartemen di dalamnya, bisa terbuat dari plastik atau karton, sering dilengkapi dengan kancing atau karet pengikat.

5. Map Snelhecter / Fastener File (Map Jepit Plastik/Logam) Rp 2.000 - Rp 20.000:
   
   

• Kegunaan: Untuk menjepit dokumen berlubang dalam jumlah sedang. Jepitan (fastener) terbuat dari plastik atau logam yang dimasukkan melalui lubang dokumen. Cocok untuk proposal, laporan singkat, atau dokumen proyek yang cukup tebal tetapi belum perlu diarsip permanen di ordner besar.

• Ciri: Berbentuk map tipis dari karton atau plastik, memiliki alat jepit plastik atau logam di bagian tengah.

6. Map L / Clear Folder / Letter Folder (Map Lipat L) Rp 500 - Rp 5.000:
   
   

• Kegunaan: Untuk menyimpan dokumen tunggal atau beberapa lembar dokumen agar tidak tertekuk atau kotor. Bentuknya seperti huruf 'L' saat dibuka, sehingga dokumen bisa langsung dimasukkan tanpa perlu dilubangi atau dijepit. Ideal untuk membawa dokumen dalam rapat, mengirim surat, atau melindungi sertifikat.

• Ciri: Berbentuk lembaran plastik transparan atau berwarna dengan satu sisi dan sisi bawah yang tertutup, membentuk kantung berbentuk 'L'.

7. Map Gantung / Hanging File Folder - Rp 5.000 - Rp 15.000:
   
   

• Kegunaan: Dirancang khusus untuk digantung di dalam laci filing cabinet. Dokumen dimasukkan ke dalam map ini dan map tersebut digantung pada rel sehingga mudah diakses dan diurutkan secara vertikal. Cocok untuk arsip aktif di kantor.

• Ciri: Terbuat dari karton tebal dengan pengait logam di sisi atas untuk digantung. Biasanya memiliki tab untuk menulis label kategori.

8. Box File / Arsip Box (Kotak Arsip) - Rp 8.000 - Rp 50.000:
   
   

• Kegunaan: Untuk menyimpan stopmap atau odner dalam jumlah banyak, atau tumpukan dokumen lepas yang sudah tidak terlalu aktif. Digunakan untuk pengarsipan jangka panjang.

• Ciri: Berbentuk kotak karton tebal atau plastik, bisa dilipat atau permanen, sering dilengkapi lubang jari untuk menariknya dari rak.

9. Map Berkas / Manila Folder / File Folder (Map Dokumen Biasa) - Rp 500 - Rp 3.000:
   
   

• Kegunaan: Map paling sederhana untuk menyimpan dokumen tunggal atau beberapa lembar. Biasanya digunakan sebagai pembatas dalam hanging file atau untuk mengelompokkan dokumen sebelum dimasukkan ke dalam stopmap/ordner.

• Ciri: Terbuat dari karton tipis (manila paper) atau kertas tebal, tanpa mekanisme jepitan, sering memiliki tab untuk penulisan label.

Kesimpulan

Macam map dan kegunaannya juga sebagai folder atau berkas biasanya digunakan untuk berbagai tujuan penting pengarsipan. 

Sedangkan untuk pencatatan laporan keuangan dalam perusahaan yang baik dan efisien, aplikasi keuangan seperti majoo juga bisa menjadi solusi yang memudahkan. Aplikasi ini membantu pelaku bisnis dalam mencatat pengeluaran, memantau arus kas, dan merencanakan anggaran dengan lebih efisien.

Dengan menggunakan majoo, kalian bisa fokus mengembangkan usaha tanpa khawatir bingung dalam mengelola keuangan. Yuk mulai mengelola keuangan atau bisnis kalian dengan majoo.

.