Absen adalah: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Sistem Absensi

Absen adalah istilah yang sering kali diartikan secara keliru. Dalam banyak situasi, istilah absen kerap disebutkan untuk merujuk kehadiran atau daftar hadir.

Padahal, bila kita menilik pengertian absen, misalnya di Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), artinya sangat jauh berbeda. 

Karena itu, mari simak pembahasan di bawah ini untuk memahami soal absen lebih dalam lagi, termasuk kaitannya dengan sistem absensi dalam bisnis.

Pengertian Absen

Sebagian dari kamu mungkin menganggap bahwa absen memang berarti kehadiran atau daftar hadir. Salah satu penyebabnya mungkin karena semasa duduk di bangku sekolah, kamu kerap mendengar seruan, “Ayo isi absen dulu!”

Pengertian absen di KBBI adalah tidak masuk atau tidak hadir. Istilah ini dapat diterapkan dalam berbagai konteks, misalnya tidak masuk sekolah, tidak hadir di seminar, tidak masuk kerja, dan lain-lain.

Selain absen, kamu juga mungkin kerap mendengar istilah absensi. Tak jauh dari definisi absen, absensi dalam KBBI diartikan sebagai 'ketidakhadiran'. Melihat pengertian ini, kini kita tahu mengisi 'daftar absensi' merupakan pernyataan yang kurang tepat.

Di banyak perusahaan pun, tak sedikit tim HRD yang menyebutkan istilah 'absen' atau 'absensi' ketika membahas daftar kehadiran karyawan. Nah, beberapa dari kamu mungkin bertanya, kalau istilah tersebut tidak tepat, lalu apa istilah yang benar untuk menyatakan kehadiran?

Kembali pada informasi di KBBI, istilah yang menyatakan kehadiran ialah presensi. Dengan kata lain, daftar hadir atau daftar kehadiran karyawan sebetulnya lebih tepat disebut daftar presensi.

Tujuan Absen

Dalam konteks ini, yang dimaksud tujuan absen adalah manfaat atau tujuan dari pencatatan data ketidakhadiran karyawan. Data kehadiran dan ketidakhadiran karyawan tentu bukan hanya dibutuhkan untuk dokumentasi perusahaan. 

Tim HRD atau pemilik usaha akan lebih mudah mengelola hak karyawan serta mengawasi kinerja karyawan bila ada data kehadiran karyawan. Jadi, apa saja tujuan pencatatan data ketidakhadiran atau absensi karyawan? Berikut ini penjelasannya.

Mendata Kehadiran Karyawan

Salah satu tujuan utama dibuatnya daftar presensi ialah mencatat data karyawan yang hadir dan absen. Pencatatan ini akan menjadi dasar bagi HRD atau pemilik usaha dalam pemenuhan hak karyawan serta penilaian performa kerjanya. 

Sebut saja, jumlah absen yang banyak menjadi salah satu pertimbangan HRD saat akan menyatakan seorang karyawan lulus probation atau tidak. 

Baca juga: Probation Adalah Fase Penting dalam Pekerjaan, Apa Artinya?

Tak hanya itu, untuk pekerja dengan perhitungan upah harian, absen juga berarti pengurangan nominal gaji.

Dasar Perhitungan Gaji Karyawan

Seperti telah disebutkan dalam poin sebelumnya, pendataan absen juga berguna dalam perhitungan gaji karyawan, terutama karyawan yang sistem penggajiannya dihitung secara harian.

Tentu nominal gaji sangat bergantung pada kehadiran karyawan setiap harinya. Makin banyak karyawan tidak hadir atau absen, makin berkurang pula nominal gaji karyawan tersebut pada bulan berjalan.

Memantau Produktivitas Karyawan

Kehadiran karyawan dianggap berkaitan erat dengan produktivitas kerja. Maka dari itu, pencatatan data kehadiran karyawan salah satunya ditujukan untuk memantau produktivitas karyawan.

Sementara itu, produktivitas merupakan motor yang mendorong perusahaan bergerak lebih maju. Tidak heran bila data ketidakhadiran karyawan kerap menjadi sorotan di perusahaan.

Bahkan, tak jarang perusahaan memutuskan hubungan kerja dengan karyawan yang absen terus-menerus. Ketidakhadiran karyawan dianggap menurunkan produktivitas dan memperlambat perkembangan bisnis.

Mencegah Terjadinya Kecurangan

Karakter karyawan di sebuah perusahaan pasti beragam. Di antara karyawan yang bekerja mungkin tak semuanya memiliki integritas yang baik. Karena itu, risiko-risiko kecurangan selalu ada, termasuk kecurangan terkait kehadiran.

Tanpa adanya daftar presensi, ada karyawan yang mungkin merasa tak begitu diawasi sehingga tidak terlalu disiplin. Nah, salah satu tujuan pendataan absen ialah mencegah terjadinya kecurangan tersebut.

Pencatatan Administrasi Lebih Rapi

Database yang rapi sangat esensial untuk pengelolaan bisnis yang baik. Seperti yang sudah diketahui, database perusahaan memiliki cakupan yang luas, mulai dari data konsumen, data keuangan, hingga data karyawan.

Karena itu, pencatatan kehadiran pun termasuk hal esensial dalam bisnis. Dengan sistem presensi yang baik, tim HR perusahaan bisa mengerjakan berbagai hal dengan lebih efektif, misalnya menghitung gaji, menghitung atau memberikan persetujuan cuti, menghitung bonus karyawan, dan lain-lain.

Menghitung Sisa Cuti Karyawan

Tidak hanya menunjukkan karyawan yang hadir, data presensi juga menampilkan data karyawan yang cuti.

Dengan demikian, tim HR atau pemilik usaha dapat mengetahui sisa cuti setiap karyawan. Data ini akan menjadi dasar pengambilan keputusan untuk persetujuan cuti selanjutnya.

Sistem Absensi Karyawan

Seperti telah dibahas sebelumnya, istilah presensi tidak begitu lazim digunakan sehingga sistem pendataan kehadiran di perusahaan pun lebih sering disebut sistem absensi karyawan.

Secara umum, sistem absensi atau presensi terdiri dari dua jenis, yaitu sistem manual dan online.

Sistem manual adalah sistem pendataan kehadiran yang dilakukan dengan cara manual. Sebagai contoh, mencatat kehadiran dalam buku presensi, menuliskan bukti kehadiran di papan tulis, atau menandatangani kartu presensi.

Sementara itu, proses pencatatan kehadiran dengan sistem online terbilang lebih canggih dan melibatkan teknologi. Jenisnya cukup beragam, misalnya pencatatan kehadiran dengan mesin, website, atau aplikasi. 

Sistem-sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan masa kini. Untuk memahaminya, silakan simak pembahasan setiap jenis sistem tersebut dalam subjudul berikut ini.

Jenis Absen Karyawan

Perlu dipahami, jenis absen karyawan bukanlah jenis-jenis ketidakhadiran karyawan, melainkan jenis pencatatan yang digunakan untuk mendokumentasikan baik kehadiran maupun ketidakhadiran karyawan.

Jenis atau metode pencatatan tersebut kini makin berkembang. Dari yang semula hanya berupa pencatatan manual, kini sudah ada sistem presensi online berbasis website atau aplikasi. Mari kenali setiap jenis tersebut!

Pencatatan Kehadiran Manual

Jenis pencatatan kehadiran yang pertama tentu saja cara manual, yaitu pencatatan kehadiran yang dilakukan dengan cara mencatat.

Saat di sekolah atau kuliah, guru dan dosen memanggil satu per satu dan mencentang kolom di daftar presensi bila siswa yang bersangkutan hadir. Sementara itu, di perusahaan biasanya daftar kehadiran manual dilakukan dengan cara karyawan membubuhkan tanda tangan di daftar presensi.

Memang pencatatan kehadiran karyawan secara manual terbilang ekonomis sebab hanya bermodal buku. Namun, cara ini tidak begitu efektif. Selain kurang praktis, jenis absen karyawan manual punya risiko kecurangan yang besar.

Magnetic Card

Seiring berkembangnya teknologi, banyak perusahaan meninggalkan cara manual dan beralih ke magnetic card. Sesuai namanya, ‘pengisian’ daftar presensi cukup dilakukan dengan menempelkan atau menggesekkan kartu ke mesin.

Mesin tersebut akan mendeteksi data karyawan secara otomatis. Cara yang terasa modern dan mudah, bukan? 

Selain canggih dan mudah, penggunaan magnetic card juga dapat meminimalkan risiko terjadinya kecurangan karena kartu tersebut dibawa oleh setiap karyawan. Kartu absensi ini sering kali difungsikan juga sebagai tanda pengenal atau ID card karyawan.

Fingerprint

Fingerprint merupakan teknologi yang lebih baru dari magnetic card. Sesuai namanya, jenis pendataan kehadiran yang satu ini memanfaatkan fingerprint atau sidik jari sebagai konfirmasi kehadiran. 

Jadi, saat tiba di kantor, karyawan perlu menempelkan jarinya di mesin fingerprint dan mesin akan langsung mendata karyawan yang bersangkutan. Selanjutnya, mesin juga langsung mendokumentasikan data kehadiran tersebut di dalam sistem.

Karena menggunakan sidik jari, karyawan juga akan sulit untuk melakukan kecurangan. Maka dari itu, pendataan kehadiran jenis fingerprint dianggap lebih bisa diandalkan dibandingkan dengan dua jenis absen karyawan sebelumnya.

Website

Sekarang, terdapat juga pencatatan kehadiran yang berbasis website. Jenis presensi yang satu ini mungkin kebanyakan diterapkan untuk karyawan-karyawan yang bekerja secara remote.

Baca juga: Kenali Serba-Serbi Remote Working Lebih Dalam, Di Sini!

Karena menggunakan presensi berbasis website, karyawan dapat mengakses presensi dari mana saja. Biasanya, setiap karyawan mendapatkan username dan password. 

Informasi username dan password yang autentik tersebut menjadi basis konfirmasi dalam presensi website. Dengan kata lain, jenis presensi yang satu ini tergolong cukup akurat.

Berbasis Aplikasi 

Terakhir dan jenis pendataan kehadiran paling baru ialah pendataan berbasis aplikasi atau sistem e-absensi. 

Hampir mirip dengan presensi berbasis website, presensi berbasis aplikasi juga dapat diakses di mana saja. Bedanya, jenis presensi yang satu ini dapat diakses oleh karyawan melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Tentunya, aplikasi presensi harus sudah terinstal dalam gadget tersebut. Sistem presensi terkini ini sangat memudahkan perusahaan dan karyawan karena tidak membutuhkan mesin dan data pun tersimpan dengan baik.

Menariknya lagi, kini perusahaan bahkan tidak perlu aplikasi absensi khusus. Kini sudah ada aplikasi point of sale (POS) yang dilengkapi fitur absensi, lho. Penasaran? Cari tahu lebih lanjut di tautan ini!

Referensi:

• https://kerjoo.com/blog/arti-absen/ 
• https://balaibahasajateng.kemdikbud.go.id/2015/02/absen-absensi-dan-presensi/ 

Sumber Gambar: 

• Freepik.com