Action Plan: Definisi, Contoh, dan Cara Membuatnya!

Salah satu tips keberhasilan dalam menjalankan sebuah bisnis adalah dengan membuat action plan yang baik. Dengan adanya dokumen perencanaan ini, setiap orang yang memiliki kepentingan dalam perusahaan dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan lebih terarah.

Tak hanya itu, dokumen ini juga bisa memperlihatkan pekerjaan mana yang harus diprioritaskan terlebih dahulu. Dengan begitu, hal ini bisa memberi kemudahan bagi perusahaan untuk mengatur dan mengontrol pekerjaan, supaya bisa berjalan sesuai tujuannya. 

Apabila kamu ingin mengetahui informasi tentang action plan lebih jauh, simak penjelasannya berikut ini.

Baca Juga: Manfaat Proposal Usaha: Memperkuat Peluang Kesuksesan

Pengertian Action Plan

Lalu, apa yang dimaksud dengan action plan? Secara umum, action plan adalah dokumen yang berisi tugas hingga tahapan yang harus dilakukan dalam periode waktu tertentu.

Dokumen seperti ini biasanya digunakan sebagai pedoman untuk melakukan tugas dengan lebih efisien, guna mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam perusahaan. 

Action plan ini tidak hanya bisa digunakan sebagai acuan dalam melakukan pekerjaan oleh seorang individu saja, tapi juga digunakan oleh hal yang lebih besar lagi. Contohnya adalah membuat target kerja pada divisi yang ada di perusahaan, atau action plan bisnis untuk para klien perusahaan nantinya.

Manfaat Action Plan

Tidak hanya memudahkan dalam menjalankan pekerjaan, action plan pun memberi banyak manfaat lainnya, seperti:

1. Memberi Panduan dalam Bekerja

Dengan memiliki dokumen perencanaan ini, baik individu maupun pihak-pihak terkait dapat memahami tugas mana yang perlu diprioritaskan terlebih dahulu. Tentunya, hal ini dapat membantu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien.

2. Memberikan Motivasi Bekerja

Adanya action plan juga bisa meningkatkan motivasi dalam menyelesaikan pekerjaanya. Sebab, dokumen ini akan membuat pekerjaan menjadi lebih tertata dan terukur, sehingga siapapun bisa mengetahui pekerjaan mana yang sudah selesai atau yang harus segera diselesaikan.

3. Memberikan Struktur Pekerjaan yang Transparan

Manfaat lain dari adanya dokumen ini adalah bisa membantu kamu memahami detail pekerjaan yang mesti dilakukan. Dengan begitu, kamu tidak akan kesulitan untuk melanjutkan ke pekerjaan selanjutnya, karena sudah ada panduan yang bisa kamu ikuti alur kerjanya.

4. Memahami Prioritas Pekerjaan

Selain beberapa manfaat yang telah disebutkan di atas, kamu pun jadi lebih mudah untuk mengetahui prioritas dalam pekerjaan tersebut. Meskipun semua pekerjaan itu penting, pasti ada salah satu pekerjaan yang hasilnya dibutuhkan lebih cepat dibandingkan dengan pekerjaan lainnya.

Oleh sebab itu, keberadaan action plan ini akan sangat membantu untuk memilah pekerjaan-pekerjaan tersebut, untuk kemudian bisa diselesaikan lebih dulu.

5. Timeline Kerja yang Teratur

Manfaat terakhir adalah timeline kerja yang teratur. Memiliki dokumen ini sama halnya dengan mempunyai sistem yang akan membantu menyelesaikan pekerjaan agar tepat pada waktunya.

Biasanya, setiap pekerjaan mempunyai timeline atau batas waktunya masing-masing. Dengan membuat action plan, kamu jadi mengetahui pekerjaan mana yang belum dan telah diselesaikan, sehingga pekerjaan tersebut tidak akan terbengkalai.

Cara Membuat Action Plan

Berikut adalah beberapa tahapan yang bisa kamu lakukan untuk membuat action plan, di antaranya:

Menentukan Tujuan yang Ingin Dicapai

Tahapan pertama untuk membuat action plan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Kamu bisa mengaplikasikan metode SMART untuk membuatnya tujuan tersebut. Metode SMART tersebut di antaranya:

• Specific: Pada poin ini, kamu perlu memberikan definisi pekerjaan beserta tujuannya secara lebih detail.

• Measurable: Memastikan bahwa tujuan yang telah dibuat bisa diukur, sehingga kamu bisa memantau sejauh mana progres pekerjaan tersebut dilakukan.

• Attainable: Buat tujuan yang realistis dengan keuangan perusahaan, penggunaan sumber daya, pengalaman, dan lain sebagainya.

• Relevan: Pastikan tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan perusahaan.

• Time-bound: Tentukan tenggat waktu dari setiap target atau tujuan yang kamu buat, sehingga kamu memiliki motivasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Buat Daftar Tugas yang Harus Dikerjakan

Siapkan daftar tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum membuat action plan. Kamu bisa membuatnya lebih terperinci, dengan membaginya menjadi target-target yang lebih kecil.

Kamu juga perlu memastikan, bahwa target yang kamu buat merupakan target yang bisa dicapai dan tentunya berhubungan dengan kebutuhan perusahaan. Libatkan pihak-pihak terkait agar tugas yang dibuat dapat dipahami dengan baik sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

Buat Rincian Rencana dan Prioritas Tugas yang Harus Dikerjakan

Pastikan setiap rencana dan tugas tersebut dibuat dengan lebih detail. Kamu bisa membaginya ke dalam tabel-tabel dan menjelaskannya secara lengkap.

Dengan instruksi yang jelas, kamu dan pihak-pihak terkait bisa mengerjakan pekerjaan tersebut dengan cara yang efisien. Hal ini juga bisa mendukung pencapaian tujuan bisnis dengan efektif dan tepat sasaran.

Pahami Sumber Daya yang Dimiliki

Tahapan selanjutnya adalah perlunya memahami keterampilan dan kemampuan yang dimiliki oleh perusahaan. Tak hanya itu, kamu juga perlu mempertimbangkan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tugas dalam perusahaan. 

Pastikan seluruh sumber daya yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan dan keadaan yang sebenarnya. Kemudian, lakukan evaluasi pada sumber daya yang kurang diperlukan agar penggunaannya bisa lebih efektif.

Hal ini dilakukan supaya kamu bisa menentukan, siapa yang akan bertanggung jawab terhadap sumber daya yang dibutuhkan, seperti perlatan kerja, uang, hingga kebutuhan personilnya.

Memvisualisasikan Action Plan

Ada baiknya untuk membagikan rancangan action plan ini dalam bentuk bagan, tabel, atau diagram. Dengan visualisasi seperti itu, diharapkan semua orang yang terlibat bisa lebih memahami setiap elemen yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 

Misalnya seperti tugas-tugas, sumber daya, hingga tenggat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Memantau dan Mengevaluasi

Jangan lupa untuk selalu memantau dan mengevaluasi perkembangan dari tugas-tugas yang dijalankan. Proses ini bertujuan untuk memastikan setiap tugas bisa selesai tepat pada waktunya. 

Namun, apabila ada hal yang terjadi di luar perhitungan, kamu bisa mencari tahu mengapa hal itu terjadi dan bagaimana solusi yang bisa dilakukan. Dengan begitu, perusahaan bisa meminimalisir kerugian yang mungkin diakibatkan dari keterlambatan-keterlambatan ini.

1. Contoh Action Plan Karir

2. Contoh Action Plan Bisnis

3. Contoh Action Plan Marketing

4. Contoh Action Plan Social Media Campaign

5. Contoh Action Plan Project Management

Kesimpulan

Seperti yang telah disampaikan di atas, bahwa action plan merupakan sebuah dokumen yang berisi rancangan tugas atau kegiatan yang mesti dikerjakan dalam kurun waktu tertentu.

Kehadiran dokumen ini bisa sangat membantu, baik bagi individu maupun perusahaan untuk menjalankan tugas-tugas mereka, hingga mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dalam membuat action plan juga tidak bisa sembarangan. Kamu harus memperhatikan banyak aspek yang akan mendukung seluruh kegiatan yang telah direncanakan. Oleh sebab itu, penting bagi kamu memahami kondisi diri ataupun perusahaan, dan membuat rancangan kegiatan secara detail dan transparan. 

Dengan begitu, seluruh pihak yang terkait dapat menjalankan tugasnya masing-masing secara lebih efektif dan efisien.

Salah satu media yang bisa kamu manfaatkan untuk memantau progres dari setiap tugas yang diberikan adalah apliasi majoo. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang akan memudahkan kamu menjalankan tugas secara online dan juga real time.

Tak hanya digunakan sebagai media inventori saja, fitur lainnya dari majoo juga bisa membantu mengelola kinerja karyawan, operasional, akuntansi perusahaan, hingga menjaga hubungan antara perusahaan dengan para konsumennya.

Oleh karena itu, aplikasi ini akan sangat membantu kamu untuk mengontrol bisnis dengan cara yang lebih mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Coba majoo sekarang!