Apa Itu Briefing? Ketahui Manfaat, Tujuan, dan Contohnya

Jika sebuah perusahaan memiliki kebiasaan atau budaya kerja yang baik, perusahaan tersebut tentu mampu menjaga kinerja dan produktivitasnya. Salah satu kebiasaan kecil yang dapat dilakukan adalah melakukan briefing. Percaya tidak percaya, kegiatan komunikasi antara dua orang atau lebih ini mampu meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawannya.

Istilah briefing sendiri memiliki sebutan yang cukup beragam. Sebab, briefing tidak selalu dilakukan di pagi hari (morning briefing). Pada dasarnya, kegiatan ini bisa dilakukan kapan pun sebelum memulai kerja, baik pagi, siang, sore, malam atau sesuai dengan jam kerja yang berlaku.

Saat ini, istilah briefing tentu sudah tidak asing lagi di dunia kerja. Walau demikian, tidak sedikit masyarakat awam yang masih asing dengan istilah ini. Sebenarnya, apa itu briefing? Apa manfaat dan tujuan dari briefing yang dilakukan sebelum memulai kerja? Bagaimana contoh kalimat briefing yang baik?

Langsung saja, yuk temukan jawaban dari berbagai pertanyaan mengenai briefing melalui artikel ini.

Apa Itu Briefing?

Morning briefing atau briefing pagi adalah sebuah pengarahan yang diberikan kepada karyawan, anggota suatu kelompok, ataupun perkumpulan masyarakat yang akan mengadakan kegiatan tertentu. Pada dasarnya, briefing berasal dari bahasa Inggris, yaitu “brief” yang mempunyai makna ringkasan atau memberikan penjelasan. Oleh sebab itu, kegiatan briefing dilakukan untuk memberikan penjelasan terhadap orang lain terkait dengan tugas atau hal-hal yang harus dilakukan sesuai dengan rencana kerja atau rencana kegiatan.

Selain itu, briefing juga dilakukan untuk mensosialisasikan kegiatan, aturan, dan kebijakan baru dan belum diketahui oleh anggota kelompok yang bersangkutan. Dengan demikian, briefing sangat diperlukan agar para anggota dapat memahami dengan baik kegiatan, aturan, atau kebijakan baru yang telah ditetapkan. Akan tetapi, briefing sering kali dipandang sebelah mata, sepele. Padahal, jika tidak mengikuti briefing dengan baik, pemahaman mengenai informasi yang disampaikan tentu tidak maksimal dan anggota kelompok yang bersangkutan rawan melakukan kesalahan.

Baca juga: Apa Itu Webinar? Simak Arti hingga Kelebihannya di Sini!

Manfaat dan Tujuan Briefing Adalah

Sering disepelekan oleh sebagian orang, briefing yang dilakukan manfaat dan tujuan sebagai berikut:

1. Menyatukan Tujuan Bersama

Tidak hanya menyampaikan informasi kepada para anggota yang bersangkutan, salah satu manfaat dan tujuan briefing adalah menyamakan persepsi antara satu anggota dengan anggota lainnya agar dapat mencapai tujuan bersama. Hal ini tentu menjadi hal yang sangat penting. Sebab, jika setiap anggota memiliki persepsi yang berbeda tentu akan menimbulkan perpecahan. Untuk menghindari hal tersebut, briefing dapat dilakukan dengan mengadakan dialog terbuka. Dalam kesempatan tersebut, para anggota dapat mengemukakan pendapat untuk didiskusikan bersama hingga menghasilkan sebuah visi dan misi yang disepakati.

2. Meningkatkan Komunikasi

Selain menyatukan tujuan bersama, selanjutnya manfaat dan tujuan briefing adalah untuk meningkatkan komunikasi antar anggota. Melalui briefing, para anggota memiliki kesempatan untuk bertemu dalam satu tempat yang sama dan berkomunikasi secara intens. Dalam kesempatan tersebut, para anggota dapat bertanya, mengemukakan pendapat, dan juga memberikan saran terhadap pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini membuat setiap anggota bisa berkomunikasi dengan anggota yang lainnya agar tujuan bersama bisa dicapai dengan baik.

3. Membangun Pikiran Positif

Setiap orang tentu memiliki pikiran yang berbeda, baik positif maupun negatif. Pikiran negatif dari salah satu anggota kelompok tentu berbahaya karena bisa memecah belah persatuan dan kesatuan. Oleh sebab itu, briefing diperlukan untuk menstimulasi pikiran positif setiap anggota. Melalui briefing, semua kesalahpahaman dapat diluruskan dijelaskan secara gamblang. Hal ini bertujuan untuk menjaga keseragaman visi dan misi agar tidak ada lagi anggota yang memiliki prasangka yang buruk terhadap aturan atau ha-hall yang sudah ditetapkan.

4. Menggali Adanya Ide Kreatif

Selanjutnya, manfaat dan tujuan briefing adalah untuk menggali berbagai ide kreatif dari para anggota. Dalam kesempatan tersebut setiap anggota bebas mengemukakan pendapat dan menyampaikan ide dimiliki. Selanjutnya, berbagai pendapat dan ide kreatif tersebut akan didiskusikan dan dipertimbangkan bersama.

5. Mendeteksi Adanya Masalah yang Muncul

Dalam sebuah briefing, proses audiensi juga sangat diperlukan. Hal ini bertujuan untuk mendengarkan keluhan dari para anggota kelompok dan juga mendeteksi adanya masalah. Oleh sebab itu, briefing sangat dianjurkan untuk dilakukan agar berbagai masalah dapat dipecahkan bersama. Di sisi lain, kesempatan ini juga dapat dimanfaatkan untuk mempererat hubungan para anggota.

Baca juga: Riset Pemasaran: Definisi, Fungsi, serta Contohnya

Contoh Kalimat Briefing

Banyak sekali contoh kegiatan briefing yang dapat dilakukan. Dalam lingkup pekerjaan, salah satu contoh briefing adalah memberikan pengarahan kepada para karyawan baru. Dalam pengarahan tersebut terdapat beberapa informasi yang bisa disampaikan, seperti tugas karyawan, peraturan perusahaan, serba-serbi gaji, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan perusahaan. Dalam kesempatan yang sama, karyawan baru juga bisa memberikan pertanyaan seputar hal-hal yang belum dipahami. Tujuan akhir dari briefing ini adalah adanya kesepakatan antara kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan.

Sementara itu, contoh briefing di luar lingkup pekerjaan adalah briefing untuk suatu kegiatan yang melibatkan banyak orang dalam suatu kelompok, seperti briefing panitia pelaksana kegiatan 17 Agustus. Dalam briefing tersebut, informasi yang bisa disampaikan meliputi jalannya kegiatan, tugas masing-masing panitia, anggaran yang digunakan untuk kegiatan, dan lain sebagainya. Tujuan akhir dari briefing ini adalah adanya pemahaman yang sama di antara seluruh panitia.

Sebelum disampaikan, perusahaan perlu menyiapkan informasi apa saja yang akan disampaikan dalam briefing. Secara garis besar briefing dimulai dengan pembuka, isi, dan penutup. Dikutip dari Ames Boston, berikut contoh kalimat briefing yang bisa diikuti:

Bagian Pembuka:

“Sebelum briefing pagi hari ini diawali, mari kita berdoa menurut kepercayaan masing masing. Hallo. Selamat pagi semuanya! Bagaimana kabarnya? Mudah-mudahan tetap semangat ya, karena beberapa dari kalian sudah mendapatkan jadwal libur.”

Bagian Isi:

“Dari hasil minggu sebelumnya hotel kita mendapati banyak sekali kemajuan mulai dari revenue, tingkat hunian, maupun kepuasan pelanggan. Saya turut senang mendapatkan report mingguan kemarin dan saya harap kinerja seperti ini harus tetap dimaksimalkan. Namun meski demikian ada beberapa hal yang perlu saya sampaikan untuk masing-masing divisi, jadi mohon diperhatikan dengan seksama untuk bisa dikaji lagi demi mencapai target kita bersama. Mulai dari seksi marketing….”

Bagian Penutup:

“Oke, Saya rasa briefing untuk pagi ini kelihatannya segera kita cukupkan ya. Yang penting dan harus selalu diingat adalah selalu berusaha yang terbaik, Sebab usaha yang terbaik pasti tidak akan mengkhianati hasil. Jadi bila kita mau berusaha dengan sebaik mungkin maka hasilnya pun pasti terwujud dengan baik. Keep fighting and focus untuk solusi dari hasil yang ini hari kita dapatkan. Mudah-mudahan dapat terwujud serta selalu dapat target untuk minggu ini. Selamat kerja.”

Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian, Indikator, & Contoh

Contoh Materi Briefing Pagi Singkat

Pada bagian contoh kalimat briefing di atas, kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan di perusahaan. Di bawah ini adalah contoh materi briefing pagi singkat yang bisa kamu gunakan jika waktu untuk briefing tidak tersedia cukup banyak. 

Pembukaan

Majoopreneurs bisa memulai dengan pembukaan penuh semangat dan jangan lupa tanyakan kabar para peserta briefing agar suasana lebih hangat dan bersemangat.

Evaluasi dan Informasi

Setelah pembukaan, briefing dimulai dengan evaluasi pekerjaan sebelumnya. Evaluasi dan informasi sangat diperlukan agar seluruh karyawan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dan isu terkini yang beredar saat ini.

Target dan Pencapaian

Pada sesi target dan pencapaian, tugas team leader untuk menjabarkan target setiap divisi dan mengecek masalah yang membuat target tidak tercapai dan dibahas pada rapat terpisah mengenai solusi dari masalah ini bersama dengan divisi lainnya.

Motivasi Semangat Kerja dan Harapan 

Motivasi bisa dilakukan dengan menceritakan pengalaman pribadi, berbagi mengenai tip dan trik perusahaan lainnya, bisa juga mengenai kompetitor, hingga kisah orang sukses lainnya.

Bagaimana Cara Briefing?

Perlu trik sederhana tapi cukup mengena agar peserta briefing dapat menangkap maksud dan tujuan diadakannya briefing pagi. Di bawah ini adalah cara-cara briefing pagi.

1. Mengetahui Hal yang Akan Disampaikan

Hal paling utama yang harus diperhatikan oleh team leader adalah perlunya mengetahui apa saja yang akan disampaikan dalam briefing pagi. Terutama mengenai visi serta misi perusahaan. 

Tentu saja setiap team leader atau supervisor atau manager pasti tahu visi misi perusahaan. Sayangnya masih sangat jarang yang memahami maksud dari visi misi perusahaannya. Kalau atasannya tidak memahami hal tersebut dengan mendalam, bagaimana bawahannya akan paham?

Inilah yang sering disepelekan oleh team leader. Padahal memahami visi misi perusahaan secara mendalam dapat membantu team leader untuk memberikan motivasi kerja yang tepat pada karyawan sehingga menciptakan kultur kerja yang baik.

2. Membuat Sapaan Ramah dan Penuh Semangat

Bagian pembuka briefing pagi sangat berpengaruh terhadap efektivitasnya pada karyawan. Tetap tunjukkan kewibawaan sebagai seorang team leader, tetapi jangan sampai membuat suasana menjadi terlalu serius dan menegangkan. Agar pagi menjadi semangat, berikan sapaan pembuka yang ramah dan penuh semangat. Dengan begitu, mood karyawan akan menjadi lebih baik sehingga mudah bagi mereka untuk menerima materi briefing.

3. Menarik Karyawan dalam Kondisi Alfa State (Santai)

Briefing pagi yang efektif dilakukan dalam kondisi santai. Namun bukan berarti dengan diselingi banyak candaan. Namun buatlah briefing pagi dengan kondisi yang tenang dan tidak tegang. Seperti misalnya dengan menambahkan cerita-cerita motivasi kerja, atau menambahkan inspirasi pagi yang singkat.

4. Menyampaikan dengan Kalimat Positif

Briefing pagi juga diharapkan dapat memberikan motivasi pada karyawan untuk semangat bekerja di hari itu. Oleh karenanya, bakar semangat mereka dengan menyampaikan materi menggunakan kalimat-kalimat positif. Sebisa mungkin hindari penggunaan kata atau kalimat yang berkonotasi negatif, terlebih yang bermakna sindiran atau yang bertujuan menyudutkan.

5. Sampaikan Misi  Kamu dengan Teknik M-P-L

Mirroring, yaitu menganggap yang kamu ajak berbicara adalah diri sendiri. Jadi kamu dapat menghitung apakah suara dan intonasi kamu jelas bagi kamu sendiri?

Pitching, yakni menyelaraskan kondisi kamu dengan anak buah kamu. Lihat mata mereka serta sesuaikan bahasa kamu dalam bahasa atau tingkat pengetahuan mereka. Jangan sampai karena hanya ingin dipandang lebih luar biasa atau lebih intelektual lalu kamu memakai bahasa yang susah dan asing untuk mereka.

Leading, yakni memperlihatkan kekuatan bertanggung jawab memimpin dalam team. Di sini bukan memperlihatkan jika kamu perkasa dan segalanya. Namun perlihatkan jika kamu siap dengan penampilan kamu.

6. Membuka Sesi Tanya Jawab

Kamu sudah tahu bahwa briefing bermanfaat untuk membangun komunikasi terbuka antara atasan dengan bawahan, maupun antar karyawan. Itu sebabnya, setelah menyampaikan materi briefing, persilakan para karyawan untuk mengungkapkan opini atau pertanyaan mereka. Hal ini akan membuat briefing menjadi lebih efektif karena secara tidak langsung juga dapat membangun relasi yang baik antar anggota.

7. Memanfaatkan Waktu Sebaik Mungkin

Briefing pagi umumnya dilakukan dalam durasi cukup singkat. Karena waktunya terbatas, maka pergunakan waktu tersebut seefisien mungkin. Jangan terlalu bertele-tele, sampaikan secara tepat sasaran, serta berikan kesempatan pada karyawan untuk mengutarakan pendapat terhadap permasalahan yang ada. Briefing pagi yang dilakukan dalam durasi yang lama justru akan membuat karyawan jenuh dan menurunkan mood bekerja hari itu.

Penutup

Sekian pembahasan mengenai briefing, mulai dari apa itu briefing, manfaat dan tujuan briefing adalah, serta susunan contoh kalimat briefing yang biasa digunakan. Walau sering kali dianggap sepele, nyatanya briefing memiliki tujuan dan manfaat bagi kelancaran pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan. Selain topik tentang briefing dan seputar pekerjaan, kamu juga bisa menambah wawasan dengan membaca berbagai artikel mengenai ekonomi, strategi pasar, digital marketing, dan lain sebagainya di sini.

Jangan ragu untuk memilih majoo yang setia menemani langkahmu dalam bekerja dan membangun bisnis milikmu.. Dalam aplikasi majoo, terdapat berbagai fitur praktis dan menarik yang dapat disesuaikan dengan segala kebutuhanmu. Belum berlangganan? Yuk, sekarang!