Apa Itu Biaya Administrasi pada Bisnis? Simak di Sini, Yuk!

Ketika mengelola bisnis, umumnya perusahaan memiliki berbagai jenis pengeluaran. Salah satu dari pengeluaran tersebut adalah biaya administrasi yang sangat berkaitan dengan operasional bisnis, misalnya persediaan, gaji karyawan, perawatan alat, sewa bangunan, hingga biaya pajak. 

Dengan memahami dan melacak pengeluaran ini, tentunya membuat perkiraan keuangan bisnis menjadi lebih akurat. Di dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lengkap tentang pengertian hingga contoh biaya administrasi, lho! Let’s go! 

Pengertian Biaya Administrasi

Biaya administrasi bank dalam konteks akuntansi umumnya diterapkan oleh bank sebagai biaya administrasi atas saldo atau tabungan yang disimpan yang kemudian dibebankan kepada pemilik rekening. 

Namun, istilah ini berbeda dengan biaya administrasi pada bisnis yang mencakup semua aktivitas bisnis atau perusahaan. Beban administrasi atau administrative expense, digunakan untuk kegiatan produksi, penjualan produk, dan aspek lain yang terkait dengan piutang wesel. 

Tujuan dari adanya biaya administrasi ini untuk menghasilkan keuntungan bagi pemilik usaha di masa mendatang dan memberikan manfaat lain kepada konsumen, ya. 

Baca Juga: Biaya Provisi adalah: Pengertian, Contoh, Tujuan

Fungsi Biaya Administrasi

Fungsi biaya administrasi pada dasarnya terkait dengan perencanaan dan kebijakan di dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengontrol pengeluarannya. 

Dengan menerapkan fungsi pencatatan biaya, perusahaan harus memantau dua hal, yaitu pengawasan efektif dan efisien. Pengawasan ini berguna untuk memonitor pengeluaran produksi dan kegiatan pemasaran. Di sisi lain, pengawasan dalam produksi sangat bermanfaat untuk mengoptimalkan hasil produk. 

Dengan menerapkan biaya administrasi dengan baik, perusahaan dapat meningkatkan jumlah produk yang dihasilkan dan mengoptimalkan kemampuan setiap karyawan. 

Di bagian marketing, juga memiliki keterkaitan biaya administrasi yang signifikan, terutama dalam hal pengeluaran dana. Oleh karena itu, perusahaan harus berupaya keras untuk memasarkan produknya sebanyak mungkin kepada pelanggan. Cara ini lebih krusial ketika melakukan pemasaran langsung pada pelanggan, karena biaya administrasi terus diperlukan. 

Di era media sosial yang beragam, perusahaan tetap membutuhkan biaya administrasi, lho! Oleh karena itu, sangat diperlukan efisiensi dan efektivitas agar biaya yang dikeluarkan dalam bagian pemasaran perusahaan dapat digunakan secara tepat. 

Komponen Biaya Administrasi

Biaya administrasi juga memiliki komponen penting di dalamnya. Apa saja komponen-komponen tersebut? Simak, di bawah ini yuk! 

1. Biaya Tetap

Biaya tetap ini ditentukan untuk periode mendatang berdasarkan periode sebelumnya  dan harus sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh direksi atau manajemen perusahaan. Biaya tetap ini, misalnya depresiasi dan gaji karyawan. 

2. Biaya Variabel

Biaya variabel ditentukan untuk periode mendatang berdasarkan tarif biaya pada periode sebelumnya. Perbedaannya dengan biaya tetap adalah adanya perubahan harga. Biaya variabel ini, seperti peralatan untuk bisnis dan peralatan habis pakai lainnya. 

3. Biaya Semi Variabel

Biaya semi variabel ditentukan untuk periode mendatang berdasarkan analisis terhadap biaya tersebut. Biaya ini memiliki karakteristik campuran antara biaya tetap dan variabel. Biaya semi variabel ini seperti pemeliharaan gedung. 

Baca Juga: Mari Berkenalan dengan Fixed Cost dan Variable Cost!

Faktor Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi pada Bisnis

Menurut beberapa sumber data dan informasi, ada beberapa faktor yang dapat kamu gunakan untuk menyusun anggaran biaya administrasi, antara lain: 

1. Rencana Penjualan

Rencana penjualan mencakup jumlah barang yang direncanakan untuk dijual oleh perusahaan dari masing-masing jenis barang selama periode yang akan datang, biasanya per bulan. 

2. Rencana Produksi

Rencana produksi terkait dengan jumlah barang yang direncanakan untuk diproduksi oleh perusahaan dari masing-masing jenis barang dalam periode yang akan datang, umumnya per bulan. 

3. Standar Biaya Administrasi

Standar biaya ini mencakup biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok administrasi dan telah ditetapkan oleh perusahaan. Standar biaya ini penting untuk mengontrol efisiensi kinerja karyawan. 

4. Sistem Pembayaran Upah

Sistem pembayaran upah yang telah ditentukan oleh perusahaan, terutama yang terkait dengan bagian administrasi. 

5. Metode Depresiasi

Biaya depresiasi yang terkait dengan aktiva tetap dan telah ditetapkan oleh perusahaan.

6. Metode Alokasi Biaya

Untuk membagi distribusi biaya yang awalnya merupakan satu kesatuan biaya bersama (joint cost) ke dalam kelompok-kelompok biaya sesuai dengan tempat biaya itu terdapat. 

Beberapa faktor yang terlibat dan bisa memengaruhi penyusunan anggaran biaya, yakni anggaran penjualan, anggaran unit yang diproduksikan, berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan, sistem pembayaran upah (gaji), depresiasi, dan alokasi biaya. 

Cara Menghitung Biaya Administrasi

Setelah kamu mengetahui pengertian, fungsi, dan komponen penting biaya administrasi, kamu juga perlu mengetahui besaran biaya administrasi bisnismu, bukan? Jadi, kamu bisa melakukan langkah-langkah berikut ini, ya. 

1. Periksa semua pengeluaran

Mulailah dengan menyusun daftar lengkap semua pengeluaran yang terkait dengan operasional perusahaanmu. Pastikan daftar ini mencakup semua pengeluaran, termasuk yang mungkin tidak langsung terkait dengan biaya administrasi, sehingga tidak ada detail biaya yang terlewat. 

2. Kategorikan setiap biaya

Setelah mendapatkan daftar pengeluaran, identifikasi dengan cermat biaya-biaya yang termasuk dalam kategori administrasi. Pastikan setiap biaya telah tercatat dengan jumlah yang akurat, serta mencatat periode waktu yang sesuai untuk setiap pengeluaran. 

3. Memperhatikan pembelian yang jarang dilakukan

Selain mengingat pengeluaran berulang seperti pembayaran listrik dan pengadaan kantor, ada kemungkinan kamu telah melakukan pembelian administratif yang jarang dilakukan. Pastikan untuk meninjau catatan pembelian kamu dan memastikan semua pengeluaran, ongkos, dan pembelian yang relevan sudah termasuk dalam perhitungan total. 

4. Menjumlahkan totalnya

Tambahkan semua biaya administratif secara keseluruhan. Pastikan kamu menghitung periode waktu yang akurat untuk setiap pengeluaran. Misalnya, jika kamu menghitung biaya administrasi untuk kuartal pertama tahun ini, pastikan untuk menggandakan biaya bulanan yang berulang, sehingga mengakomodasi pembayaran yang terjadi setiap bulan dibandingkan dengan pengeluaran tunggal. 

5. Menemukan jumlahnya

Jumlahkan semua biaya administratif dan pengeluaran individual. Angka total ini akan menjadi representasi akurat dari pengeluaran administrasi bisnismu. Data ini dapat sangat bermanfaat untuk keperluan anggaran, estimasi, perencanaan pajak, dan dapat diintegrasikan sebagai komponen penting dalam laporan laba rugi triwulanan atau tahunan perusahaan kamu. 

Contoh Biaya Administrasi

Misalnya, jika Perusahaan ABC mengeluarkan Rp40.000.000 setiap bulan untuk listrik dan mencatatnya sebagai biaya administrasi, perusahaan tersebut mungkin mengalokasikan biaya tersebut sesuai dengan luas bangunan yang ditempati masing-masing departemen. Jadi berapa biaya administrasinya? 

• Fasilitas produksi dengan luas bangunan 2.000 m²

• Fasilitas manufaktur dengan luas bangunan1.500 m²

• Kantor akuntansi dengan luas bangunan 750 m²

• Kantor penjualannya dengan luas bangunan 750 m²

• Perusahaan ini menempati 5.000 m².

Tagihan listrik dapat dialokasikan sebagai berikut:

• Produksi: Rp16.000.000 atau (2.000 / 5.000) x Rp40.000.000

• Manufaktur: Rp12.000.000 atau (1.500 / 5.000) x Rp40.000.000

• Akuntansi: Rp6.000.000 atau (750 / 5.000) x Rp40.000.000

• Penjualan: Rp6.000.000 atau (750 / 5.000) x Rp40.000.000 

Kesimpulan

Nah, dapat disimpulkan bahwa biaya administrasi adalah pengeluaran yang diperlukan untuk menopang kelancaran kegiatan suatu bisnis, tapi tidak terkait secara langsung dengan produksi produk atau jasa tertentu. Tingkat biaya administrasi akan selalu dikeluarkan dalam menjalankan kegiatan bisnis.

Selain itu, pengeluaran administrasi seringkali menjadi prioritas pemotongan anggaran karena tidak memiliki dampak langsung pada fungsi bisnis utamanya perusahaan.

Manajemen juga memiliki kemampuan untuk mengalokasikan beban administratif ke berbagai unit bisnis berdasarkan persentase pendapatan, beban, atau parameter ukuran lainnya yang relevan.

Jadi, kamu bisa lebih mudah menangani biaya administrasi dan tugas akuntansi lainnya dengan memanfaatkan fitur akuntansi yang ada di aplikasi majoo.

Aplikasi majoo dirancang dengan teknologi cloud storage yang memiliki tingkat keamanan tinggi, memastikan bahwa semua data keuanganmu aman dan memungkinkan kamu untuk melakukan kegiatan akuntansi dengan nyaman.

Dengan menggunakan aplikasi majoo, setiap pebisnis dapat secara otomatis, cepat, dan akurat menghasilkan laporan keuangan seperti laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan neraca, dan lebih dari 30 jenis laporan keuangan lainnya. 

Selain itu, aplikasi majoo juga dilengkapi dengan berbagai fitur bermanfaat lainnya yang dapat membantu kamu meningkatkan efisiensi bisnis, termasuk fitur POS, CRM, inventory, toko online, dan banyak lagi. Dengan begitu, kamu dapat lebih fokus dalam menjalankan dan mengembangkan bisnismu.

Penasaran dengan aplikasi majoo? Ayo gunakan sekarang juga secara gratis selama 14 hari dengan klik link ini, ya.

Sumber Data:

https://www.investopedia.com/terms/a/administrative-expenses.asp