Bukti Transaksi Intern Adalah Hal Penting. Apa Itu?

Setiap aktivitas yang mengubah kondisi finansial bisnis disebut transaksi. Untuk setiap transaksi perlu ada bukti transaksi. Nah, bukti transaksi intern adalah salah satu jenis bukti transaksi yang penting dalam keuangan perusahaan.

Di samping bukti transaksi internal, terdapat pula bukti transaksi eksternal. Namun, pembahasan kita kali ini akan dibatasi pada bukti transaksi intern saja.

Sebelum kita membahas lebih jauh soal bukti transaksi intern, mari ketahui terlebih dahulu pengertian bukti transaksi.

Apa yang Dimaksud dengan Bukti Transaksi?

Secara singkat, bukti transaksi adalah catatan atau rekapan seluruh kegiatan transaksi pada suatu bisnis. Bukti transaksi berperan untuk mencegah timbulnya masalah keuangan di kemudian hari.

Karena itu, catatan ini menjadi pegangan staf keuangan atau tim akuntan, terutama untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan. Adapun manfaat pencatatan bukti transaksi secara lebih rinci, antara lain:

• Meminimalkan risiko terjadinya kekeliruan dalam pencatatan akuntansi

• Dasar pencatatan akuntansi

• Mencegah adanya pencatatan ganda dalam pengumpulan data keuangan bisnis

• Transaksi bisa diketahui oleh pihak yang bertanggung jawab

• Sumber informasi keuangan yang valid

Itulah pengertian dan manfaat bukti transaksi secara umum. Bagaimana dengan bukti transaksi internal? Mari simak pembahasannya di bawah ini!

Baca Juga: Bukti Transaksi adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Tujuan

Mengenal Bukti Transaksi Internal

Seperti telah disebutkan sebelumnya, ada dua jenis bukti transaksi, yaitu internal dan eksternal.

Bukti transaksi intern adalah bukti atau catatan untuk transaksi yang hanya melibatkan pihak internal perusahaan. Jadi, transaksi yang dimaksud tidak ada kaitannya dengan pihak luar.

Transaksi-transaksi internal, di antaranya pengambilan barang dari gudang, penggunaan perlengkapan, pemakaian bahan baku, penyusutan aset atau aktiva, dan lain-lain.

Walaupun transaksi identik dengan aktivitas yang mengubah kondisi keuangan perusahaan, tetapi seperti terlihat pada contoh kegiatan transaksi di atas, transaksi internal tak hanya melibatkan keuangan, tetapi juga pertukaran barang.

Berbeda dengan bukti transaksi intern, bukti transaksi eksternal menjadi bukti dalam transaksi yang melibatkan pihak di luar perusahaan. Jadi, bukti transaksi ekstern diperlukan dalam transaksi dengan berbagai pihak, mulai dari vendor atau supplier, reseller, hingga konsumen.

Tak hanya itu, berikut ini beberapa perbedaan bukti transaksi intern dan ekstern.

• Pihak-pihak yang terlibat

Seperti yang sudah diketahui, transaksi internal hanya melibatkan satu pihak, yaitu tim bisnis atau perusahaan sendiri. Sementara itu, transaksi eksternal jelas melibat pihak lain di luar bisnis atau perusahaannmu.

• Pertukaran sumber daya

Berhubung transaksi internal hanya terjadi di dalam suatu perusahaan, umumnya tidak ada pertukaran sumber daya. Berbeda dengan transaksi eksternal yang melibatkan proses pertukaran sumber daya antara beberapa pihak.

• Efeknya terhadap kas bisnis

Karena transaksi internal hanya melibatkan satu bagian atau departemen dalam suatu perusahaan, umumnya transaksi tersebut tidak memberikan efek pada arus kas bisnis. Namun, pada transaksi eksternal yang melibatkan pertukaran sumber daya, tentu kas perusahaan terpengaruh oleh transaksi tersebut.

• Faktor pendorong transaksi

Biasanya, transaksi internal terjadi karena fungsi-fungsi internal bisnis. Supaya fungsi internal bisnis berjalan, perlu ada transaksi di dalam bisnis. Berbeda sekali dengan transaksi eksternal yang dipicu oleh aktivitas bisnis antara perusahaan dengan pihak lain.

Baca Juga: Bukti Transaksi Perusahaan: Pengertian dan Jenis

Fungsi Bukti Transaksi Internal

Bisnis umumnya melibatkan banyak orang dalam operasionalnya. Sebagai lembaga yang terdiri dari banyak orang, perlu ada catatan atau dokumen yang berfungsi untuk memantau berbagai kegiatan bisnis.

Terutama pemantauan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan keuangan dan keluar masuknya barang. Seperti telah kita bahas sebelumnya, dokumen tersebut dikenal sebagai bukti transaksi.

Fungsi bukti transaksi internal ialah sebagai bukti resmi transaksi-transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Dengan kata lain, transaksi internal telah dicatat secara memadai untuk dasar pembuatan laporan keuangan.

Sebelum era digital, kamu mungkin akan menerima kertas, misalnya kuitansi, yang berisi nominal transaksi dan pembayaran yang kamu lakukan. Umumnya, kuitansi atau nota tersebut mungkin kamu terima saat berbelanja atau membayar sesuatu seperti iuran sekolah atau cicilan rumah.

Nah, di dalam perusahaan pun demikian. Ada memo-memo tertulis sebagai validasi terjadinya suatu transaksi dalam perusahaan, misalnya pemberian slip gaji.

Namun pada era digital seperti saat ini, bukti transaksi baik internal maupun eksternal tidak harus berupa kertas lagi. Sistem pembayaran yang canggih telah menciptakan bukti pembayaran softcopy.

Staf keuangan hanya perlu mengirimkan bukti transaksi internal melalui email atau platform digital lainnya. Walaupun bentuknya berupa soft file, bukti transaksi tersebut tetap sah dan dapat menguatkan transaksi.

Tanpa bukti transaksi internal, transaksi di dalam bisnis bisa dianggap tidak pernah terjadi. Jika dirangkum dalam beberapa poin, fungsi bukti transaksi internal, antara lain:

• Alat untuk memudahkan konfirmasi bahwa transaksi di dalam perusahaan telah terjadi.

• Menyediakan informasi tentang staf yang terlibat dalam transaksi.

• Catatan resmi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.

• Menghindari pencatatan ganda.

• Mengurangi kesalahan petugas dalam melakukan pencatatan keuangan.

Contoh Bukti Transaksi Internal

Sampai sini kita sudah mengetahui bahwa bukti transaksi intern adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bagian keuangan atau departemen lainnya kepada pihak internal perusahaan.

Apa saja contoh bukti transaksi tersebut? Mari simak contoh bukti transaksi internal di bawah ini.

Memo

Memo adalah bukti pencatatan antar bagian atau manajer dalam perusahaan yang ada dalam lingkungan internal perusahaan. 

Umumnya, memo berupa pesan sederhana yang dikirimkan secara terbatas, yaitu di bagian internal perusahaan. 

Karena pesannya sederhana, pesan dalam memo biasanya langsung ke topik pembicaraan. Adapun unsur-unsur yang 

Memo biasanya hanya berisi pesan-pesan sederhana yang langsung ke topik pembicaraan. Unsur-unsur yang umumnya ada dalam penulisan memo, di antaranya:

• Nomor memo

• Tanggal memo

• Nama pengirim memo

• Nama penerima memo

• Subjek memo

• Isi memo

Jika dilihat sepintas, unsur sebuah memo secara umum hampir mirip dengan unsur-unsur dalam surat resmi. 

Perbedaannya terletak pada jumlah kata, yaitu jumlah kata dalam memo lebih sedikit daripada surat resmi.

Salah satu contoh memo ialah pesan dari atasan kepada akuntan yang berisi permintaan untuk mempersiapkan gaji karyawan yang belum dibayar.

Kuitansi

Secara sederhana, kuitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan setelah proses transaksi. 

Biasanya, kuitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak yang melakukan transaksi.

Dalam perusahaan, kuitansi mungkin tidak dibuat sebagai bukti pembayaran layaknya yang terjadi pada transaksi dengan pihak luar. Akan tetapi, kuitansi mungkin saja menjadi bukti transaksi internal, misalnya saat ada pengambilan barang untuk operasional internal perusahaan.

Invoice

Dalam transaksi yang dilakukan secara kredit, biasanya dibuat invoice sebagai bukti terjadinya transaksi. Invoice biasanya berisi informasi tentang aktivitas transaksi sampai rincian pembayaran yang perlu dilakukan.

Invoice memang lebih lazim menjadi bukti transaksi eksternal. Namun, beberapa bisnis dengan banyak cabang memerlukan invoice sebagai bukti transaksi intern. 

Sebagai contoh, bisnis yang memberlakukan adanya gudang pusat dan gerai cabang membeli barang dari gudang tersebut secara kredit. Dalam kasus seperti ini, invoice dapat menjadi contoh bukti transaksi internal.

Itulah pembahasan seputar bukti transaksi intern yang akan mencerminkan akuntabilitas bisnismu. Karena itu, pastikan kamu membuat dan mendokumentasikan bukti transaksi intern dengan rapi, ya!

Sumber Data: 

• https://www.ireappos.com/news/bukti-transaksi-adalah/ 

• https://www.sap-express.id/blog/bukti-transaksi-pengertian-manfaat-dan-jenisnya/#:~:text=1.,dari%20kegiatan%20internal%20sebuah%20bisnis.

• https://kumparan.com/kabar-harian/bukti-transaksi-intern-dan-ekstern-dalam-keuangan-1wo9ylR2ncA/full

• https://www.linkedin.com/pulse/bukti-transaksi-internal-apa-saja-manfaat-dan-by-digiprimatera/