Bukti Transaksi adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Tujuan

Di dalam sebuah bisnis, baik kecil maupun besar, transaksi adalah suatu hal yang lazim terjadi. Suatu kejadian bisa disebut sebagai transaksi apabila telah terjadi perubahan pada faktor finansial di bisnis tersebut. Perubahan ini bisa dalam bentuk berkurang atau bisa juga bertambah nilainya. 

Perubahan yang terjadi saat terjadinya transaksi ini sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan sebuah bisnis atau perusahaan. Beberapa contoh kegiatan transaksi di dalam sebuah bisnis, antara lain: menjual produk, membeli bahan produksi, membayar gaji, serta membayar beberapa tanggungan bisnis lainnya.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) transaksi adalah bentuk persetujuan jual-beli dalam kegiatan perdagangan antar pihak pembeli dan juga pihak penjual. Di mana, objek pengukurannya dapat dinilai dengan nilai mata uang, serta dapat memengaruhi laporan keuangan yang dibuat dalam sistem akuntansi. Pencatatan atas kegiatan transaksi tersebutlah yang biasanya dikenal dengan bukti transaksi.

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap seluruh kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis. Bukti transaksi memiliki peran penting dalam mencegah munculnya permasalahan dalam hal keuangan di waktu yang akan datang.

Bukti transaksi yang sudah dicatat adalah pegangan untuk mempermudah tim akuntan perusahaan atau sebuah bisnis dalam menyusun laporan keuangan. Banyak manfaat yang bisa didapatkan dari adanya pencatatan bukti transaksi secara urut dan rutin. Selain bisa untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dalam sebuah transaksi yang sudah terjadi, bukti transaksi juga bisa mencegah terjadinya kesalahan dalam penghitungan finansial sebuah bisnis atau perusahaan.

Tujuan Bukti Transaksi

Adanya pencatatan transaksi dalam bentuk sebuah bukti transaksi bukan tanpa tujuan. Ada beberapa tujuan dari pencatatan transaksi, antara lain:

• Untuk memberikan informasi yang rinci dan detail mengenai perubahan pada sumber finansial sebuah bisnis atau perusahaan yang terjadi akibat adanya aktivitas usaha yang disebut transaksi.
• Untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber-sumber finansial, modal perusahaan, serta kewajiban yang harus dibayarkan.
• Untuk memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan untuk memperkirakan potensi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan kedepannya.
• Untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan yang relevan kepada pengguna laporan keuangan.
• Untuk menghindari terjadinya selisih atau kesalahan dalam pencatatan keuangan sebuah bisnis atau perusahaan. Dalam hal ini, seluruh bukti transaksi yang ada harus disimpan dengan rapi. 

Manfaat Bukti Transaksi

Selain memiliki beberapa tujuan tertentu, pencatatan kegiatan transaksi dalam sebuah bukti transaksi juga memiliki manfaat dan fungsi yang berperan penting dalam sebuah bisnis yang sedang dijalankan. Secara umum, manfaat dari bukti transaksi adalah:

• Dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau selisih dalam pencatatan akuntansi dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.
• Berfungsi sebagai dasar untuk pencatatan akuntansi,
• Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.
• Dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
• Bisa menjadi media yang berisikan data informasi keuangan.

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Secara garis besar, bukti transaksi terbagi menjadi dua kategori, yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan atau sebuah bidang bisnis. Transaksi yang terjadi biasanya dilakukan oleh pihak personalia perusahaan untuk keperluan internal. Transaksi yang dibuat maupun transaksi yang dikeluarkan semuanya berasal dan berdasarkan kebutuhan perusahaan. 

Contoh dari bukti transaksi internal, misalnya memo dari pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor, atau adanya perubahan nilai finansial karena penyusutan aset perusahaan, bisa juga kebutuhan perlengkapan kantor di berbagai divisi yang ada dalam perusahaan.

Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencatatan transaksi yang berlangsung antara pihak perusahaan dengan pihak dari luar perusahaan.

Contoh bukti transaksi eksternal ada bermacam-macam, misalnya kuitansi, faktur, cek, nota kredit, nota debet, dan lain sebagainya.

Transaksi Eksternal Adalah

Transaksi eksternal adalah kegiatan transaksi yang terjalin antar perusahaan dengan pihak lain di luar perusahaan atau pihak ketiga. 

Berbeda dengan bukti internal, bukti eksternal terjadi karena perusahaan melakukan transaksi akad jual beli dengan bisnis atau perusahaan lain. Contoh dokumen bukti eksternal yaitu kwitansi, faktur, dan nota kredit.

Transaksi eksternal juga mungkin terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak ketiga yang jumlahnya lebih dari satu.

Pihak ketiga yang dimaksud adalah individu atau badan perusahaan yang telah menjalin kerja sama dan mempunyai kepentingan tertentu dengan pihak perusahaan.

Pihak ketiga tersebut mencakup vendor, supplier, distributor, partner bisnis, reseller, dan juga agen.

Transaksi eksternal antara pihak perusahaan dan pihak ketiga ini  biasanya terjadi dalam bentuk pertukaran sumber daya yang dimiliki oleh dua pihak tersebut dan melibatkan keuangan perusahaan.

Contoh Bukti Transaksi

Contoh bukti transaksi ada banyak, berikut ini adalah contoh bukti transaksi baik dari transaksi internal dan juga eksternal.

• Memo

Memo adalah suatu tulisan atau catatan yang singkat, padat, jelas serta mudah dipahami. Memo biasanya hanya terdiri dari maksimal sepuluh baris kata dan tidak boleh lebih. Memo termasuk dalam contoh bukti transaksi internal.

Memo biasanya hanya berisi pesan-pesan sederhana yang langsung ke topik pembicaraan. Beberapa unsur yang umumnya terdapat dalam penulisan memo, antara lain:

• Nomor memo
• Tanggal
• Nama Pengirim
• Nama Penerima
• Subjek memo
• Isi memo

Unsur-unsur yang ada di sebuah memo secara umum hampir mirip dengan unsur-unsur yang dimiliki dalam penulisan surat resmi. Perbedaannya hanya terletak pada jumlah kata yang mengimplikasikan bahwa memo memiliki jauh lebih sedikit kata jika dibandingkan dengan surat resmi.

Contoh dari memo misalnya adalah pesan dari  atasan kepada pihak akuntan mencatat dan mempersiapkan gaji pegawai yang masih harus dibayar pada akhir periode.

• Nota Kredit

Nota kredit adalah sebuah dokumen yang digunakan oleh seseorang dalam membuktikan telah terjadinya pengurangan piutang usaha. Penurunan piutang usaha ini biasanya terjadi disebabkan oleh pengembalian barang dagang dari pembeli atau akibat adanya penurunan harga.

Sedangkan penurunan harganya sendiri bisa terjadi akibat dari ketidaksesuaian atau kerusakan barang serta kualitas yang berbeda dari ekspektasi awal pembeli. 

Nota kredit adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual dan berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli. Untuk itulah, nota kredit semestinya ditandatangani oleh penjual untuk mengurangi piutang usaha yang nantinya akan ditagihkan kepada pembeli.

• Nota Debet

Nota debet adalah bukti transaksi dalam bentuk permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak). 

Nota debet merupakan dokumen bukti terjadinya suatu pengurangan utang usaha yang disebabkan oleh adanya pengembalian barang dagang atau penurunan harga yang dibuat oleh pembeli.

Biasanya nota debet memiliki 2 salinan. Satu lembar dipegang oleh pembeli dan lembar yang lain dipegang oleh penjual. Nota debet hanya akan dikembalikan saat barang sudah kembali pada pembeli.

• Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual pada pembeli atas penjualan barang secara tunai. Berbeda dengan nota kredit dan debit yang berhubungan dengan utang piutang antara kedua belah pihak, nota kontan adalah contoh bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual setelah pembelinya melakukan pelunasan atas barang yang dibeli melalui pembelian langsung. 

Nota kontan juga biasanya dibuat dengan menggunakan salinan minimal dua rangkap. Nota asli diberikan kepada pembeli, sementara salinannya disimpan oleh penjual untuk catatan atau arsip.

• Faktur

Faktur atau invoice adalah berkas tertulis mengenai barang yang dijual, baik jumlah dan harganya. Faktur biasanya dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli. Faktur berfungsi sebagai bahan pertimbangan pembeli untuk meneliti barang-barang yang dibelinya. 

Ciri utama faktur pada umumnya adalah memuat informasi detail mengenai nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pesanan, syarat pembayaran, keterangan mengenai barang seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang dan jumlah harga.

Fungsi utama faktur sebagai bukti transaksi adalah dengan menjadi media pencatatan bagi setiap barang atau produk yang dideskripsikan dengan benar serta sesuai dengan kondisi yang ada, lengkap, dan tidak rancu. Hal ini dilakukan untuk menghindari komplain ketika terdapat ketidaksesuaian barang yang diterima oleh pembeli.

• Kuitansi

Kuitansi adalah salah satu dari macam-macam bukti transaksi yang dibuat hanya pada saat penerimaan sejumlah uang. Berbeda dengan faktur yang merupakan bukti transaksi antara penjual dan pembeli, kuitansi adalah bukti tanda terima uang atau bukti bahwa telah diterimanya sejumlah uang. 

Kuitansi biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang untuk kemudian diserahkan kepada pihak yang telah melakukan pembayaran.

Kuitansi terdiri dari dua rangkap, satu rangkap dari kuitansi akan dipegang pembeli/pihak yang membayar dan satunya lagi dipegang oleh penjual/yang menerima pembayaran. 

• Cek

Contoh bukti transaksi berikutnya adalah cek. Cek merupakan sebuah perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di suatu bank, dengan maksud agar bank tersebut membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada si pembawa cek tersebut. 

Umumnya cek terdiri dari 2 bagian yaitu bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut. Sedangkan sebelah kanan cek adalah bagian yang diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran cek tersebut. 

Salah satu fungsi lain dari cek itu adalah untuk mengambil uang di rekening giro serta sebagai nilai tukar selain mata uang.

• Bilyet Giro

Bilyet giro termasuk dalam salah satu contoh bukti transaksi eksternal. Bilyet Giro adalah surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain.

Seringkali bilyet giro dianggap sebagai kebalikan dari cek karena fungsinya yang berbeda dan bertolak belakang antara satu dengan yang lainnya.

• Bukti Setoran Bank

Bukti transaksi lainnya adalah bukti setoran bank. Bukti setoran bank merupakan catatan transaksi berupa lembar slip setoran yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat melakukan setoran uang ke bank, seperti untuk tabungan atau investasi.

• Bukti Kas Masuk

Bukti transaksi yang satu ini adalah dokumen tertulis terkait penerimaan uang (kas) yang disertai oleh buktinya. Bukti tersebut biasanya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan sekaligus sebagai data pengarsipan. 

Kas yang masuk di sini bisa berasal dari uang tunai yang dibayarkan oleh konsumen dalam bentuk cicilan, bunga, jenis investasi, dan sebagainya.

• Bukti Kas Keluar

Bukti transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas atau pembayaran disebut bukti kas keluar. Kas dikeluarkan untuk membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor. 

Contoh bukti transaksi kas ini berisi keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti tersebut dapat digunakan oleh pihak akuntan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dalam jumlah kecil.

• Rekening koran

Rekening koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya dan dipakai untuk dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. 

Rangkuman

Setelah membaca artikel di atas, sekarang kita rangkum bersama seputar bukti transaksi.

1. Bukti Transaksi Apa Saja?

   Berikut ini merupakan beberapa jenis bukti transaksi yang dapat kamu ketahui.

   • Faktur penjualan
   • Faktur pembelian
   • Faktur pajak
   • Nota retur
   • Kas masuk
   • Kas keluar
   • Setoran bank
   • Kwitansi
   • Bukti memorandum
   • Bukti cek

2. Apa yang Dimaksud dengan Bukti Transaksi dan Apa Fungsinya?

   Bukti transaksi internal dan eksternal adalah dokumen penting dalam menjalankan bisnis.

   Kedua bukti tersebut sangat dibutuhkan dalam proses pembukuan dan penyusunan laporan keuangan yang rapi dan terkontrol di dalam sebuah perusahaan.

   Bukti transaksi ini juga dijadikan sebagai bukti penguat bahwa transaksi benar-benar terjadi dan bisa dipertanggungjawabkan. Jika ada bukti transaksi, tentunya kamu bisa mencegah terjadinya fraud yang bisa merugikan bisnis kamu.

   Fungsi bukti transaksi adalah untuk memastikan keabsahan transaksi yang dicatat. Bila terjadi masalah seputar transaksi keuangan, maka fungsi bukti transaksi dapat digunakan sebagai rujukan.

3. Bukti Transaksi Internal Apa Saja?

   Memo adalah bukti transaksi internal yang hanya digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi di dalam sebuah perusahaan. Itu artinya, memo ini tidak dibagikan ke pihak eksternal perusahaan.

   Meskipun kegiatan transaksi terjadi antara pihak internal di dalam suatu perusahaan, bukti transaksi internal tersebut harus tetap ada dan dicatat dengan baik dengan tanda tangan penanggung jawab departemen terkait.

   Biasanya, bukti transaksi internal akan berbentuk catatan kecil atau memo internal yang di dalamnya berisi perintah dari pihak atasan ataupun permintaan dari rekan kerja antar departemen.

   Pada umumnya, memo digunakan untuk transaksi seperti penggunaan persediaan, bahan baku, dan kas.

Penutup

Setelah kamu mengetahui pengertian dari transaksi sekaligus bukti transaksi serta peran pentingnya dalam perjalanan sebuah bisnis, maka selayaknya kamu juga mulai untuk mencoba mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam bisnis kamu dengan rapi dan detail. 

Pada umumnya, sebuah perusahaan atau bisnis memerlukan tenaga akuntan untuk membantu melakukan pencatatan transaksi tersebut dan mengumpulkan serta menyimpan seluruh bukti transaksi yang ada. Termasuk juga menggolongkan mana yang merupakan bukti transaksi internal dan mana yang bukti transaksi eksternal.

Namun, keperluan akan adanya tenaga akuntan ini cukup menghabiskan biaya bagi perusahaan. Apalagi bagi bisnis yang masih masuk dalam skala kecil.

Kabar baiknya, saat ini perusahaan atau bisnis yang kamu miliki bisa menggunakan bantuan aplikasi akuntansi online yang akan membantu melakukan pencatatan kapanpun dan dimanapun transaksi terjadi. Aplikasi keuangan seperti Majoo ini memiliki fitur lengkap yang membuat kamu seolah-olah memiliki tenaga akuntan yang berkualitas tinggi tapi dengan bayaran yang sangat minim.

Kamu cukup mengunduh aplikasinya dan mulai berlangganan, maka seluruh kemudahan pencatatan transaksi beserta bukti transaksi akan bisa kamu kendalikan dengan mudah dan praktis. Lalu, tunggu apa lagi? Segera berlangganan majoo sekarang juga, ya!