Cara Mengisi Buku Induk Barang Inventaris dan Kegunaannya

Tak perlu harus menunggu besar, UMKM perlu punya prinsip RAPI dalam menjalankan usahanya. Sekecil apa pun skala bisnisnya, kerapian adalah salah satu kunci kesuksesan pengembangan usaha.

Rapi administrasi, rapi prosedur, dan rapi pelaporan. Semua perlu dilakoni sejak bisnismu baru menetas sampai besar nanti.

Model dan bentuk administrasi bisa beragam, tapi harap diingat, nih, harus dibuat dengan rapi, sistematis, tertib, dan sederhana. Ini semua bertujuan agar semua tim dalam bisnismu dapat memeriksa dan mengendalikannya.

Salah satu indikator rapinya administrasi dari UMKM milikmu dilihat dari ada tidaknya buku induk barang inventaris.

Buku ini semacam “primbon” dari inventaris yang ada dan dimiliki oleh perusahaanmu.

Kamu tentu tak mau kan jika ada satu barang yang dibeli dengan modal usaha malah diklaim milik pribadi. Pastinya kamu pun tak ingin barang yang sudah dimiliki perusahaanmu tiba-tiba ‘raib’ entah ke mana hanya karena tak tercatat, bukan?

Nah, oleh karena itu, ayo kita pelajari bersama mengenai buku induk inventaris barang. Ini merupakan langkah awal dari pengamanan atas kepemilikan barang agar statusnya jelas dan bisa dilacak.

Baca juga: Mengetahui Pengertian dan Contoh Cash and Carry 

Apa Itu Buku Induk Barang Inventaris?

Ops, sebentar. Sebelum kita terjun langsung membahas mengenai buku induk barang inventaris, ada baiknya kamu mengenal beberapa istilah berikut ini:

• Inventaris adalah sebuah daftar yang memuat semua barang milik sebuah perusahaan atau institusi.
• Inventarisasi adalah proses penyusunan daftar barang yang dilakukan secara sistematis dan teratur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
• Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki suatu perusahaan atau institusi.
• Buku inventaris adalah buku yang berisi catatan terkait data lokasi, jenis, jumlah, ukuran, harga, tahun pembelian, asal barang, hingga angka barang.

Definisi Buku Induk Barang Inventaris

Nah, jika kamu sudah memahami istilah di atas, pertanyaannya lalu apa itu buku induk inventaris barang?

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang pernah dimiliki oleh suatu perusahaan.

Format Buku Induk Barang Inventaris

Penasaran bagaimana bentuknya? Sebenarnya, ya, hanya tabel seperti ini. Namun jika barangnya banyak mungkin akan jadi setebal buku dalam pencatatan manual.

(Sumber: pengadaan.web.id)

Barang yang Dicatat dalam Buku Induk Barang Inventaris

Memangnya, barang apa saja yang bisa dicatat di buku ini?

Buku induk barang inventaris digunakan untuk mendata dan mencatat semua barang yang dimiliki oleh perusahaan milikmu.

Jadi, bukan barang personal. Namun barang yang benar-benar dibeli dan digunakan dalam proses bisnismu.

Kamu ingat tidak, bahwa ada dua jenis barang dalam perusahaan.

1. Barang bergerak. Terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu:

• Barang habis pakai: barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Misalnya, pulpen, kertas, tinta printer, dan lain-lain.
• Barang tidak habis pakai: barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama. Misalnya, mesin printer, meja kerja, laptop, sofa, dan lain-lain.

2. Barang tidak bergerak. Barang yang tidak bisa dipindahkan dengan mudah dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang sangat lama. Biasanya barang ini bisa dimanfaatkan sebagai jaminan untuk memperoleh pinjaman atau kredit. Misalnya: gedung, tanah, pabrik, gudang, dan sebagainya.

Nah, hanya barang bergerak tidak habis pakai dan barang tidak bergerak yang dicatat di buku induk barang inventaris.

Apa Perbedaannya dengan Buku Golongan Inventaris?

Wah, apalagi nih. Jangan bingung, jika buku induk inventaris adalah buku yang mendata semua barang dalam bentuk apapun yang dimiliki perusahaan, maka buku golongan barang inventaris adalah buku pembantunya.

Membantu apa?

Buku golongan barang inventaris adalah buku yang membantu pencatatan barang inventaris menurut klasifikasi dan kode barang yang telah digolongkan sesuai ketentuan perusahaan.

Memangnya buat apa digolongkan? Ya itu tadi, membantu.

Agar mudah dan efisien dalam mencatat dan menemukan barang, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan karena tinggal searching kode. Kode ini digunakan sebagai pengganti nama atau uraian jenis barang.

Tapi ingat, buku ini dibuat setelah kamu merampungkan buku induk barang Inventaris, ya. Tentu saja karena dalam buku golongan barang inventaris akan ada nomor buku induk barang inventaris.

Begini penampakannya, kamu bisa lihat kan perbedaan kolomnya?

Bagaimana Cara Mengisi Buku Induk Barang Inventaris?

Oke, sekarang waktunya kamu belajar mengenai cara mengisi buku induk barang inventaris. Di dalam buku induk barang inventaris memuat apa saja? Agar kamu lebih paham, kita gunakan contoh buku induk barang inventaris yang sudah diisi, ya.

(Sumber: smkdamosdiary.com)

Kita mulai dari kolom paling kiri lalu terus sampai ujung kanan.

1. Nomor Urut. Pertama kamu harus mengisi kolom ini sesuai dengan urutan penerimaan barang. Sertakan juga bukti penyerahan barangnya, jika ada.
2. Tanggal Pembukuan. Tanggal yang kamu catat adalah tanggal saat kamu melakukan pendataan di buku ini.
3. Kode Barang. Kemudian, isi kolom ini dengan kode barang yang sudah ditentukan sesuai dengan aturan perusahaan.
4. Nama Barang. Tulis namanya sesuai dengan kaidah penulisan bahasa Indonesia yang baku agar mudah dimengerti.
5. Keterangan Barang. Kamu bisa menambahkan informasi penting tentang barang di kolom ini. Misalnya lokasi keberadaannya, merek, ukuran, dan spesifikasi barang.
6. Kuantitas. Kolom ini pastikan kamu isi dengan teliti. Tulis jumlah barang yang dengan melakukan cek sebelumnya. Pastikan kamu memasukkan jumlah untuk barang dengan spesifikasi yang benar-benar sama.
7. Nama Satuan. Isi dengan satuan yang berlaku untuk setiap barang. Misalnya gudang adalah unit. Satuan barang lainnya bisa ditulis pcs (buah), meter, ton, dan sebagainya.
8. Tahun Pembuatan. Lihat kemasan atau dokumen penunjang. Isi dengan tahun barang tersebut dibuat atau diadakan.
9. Asal Barang. Kolom ini diisi dengan sejarah penerimaan barang. Contohnya, hibah jika diberi, anggaran jika dibeli sendiri, dan lain-lain.
10. Kelengkapan Dokumen. Isi status dokumen dan kelengkapannya. Misalnya faktur pembelian, sertifikat, surat hibah, dan lain-lain.
11. Keadaan Barang. Penting untuk dicatat mengenai keadaan barang saat diterima. Misalnya bisa jadi barang baru, rusak, cacat, dan sebagainya.
12. Harga. Tulis harga barang sesuai dengan faktur pembelian saat penyerahan barang.
13. Keterangan. Isi kolom ini jika ada penjelasan tambahan yang ingin disertakan saja. Misalnya surat yang ternyata tidak lengkap atau jumlah yang tidak sesuai.

Mudah, kan? Kuncinya pengisian buku induk barang inventaris adalah dokumen yang lengkap dan pengecekkan barang yang cermat. 

Kegunaan Buku Induk Barang Inventaris

Apa yang terjadi jika bisnismu mengabaikan penyusunan buku induk barang inventaris?

Hal yang sangat mungkin terjadi adalah ketidakjelasan status barang dan tak bisa mengukur sejauh mana bisnismu berkembang, bukan? Skenario terburuknya adalah banyak barang yang tidak terdata hilang tanpa bisa terlacak.

Perkembangan bisnis tentu saja disertai dengan penambahan barang. Misalnya jika tahun kemarin kendaraan operasional yang dimiliki hanyalah 5 unit motor, tahun ini sudah punya tambahan 1 unit mobil.

Jika tidak dicatat, bisa-bisa ada pihak tak bertanggung jawab mengeklaim kepemilikan barang yang seharusnya punya perusahaan. Wah, jangan sampai, ya.

Rupanya tak cuma itu, fungsi buku induk barang inventaris lainnya adalah:

1. Informasi lengkap mengenai semua barang milik perusahaan.
2. Pedoman kepemilikan agar barang tak bisa diakui oleh perseorangan.
3. Bukti hitam di atas putih mengenai pengelolaan barang yang bisa dipertangggungjawabkan.
4. Memudahkan pengecekan barang. Baik itu mengenai kondisi, jumlah, lokasi, dan sebagainya.
5. Alat bantu dalam pengawasan masuk keluarnya barang di perusahaan.
6. Dokumen yang memudahkan saat adanya mutasi/penghapusan barang.

Sampai sini jelas bukan bahwa buku induk barang inventaris begitu vital keberadaannya demi pengembangan bisnismu.

Kendala Pembuatan Buku Induk Barang Inventaris

Ada beberapa kesalahan dalam proses penyusunan buku induk barang inventaris yang kerap dilakukan oleh banyak start-up.

Pelajari satu per satu agar kamu bisa antisipasi, ya.

1. Dibuat Secara Manual

Risiko pencatatan manual memiliki banyak risiko. Misalnya catatannya hilang atau rusak. Bahkan bisa jadi salah hitung sehingga data tidak sinkron.

Kesalahan ini mengakibatkan pengulangan proses pendataan. Kalau sudah begini, sayang waktu dan tenaga, bukan?

Yuk, beralih saja ke sistem inventaris yang punya penyimpanan cloud-based. Kerennya, tiap kali ada barang yang keluar dan masuk, sistem secara otomatis menjumlahkan ulang inventaris barangmu.

2. SDM yang Kurang Mumpuni

Staf yang melakukan inventarisasi harus teliti, hati-hati, penuh perhatian akan barang, dan jujur.

Jika kurang teliti akan akan melewatkan bagian penting saat pendataan atau salah hitung. Jika tidak hati-hati jadi kurang perhatian terhadap barang-barang jadi tanggung jawabnya.

3. Tempat Penyimpanan yang Buruk dan Berantakan

Proses pendataan menjadi lebih sulit dan memakan waktu lama jika penyimpanan barangnya tidak tertata dan sembarangan. Selain itu, barang juga lebih cepat berubah kondisi jika tak disimpan di tempat yang sesuai.

Hal ini akan mengubah data. Printer yang disimpan di dekat tempat basah dan lembap dalam waktu beberapa bulan statusnya tentu berubah dari kondisinya baik menjadi rusak.

Kondisi ini bisa diatasi dengan menandai lokasi penyimpanan, menggunakan rak yang sesuai untuk barang kecil, berikan label sesuai kode barang, dan sebagainya.

4. Pendataan Tidak Rutin

Jarang mendata barang inventaris akan menghambat penyusunan laporan inventaris dalam bisnismu. Jika jarang melakukan stock opname, kamu akan sulit memantau kondisi dan pergerakan barang.

Nah, pada akhirnya jika kamu sudah mengetahui kendala di atas maka kamu pun bisa melakukan langkah antisipasi. Misalnya dengan menyiapkan SDM yang terlatih dan memiliki etos kerja baik, serta staf yang memegang teguh prinsip bahwa pendataan adalah proses penting yang tidak bisa dilewatkan dalam pengembangan bisnis.

Baca juga: Yuk, Kenalan dengan Teknik Analisis Data Kualitatif! 

Kesimpulan

Memang, pada awalnya terlihat sangat repot karena harus mengecek, mendata, menghitung, dan mencatat semua barang yang ada di dalam bisnismu. Namun jika sudah dibuat untuk pertama kalinya, kamu dan tim hanya tinggal memperbaruinya secara berkala.

Pada akhirnya, seiring dengan perjalanan bisnismu, kamu akan merasakan manfaat dari buku induk barang inventaris. Utamanya, agar menjadi pedoman mengenai kepemilikan dan kondisi barang di perusahaanmu.

Hal ini tentu jadi pegangan untuk mengantisipasi jika ada kesalahpahaman dengan para stakeholder atau ada kejadian barang hilang.

Yuk, mari mulai mendata dan membuat buku induk barang inventaris! Jangan lupa untuk membaca artikel lain yang sudah terbit di blog majoo, ya!