8+ Contoh Invoice Tagihan dan Fungsinya

Kamu tahu, nggak, salah satu kunci sukses bisnis setaraf UMKM? Ya, dokumen yang rapi dan administrasi bisnis yang terukur. Sederhananya, tiap pergerakan bisnismu tercatat dengan baik.

Mulai dari membuat standar pemesanan, mencatat pemesanan melalui purchase order, mengirimkan faktur atau invoice, sampai mengirimkan kuitansi di akhir proses bisnis kepada konsumen.

Nah, buat kamu yang sedang membangun sebuah usaha, kamu perlu mengetahui tata cara pendokumentasian transaksi dalam bisnis.

Dengan demikian, tak ada lagi pelanggan yang akan komplain karena jumlah uang yang dibayar kelebihan, tidak terbayar, atau kamu pusing karena ada pembelian yang kurang bayar.

Dalam tulisan ini, kita akan memfokuskan bahasan pada invoice atau faktur. Khususnya invoice tagihan.

Tujuan utama bahasan kita kali ini adalah memahami pentingnya menerbitkan invoice tagihan dalam transaksi bisnis. Manfaatnya adalah agar kedua belah pihak mendapat kejelasan mengenai harga yang harus disiapkan dan dibayar.

Tak hanya di situ.

Sebenarnya, masih ada beberapa hal yang perlu kamu kulik agar paham betul mengenai invoice tagihan. Yuk, kita mulai!

Baca juga: Inilah Cara Menghitung Rata-Rata Penjualan yang Mudah 

Apa Itu Invoice Tagihan?

Sebelum kita masuk ke dalam bahasan teknis, seperti biasa kita beri batasan bahasan dari definisi.

Yap, kita mulai dari apa itu invoice agar kamu bisa membedakannya dengan dokumen keuangan lainnya dalam bisnis.

Ada beberapa pengertian dari invoice berdasarkan para ahli dan sumber valid, yaitu:

Sugeng Hariyanto

Ia mendefinisikan invoice sebagai dokumen yang berisi hal detail mengenai suatu barang/jasa yang dibeli oleh pelanggan beserta harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Adrian Sutedi

Menurutnya, invoice merupakan data rujukan pada sistem perdagangan yang terdiri atas jumlah penutupan asuransi dan wesel serta catatan bea masuk.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli.

Investopedia

Invoice adalah dokumen komersial dengan keterangan waktu yang merinci dan memuat transaksi antara penjual dan pembeli. Mencantumkan juga memuat termin pelunasan dengan detail dan metode pembayarannya jika dibayar dengan kredit.

Nah, ini contoh invoice tagihan agar kamu lebih jelas.

(Sumber: kledo.com)

Apa Perbedaan Invoice dan Faktur?

Faktur merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti pungutan pajak dari Pengusaha Kena Pajak (PKP) dalam melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) ataupun Jasa Kena Pajak (JKP).

Faktur bersifat opsional dan hanya diterbitkan untuk penjualan barang/jasa yang kena pajak saja.

Kalau kamu bukan termasuk Pengusaha Kena Pajak (PKP) maka kamu tak bisa menerbitkan faktur.

Sedangkan invoice lebih dikenal sebagai dokumen bukti tagihan atas sebuah transaksi jual beli. Sifatnya wajib terbut untuk semua transaksi jual beli barang/jasa.

Invoice juga bisa memuat informasi mengenai pajak, namun tidak selalu ada pungutan pajak di tiap transaksinya. Beda dengan faktur yang selalu memuat tagihan pajak.

Jadi, sebagai pengusaha yang smart, kedua dokumen ini tak boleh tertukar lagi, ya.

Lalu Apa Perbedaan Purchase Order, Invoice, dan Kuitansi?

Mari memahami ini dengan membayangkan urutan penerbitan dokumen yang disebutkan tadi dalam proses bisnis. Urutannya begini:

Purchase order → Invoice/Faktur → Kuitansi/Receipt

Misalnya ada pemesanan kursi jati, maka pengrajin akan menerbitkan Purchase Order (PO). Dibuat untuk memperjelas detail pesanan pembelian dari pihak pembeli untuk menghindari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan.

Setelah semua detail pemesanan disepakati oleh pembeli dan kursi jati sudah diterima, maka pengrajin menerbitkan invoice tagihan sebagai informasi mengenai dana yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Lalu, pembeli sudah membayarkan dana sesuai tagihan, maka pengrajin mengeluarkan kuitansi atau receipt.

Kuitansi merupakan bukti transaksi berkekuatan hukum yang harus ditandatangani oleh pihak pembeli dan dibubuhi materai.

Paham, kan, sekarang perbedaannya? Jangan sampai tertukar atau terlewat, ya!

Fungsi Invoice Tagihan

Seperti disebutkan di awal bahwa invoice tak hanya sebagai dokumen bukti transaksi dalam penagihan. Ada beberapa fungsi penerbitan invoice bagi bisnis kamu, yaitu:

1. Bukti Adanya Piutang 

Tak cuma berkaitan dengan penagihan, invoice menjadi bukti penjualan yang perlu dicatat dalam pembukuan sebagai piutang usaha

2. Data Utang

Invoice tagihan yang masuk (bisa dari supplier atau lainnya) bisa digunakan sebagai panduan untuk bagian keuangan akan besaran utang yang juga harus dibayar perusahaanmu. Dalam bisnis, kamu tak hanya menerbitkan invoice, tapi juga bisa mendapatkan invoice dari partner usahamu, kan?

3. Rujukan Pembukuan

Nah, saat tiba waktunya kamu mencatat laporan keuangan atau akuntansi bisnis, invoice tagihan digunakan sebagai dokumen rujukan baik untuk utang maupun piutang.

4. Rujukan Pengiriman Barang/Jasa. 

Jika ada perbedaan pendapat dengan pembeli saat pembelian barang, invoice tagihan dan purchase order bisa menjadi rujukan saat mencocokkan transaksi sebelum adanya pembayaran.

Cara Membuat Invoice Tagihan

Apakah ada format khusus dan baku untuk membuat invoice tagihan? Tentu saja tidak ada. Setiap perusahaan bisa membuat format sendiri sesuai dengan kebutuhannya.

Namun demikian, ada komponen-komponen yang wajib ada di setiap invoice tagihan.

Komponen tersebut adalah informasi yang berguna untuk digunakan sebagai panduan baik untuk pembeli maupun penjual.

Dalam membuat invoice tagihan, pastikan komponen berikut ini ada, ya!

• Judul Dokumen. Biasanya ditulis saja “INVOICE” di bagian paling atas.
• Nomor Unik Dokumen atau Kode Referensi. Setiap satu transaksi memiliki satu nomor untuk mengurutkan tagihan.
• Identitas Pembeli seperti nama perseorangan/instansi, kontak, alamat, dan lainnya.
• Identitas Penjual seperti nama perseorangan/instansi, kontak, alamat, dan lainnya.
• Tanggal Pengiriman Produk/Jasa.
• Tanggal Pengiriman Invoice Tanggal ini adalah rujukan bahwa terhitung dari sinilah pencatatan termin pembayaran dimulai serta tenggat jatuh temponya jika adanya pencicilan.
• Ketentuan metode pembayaran tenggat waktu pembayaran, detail keterlambatan pembayaran, potongan harga (diskon) jika diberikan, dan sebagainya.
• Deskripsi produk/jasa dengan detail.
• Harga per satuan unit produk atau jumlah waktu jika berupa jasa. Semakin rinci, semakin bagus dan berguna.
• Jumlah total pembayaran. Angka inilah yang menjadi panduan bagi pembeli untuk melakukan pembayaran di waktu yang sudah disepakati.
• Nomor rekening penjual. Jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank.

Sampai sini sudah terbayang, ya? Sekali lagi, pastikan komponen tersebut ada di tiap invoice yang perusahaanmu keluarkan.

 

Macam dan Contoh Invoice Tagihan

Dalam dunia bisnis, ada bermacam-macam invoice yang diterbitkan oleh perusahaan. Untuk memberikan pemahaman yang lebih utuh, kami sajikan ya beberapa contoh invoice tagihan yang beredar. 

Siapa tahu ada yang ingin kamu coba tiru dan modifikasi sesuai dengan usaha yang sedang dijalankan. 

• Contoh Invoice Tagihan Sederhana

 (Sumber: Accurate)

• Contoh Invoice Tagihan Jasa

(Sumber: mamikos.com)

• Contoh Invoice Tagihan Perorangan

(Sumber: shunt-magetan.org)

• Contoh Invoice Tagihan Excel

Microsoft Excel menawarkan format atau template invoice di dalam programnya. Kamu bisa buat dokumen baru dan pilih template yang tersedia.

Ada lima jenis template invoice yang bisa digunakan di Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, dan versi terbarunya, yaitu:

• Blank Invoice Form: Terdapat perhitungan diskon, pajak, dan keterangan tambahan untuk masa jatuh tempo, dan sebagainya.
• Free Invoice Template: Invoice untuk menaruh harga satuan dan jumlah serta totalnya.
• Simple Invoice Template: Cocok untuk membuat tagihan jasa atau proyek yang dilakukan oleh tim kamu berdasarkan hitungan jam. 
• Consultant Invoice: Diperuntukkan bagi jasa konsultan yang tagihannya terbagi 2 bagian: tagihan jasa konsultasi per jam dan tagihan lain-lain (akomodasi dan transportasi).
• Billing Invoice Template: Invoice tagihan yang sederhana dan simpel. 

(Sumber: https://www.pikiranwarga.com/)

• Contoh Invoice Tagihan Word

Microsoft Word juga menawarkan format atau template invoice di dalam programnya. Kamu bisa buat dokumen baru dan pilih template yang tersedia secara gratis!

(Sumber: https://www.inv24.id/)

• Contoh Invoice Tagihan dengan DP

(Sumber: berita.99.co)

• Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek

(Sumber: berita.99.co)

• Contoh Invoice Tagihan Pekerjaan

(Sumber: jojonomic)

Baca juga: Hal-hal Penting Mengenai Kwitansi sebagai Bukti Transaksi 

Kesimpulan

Voila! Semoga sampai tahap ini kamu sudah lebih memahami mengenai invoice tagihan.

Kembali pada kalimat pertama dari artikel ini: kunci sukses bisnismu adalah pada sistem dokumentasi yang rapi.

Sekali lagi, tak perlu menunggu dulu sampai perusahaanmu tumbuh besar dengan omzet miliaran, kamu bisa memulai membuat invoice sejak dari pesanan pertama dari pembeli.

Butuh bantuan majoo untuk bisnis kamu? Tenang saja, majoo siap membantu kapan pun kamu butuhkan!