Kwitansi adalah: Pengertian, Contoh, Format

Dalam berbagai macam transaksi, kwitansi atau kuitansi merupakan hal yang mungkin paling sering kamu temui. Alasannya karena kwitansi adalah bukti pembayaran atas transaksi yang terjadi. 

Dengan adanya kwitansi, maka transaksi bisa dianggap sah, karena pihak pembeli sudah melakukan pembayaran dan diterima dengan baik oleh pihak penjual. Meskipun bukan satu-satunya bentuk bukti transaksi, namun kwitansi merupakan sebuah dokumen yang bisa dibilang paling sering digunakan bila dibandingkan dengan bukti transaksi lainnya, seperti nota, struk, atau faktur. Selain itu, kwitansi juga berperan dalam laporan keuangan karena masuk dalam perhitungan biaya dan pengeluaran. 

Definisi Kwitansi 

Secara umum, definisi kwitansi adalah sebuah dokumen tanda bukti sebuah pembayaran telah dilakukan maupun penerimaan uang. Biasanya, dokumen ini ditandatangani oleh pihak penjual dan diterima oleh pembelinya. Dalam kondisi tertentu, kedua belah pihak juga memperkuat sisi legalitas.

Kwitansi dibuat untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan. Terdapat beberapa hal yang harus ada di dalam format kwitansi, seperti kop perusahaan, nomor, nama penjual, nama pembeli, jumlah uang dalam nominal dan angka. Agar posisi kwitansi tersebut menjadi kuat dalam segi hukum, diperlukan tanda tangan dan materai. Dalam beberapa kasus, materai memang menjadi syarat mutlak agar keputusan yang dihasilkan menjadi lebih adil untuk kedua belah pihak.

Setelah ditandatangani dan dicap oleh penerima uang atau penjual, kwitansi akan diserahkan ke pemberi uang atau pembeli sebagai tanda bukti yang sah. Dengan demikian, bila nanti ke depannya ada masalah terkait pembayaran, contoh kwitansi atau kuitansi ini bisa dijadikan sebagai alat bukti pembayaran. Dalam dunia bisnis, salah satu fungsi kwitansi adalah untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan perusahaan. 

Baca juga: Mengenal Bukti Transaksi dari Definisi Hingga Contohnya

Ciri-ciri Kwitansi 

Kwitansi umumnya terbagi menjadi dua bagian. Lembar berukuran kecil bernama sub kuitansi yang biasa digunakan sebagai bukti bagi penerima uang atau penjual. Sedangkan lembar yang besar adalah kwitansi yang akan diberikan ke pemberi uang atau pembeli. 

Bukan hanya itu, ada pula format kwitansi yang dibuat rangkap seperti nota. Bagian paling atas atau yang asli nantinya akan diberikan kepada pemberi uang dan bagian bawah digunakan sebagai arsip bagi pihak yang menerima uang. 

Bila disimpulkan, ciri-ciri kwitansi adalah:

• Kwitansi dibuat dalam dua sisi atau dua rangkap.Satu sisi untuk diberikan pada pihak pemberi uang, sisi lain dijadikan sebagai arsip bagi pihak penerima uang.
• Isinya harus jelas, mencantumkan nomor, nama penerima, jumlah dalam bentuk angka dan nominal.
• Dibuat dengan menggunakan kertas namun ada juga yang elektronik.

Fungsi Kwitansi 

Apakah kwitansi memiliki fungsi lain selain sebagai bukti pembayaran? Tentu saja. Ada beberapa fungsi kwitansi lainnya yang juga tidak kalah penting, antara lain:

1. Tanda bukti pembeli sudah membayar atau memberikan uang

Ini merupakan fungsi utama dari kwitansi, yaitu sebagai tanda bukti bahwa pihak pembeli telah menyerahkan sejumlah uang untuk pembayaran. Pembayaran ini bisa  dalam bentuk cicilan maupun secara tunai sesuai nominal yang disepakati antara kedua pihak.

2. Tanda bukti penjual sudah mendapatkan atau menerima uang

Dari sisi penjual, kwitansi adalah sebuah bukti tertulis yang menerangkan bahwa mereka memang sudah menerima sejumlah uang. Jika sewaktu-waktu pembeli mengajukan komplain atau masalah dan tidak menunjukkan contoh kwitansi bisa dibilang bahwa transaksi pembelian tidak pernah terjadi. 

3. Memiliki kekuatan hukum 

Pada suatu kondisi tertentu, kwitansi bisa saja dibutuhkan dalam persidangan. Artinya, dokumen berupa selembar kertas tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti jika memang terjadi gugatan. 

4. Bisa digunakan untuk klaim garansi barang

Produk-produk tertentu memiliki jaminan garansi. Biasanya, kwitansi juga berguna sebagai salah satu syarat dalam proses klaim apabila terjadi kerusakan atau kualitas tidak sesuai deskripsi produk.

5. Berguna untuk keperluan audit perusahaan

Seperti sudah sedikit dibahas tadi, kwitansi umumnya terdiri dari dua bagian dan memiliki lembar yang disimpan penjual sebagai arsip. Arsip ini nantinya bisa digunakan untuk mencocokkan antara barang terjual dengan nominal uang yang didapat.

6. Memperkuat registrasi barang

Kwitansi adalah bukti adanya barang yang terjual karena biasanya memang mencantumkan nomor seri dan jenis barang di dalam deskripsinya. 

Jenis-jenis Kwitansi 

Berdasarkan penggunaannya, kwitansi bisa dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain:

Kwitansi Transaksi Produk 

Jenis kwitansi atau kuitansi ini biasanya menjelaskan dengan rinci barang apa saja yang dibeli pembeli. Ini dikarenakan dalam kwitansi transaksi produk, memuat nomor seri, tipe sampai harga produk.

Kwitansi Transfer Uang 

Kwitansi ini adalah jenis yang biasanya digunakan dalam transaksi perbankan, yaitu  sebagai bukti terjadinya transfer uang. Pada contoh kwitansi ini terdapat keterangan jelas dan mencantumkan nomor rekening nasabah. 

Kwitansi Cash Receipt  

Jenis kwitansi ini biasanya digunakan oleh perusahaan. Ada keterangan pada badan kwitansi yang menerangkan dana keluar dan dana masuk secara rinci. Umumnya kwitansi ini digunakan sebagai arsip perusahaan untuk bukti keuangan saat proses audit berjalan.

Baca juga: Cash Receipt Journal: Kenali Definisi, Format, dan Contohnya

Kwitansi Serah Terima Uang 

Jenis kwitansi ini paling sering digunakan bukan hanya dalam dunia bisnis, namun juga kehidupan sehari-hari. Pada contoh kwitansi serah terima uang ini, harus dicantumkan jumlah uang yang diserahkan. 

Kwitansi Pembayaran 

Kwitansi pembayaran mungkin adalah jenis kwitansi yang paling sering kamu gunakan dalam transaksi bisnis. Jenis kuitansi ini dapat menjadi bukti pembayaran angsuran dan pelunasan. Penggunaan kwitansi pembayaran biasa terjadi pada saat jual beli dengan menerangkan jumlah uang untuk pembayaran dan informasi pihak pembayar.

Contoh kwitansi pembayaran yang mungkin sering kamu temukan, seperti berikut ini.

Kwitansi seperti ini adalah contoh kwitansi pembayaran dengan bentuk standar yang memang paling sering digunakan dalam berbagai transaksi, terutama jual beli. Format kwitansi yang digunakan sederhana, mudah dibaca dan dipahami oleh pihak-pihak yang bersangkutan, namun tetap mengandung beberapa detil informasi mengenai pembayaran. 

Kwitansi Jual Beli Tanah

Kwitansi jual beli tanah akan muncul saat kamu melakukan transaksi jual beli tanah tanah yang dilengkapi dengan beberapa dokumen penting, seperti sertifikat hak milik dan surat perjanjian jual beli tanah. Selain itu, kwitansi jual beli tanah dapat menghindarkan kamu dari konflik kepemilikan tanah di kemudian hari.

Cara membuat kwitansi jual beli tanah yang sah, hal-hal di bawah ini tidak boleh dilewatkan:

1. Nomor kwitansi
2. Nama pemberi uang
3. Tujuan pembayaran
4. Nama penerima uang
5. Tempat dan tanggal pembayaran
6. Cap/stempel dari perusahaan (jika pembelian dilakukan oleh perusahaan)
7. Materai Rp10.000

Contoh kwitansi jual beli tanah bisa dilihat di bawah ini.

Sumber: suratresmi.com

Kwitansi Jual Beli Mobil

Kwitansi jual beli mobil sangat penting bagi pemilik kendaraan. Selain menjadi bukti sah dalam transaksi jual atau beli mobil, kwitansi ini juga menjadi dokumen yang diserahkan saat hendak melakukan balik nama kendaraan. Kwitansi jual beli mobil juga akan melengkapi bukti sah kepemilikan kendaraan bekas selain BPKB dan STNK.

Hal-hal yang sebaiknya dicantumkan dalam membuat kwitansi jual beli mobil antara lain:

1. Nomor kwitansi
2. Nama pemberi uang
3. Tujuan pembayaran
4. Nama/jenis kendaraan
5. Nomor polisi kendaraan
6. Nomor rangka kendaraan
7. Nama penerima uang
8. Tempat dan tanggal pembayaran
9. Cap/stempel dari perusahaan (jika pembelian dilakukan oleh perusahaan)
10. Materai Rp10.000

Contoh kwitansi jual beli mobil bisa dilihat di bawah ini.

Sumber: carmudi.com

Kwitansi Tanda Terima Uang

Kwitansi tanda terima uang adalah bukti terjadinya transaksi yang di dalamnya terdapat informasi berupa jumlah uang yang diterima, nama penerima, nama yang menyerahkan, hingga tujuan dari transaksi tersebut. Kwitansi ini harus disimpan dengan baik karena bisa menjadi bukti yang sah sesuai hukum yang berlaku.

Contoh tanda terima uang bisa dilihat di bawah ini.

Sumber: akseleran.co.id

Kwitansi Pembelian

Agar transaksi jual beli dianggap sah, maka penjual maupun pembeli memerlukan kwitansi pembelian. Selain sebagai bukti sah telah terjadi transaksi, kwitansi pembelian berpengaruh pula terhadap laporan keuangan bisnis.

Format kwitansi pembelian tidak berbeda jauh dengan jenis kwitansi lainnya. Namun, pada kwitansi pembelian sering mencantumkan detail produk, seperti nama, jumlah, serta harga satuan. Agar lebih jelas, berikut contoh kwitansi pembelian.

Sumber: jubelio.com

Kwitansi Pembayaran Sekolah

Kwitansi pembayaran sekolah merupakan salah satu sistem administrasi yang berfungsi untuk merekam segala transaksi pembayaran uang sekolah dari siswa maupun transaksi pembiayaan (dana bantuan operasional sekolah) yang diterima sekolah. Kwitansi pembayaran sekolah akan menjadi bukti pertanggungjawaban keuangan dari sekolah kepada Dinas Pendidikan setempat.

Contoh kwitansi pembayaran sekolah bisa dilihat di bawah ini.

Sumber: akuntansilengkap.com

Format Kwitansi

Sejak tadi sudah beberapa kali menyinggung masalah format kwitansi. Ya, sebelum membuat atau menulis kwitansi, memang ada baiknya kamu memahami seperti apa format kwitansi yang baik. 

Ada beberapa unsur penting yang harus ada dalam format pembuatan contoh kwitansi, yaitu:

Nomor Kwitansi/Tanda Terima

Umumnya penulisan huruf abjad dan angka disesuaikan dengan keinginan pihak penjual sebagai pembeda antara yang satu dengan lainnya.

Tempat dan Tanggal Pembuatan Kwitansi

Tempat dan tanggal penerbitan kwitansi sebaiknya dicantumkan dengan jelas karena sebagai bukti transaksi, kwitansi akan berguna dalam pencatatan arus kas. Jika kemudian hari dibutuhkan pemeriksaan, informasinya akan bisa terbaca dengan jelas. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman antar kedua belah pihak.

Nama 

Nama yang jelas menjadi salah satu tanda kepada siapa bukti pembayaran tersebut diperuntukkan. Cantumkan dengan jelas nama terang pihak pemberi uang dan juga pihak penerima.

Produk 

Informasi mengenai jenis produk, kuantitas, harga, dan sebagainya biasanya dicantumkan dalam kwitansi, khususnya jenis kwitansi pembayaran.

Nominal Pembayaran

Nominal uang yang dibayarkan perlu ditulis dengan jelas. Biasanya bukan hanya ditulis dalam bentuk angka, namun juga huruf. Dengan kata lain, ditulis dalam bentuk lambang bilangan rupiah atau mata uang yang digunakan, kemudian ditulis lagi terbilang dalam bentuk kalimat.

Tujuan Pembayaran

Tujuan pembayaran maksudnya adalah untuk apa uang tersebut dibayarkan. Hal ini perlu ditulis dengan jelas. Contohnya, pembelian barang elektronik pada toko atau barang lainnya. Sehingga bila suatu saat ada komplain terkait barang yang dijual, pembeli bisa lebih mudah melakukan klaim garansi produk.

Tanda Tangan 

Pihak yang bertanda tangan di kwitansi bisa disebut sebagai pihak yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut. Karenanya, jangan asal menandatangani kwitansi kosong. Sudah banyak contoh kasus yang terjadi karena adanya penyalahgunaan kwitansi ini oleh pihak-pihak tertentu. 

Jika kwitansi atau kuitansi nantinya akan dibubuhkan materai, pastikan tanda tangan penerima uang mengenai materai tersebut sekaligus kertas kwitansinya. Supaya antara contoh kwitansi dan materai saling berhubungan.

Materai

Materai yang sering digunakan bernilai Rp 10.000. Namun, tidak semua kwitansi menggunakan materai. Biasanya hanya untuk transaksi bernilai besar dan memiliki korelasi dengan hukum. Misalnya pembelian tanah atau kendaraan bermotor.

Penggunaan materai harus sesuai dengan ketentuan Menteri Keuangan Indonesia, yaitu:

• Transaksi yang nominalnya di bawah Rp250 ribu tidak memerlukan materai
• Transaksi yang nominalnya Rp250 ribu hingga Rp 1 juta harus menggunakan materai Rp10 ribu
• Transaksi yang nominalnya di atas Rp 1 juta harus menggunakan materai Rp10 ribu.

Stempel Perusahaan

Cap atau stempel harus ada dalam bukti transaksi termasuk kwitansi. Cap bisa menunjukkan apakah pembayaran lunas atau merupakan cicilan. Stempel menunjukkan transaksi dilakukan di bawah kewenangan perusahaan. Hal ini untuk memastikan bahwa transaksi tersebut valid.

Cara Menulis Kwitansi dengan Baik dan Benar

Pada dasarnya, kamu bisa dengan mudah membeli buku kwitansi kosong yang banyak beredar di pasaran. Cara menulis kwitansi dengan buku kwitansi ini dinilai sangat praktis, maka tak heran memang banyak pihak penjual yang menggunakannya. 

Kekurangannya adalah, kwitansi dalam format ini terlalu sederhana. Kurang spesifik dan kurang terlihat profesional. Jadi, kamu memang perlu menambahkan beberapa unsurnya sendiri secara manual.

Selain itu, kamu juga bisa dengan mudah menggunakan template yang banyak beredar di internet. Kamu cukup mengunduhnya, mencetak, dan mengisinya sendiri. 

Cara menulis kwitansi berikutnya adalah dengan membuatnya menggunakan Ms Word atau Excel. Kamu bisa menggunakan kertas dengan format ukuran A6, kemudian buatlah kolom-kolom utama mulai dari kop, nomor, diterima dari, nominal, terbilang, tujuan pembayaran, penerima, tanggal kwitansi, kolom tanda tangan.

Saat kamu melakukan cara menulis kwitansi, jangan lupa untuk memastikan bahwa semua unsur pentingnya sudah terpenuhi. Kwitansi adalah bukti pembayaran ini yang sah, maka harus terlihat profesional.

Perbedaan Kwitansi, Nota, dan Faktur

Kenyataannya, sebagian besar dari kita masih belum mengetahui bedanya kwitansi, nota, dan juga faktur. Anggapan ini terjadi karena memang ketiganya dianggap sebagai bukti transaksi yang sah. 

Banyak orang menganggap bahwa kwitansi adalah nota, dan nota adalah faktur. Padahal ketiganya memiliki format dan definisi yang berbeda. 

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, kwitansi adalah selembar kertas yang bisa digunakan sebagai bukti penerimaan pada sejumlah uang yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak, baik itu pihak penerima dan juga pihak pemberi.

Masing-masing kwitansi dilengkapi dengan nomor kwitansi, nama yang memberikan uang, jumlah nominal uang, alasan pembayaran atau transaksi, tempat dan tanggal dilakukannya transaksi, dan juga tanda tangan serta nama pihak yang menerima. Kwitansi juga dilengkapi dengan materai agar legalitasnya bisa semakin kuat.

Sedangkan, faktur adalah suatu dokumen transaksi yang digunakan untuk bisa menghitung jumlah transaksi penjualan. Umumnya, faktur dibuat oleh pihak penjual dan terdiri dari tiga rangkap.

Rangkap pertama akan diserahkan pada pihak pembeli, lembaran kedua disimpan oleh pihak penjual untuk penagihan, dan lembar yang ketiga disimpan ke buku faktur perusahaan.

Sementara, pengertian nota sebenarnya tidak jauh berbeda dengan faktur, keduanya sama-sama dibuat oleh pihak penjual. Namun, biasanya nota hanya terdiri dari dua rangkap. Lembar pertama akan diberikan kepada pihak pembeli, dan lembar kedua akan disimpan oleh pihak penjual. Faktur dan nota sama-sama digunakan sebagai bukti pembelian saja tanpa menggunakan materai.

Baca juga: Memahami Perbedaan antara Bon, Invoice, Kuitansi, dan Nota

Penutup

Sebagai salah satu bentuk bukti pembayaran, kwitansi memiliki peranan yang penting dalam kehidupan sehari-hari, khususnya dalam hal melakukan berbagai macam kegiatan transaksi. 

Apa yang dimaksud dengan kwitansi? Kwitansi adalah dokumen tanda bukti telah menerima pembayaran. Dokumen ini ditandatangani oleh pihak penjual dan diterima oleh pembelinya. Kwitansi akan memperkuat sisi legalitas.

Lalu, apa tujuan kwitansi? Tujuan kwitansi sebagai bukti sah telah terjadinya transaksi atau penerimaan dana. Selain itu, kwitansi dapat memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan.

Salah satu format dalam menulis kwitansi adalah penulisan nomor kwitansi. Apa itu nomor kwitansi? Umumnya nomor kwitansi ditulis menggunakan abjad dan angka disesuaikan dengan keinginan pihak penjual sebagai pembeda antara kwitansi yang satu dengan lainnya.

Sering muncul pertanyaan, bagaimana cara menulis kwitansi yang benar? Secara sederhana, kamu bisa menggunakan buku kwitansi yang banyak beredar di pasaran. Sebagai alternatif, kamu bisa menggunakan template yang banyak beredar di internet. Kamu cukup mengunduhnya, mencetak, dan mengisinya sendiri.

Masih banyak yang sering bingung, kwitansi untuk pembayaran apa? Pada dasarnya, kwitansi dapat digunakan untuk segala jenis transaksi pembayaran, mulai dari transaksi jual beli tanah, transaksi jual beli produk, hingga transaksi pembayaran jasa.

Lantaran itu, bila kamu ada di posisi penjual, usahakan untuk selalu menggunakan kwitansi sesuai dengan fungsi dan kegunaannya, jangan mencoba untuk menyalahgunakannya demi meraup banyak keuntungan. Sebaliknya, bila ternyata kamu adalah pihak pembeli atau yang melakukan pembayaran, usahakanlah untuk selalu meminta kwitansi agar nantinya bila ternyata ada suatu masalah, kamu bisa menggunakan kwitansi tersebut menjadi alat bukti yang sah.

Sudah sedikit dibahas juga bahwa kwitansi adalah unsur yang berperan dalam arus kas bisnis atau perusahaan. Pencatatan yang detail dan rapi akan berpengaruh pada laporan keuangan bisnismu. Hal ini bisa juga kamu maksimalkan dengan berlangganan aplikasi keuangan seperti majoo yang memiliki berbagai fitur menarik untuk mempermudah kamu dalam pengelolaan bisnis. Demi lancarnya bisnis, sebaiknya kamu mulai berlangganan majoo mulai dari sekarang.