Bagaimana Penerapan Contoh Nota Pembelian dalam Bisnis?

Jika kita perhatikan dengan baik, sebenarnya ada banyak sekali contoh nota pembelian yang mungkin menarik untuk diterapkan dalam operasional bisnis. Namun, sayangnya tak banyak pelaku usaha yang memahami manfaat menyediakan nota tersebut bagi pelanggannya.

Nah, sebenarnya kenapa, sih, kita perlu mengumpulkan nota untuk setiap transaksi yang terjadi? Bagaimana cara menerapkan nota tersebut dalam operasional bisnis? Yuk, langsung saja kita simak jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan tersebut–dan juga banyak lagi pertanyaan lainnya–bersama-sama!

Apa fungsi menerapkan nota dalam operasional bisnis, bagaimana cara mengisi nota tersebut, ada berapa macam format nota yang perlu diketahui? Terakhir, kita juga akan membahas kemungkinan menerapkan nota secara digital. Langsung saja kita mulai saja, yuk, pembahasan seputar nota ini! Let’s go!

Menerapkan Nota Pembelian dalam Operasional Bisnis

Nota pembelian merupakan bukti pembayaran ketika seseorang membeli sesuatu. Tergantung sifat bisnis yang dijalankan, pembayaran yang dapat tercakup dalam nota semacam ini sebenarnya tidak terbatas pada pembayaran secara tunai saja, lho, tetapi juga untuk pembayaran yang dilakukan secara kredit.

Bagi pelaku usaha, keberadaan nota ini sangatlah penting karena umumnya pelaku usaha, lah, yang akan menjadi pihak yang melakukan pembelian, baik pembelian bahan baku maupun bahan setengah jadi yang nantinya akan diolah menjadi bahan produksi.

Jangan menyamakan nota pembelian dengan nota penjualan yang biasanya kita berikan kepada konsumen akhir, ya! Meski sama-sama berfungsi sebagai bukti pembayaran, akan tetapi nota yang satu ini bisa jadi tidak dibutuhkan oleh konsumen akhir. Wajar saja, kan, toh pelanggan kita mungkin juga tak ingin tahu berapa banyak bahan baku yang dibeli untuk menyediakan produk jadi kepada mereka, kan?

Nah, karena nota ini berfungsi pula sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian, otomatis pelaku usaha pun bisa memanfaatkannya sebagai bukti transaksi ketika ingin melakukan pencatatan keuangan. Tanpa adanya bukti pembelian, staf bagian keuangan akan sulit untuk memvalidasi apakah pembelian yang dimaksud benar-benar terjadi dan bagaimana cara mempertanggungjawabkannya.

Baca Juga: Nota Kontan adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh-Contohnya

Mengenal Beragam Format Nota Pembelian?

Sebenarnya, format nota pembelian tak banyak berbeda antara nota yang satu dengan yang lain. Hanya saja, setiap pelaku usaha bisa merancang sendiri nota yang ingin diberikannya kepada pelanggan agar bisnisnya memiliki penanda yang khas.

Nota semacam ini dapat dicetak secara otomatis menggunakan mesin atau ditulis tangan. Perbedaan format tersebut umumnya tak menjadi masalah selama komponen-komponen penandanya masih ada. Jadi, sebenarnya kita tidak perlu terlalu pusing dengan format nota pembelian itu sendiri, melainkan fokus pada komponen-komponen yang dimilikinya.

Tak perlu pusing, komponen yang dimaksud di sini bukanlah komponen yang rumit, kok! Selama nota tersebut memiliki identitas toko atau perusahaan yang menerbitkannya, bisa ditulis lengkap dengan alamat atau sekadar logo dan nama toko saja, serta keterangan terkait produk yang dibeli seperti jenis, jumlah, dan juga harganya, nota tersebut sudah sah dijadikan sebagai bukti pembelian.

Selain komponen-komponen tersebut, pastikan untuk menambahkan keterangan waktu terjadinya pembelian. Umumnya, tanggal pembelian sudah cukup sebagai penunjuk waktu, tetapi jika dicetak secara digital menggunakan mesin kasir, biasanya keterangan waktu ini akan dicetak lengkap sampai ke menit dan detiknya juga.

Bagaimana Cara Mengisi Nota Pembelian?

Sebenarnya cara mengisi nota pembelian tidak terlalu sulit untuk dilakukan, terlebih bagi pelaku usaha yang berperan sebagai pembeli. Pasalnya, pihak pemasok atau supplier yang menjual produk, lah, yang akan mengisi nota tersebut. Kecuali, tentu saja, apabila kamu sebagai pelaku usaha merupakan pihak menyediakan bahan baku sebagai supplier, tentu kamu perlu mengetahui cara mengisinya.

Saat mengisi nota, atau bukti transaksi apa pun, selalu ingat kembali fungsi yang dimiliki oleh bukti bayar tersebut. Untuk nota pembelian, fungsi yang diutamakan adalah sebagai bukti tertulis telah terjadi transaksi atau pembelian. Oleh karena itu, saat mengisi nota tersebut, pastikan untuk memperhatikan kop yang dimilikinya.

Kop atau bagian paling atas dari sebuah nota kerap diisi dengan identitas usaha yang melakukan penjualan. Oleh karena itu, pastikan terlebih dahulu identitas tersebut sudah benar sebelum mulai mengisi nota. Selanjutnya, masukkan keterangan terkait jenis dan jumlah barang yang dibeli. Selanjutnya, pastikan jumlah harga yang tercantum sudah benar.

Di beberapa kasus, pihak penjual yang mengeluarkan nota perlu membubuhkan tanda tangannya sebagai bukti validasi nota tersebut. Jika diperlukan, kita juga bisa menambahkan tanda tangan pembeli pada nota, dan nota pun sudah sah sebagai bukti transaksi. Bagaimana? Cara mengisi nota pembelian benar-benar mudah, kan?

• Cara Menulis Nota Pembelian

Nah, bagaimana jika usaha yang kita jalankan bergerak di bidang penyediaan bahan baku maupun bahan setengah jadi, sehingga kita perlu membuat nota yang sesuai? Tentu mengetahui cara menulis nota pembelian pun menjadi sesuatu yang penting, kan?

Tak sulit, kok. Sama seperti ketika mengisi nota, menuliskan nota ini juga bisa dilakukan dengan langkah-langkah yang sama, mulai dari memastikan identitas usaha sudah tercantum di bagian atas, hingga memeriksa apakah tanda tangan diperlukan atau tidak.

Untuk bagian badan nota, pastikan untuk menulis sesuai dengan transaksi yang terjadi, terlebih ketika menuliskan keterangan produk yang dibeli seperti nama atau jenis barang, jumlah yang dibeli, serta harganya. Beberapa orang memilih untuk menuliskan harga satuan per barang terlebih dahulu kemudian menotalnya di kolom jumlah. Dengan cara ini, kedua belah pihak dapat mengetahui harga barang per item pula, bukan hanya harga keseluruhannya.

Setelahnya, berikan validasi yang sesuai. Umumnya, ini dilakukan dengan menandatangani nota yang sudah ditulis, atau memberikan stempel usaha. Dengan validasi tersebut, nota pun bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang sah.

Baca Juga: Nota Kredit: Tujuan, Fungsi, dan Contoh

Mengapa Perlu Menerapkan Contoh Nota Pembelian?

Setelah mengetahui cara menulis nota pembelian, tentu tak sedikit pula yang bertanya-tanya alasan mengapa kita perlu menerapkan pembuatan nota ini, kan?

Salah satu fungsinya adalah untuk memastikan setiap pembelian yang dilakukan dapat dibuktikan secara transparan. Tak hanya untuk keperluan pencatatan keuangan bisnis, pembuktian ini akan sangat berguna apabila suatu waktu diadakan audit, khususnya audit eksternal.

Tanpa adanya nota pembelian yang sah dan diakui, tak hanya kita akan kesulitan untuk melacak arus kas keluar untuk transaksi pembelian, proses audit juga tak akan dapat diselesaikan dengan lancar karena tak ada bukti yang bisa digunakan oleh auditor untuk menentukan validitas transaksi tersebut. Bila ini sampai terjadi, tingkat kepercayaan publik terhadap bisnis yang kita jalankan pun bisa terpengaruh, lho!

Bagi pelaku usaha yang bergerak di bidang bisnis penyediaan bahan baku, nota pembelian yang diberikan kepada pelanggan bisa dibuat rangkap untuk disimpan, sehingga keuangan bisnis pun bisa dijaga agar tetap transparan dan proses audit bisa diselesaikan dengan memuaskan. Penting sekali, kan?

Baca Juga: Begini Cara Membuat dan Contoh Nota Pembayaran yang Benar!

Melirik Penggunaan Nota Pembelian Digital

Di zaman yang sudah sangat berkembang seperti sekarang, keberadaan produk teknologi digital menjadi nilai tambah yang cukup berharga bagi bisnis. Oleh karena itu, pembuatan nota pembelian pun sebenarnya bisa dibuat secara digital.

Dengan format yang serupa dan tetap mencantumkan komponen-komponen utama yang dapat memberikan validasi terhadap transaksi yang dilakukan, nota digital ini masih dapat memberikan fungsi yang sama sekalipun mungkin tidak dicetak secara fisik.

Menariknya lagi, dengan menyediakan nota digital, bisnis juga dapat melakukan penghematan karena tak harus selalu menyediakan kertas. Nota digital dapat dikirimkan langsung kepada pelanggan, baik melalui surel maupun aplikasi perpesanan digital. Di sisi lain, kita sebagai pelaku usaha juga tak perlu menyiapkan salinan nota untuk pembelian tersebut karena sistem akan menyimpan catatan transaksi secara digital.

Tertarik untuk menerapkan contoh nota pembelian dalam operasional bisnis? Gunakan aplikasi majoo yang juga sudah dilengkapi dengan struk digital sebagai bukti penjualan sekaligus pembelian. Melalui integrasi dengan WhatsApp, pelaku usaha dapat memastikan pelanggan menerima nota yang dibutuhkan tanpa harus repot-repot mencetaknya.

Menariknya lagi, aplikasi majoo sudah dilengkapi kapabilitas pencatat keuangan yang tepat, akurat, dan otomatis; segera setelah transaksi dilakukan. Tak perlu ragu lagi, segera gunakan aplikasi majoo sekarang juga!

Sumber Data: 

https://www.pinhome.id/blog/template-nota-excel/