Nota Kredit: Tujuan, Fungsi, dan Contoh

Nota kredit (credit note) adalah salah satu dokumen yang digunakan dan berfungsi dalam retur atau pengembalian barang.

Bagi suatu bisnis, penting untuk memiliki dokumen tertulis sebagai bukti dari transaksi bisnis yang dibuat.

Catatan transaksi dan keuangan bisnis merupakan hal yang penting demi menjaga kelancaran usaha. 

Sebuah nota kredit adalah salah satu bukti yang berfungsi sebagai dokumen sumber komersial untuk mengurangi harga faktur atas kerusakan suatu barang.

Hal tersebut bertujuan agar memudahkan pelacakan transaksi bisnis.

Dengan nota kredit ini bisnis dapat menghindari kesalahan-kesalahan teknis dalam kegiatan operasi bisnis dan transaksi penjualan.

Mari kita kupas tentang nota kredit ini, ya, Majoopreneurs!

Apa Itu Nota Kredit?

Pengertian nota kredit adalah berkas atau dokumen yang membuktikan terjadi pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan.

Biasanya hal ini disebabkan karena kerusakan kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan atau karena pengembalian barang dagangan.

Pengembalian barang harus melampirkan nota kredit karena dokumen ini sengaja dibuat sebagai bukti atas pengurangan piutang usaha karena kecacatan atau masalah pada kualitas suatu barang sehingga harus diretur. 

Selain itu, ketika suatu produk mengalami penurunan harga, nota ini juga diperlukan untuk memberikan kembalian uang kepada pembeli.

Nota kredit ini dibuat dan ditandatangani oleh penjual serta memiliki fungsi bagi penjual untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli.

Sama seperti halnya nota debit, dokumen ini umumnya terdiri dari dua rangkap.

Lembar pertama (dokumen asli) diberikan kepada pembeli, sementara lembar lainnya akan disimpan penjual.

Kasus lainnya bisa saja terjadi karena kesalahan dalam jumlah atau jenis barang yang tidak sesuai dengan Purchase Order (PO) dari pembeli.

Artinya, nota kredit atau credit memo adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengkredit barang yang telah dikembalikan oleh pembeli.

Kamu dapat mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan atau pembeli karena:

• Pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena sejumlah alasan
• Terdapat kelebihan pembayaran pada faktur asli
• Terjadi kesalahan harga pada faktur asli
• Barang mengalami kerusakan selama transit

Format Nota Kredit Secara Umum

Tidak ada standar baku bagi setiap perusahaan atau bisnis dalam membuat template atau format credit note karena dapat dibuat secara bebas sesuai kebutuhan mereka.

Untuk menghindari salah paham, terutama jika menyangkut kerjasama kedua pihak, maka syarat nota kredit adalah harus atas persetujuan pembeli, dan disertai beberapa komponen di dalam credit note sebagai berikut.

• Kolom berisi data produk, meliputi harga dan jumlah yang harus dikembalikan penjual serta disepakati oleh kedua pihak secara jelas
• Tertulis nomor pesanan sebagai alat pelacakan jika jumlahnya cukup banyak.
• Harus disertai faktur tagihan serta tanggal dan alamat pengiriman.
• Terdapat ketentuan pembayaran dalam nota untuk menghindari masalah yang mungkin muncul.
• Alasan dibuatnya nota kredit dan pernyataan secara tegas pada bagian atas bahwa dokumen tersebut merupakan credit note, bukan faktur.

Perbedaan Nota Debit dan Nota Kredit

Perlu kamu ketahui bahwa nota debit dan nota kredit merupakan dua dokumen yang banyak digunakan dalam bisnis maupun organisasi. 

Meskipun sering dianggap serupa, keduanya memiliki perbedaan sebagai berikut.

1. Pengertian
   Dari segi pengertian, keduanya memiliki perbedaan sumber pembuatnya. Nota debet adalah suatu dokumen sebagai bukti pengurangan utang yang disebabkan retur atau penurunan harga yang dibuat oleh pembeli. Sementara itu, nota kredit dibuat oleh penjual sebagai dokumen untuk bukti pengurangan piutang. Jadi, kedua nota tersebut dibuat oleh pihak dan untuk tujuan berbeda.

2. Fungsi
   Dari perbandingan dua pengertian di atas, fungsi nota kredit dan nota debit dalam pelunasan usaha pun berbeda. Fungsi nota kredit adalah untuk mengurangi piutang yang ditagihkan ke pembeli. Sedangkan nota debet digunakan sebagai dasar pengurangan utang usaha pembeli.

Apa Saja Tujuan Pembuatan Nota Kredit?

Sekarang saatnya kamu mengetahui beberapa manfaat yang akan didapatkan jika membuat nota kredit.

Hal ini sangat penting diketahui oleh para pelaku bisnis supaya jika memang nantinya harus mengeluarkan nota ini tidak perlu merasa dirugikan. Lalu apa saja sebenarnya manfaatnya?

1. Mencatat Kesalahan yang Terjadi

Kesalahan adalah sesuatu hal yang lumrah dalam sebuah bisnis. Tentunya para pelaku bisnis harus  belajar dari pengalaman agar kesalahan yang serupa tidak terjadi lagi di masa depan. 

Agar bisa menghindari kesalahan yang terjadi khususnya saat penjualan harus ada pencatatan dalam sebuah nota.

Itulah salah satu tujuan kenapa nota kredit dibuat. Pencatatan kesalahan yang terjadi pada nota bisa dievaluasi agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa yang akan datang.

2. Tertib Administrasi

Semua aktivitas operasional yang terjadi pada perusahaan akan lebih tertib jika terdapat laporan tertulisnya. Hal ini akan memudahkan semua pihak jika suatu saat dibutuhkan untuk melihat kembali berkas transaksi yang telah terjadi.

Itu sebabnya nota kredit akan membantu para pelaku bisnis untuk tertib secara administrasi dan sesuai standar akuntansi di Indonesia. Tentunya semua hal yang berkaitan dengan transaksi barang akan tercatat secara rapi dalam nota ini.

3. Menunjukan Bahwa Pelaku Bisnis Bertanggung Jawab

Tujuan berikutnya yaitu untuk menunjukkan kepada para klien dan konsumen bahwa pelaku bisnis yang terlibat dengan mereka memang bertanggung jawab. 

Dengan adanya nota kredit maka dapat menjadi pembuktian bahwa pihak perusahaan tidak akan lari dari kesalahan yang telah diperbuatnya.

4. Dapat Terhindar dari Laporan Keuangan yang Janggal

Pemeriksaan laporan keuangan sebuah perusahaan harus dilaporkan minimal satu tahun sekali. Akhirnya ketika dilakukan pengecekan, muncul angka-angka transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui juga sumbernya aktivitasnya.

Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang peduli terhadap pencatatan nota dan bukti transaksi. 

Itu sebabnya untuk meminimalisir kejadian tersebut setidaknya pengusaha harus membuat catatan atau nota terhadap transaksi apapun yang terjadi, termasuk di dalamnya adalah pencatatan nota kredit.

5. Memberikan Jaminan Kepada Klien 

Kamu pasti tahu, kan, Majoopreneurs, bahwa klien, mitra, dan pelanggan adalah bagian penting yang bisa membuat sebuah bisnis terus berkembang?

Hubungan yang baik antara perusahaan dan pihak lain tentu saja harus dijaga. Salah satu caranya yaitu dengan memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi.

Dikeluarkannya nota kredit oleh pelaku bisnis kepada klien dapat memberikan kepercayaan lebih besar. 

Hal tersebut membuat klien atau pembeli akan merasa aman saat akan berbelanja atau membeli barang. Kenyamanan dan keamanan ini dirasakan jika terjadi sesuatu hal pada barang yang akan dibeli maka penjual bersedia untuk mengurangi piutangnya.

Fungsi Nota Kredit

Dokumen berbentuk nota kredit ini tak hanya berguna dalam memberikan keamanan jaminan pembayaran pada klien, melainkan juga memberi keuntungan bagi perusahaan. 

Berikut ini manfaat nota kredit adalah sebagai berikut.

1.  Memudahkan Kegiatan Administrasi

Manfaat pencatatan nota kredit adalah memudahkan kegiatan administrasi karena transaksi yang dilakukan perusahaan telah tercatat secara sistematis.

2. Menjaga Hubungan Penjual dan Pembeli

Bila dilihat sekilas nota kredit adalah sebuah kerugian bagi pebisnis karena mengurangi piutang mereka. 

Namun hal ini juga merupakan suatu itikad baik sebagai upaya memelihara hubungan antara penjual dan pembeli. Dalam jangka panjang, perusahaan akan diuntungkan karena kepercayaan konsumen meningkat.

3. Meningkatkan Operasional Bisnis

Nota kredit adalah salah satu bukti konkret bahwa suatu perusahaan perlu melakukan beberapa perbaikan pada produknya. 

Untuk dapat memperbaiki produk atau layanannya, maka kinerja perlu ditingkatkan. Dengan demikian kegiatan operasional bisnis juga bisa dievaluasi sehingga dapat menciptakan sistem yang lebih efisien.

4. Menghindari Konflik

Fungsi lain nota kredit adalah sebagai salah satu sarana menghindari konflik antara penjual dan pembeli atau klien.

Penyebabnya bisa karena kualitas produk yang buruk dan tentu akan merugikan konsumen karena tidak sesuai dengan pengeluaran mereka. 

Jika perusahaan tak mampu mengatasi hal ini dan kedua pihak tidak mau memahami satu sama lain, tentu potensi konflik akan terbuka lebar.

5. Melacak Kesalahan Penjualan yang Mungkin Terjadi

Tidak jarang kerusakan suatu produk timbul pada saat penjualan maupun pengiriman dan belum tentu ditimbulkan oleh proses produksi. 

Dengan adanya pembuatan nota kredit, pemilik usaha dapat mengetahui pada tahapan proses produknya mengalami penurunan kualitas sehingga bisa menjadi bahan evaluasi selanjutnya.

Contoh Nota Kredit

Di bawah ini majoo akan berikan contoh nota kredit agar majoopreneurs mendapatkan ilustrasi dan bisa membuatnya sesuai kebutuhan bisnismu.

(sumber: accurate.id)

(sumber: ocbcnisp.com)

Baca Juga: Memahami Sistem dan Manfaat Akuntansi Perbankan 

Kesimpulan

Membuat credit note sebenarnya tidak sulit dan dapat disesuaikan dengan kemampuan perusahaan dan diskusi yang sudah dilakukan bersama dengan pelanggan. 

Penjabaran majoo di atas sudah cukup jelas, kan? Jadi sebaiknya kamu segera menyediakan format nota kredit untuk bisnis.

Setelah mengetahui informasi tentang nota kredit ini, majoo harap kamu lebih memperhatikan kelengkapan administrasi transaksi bisnismu. 

Selain karena banyak sekali fungsinya, mengeluarkan nota ini juga tentunya tidaklah terlalu merepotkan dan tidak membutuhkan waktu lama.

Dengan adanya nota kredit, kamu akan memiliki bukti kuat dan resmi sekaligus legal yang bisa kamu gunakan pada saat terjadi masalah antara kamu dan klien, pelanggan atau pemasok barang.  

Hal ini sekaligus mengingatkan Majoopreneurs tentang pentingnya mengikuti standar akuntansi yang berlaku di Indonesia untuk meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan pada usaha, termasuk dalam penyediaan nota kredit bagi usaha.

Sekali lagi majoo juga mengajak kamu untuk membaca artikel lain yang sudah diterbitkan agar wawasan bisnismu semakin luas. Yuk!