Nota Kontan adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh-Contohnya

Bagi kamu yang menjalankan bisnis, pasti akrab dengan benda bernama nota kontan. Pengertian nota kontan adalah bukti transaksi resmi yang dibuat oleh penjual dan diserahkan kepada pembeli tanpa perantara.

Nota kontan biasa digunakan dalam transaksi jual beli sebagai bukti pembayaran. Bukti ini bersifat wajib sebagai rekam jejak bahwa pembeli telah melunasi transaksi atas barang atau jasa yang telah dibeli.

Kebanyakan pebisnis menggunakan nota kontan dalam bentuk kertas. Tapi, ada pula yang membuatnya secara online, misalnya melalui Excel agar tidak rusak atau hilang.

Seorang pemilik usaha harus menyimpan nota kontan dengan rapi agar mudah ditemukan ketika sedang dibutuhkan untuk pendukung laporan keuangan. Oleh karena itu, secara garis besar dapat dikatakan bahwa nota kontan adalah sesuatu yang sangat penting dalam kegiatan bisnis.

Hal yang perlu diperhatikan dari nota kontan adalah perlu adanya tanda tangan penjual dan pembeli agar sah menjadi bukti transaksi.

Apa saja jenis nota kontan? Bagaimana cara membuatnya? Yuk, simak penjelasan majoo berikut ini agar kamu nanti bisa membuatnya sendiri!

Jenis-Jenis Nota

Sebelum membahas tentang nota kontan, ada baiknya kita membahas terlebih dahulu jenis-jenis nota penjualan. Nota penjualan dibuat oleh penjual untuk pembeli sebagai bukti transaksi.

Untuk memahami perbedaan masing-masing nota penjualan atau bukti transaksi, simak penjelasannya berikut ini!

1. Nota Kredit

Nota kredit atau disebut juga credit note merupakan dokumen yang dibuat sebagai bukti transaksi untuk menunjukkan adanya pengurangan piutang usaha. Pengurangan piutang terjadi karena terjadi penurunan harga barang yang dibeli atau barang yang dibeli mengalami cacat.

Penjual dapat mengeluarkan nota kredit setelah mendapatkan nota debet dari pembeli. Dengan adanya persetujuan dan kesepakatan dari kedua belah pihak, diharapkan mengurangi kesalahpahaman.

Baca juga: Surat Perjanjian Hutang Piutang: Tujuan dan Manfaatnya

2. Nota Debit

Nota Debit merupakan dokumen bukti pengurangan utang usaha karena adanya barang yang diretur atau dikembalikan. Artinya, ketika pembeli memperoleh barang dengan sistem utang, adanya nota debit ini akan mengurangi nilai utang yang harus dibayar.

3. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual setelah pembelinya melakukan pelunasan atas barang yang dibeli. Artinya, tidak ada utang piutang antara penjual dan pembeli saat nota kontan dikeluarkan.

Seperti nota jenis lain, nota kontan juga harus dibuat dengan menggunakan salinan minimal dua rangkap. Nota asli diberikan kepada pembeli, sementara salinannya disimpan oleh penjual untuk catatan atau arsip.

Dalam beberapa kasus, nota kontan juga dapat digunakan sebagai bukti pembayaran dalam proses pengajuan kredit atau pinjaman. Nota kontan yang diterbitkan oleh perusahaan atau bisnis dapat digunakan sebagai dasar untuk pengajuan kredit atau pinjaman.

Baca juga: Memahami Perbedaan antara Bon, Invoice, Kuitansi, dan Nota

Fungsi Nota Kontan

Sebenarnya, apa sih fungsi nota kontan? Di atas kita telah membahas tentang apa itu nota kontan. Sekarang kamu perlu memahami fungsi dari nota kontan pada transaksi jual beli.

Pada dasarnya, fungsi nota kontan adalah sebagai dokumen bisnis yang disertakan dalam laporan keuangan. Kehadiran nota kontan bisa menjadi acuan dalam pencatatan semua transaksi yang dilakukan agar bisa mengetahui dengan jelas waktu terjadinya transaksi.

Berikut ini adalah beberapa fungsi nota kontan dalam dunia bisnis:

1. Untuk Koreksi Harga

Nota kontan berfungsi sebagai koreksi harga yang terjadi bila barang yang dijual ternyata sudah tidak terlalu laku lagi di pasaran atau ada masalah lain, seperti barang sudah cacat atau sudah tidak layak jual.

2. Untuk Koreksi Barang

Fungsi lain dari nota kontan adalah sebagai alat pengecekan ulang saat sedang membandingkan jumlah barang yang terjual sesuai nota yang telah dikeluarkan dengan jumlah barang secara fisik di gudang (stock opname).

3. Untuk Bukti Transaksi

Fungsi terakhir nota kontan adalah untuk menjadi bukti transaksi sah bagi pembeli yang melakukan pembayaran secara tunai.

Komponen Nota Kontan

Dalam pembuatan dokumen pembayaran ini, terdapat sejumlah komponen yang harus tercantum dalam nota kontan. Berikut komponen-komponennya:

• Logo dan nama perusahaan bisnis yang mengeluarkan nota, disertai dengan alamat perusahaan bisnis beserta nomor telepon yang dapat dihubungi
• Nomor nota
• Tanggal transaksi
• Jenis barang yang telah dibeli
• Kuantitas barang yang telah dibeli
• Harga satuan barang
• Total harga

Karena nota kontan merupakan bukti transaksi pembayaran yang diberikan oleh pemilik usaha kepada pelanggannya, maka nota kontan harus dibuat dengan menggunakan salinan, setidaknya dibuat menjadi dua rangkap. Nota asli akan diberikan kepada pembeli, sementara salinannya disimpan oleh penjual sebagai dokumen penjualan.

Baca juga: Laporan Penjualan: Fungsi, Cara Membuat, dan Contoh

Cara Mengisi Nota Kontan

 

Pada dasarnya, nota kontan siap pakai banyak terjual di toko alat tulis. Di dalamnya sudah tertulis informasi yang harus kamu isi.

Pemilik usaha biasanya memesan nota kontan berdesain khusus. Mereka menambahkan logo dan alamat perusahaan, dan komponen-komponen lain yang dianggap perlu.

Berkat perkembangan teknologi, membuat dan mengisi nota kontan sudah bisa dilakukan secara online. Mau tahu gimana cara membuat nota kontan online? Cek selengkapnya di bawah ini!

1. Mengisi Nota Kontan dengan Microsoft Excel

Sebagai pebisnis, program Microsoft Excel seharusnya sudah terinstal pada perangkat komputer atau laptop, terutama yang berbasis Windows. Untuk membuat nota kontan menggunakan Microsoft Excel, kamu harus mengetikkan satu per satu nomor kode produk dan nama barang dengan rapi pada kolom-kolom yang tersedia.

Namun, menuliskan secara manual seperti itu pastinya sangat melelahkan, apalagi jika produk yang dijual cukup banyak. Untuk lebih praktis, kamu bisa menggunakan langkah-langkah berikut ini:

Berikut ini cara mengisi nota kontan di Excel:

1. Isilah kolom C secara manual tergantung dengan kode barang yang kamu tentukan.
2. Berikutnya, pada kolom nama barang, kamu bisa mengisinya dengan menggunakan rumus excel berikut ini. =IFERROR(VLOOKUP(C10;DATA BARANG’!$B$3:$D$100,2,FALSE),””)
3. Untuk kolom jumlah barang bisa kamu isi secara manual sesuai dengan produk yang terjual.
4. Untuk Harga Satuan, kamu bisa memakai formula ini: =IFERROR(VLOOKUP(C10;DATA BARANG’!$B$3:$D$100,3,FALSE),””)
5. Untuk Total Harga, kamu bisa memasukkan rumus ini: =IFERROR(E10*F10,””)
6. Pada kolom Grand Total, jumlahkan total harga dengan formula =SUM(G10:G16)
7. Kemudian pada bagian diskon, kamu bisa menentukannya pakai rumus =IF(G17>=10000000,G17*20%,IF(G17>=1000000,G17*10%,0)).
8. Terakhir, kolom total dikurangi dengan diskon kamu dapat memakai rumus Excel =G18-G19

2. Mengisi Nota Kontan dengan Situs Online

Membuat dan mengisi nota kontan dengan Microsoft Excel dengan formula di atas memang cenderung praktis dan minim kesalahan. Meskipun demikian, tidak semua orang fasih menggunakan formula Excel yang dinilai memusingkan.

Jika kamu tidak ada waktu untuk mempelajarinya, kamu bisa menggunakan berbagai situs online gratis yang menawarkan layanan pembuatan nota kontan. Salah satunya adalah Invoice Generator.

Penggunaan website ini cukup sederhana. Berikut langkah-langkahnya:

1. Bukalah laman Invoice Generator dengan mengetikkan https://invoice-generator.com
2. Di bagian kanan laman, gantilah mata uang USD menjadi IDR, atau sesuai dengan mata uang yang kamu butuhkan.
3. Kemudian, isilah seluruh kolom yang ada di bagian Invoice, seperti logo usaha, tanggal transaksi, nama penerima barang, jumlah harga, cara pembayaran, jenis barang, berat barang, jumlah barang, catatan khusus, serta biaya potongan pajak.
4. Langkah terakhir adalah mengunduh hasil nota kontan tepat di bawah tulisan Send Invoice. Kamu akan menerima nota kontan ini dalam format PDF, sehingga lebih mudah digunakan di perangkat elektronik yang kamu gunakan.

Contoh Nota Kontan

Penjual yang baik selalu menyediakan nota penjualan untuk membuat konsumen nyaman dan percaya. Respon positif tersebut akan menghasilkan banyak keuntungan melalui bertambahnya konsumen.

Seperti apa bentuk nota kontan penjualan? Berikut beberapa contoh nota kontan yang biasa digunakan.

Contoh Nota Kontan Sederhana

Contoh Nota Kontan dengan Excel

Contoh Nota Kontan dengan Excel

Kesimpulan

Dalam melakukan transaksi jenis apapun, bukti transaksi harus dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Bukti transaksi tersebut merupakan salah satu faktor terpenting jika ingin sukses dalam berbisnis.

Bukti transaksi tersebut bernama nota kontan. Fungsi nota kontan adalah sebagai dokumen transaksi resmi yang mempunyai sebuah kekuatan bagi pembeli jika nanti produk yang dibeli rusak sebelum dipakai.

Menyediakan nota kontan akan memberikan kenyamanan untuk para pelanggan sehingga mereka mau kembali membeli produk yang kita tawarkan. Selain itu, seorang pemilik bisnis bisa memanfaatkan nota kontan sebagai bahan pemeriksaan ulang dan analisis bisnis agar usaha bisa berkembang di masa depan.

Pembuatan nota kontan adalah salah satu proses yang penting dalam bisnis. Tentunya akan sangat melelahkan harus merekap pesanan secara manual, apalagi jika barang yang dijual cukup banyak.

Oleh karena itu, kini membuat nota kontan lebih mudah dengan aplikasi keuangan majoo. Aplikasi ini memungkinkan kamu untuk membuat bukti tagihan tanpa mencatat secara manual.

Yuk, berlangganan majoo sekarang juga!

 

 

Referensi:

• https://kledo.com/blog/contoh-nota-kontan-penjualan/

Gambar:

• Freepik.com