Contoh Surat Purchase Order dalam Bahasa Indonesia

Ada banyak sekali contoh surat purchase order atau PO yang sebenarnya bisa kita temukan di internet. Bagi kamu yang menekuni bidang bisnis perdagangan, jelas keberadaan surat yang satu ini pasti tidak terdengar asing, kan?

Namun, pernahkah kamu bertanya-tanya, sebenarnya apa, sih, yang dimaksud dengan purchase order atau PO ini? Apa fungsinya dalam operasional bisnis? Kemudian, bagi kamu yang memang harus selalu berurusan dengan purchase order, tentu ingin tahu, dong, bagaimana cara membuat surat PO yang benar dalam bahasa Indonesia?

Nah, agar tidak bingung dan benar-benar paham dengan apa yang kamu buat, langsung saja kita simak, yuk, serba-serbi terkait PO atau purchase order, mulai dari pengertian purchase order itu sendiri, cara membuatnya, dan aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan saat membuat surat purchase order tersebut.

Langsung saja kita mulai pembahasannya, yuk! Simak sampai selesai, ya, agar kamu tidak bingung lagi terkait PO atau surat purchase order ini!

Apa yang Dimaksud dengan PO?

Apa yang dimaksud dengan PO? Apakah kita sebagai pelaku usaha benar-benar perlu memahami pentingnya dokumen yang satu ini?

Secara sederhana, PO atau purchase order merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk memulai proses pembelian suatu barang, umumnya pembelian dengan jumlah yang besar.

Sebelum memulai pembelian, pelanggan akan mengirimkan surat purchase order kepada penjual yang berisi tentang item apa saja yang ingin dibeli. Surat ini akan berfungsi sebagai pemberitahuan sehingga penjual dapat mempersiapkan item-item yang dibutuhkan, kemudian membalas surat purchase order tersebut dengan invoice atau faktur.

Jeda di antara pengiriman purchase order dan faktur kerap digunakan untuk negosiasi harga terbaik yang bisa ditawarkan oleh penjual dan disepakati oleh pelanggan. Oleh karena itu, harga pembelian yang tertera pada faktur, biasanya sudah merupakan harga akhir yang tak bisa ditawar lagi.

Berdasarkan faktur yang telah diterima, pelanggan pun dapat melakukan pembayaran sehingga penjual dapat mengirimkan barang yang dipesan menggunakan surat purchase order.

Nah, inilah pentingnya bagimu sebagai pelaku usaha untuk memahami apa yang dimaksud dengan PO, khususnya bagi kamu yang memang bergerak di bidang perdagangan, sehingga kamu tidak kagok lagi saat ingin memesan sesuatu dari pemasok.

Tanpa memahami dengan benar alur pemesanan serta fungsi dari purchase order ini, bisa jadi kamu akan kebingungan saat ingin memasok barang bagi bisnismu.

Cara Membuat Surat PO yang Benar dalam Bahasa Indonesia

Setelah memahami pengertian PO secara garis besar dan juga fungsi yang dimilikinya dalam bisnis, berikutnya kamu perlu tahu cara membuat surat PO yang benar dalam bahasa Indonesia.

Tidak perlu khawatir, sebenarnya pembuatan purchase order ini cukup mudah, kok, terlebih jika kamu sudah sering melakukan pemesanan. Namun, bagi kamu yang mungkin baru menggeluti dunia bisnis atau baru pertama kali melakukan pemesanan dalam jumlah besar, ada baiknya kamu meminta pihak penjual atau pemasok untuk mengirimkan katalog produknya terlebih dahulu sebelum membuat surat purchase order.

Katalog produk ini umumnya akan menjabarkan spesifikasi item yang tersedia di pihak penjual atau pemasok, sehingga kamu dapat lebih mudah dalam menentukan barang apa saja yang ingin dipesan dan juga membuat surat purchase order untuk pesanan tersebut.

Selanjutnya, kamu cukup menjabarkan item yang ingin dipesan. Apabila pihak pemasok menyediakan lebih dari satu varian untuk item yang sama, pastikan spesifikasi item yang kamu inginkan sudah tercantum dengan lengkap dan jelas dalam surat purchase order.

Selain identitas produk yang ingin dibeli, cantumkan pula harga satuan produk tersebut sesuai dengan katalog yang telah diterima di awal, dan juga cantumkan metode pembayaran yang diinginkan. Umumnya, penjual akan menawarkan potongan harga khusus ketika pembelian yang ingin dilakukan memenuhi ketentuan tertentu, jadi kamu juga bisa menggunakan purchase order untuk membahas potongan tersebut.

• Aspek Penting dalam Template Surat PO

Agar dapat membuat surat purchase order yang baik dan sesuai, pastikan untuk selalu memperhatikan aspek penting dalam template surat PO yang kamu buat, terlebih jika kamu menggunakan templat umum yang mungkin tidak mencakup informasi-informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Seperti yang sudah sempat dibahas sebelumnya, identitas produk yang ingin dibeli merupakan salah satu aspek yang penting dalam pembuatan surat purchase order. Pastikan untuk mencantumkan nama produk secara jelas, sehingga pihak penjual tidak keliru dalam menyiapkan dan mengirimkan pesanan.

Identitas produk juga mencakup jumlah barang yang ingin dipesan. Apabila kamu ingin memesan lebih dari satu varian, pastikan untuk memisahkan varian-varian produk tersebut lengkap dengan jumlahnya masing-masing. Selain akan mempermudah penjual dalam menangani pesananmu, cara ini juga akan membantumu menghindari risiko kekeliruan pemesanan.

Selain identitas produk, metode pembayaran juga menjadi salah satu aspek penting dalam template surat PO, karena dalam poin pembahasan terkait metode pembayaran, kesepakatan yang telah dibuat perlu dicantumkan agar tetap mengikat kedua belah pihak, terlebih jika pihak penjual bersedia memberikan potongan harga khusus sesuai dengan ketentuan yang ada.

Jangan lupa pula untuk memperhatikan identitas diri seperti nama dan alamat, baik sebagai pembeli maupun penjual.

Contoh PO atau Purchase Order

Ada beberapa contoh PO yang bisa dijadikan inspirasi saat ingin membuat purchase order. Salah satunya adalah contoh purchase order berikut:

Dalam contoh PO sederhana di atas, kita dapat melihat bahwa setiap pesanan dipisahkan berdasarkan variasi item yang dipesan. Dengan demikian, harga per item dan total harga per item pun dapat diketahui.

Dari purchase order tersebut, pihak penjual pun bisa membuat dan menerbitkan invoice sesuai dengan pesanan yang telah dibuat. Sama sekali tidak sulit, kan?

• Contoh Surat PO dalam Bahasa Inggris

Untuk surat PO dalam bahasa Inggris, sebenarnya tak banyak yang berbeda, hanya perkara bahasa saja, umumnya karena supplier untuk pembelian yang akan dilakukan berasal dari negara asing. Agar lebih jelas, perhatikan contoh berikut:

Apabila ingin kemudahan yang lebih besar lagi saat melakukan pemesanan, coba gunakan aplikasi majoo yang dapat secara otomatis membuat pesanan kepada pemasok yang telah ditentukan. Tak hanya itu, aplikasi majoo juga dilengkapi dengan fitur keuangan yang dapat mencatat setiap transaksi secara tepat, akurat, dan otomatis.

Yuk, segera berlangganan aplikasi majoo sekarang juga dan nikmati semua manfaatnya!

Sumber: https://www.paper.id/blog/product-content/contoh-purchase-order