12 Contoh Dokumen Purchase Order untuk Bisnis B2B yang Benar

Mengelola proses pembelian dalam bisnis B2B (business-to-business) memerlukan sistem yang terorganisasi untuk memastikan kelancaran operasional, salah satunya dengan memanfaatkan pesanan pembelian (purchase order). Jika kamu belum familier dengan purchase order, di artikel ini kami akan memberikan contoh PO bisnis B2B. Simak sampai akhir, ya! 

Apa yang Dimaksud dengan PO?

PO atau purchase order adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual sebagai bentuk permintaan untuk membeli barang atau jasa. 

Secara sederhana, dokumen ini dapat diibaratkan seperti ‘keranjang belanja’ di situs e-commerce, yaitu berisi daftar barang yang ingin kamu beli. Daftar ini berisi detail pesanan, termasuk jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan pembeli, serta ketentuan pembayaran dan detail pengiriman.

Dalam konteks bisnis B2B, PO digunakan untuk memastikan transparansi dan kesepakatan yang jelas antara kedua belah pihak. Selain itu, PO berfungsi sebagai alat dokumentasi yang membantu melacak inventaris, merencanakan anggaran, dan mencegah kesalahan dalam pemesanan. 

Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat menjaga hubungan bisnis yang profesional sekaligus meminimalkan potensi sengketa terkait transaksi.

Dalam proses pembelian atau pengadaan barang, terdapat pula purchase requisition. Jika purchase order diberikan dari suatu bisnis kepada pihak lain atau pihak eksternal, purchase requisition merupakan dokumen internal.

Purchase requisition digunakan dalam perusahaan untuk meminta persetujuan atas pembelian barang atau jasa sebelum pembuatan purchase order. Dokumen ini biasanya diajukan oleh karyawan atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa tertentu, lalu disetujui oleh manajer atau bagian keuangan.

Ketika perusahaan atau bisnis mengeluarkan purchase order, artinya bisnis tersebut berkomitmen sebagai pembeli. Dengan kata lain, purchase order menjadi bentuk kontrak antara pembeli dan penjual bahwa pembeli akan membeli sejumlah barang atau jasa yang telah disepakati. 

Berhubung biasanya pesanan dipenuhi sebelum pembeli menerima tagihan, purchase order memberikan asuransi kepada penjual terhadap kegagalan pembayaran.

Perbedaan surat PO bisnis biasa dan B2B

Sebagian dari kamu mungkin sudah mengetahui, jika bisnis dibedakan berdasarkan pihak yang dilayaninya, setidaknya terdapat dua jenis bisnis, yaitu B2B (business-to-business) dan B2C (business-to-consumer).

B2B mungkin tidak terlalu familier bagi banyak orang, kecuali kamu memang pemilik bisnis. Sementara itu, B2C ialah bisnis yang dikenal oleh banyak orang; Bisnis yang melayani konsumen langsung atau bisnis biasa. 

Baik, bisnis biasa ataupun B2B sama-sama perlu menggunakan purchase order jika mau menerapkan pengelolaan inventaris yang baik. Lalu, apa perbedaan surat PO bisnis biasa dan B2B?

Meskipun secara umum surat PO memiliki fungsi yang sama, yaitu sebagai dokumen resmi untuk memesan barang atau jasa, ada beberapa perbedaan mendasar antara PO yang digunakan dalam bisnis biasa (B2C) dan bisnis B2B, antara lain:

1. Volume dan Skala Pesanan

• Pada bisnis biasa, PO biasanya mencakup pesanan dalam jumlah kecil atau untuk keperluan individu.

• Dalam bisnis B2B, PO umumnya berisi pesanan dalam jumlah besar untuk mendukung operasional atau produksi skala besar.

2. Detail Dokumen

• PO bisnis biasa cenderung lebih sederhana, yaitu mencakup barang, jumlah, dan harga.

• PO B2B sering kali lebih kompleks, seperti mencakup spesifikasi teknis, syarat pengiriman, perjanjian pembayaran, dan detail kontrak lainnya.

3. Hubungan dengan Pihak Lain

• Dalam B2C, PO digunakan untuk transaksi sederhana antara konsumen dengan perusahaan atau usaha kecil.

• Pada B2B, PO menjadi bagian dari hubungan bisnis yang berkelanjutan dan sering kali melibatkan perjanjian kontrak jangka panjang.

4. Tujuan Penggunaan

• PO bisnis biasa lebih sering digunakan untuk pembelian barang konsumsi atau kebutuhan sehari-hari.

• PO B2B biasanya ditujukan untuk mendukung operasional bisnis, seperti pembelian bahan baku atau peralatan kerja.

Pemahaman atas perbedaan ini penting agar dokumen PO yang dibuat sesuai dengan kebutuhan transaksi dan konteks bisnis yang dijalankan.

Komponen Template Dokumen Purchase Order Bisnis B2B

Dokumen purchase order (PO) dalam bisnis B2B harus disusun secara sistematis untuk memastikan semua informasi penting tercantum dengan jelas. Berikut adalah komponen template dokumen purchase order bisnis B2B:

1. Informasi Perusahaan Pembeli dan Penjual: Nama perusahaan, alamat lengkap, nomor kontak, dan email.

2. Nomor Purchase Order: Nomor unik untuk mengidentifikasi PO tersebut yang memudahkan pelacakan dan pengarsipan.

3. Tanggal Penerbitan dan Tanggal Pengiriman: Tanggal pembuatan PO dan perkiraan waktu barang atau jasa harus diterima.

4. Detail Barang atau Jasa: Deskripsi lengkap barang atau jasa yang dipesan, termasuk kuantitas, ukuran, warna, atau spesifikasi teknis lainnya.

5. Harga dan Total Biaya: Harga per unit, diskon (jika ada), pajak, dan total biaya keseluruhan.

6. Syarat dan Ketentuan Pembayaran: Informasi terkait metode pembayaran, jatuh tempo, dan penalti jika ada keterlambatan pembayaran.

7. Syarat Pengiriman: Lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan pihak yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman.

8. Tanda Tangan dan Persetujuan: Bagian untuk tanda tangan pihak pembeli dan penjual sebagai bentuk kesepakatan resmi.

Dengan memastikan semua komponen di atas tercakup, PO B2B dapat berfungsi sebagai dokumen yang jelas, lengkap, dan profesional untuk mendukung kelancaran transaksi antar perusahaan.

Agar makin jelas, kami juga telah menyiapkan beberapa contoh PO bisnis B2B di bawah ini, mari simak selengkapnya!

12 Contoh Surat PO untuk Bisnis B2B

Berikutnya, kami telah mengumpulkan 12 contoh surat PO untuk bisnis B2B baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris yang dapat kamu jadikan referensi. Contoh-contoh ini dirancang untuk membantumu memahami struktur dan elemen penting dalam dokumen PO yang profesional dan efektif.

1. Contoh PO Mainan (Toy Shop)

Sumber: https://www.paper.id/ 

2. Contoh surat PO barang elektronik 

Sumber: https://www.usahaku.com/ 

3. Contoh surat PO alat tulis

Sumber: https://www.jurnal.id/ 

4. Contoh PO minuman

Sumber: https://www.online-pajak.com/ 

5. Contoh surat PO untuk permintaan sampel barang

Sumber: https://zahiraccounting.com/ 

6. Contoh PO daging

Sumber: https://www.impactfirst.co/id 

7. Contoh PO safety equipment

Sumber: https://www.mhcautomation.com/ 

8. Contoh surat PO pakaian

Sumber: https://www.shopify.com/ 

9. Contoh surat PO furnitur

Sumber: https://www.krishandsoftware.com/  

10. Contoh PO printer cartridge

Sumber: https://www.brightpearl.com/ 

11.  Contoh surat PO pengadaan pantry dan ATK

Sumber: https://snov.io/ 

12. Contoh surat PO perlengkapan kantor

Sumber: https://www.procurify.com/ 

Apakah kamu sudah memiliki gambaran yang lebih jelas setelah melihat contoh surat PO di atas? Jika kamu masih merasa kesulitan membuat template dokumen PO sendiri, tidak perlu khawatir sebab kamu bisa buat purchase order bisnis B2B dengan aplikasi majoo. Ingin tahu lebih jelas? Klik tautan ini!

Sumber: 

• https://www.sumup.com/en-us/business-guide/what-is-a-purchase-order/ 

• https://www.paper.id/blog/product-content/contoh-purchase-order/