Bagaimana Cara Membuat Contoh Surat Paklaring Sendiri?

Siapa, sih, di sini yang masih mencari contoh surat paklaring karena bingung bagaimana cara membuatnya? Tak perlu malu, kok, pasalnya surat yang satu ini memang bukan sesuatu yang sering dijumpai dalam dunia kerja. Justru ketika seseorang berhenti bekerja di suatu perusahaan, barulah surat ini diterbitkan.

Kenapa bisa begitu? Bagaimana, sih, cara membuatnya? Mengapa kita perlu tahu cara bikin paklaring kerja? Hmm, daripada bingung terlalu lama, bagaimana jika kita kupas tuntas serba-serbi terkait surat yang satu ini, mulai dari pengertiannya, fungsinya, dan tentu saja cara membuatnya.

Yuk, langsung saja simak detailnya sampai habis!

Apa Itu Surat Paklaring?

Secara umum, surat paklaring merupakan sebuah dokumen yang menjadi hak karyawan ketika sudah tidak bekerja lagi di suatu perusahaan. Apa pun alasan berhentinya karyawan tersebut bekerja, mulai dari mengundurkan diri, terkena pemutusan hubungan kerja, atau masuk usia pensiun, surat ini harus diberikan oleh perusahaan tempatnya bekerja.

Yap, benar sekali! Perusahaan merupakan pihak yang membuat dan menerbitkan paklaring sehingga karyawan tidak bisa membuatnya sendiri. Akan tetapi, karena surat ini merupakan hak, karyawan berhak untuk meminta surat tersebut ketika tidak lagi bekerja di perusahaan bersangkutan. Meski demikian, umumnya karyawan yang memang sudah menuntaskan kewajibannya tidak perlu meminta lagi, kok, karena perusahaan akan berinisiatif untuk menerbitkan surat ini, umumnya melalui tim HR.

Namun, ingat, untuk mendapatkan surat ini, karyawan harus terlebih dahulu menunaikan seluruh kewajiban yang dimilikinya terhadap perusahaan. Kewajiban ini bermacam-macam, tergantung dari ketentuan yang berlaku di perusahaan tersebut. Salah satu contohnya adalah mengembalikan setiap peralatan kantor yang dipinjamkan perusahaan untuk mendukung kinerja karyawan atau menyelesaikan setiap pekerjaan yang masih terutang hingga hari terakhir kerja yang telah ditentukan.

Perusahaan bisa saja, lho, memutuskan untuk menahan penerbitan surat paklaring apabila masih ada kewajiban karyawan yang belum diselesaikan.

Baca Juga: Lihat Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya!

Bagaimana Cara Membuat Paklaring

Sebenarnya, cara membuat paklaring tak begitu sulit karena pada dasarnya, surat ini hanya berisi penjelasan terkait berhentinya masa kerja seorang karyawan dari perusahaannya. Namun, karena berkaitan dengan kontrak dan juga regulasi secara umum, ada sejumlah komponen yang harus dipenuhi ketika membuat surat ini agar kekuatan hukumnya dapat digunakan dengan baik sebagaimana mestinya.

Setidaknya, ada lima komponen yang harus ada dalam sebuah paklaring. Apabila salah satu saja komponen ini tidak ditemukan dalam paklaring, ada kemungkinan dokumen tersebut akan kehilangan fungsinya seutuhnya atau tak bisa digunakan untuk keperluan-keperluan yang semestinya bisa diselesaikan.

Karena pentingnya keberadaan komponen-komponen ini, pastikan untuk selalu mencantumkan setiap komponen tersebut ketika membuat paklaring. Nah, pertanyaannya, komponen apa saja, sih, yang dimaksud? Mari kita bahas satu per satu, yuk!

1. Kop Surat Perusahaan

Setiap paklaring harus diawali dengan kop surat perusahaan yang menunjukkan bahwa surat tersebut memang resmi dibuat dan diterbitkan oleh perusahaan yang identitasnya tercantum dalam kop.

Bagaimanapun juga, paklaring merupakan dokumen yang diberikan kepada karyawan ketika karyawan tersebut tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut. Oleh karena itu, perusahaan perlu menunjukkan validitas dirinya pada setiap surat yang secara resmi diterbitkannya, termasuk untuk paklaring. Tanpa keberadaan kop surat perusahaan, keabsahan paklaring patut dipertanyakan karena artinya siapa pun dapat membuat surat tersebut dan menerbitkan secara mandiri.

Setiap perusahaan memiliki kop suratnya masing-masing, tetapi umumnya, kop surat ini akan mencantumkan nama jelas perusahaan tersebut disertai dengan logo yang dimilikinya. Selain itu, alamat tempat usaha perusahaan dan juga informasi kontak pun kerap dicantumkan. Dengan informasi-informasi yang disertakan tersebut, penerima paklaring atau siapa pun yang melihat bisa dengan mudah memvalidasi apakah benar perusahaan bersangkutan yang menerbitkannya atau tidak.

2. Nomor Surat

Selain kop surat perusahaan, komponen yang selanjutnya harus ada dalam cara membuat paklaring adalah nomor surat. Meski sama-sama dibutuhkan, nomor surat tidak memegang peranan yang sama signifikannya dengan kop surat perusahaan.

Alasannya cukup sederhana. Keberadaan nomor surat umumnya digunakan untuk mempermudah perusahaan dalam mengarsip setiap dokumen yang dimiliki. Dengan adanya nomor surat ini, perusahaan dapat dengan cepat menemukan kembali salinan sebuah dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.

Sama seperti kop surat perusahaan, setiap perusahaan umumnya memiliki metode tersendiri dalam membuat nomor surat. Ada beberapa perusahaan, contohnya saja, yang mencantumkan kode tanggal secara lengkap dalam nomor surat, dan ada pula yang hanya mencantumkan kode tahunnya saja. Demikian pula dengan bagian lain dari nomor surat tersebut, umumnya disesuaikan dengan metode pembuatan nomor surat yang ada di setiap perusahaan.

Perbedaan ini sebenarnya sangat wajar, kok, karena setiap perusahaan pasti memiliki caranya masing-masing dalam mengarsip dokumen yang dimiliki. Setiap cara akan membantu mempermudah mereka dalam mencari arsip tertentu, sehingga mungkin tidak cocok jika diterapkan pada perusahaan lainnya.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Resign yang Bisa Dijadikan Referensi

3. Pengesahan

Komponen berikutnya dalam cara membuat paklaring bisa dibilang sebagai salah satu komponen yang paling penting, yaitu komponen pengesahan yang menjelaskan siapa pihak dari suatu perusahaan yang mengesahkan berakhirnya masa kerja seorang karyawan.

Tak jarang, saking pentingnya perkara ini, pengesahan dilakukan langsung oleh direktur utama melalui pimpinan tim HR. Atau, apabila dalam perusahaan tersebut tidak terdapat posisi direktur, pengesahan akan dilakukan oleh mereka yang menempati posisi chief departemen atau yang kerap disebut juga dengan istilah C-Level maupun C-Suites.

Dengan adanya pengesahan ini, paklaring akan memiliki kekuatan hukum yang mengikat, dan setiap isinya bisa dinyatakan telah dibuat dengan baik dan benar. Oleh karena itu, paklaring kerap kali menjadi acuan utama untuk menentukan apabila seseorang benar-benar pernah bekerja di suatu perusahaan dan telah habis masa kerjanya di perusahaan tersebut.

Pengesahan ini penting untuk menandakan bahwa pimpinan perusahaan tersebut benar mengakui setiap informasi yang tertera dalam paklaring adalah informasi yang benar, tidak dibuat-buat, dan sah. Tanpa adanya bagian pengesahan ini, ada kemungkinan paklaring tersebut tidak dibuat dengan benar.

4. Badan Surat

Apabila komponen-komponen sebelumnya lebih banyak menjelaskan tentang posisi perusahaan, pada bagian badan surat paklaring, karyawan yang telah habis masa kerjanya yang menjadi bintang utama.

Bagian badan surat ini akan menjabarkan informasi mendetail seputar pekerjaan karyawan, mulai dari tanggal hari pertama kerjanya, tanggal terakhir bekerja, posisi yang pernah dipegang oleh karyawan tersebut, dan juga capaian-capaian profesional yang berhasil ditorehkan oleh karyawan.

Bisa dibilang bagian badan surat ini memuat informasi utama dari sebuah paklaring. Apabila bagian ini tidak ditemukan, tentu paklaring yang dibuat pun akan kehilangan fungsinya sepenuhnya. Oleh karena itu, bagian badan surat perlu dibuat dengan jelas dan mendetail.

5. Bukti Pengesahan

Komponen terakhir yang dibutuhkan dalam cara bikin paklaring kerja adalah bagian bukti pengesahan. Sekalipun paklaring tersebut sudah mencantumkan kop surat resmi yang dimiliki oleh suatu perusahaan dan juga pernyataan pengesahan yang mengikat dari pimpinan perusahaan, tentu keabsahan paklaring tidak bisa diketahui apabila tidak ada buktinya, kan?

Nah, bukti ini dimanifestasikan dalam bentuk tanda tangan pihak yang mengesahkan disertai stempel resmi perusahaan. Sudah terbayang, dong, sepenting apa komponen yang terakhir ini?

Seperti yang sudah kita ketahui, tanda tangan merupakan bukti yang memiliki kekuatan hukum bahwa seseorang telah mengakui atau menyetujui ketentuan yang diajukan. Oleh karena itu, tanda tangan dari pihak yang mengesahkan sangat diperlukan agar paklaring dapat benar-benar dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya. Alasan yang sama juga berlaku untuk stempel resmi milik perusahaan.

Mengapa Perlu Tahu Cara Bikin Paklaring Kerja?

Dari pembahasan di atas, mungkin ada yang bertanya-tanya mengapa kita perlu tahu cara bikin paklaring kerja jika yang berhak untuk membuat dan menerbitkannya adalah pihak perusahaan, kan?

Alasan utamanya tentu untuk memastikan bahwa paklaring yang diterbitkan tersebut benar-benar sah dan memiliki kekuatan hukum. Pasalnya, terkadang contoh surat paklaring juga dibutuhkan untuk banyak hal penting lainnya, lho, misalnya saja seperti mencairkan BPJS Ketenagakerjaan atau sebagai bukti rekam jejak pengalaman kerja ketika mendaftar untuk lowongan pekerjaan di perusahaan lain.

Penting sekali, kan? Sama pentingnya dengan fitur-fitur unggulan dari aplikasi majoo yang bisa dimanfaatkan secara maksimal untuk mempermudah pengelolaan bisnis. Fitur keuangannya, contohnya saja, mampu mencatat setiap transaksi secara tepat, akurat, dan otomatis, sehingga kesehatan bisnis pun bisa langsung dipantau dengan mudah. Kapan pun, di mana pun!

Yuk, gunakan aplikasi majoo sekarang juga!