Contoh Surat Pengunduran Diri: Format & Bahasa yang Sopan

Ketika seseorang memutuskan untuk berhenti dari sebuah pekerjaan, menyampaikan pengunduran diri secara profesional melalui surat adalah langkah penting untuk mempertahankan reputasi, menjaga hubungan baik, dan memastikan transisi berjalan lancar. 

Surat pengunduran diri tidak hanya tentang sekadar menyatakan keinginan untuk pergi, tetapi juga mencerminkan sikap sopan, respek, serta tanggung jawab terhadap pekerjaan yang telah dilakukan. 

Pentingnya Surat Pengunduran Diri yang Baik

- Membangun hubungan baik. Dengan surat yang ditulis secara profesional dan sopan, kamu meninggalkan perusahaan dengan kesan positif. 

- Dengan memberitahu secara tertulis dan jelas kapan terakhir bekerja serta menawarkan bantuan masa transisi, perusahaan punya waktu untuk mencari pengganti dan kamu menunjukkan tanggung jawab.

- Melindungi profesionalisme dan reputasi, karena cara Anda mengundurkan diri bisa dilihat sebagai cerminan karakter dan etika kerja.

Unsur-Unsur Surat Pengunduran Diri

1. Tanggal surat: Menunjukkan kapan surat itu dibuat. 

2. Alamat dan identitas pihak penerima.

3. Pernyataan pengunduran diri.

4. Tanggal efektif pengunduran diri atau hari terakhir bekerja.

5. Ucapan terima kasih dan apresiasi atas kesempatan bekerja, pelajaran dan pengalaman di perusahaan yang akan kamu tinggalkan.

6. Penawaran bantuan dalam masa transisi, misalnya membantu pelatihan pengganti atau menyelesaikan tugas yang masih berjalan. 

7. Penutup yang sopan dan hormat.

Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Berbagai Situasi

1. Surat Pengunduran Diri karena Alasan Kesehatan

Kepada Yth.  

HRD PT Cahaya Sejahtera  

di Tempat  

Dengan hormat,  

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:  

Nama     : Rendra Pratama  

Jabatan  : Staff Administrasi  

bermaksud untuk menyampaikan pengunduran diri saya dari PT Cahaya Sejahtera, terhitung sejak tanggal 15 Oktober 2025.  

Keputusan ini saya ambil dengan pertimbangan kondisi kesehatan yang mengharuskan saya fokus pada proses pemulihan. Saya menyadari hal ini bukan keputusan yang mudah, namun demi keberlangsungan pekerjaan dan kebaikan perusahaan, saya merasa ini langkah yang tepat.  

Saya berterima kasih atas kesempatan, pengalaman, serta ilmu yang telah diberikan selama bekerja di perusahaan ini. Semoga PT Cahaya Sejahtera terus berkembang dan menjadi lebih maju.  

Hormat saya,  

(tanda tangan)  

Rendra Pratama

2. Surat Pengunduran Diri karena Ingin Melanjutkan Pendidikan

Kepada Yth.  

Manajer SDM PT Andalan Jaya  

di Tempat  

Dengan hormat,  

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:  

Nama     : Nabila Anindya  

Jabatan  : Staff Marketing  

dengan ini mengajukan pengunduran diri dari jabatan saya di PT Andalan Jaya, efektif mulai tanggal 1 November 2025.  

Alasan saya mengundurkan diri adalah karena saya akan melanjutkan pendidikan S2 yang menuntut komitmen penuh, sehingga saya tidak dapat lagi menjalankan tanggung jawab pekerjaan dengan optimal.  

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan selama ini, serta dukungan dan kerja sama yang terjalin dengan seluruh rekan kerja. Semoga PT Andalan Jaya terus berkembang dan mencapai target yang lebih tinggi.  

Hormat saya,  

(tanda tangan)  

Nabila Anindya

3. Surat Pengunduran Diri karena Mendapat Pekerjaan Baru

Kepada Yth.  

Pimpinan CV Mitra Karya  

di Tempat  

Dengan hormat,  

Melalui surat ini, saya,  

Nama     : Aditya Rahman  

Jabatan  : Staff IT  

bermaksud mengajukan pengunduran diri dari CV Mitra Karya, terhitung sejak tanggal 30 September 2025.  

Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan rencana pengembangan karier saya di bidang teknologi yang memerlukan pengalaman baru.  

Saya menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya atas kesempatan, bimbingan, dan kerja sama yang saya terima selama bekerja di perusahaan ini. Semoga hubungan baik yang telah terjalin tetap terjaga di kemudian hari.  

Hormat saya,  

(tanda tangan)  

Aditya Rahman

4. Surat Pengunduran Diri karena Alasan Keluarga

Kepada Yth.  

HRD PT Sinar Abadi  

di Tempat  

Dengan hormat,  

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:  

Nama     : Dwi Kartika Sari  

Jabatan  : Customer Service  

menyatakan mengundurkan diri dari PT Sinar Abadi, efektif sejak tanggal 10 Oktober 2025.  

Alasan pengunduran diri ini adalah karena saya perlu memberikan perhatian penuh kepada keluarga saya, sehingga tidak memungkinkan bagi saya untuk menjalankan pekerjaan secara optimal.  

Saya mengucapkan banyak terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang saya dapatkan selama menjadi bagian dari perusahaan ini.  

Hormat saya,  

(tanda tangan)  

Dwi Kartika Sari

Bahasa yang Tepat dan Sopan dalam Surat Pengunduran Diri

Bahasa yang digunakan sangat menentukan bagaimana surat kamu diterima. Beberapa aspek Bahasa yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan bahasa baku, hindari slang atau frase terlalu santai. Namun tetaplah ramah dan manusiawi.

2. Jelas dan langsung ke inti. Pada paragraf awal, sebutkan pengunduran diri dan tanggal terakhir bekerja.

3. Fokus pada hal-hal positif yang Anda pelajari, bukan mengungkit hal negatif.

4. Hindari kritik langsung atau menyalahkan manajemen atau perusahaan. 

Tips Menyampaikan Pengunduran Diri Secara Profesional

1. Beritahu atasan langsung secara langsung terlebih dahulu dengan tatap muka (face-to-face) atau melalui video call jika bekerja remote. Surat hanya sebagai formalitas setelah pembicaraan awal.

2. Patuhi kebijakan perusahaan terkait pemberitahuan (notice period). Jika kurang dari standar yang diharapkan, jelaskan dengan sopan.

3. Persiapkan dokumen dan handover. Catat pekerjaan yang sedang berjalan, dokumen yang diperlukan, siapa yang akan mengambil alih tugas kamu.

4. Jaga komunikasi tetap positif hingga hari terakhir. Hindari gosip, keluhan terbuka, atau hal-hal negatif kepada rekan kerja.

5. Simpan salinan surat pengunduran diri, baik versi cetak atau PDF, sebagai bukti resmi bahwa kamu telah mengajukan pengunduran diri.

6. Follow up konfirmasi penerimaan surat ke HR atau manajer kamu untuk menghindari miskomunikasi.

Kesimpulan

Surat pengunduran diri bukan hanya formalitas, melainkan juga cerminan profesionalisme dan etika kerja seseorang. Dengan menyusun surat yang jelas, sopan, dan sesuai format, Anda tidak hanya menjaga hubungan baik dengan perusahaan, tetapi juga meninggalkan kesan positif yang bisa bermanfaat di masa depan.

Gunakan bahasa yang formal tapi tetap ramah, sampaikan alasan dengan bijak, serta patuhi aturan perusahaan terkait masa pemberitahuan. Dengan begitu, proses pengunduran diri dapat berjalan lancar, tertib, dan tetap menjaga reputasimu di dunia kerja.