Pengertian Faktur: Komponen, Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Faktur adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa. 

Setiap bisnis tentu ingin mendapatkan pembayaran secara tepat waktu atas produk atau layanan yang mereka sediakan. Di sinilah peran faktur menjadi krusial. Dengan adanya faktur, proses penagihan menjadi lebih jelas, tertata, dan profesional sehingga arus kas bisnis pun bisa lebih lancar.

Jika kamu sedang menjalankan bisnis atau terlibat dalam pengelolaan keuangan usaha, pemahaman tentang faktur termasuk hal esensial. 

Artikel ini akan mengupas tuntas tentang pengertian faktur, komponen yang harus ada di dalamnya, fungsi, jenis-jenis faktur yang umum digunakan, serta contohnya dalam praktik bisnis sehari-hari. 

Yuk, simak artikel ini sampai tuntas agar kamu makin paham cara kerja faktur dan bisa mengelolanya secara lebih efisien!

Apa yang Dimaksud dengan Faktur?

Faktur adalah dokumen penting yang memuat daftar rinci produk atau layanan yang diberikan oleh suatu bisnis kepada konsumennya, lengkap dengan total biaya yang harus dibayar. Dengan kata lain, dokumen ini menjadi dasar dalam proses penagihan dan pembayaran.

Dalam sebuah faktur, kamu akan menemukan berbagai informasi penting, seperti nama produk atau layanan, jumlah atau kuantitas produk, harga satuan, total tagihan, hingga pajak yang dikenakan. 

Selain itu, faktur juga mencantumkan waktu jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang disetujui, serta ketentuan tambahan yang mungkin berlaku, seperti potongan harga atau denda keterlambatan. Selengkapnya, pembahasan komponen-komponen faktur dapat kamu lihat dalam subjudul terpisah di bawah ini!

Faktur biasanya dibuat dan dikirimkan setelah produk diterima atau layanan selesai diberikan. Dengan adanya faktur, konsumen bisa mengetahui jumlah utang yang harus dibayarkan kepada bisnis, waktu pembayaran tersebut harus dilakukan, dan cara pembayarannya. 

Hal ini membantu menjaga transparansi antara penjual dan pembeli, serta memudahkan pencatatan keuangan.

Di era digital, faktur tidak hanya tersedia dalam bentuk cetak, tetapi juga dalam bentuk elektronik atau e-invoicing. Faktur elektronik membuat pengiriman, penyimpanan, dan pencatatan transaksi jadi lebih efisien.

Fungsi Faktur

Secara keseluruhan, faktur tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga menjadi alat kontrol keuangan yang mendukung kelancaran operasional bisnis. 

Maka dari itu, penting bagi kamu untuk memahami cara kerja dan isi dari faktur agar proses bisnis bisa berjalan lebih tertib dan profesional. Berikut ini detail fungsi faktur bagi bisnis.

• Bukti transaksi yang sah 

Dengan adanya faktur, kamu dapat menunjukkan bahwa barang atau jasa memang telah diberikan, serta mencantumkan rincian pembayaran yang harus dipenuhi oleh pelanggan.

• Dasar pencatatan keuangan

Kamu bisa menggunakan faktur untuk menyusun laporan penjualan, mengatur arus kas, hingga menghitung pajak yang harus dibayar. Faktur juga menjadi dokumen penting saat kamu melakukan audit atau evaluasi keuangan secara berkala.

• Membantu menciptakan profesionalisme dan menjaga kepercayaan 

Saat kamu mengirimkan faktur secara teratur dan tepat waktu, pelanggan akan melihat bisnismu dikelola secara serius dan terorganisasi. Hal ini bisa meningkatkan kredibilitas bisnis di mata mitra atau klien.

• Dokumen pendukung dalam proses hukum 

Jika terjadi sengketa pembayaran, faktur bisa menjadi dokumen pendukung atau alat bukti dalam proses hukum. Dengan menyimpan faktur secara rapi, kamu memiliki bukti kuat yang bisa digunakan bila terjadi perselisihan sekaligus menjaga transaksi tetap transparan.

Dengan kata lain, faktur tidak hanya penting untuk mencatat pembayaran, tetapi juga untuk memastikan kelancaran operasional, kepatuhan hukum, dan pengelolaan bisnis yang lebih efisien. 

Komponen-komponen Faktur

Agar faktur dapat berfungsi dengan baik dan memberikan informasi yang lengkap kepada pelanggan, ada beberapa komponen penting yang harus dicantumkan. Jika kamu membuat faktur untuk bisnismu, pastikan komponen-komponen faktur berikut ini tersedia. 

• Nama dan informasi bisnis
  Cantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan. Informasi ini penting agar pelanggan tahu pihak yang mengiriman faktur tersebut.

• Informasi pelanggan
  Sertakan nama lengkap, alamat, dan detail kontak pelanggan agar faktur tidak tertukar dan lebih mudah ditindaklanjuti.

• Nomor faktur
  Nomor faktur yang unik berguna untuk pelacakan transaksi, pencatatan keuangan, serta menghindari duplikasi data.

• Tanggal penerbitan faktur
  Tanggal ini menandakan waktu faktur dibuat dan menjadi acuan untuk waktu jatuh tempo pembayaran.

• Rincian produk atau layanan
  Tuliskan daftar barang atau jasa yang diberikan secara rinci, termasuk jumlah, harga satuan, dan subtotal masing-masing item.

• Total biaya yang harus dibayar
  Jumlah akhir yang harus dibayarkan oleh pelanggan, termasuk pajak atau diskon, jika ada.

• Syarat dan ketentuan pembayaran
  Jelaskan metode pembayaran yang diterima, batas waktu pembayaran, serta informasi rekening jika pembayaran dilakukan melalui transfer.

• Pajak (jika berlaku)
  Jika bisnis kamu sudah dikenakan pajak, sertakan informasi pajak seperti PPN atau pajak lainnya sesuai peraturan yang berlaku.

Dengan mencantumkan komponen-komponen di atas, faktur yang kamu buat akan lebih jelas, rapi, dan memudahkan proses transaksi dengan pelanggan.

Jenis-Jenis Faktur

Dalam praktik bisnis, ada berbagai jenis faktur yang digunakan sesuai kebutuhan dan konteks transaksinya.

Kamu perlu memahami perbedaan jenis-jenis faktur tersebut untuk menentukan dokumen mana yang paling tepat digunakan dalam situasi tertentu. Berikut ini beberapa jenis faktur yang umum dalam transaksi bisnis.

• Faktur penjualan
  Faktur penjualan merupakan jenis faktur yang paling umum digunakan. Faktur penjualan dibuat oleh penjual untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Dokumen ini memuat detail transaksi, total pembayaran, serta informasi jatuh tempo.

• Faktur Pembelian
  Faktur ini diterbitkan oleh penjual dan diterima oleh pembeli sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Kamu bisa menggunakan faktur pembelian sebagai dasar pencatatan pengeluaran dan pengelolaan stok barang.

• Faktur Proforma
  Faktur ini bersifat sementara dan diberikan sebelum transaksi resmi terjadi. Biasanya, faktur proforma digunakan untuk memberikan perkiraan harga atau sebagai dokumen penawaran. Faktur proforma tidak dapat digunakan sebagai bukti transaksi sah.

• Faktur Pajak
  Jika bisnismu telah terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), kamu wajib menerbitkan faktur pajak. Dokumen ini memuat informasi pajak pertambahan nilai (PPN) dan menjadi dasar dalam pelaporan pajak ke otoritas perpajakan.

• Faktur Konsinyasi
  Faktur ini digunakan dalam sistem penjualan konsinyasi, yaitu ketika barang dititipkan ke pihak ketiga untuk dijual. Faktur konsinyasi mencatat barang yang dikirimkan dan akan diubah menjadi faktur penjualan setelah barang terjual.

Contoh Faktur dalam Akuntansi

Setelah memahami pengertian, fungsi, hingga jenis-jenis faktur, sekarang saatnya kamu melihat contohnya secara langsung. 

Contoh faktur dalam akuntansi akan membantumu memahami seperti apa struktur dan informasi yang harus dicantumkan dalam dokumen tersebut. 

Dengan melihat contoh, harapannya kamu bisa lebih mudah membuat faktur sendiri yang rapi, sesuai standar, dan siap digunakan dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Mari lihat contoh faktur penjualan di bawah ini!

Sumber: https://zahiraccounting.com/ 

Gambar di atas menunjukkan contoh faktur penjualan yang biasa digunakan dalam aktivitas bisnis sehari-hari. 

Dari format tersebut, kamu bisa melihat pentingnya pencatatan transaksi yang rapi dan lengkap. Namun, jika dilakukan secara manual, proses ini bisa memakan waktu dan rawan kesalahan. 

Karena itu, pertimbangkan penggunaan aplikasi POS (Point of Sale) untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan faktur secara otomatis dan efisien.

Tak hanya bisa dilakukan secara otomatis, dengan sistem POS yang mumpuni, proses pembuatan, pengiriman, hingga pencatatan faktur dapat dilakukan secara terintegrasi.

Sudah hemat waktu, langkah ini juga membantu bisnismu menjaga akurasi data dan arus kas. Jadi, pastikan kamu pakai aplikasi POS yang dilengkapi fitur pembuatan faktur otomatis, ya!

Sumber: 

• https://www.investopedia.com/terms/i/invoice.asp
• https://tipalti.com/resources/learn/what-is-an-invoice/