Kenali Apa Itu Inventaris, Pengertian, Tujuan, Contoh, dan Cara Mengelolanya

Pengertian Inventaris

Inventaris adalah daftar lengkap barang milik suatu organisasi, instansi, atau individu yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Barang-barang tersebut dapat berupa aset tetap seperti meja, kursi, komputer, mesin produksi, hingga kendaraan dinas. Inventaris disusun secara sistematis dan dicatat untuk memudahkan pemantauan, pengelolaan, serta pertanggungjawaban aset.

Dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran oleh Deny Sudrajat (2023), inventaris dapat dikatakan sebagai daftar yang di dalamnya mencakup keseluruhan barang yang dimiliki oleh sebuah kantor, institusi, pabrik, atau perusahaan, yang digunakan untuk menjalankan tugas tertentu. 

Sementara itu, aktivitas penyusunan dan pencatatan semua peralatan dengan teratur dan sistematis sesuai ketentuan disebut inventarisasi. 

Tujuan Pencatatan Inventaris Barang

Inventarisasi memiliki sejumlah tujuan penting, antara lain:

1. Mengetahui Jumlah dan Kondisi Aset

Inventaris membantu mengetahui secara akurat jumlah dan kondisi barang yang dimiliki.

2. Menghindari Kehilangan atau Kerusakan

Dengan pencatatan yang rapi, setiap barang terpantau sehingga risiko kehilangan atau kerusakan dapat diminimalisir.

3. Memudahkan Perencanaan dan Pengadaan

Data inventaris dapat digunakan untuk merencanakan pengadaan atau penggantian barang yang rusak atau tidak layak pakai.

4. Pertanggungjawaban dan Transparansi

Inventarisasi juga menjadi dasar laporan pertanggungjawaban dalam organisasi, baik untuk audit internal maupun eksternal.

5. Mendukung Efisiensi Operasional

Aset yang tercatat dan terkelola dengan baik dapat digunakan secara optimal sesuai kebutuhan.

Jenis Barang Inventaris dalam Perusahaan

Berdasarkan fungsinya, sifatnya, dan penggunaannya, barang inventaris dibagi menjadi beberapa jenis, yakni inventaris tetap, inventaris tidak tetap, inventaris operasional, non-operasional, dan inventaris khusus. 

1. Inventaris Tetap

Barang yang digunakan dalam jangka panjang dan tidak habis pakai biasa disebut Inventaris Tetap (fixed assets). Biasanya, barang Inventaris Tetap digunakan lebih dari satu tahun. Contoh barang inventaris tetap adalah meja dan kursi kerja, komputer, printer, mesin produksi, dan lemari arsip.

2. Inventaris tidak tetap (non-fixed assets)

Barang yang bersifat habis pakai, mudah rusak, atau memiliki masa pakai pendek. Barang inventaris tidak tetap perlu diganti secara berkala. Beberapa contoh barang inventaris tidak tetap, antara lain alat tulis kantor (ATK), tinta printer, baterai, dan alat kebersihan.

3. Inventaris Operasional

Barang yang langsung digunakan untuk menunjang aktivitas operasional harian perusahaan, seperti mesin produksi di pabrik, komputer, telepon kantor, mobil kantor, dan sebagainya. 

4. Inventaris Non-operasional

Inventaris non-operasional merupakan barang yang tidak langsung digunakan untuk kegiatan produksi atau operasional, tapi tetap dibutuhkan untuk kelancaran kerja. Contoh barang inventaris non-operasional, antara lain tanaman hias, pajangan dinding, atau sofa di ruang tamu. 

Contoh Inventaris dan Format Pencatatannya

• Contoh format inventaris

Format pencatatannya:

Berikut adalah elemen-elemen penting dalam format buku atau tabel inventaris:

1. Nomor Urut: Untuk identifikasi dan memudahkan pencarian.

2. Nama Barang: Jenis barang yang dicatat.

3. Merek/Spesifikasi: Detail teknis atau ciri khusus dari barang.

4. Jumlah: Berapa unit barang tersebut dimiliki.

5. Tahun Perolehan: Tahun saat barang dibeli atau diterima.

6. Kondisi Barang: Baik / Cukup / Rusak / Tidak Layak.

7. Lokasi Barang: Tempat penyimpanan atau penggunaan barang.

8. Keterangan: Informasi tambahan seperti status penggunaan, pemeliharaan, atau rencana penghapusan.

Cara Mengelola Inventaris secara Efisien

Mengelola inventaris secara efisien sangat penting untuk memastikan aset perusahaan digunakan secara optimal, tidak hilang, dan tetap dalam kondisi baik. Berikut langkah-langkah dan cara mengelola inventaris secara efisien:

1. Buat sistem pencatatan yang terstruktur. Gunakan format pencatatan yang jelas dan konsisten, baik secara manual (buku) maupun digital (Excel, Google Sheet, atau software inventaris). Data minimal harus mencakup nama barang, spesifikasi, jumlah, tahun perolehan, dan lokasi, kondisi, dan keterangan.

2. Gunakan kode atau label barang. Setiap barang diberi kode unik atau label inventaris untuk memudahkan pelacakan. Label bisa berupa barcode, QR code, atau nomor seri. Ini juga membantu saat pemeriksaan fisik (stock opname).

3. Manfaatkan software atau aplikasi inventaris, seperti Excel, sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Selain itu, software khusus inventaris seperti Zoho Inventory, AssetTiger, atau Odoo. 

4. Lakukan stock opname secara berkala. Lakukan pengecekan fisik barang secara rutin, misalnya setiap 6 bulan atau 1 tahun. Tujuannya untuk mencocokkan data dengan kondisi nyata dan menemukan barang yang hilang, rusak, atau tidak digunakan lagi.

5. Kelompokkan inventaris berdasarkan kategori. Pisahkan barang berdasarkan jenis atau fungsi.

6. Buat jadwal pemeliharaan (maintenance). Barang-barang tertentu seperti mesin, komputer, atau kendaraan perlu perawatan berkala. Buat jadwal dan catat setiap kegiatan perawatan agar barang lebih awet dan tidak mudah rusak.

7. Atur prosedur penghapusan aset. Jika ada barang yang sudah tidak layak pakai, rusak berat, atau tidak digunakan, buat prosedur resmi untuk menghapus dari daftar inventaris, mencatatkan alasannya, serta mendokumentarikan penghapusan.

8. Tentukan penanggung jawab inventaris atau tim khusus untuk mengelola inventaris di setiap divisi. Mereka bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengawasan, dan pelaporan barang.

9. Buat laporan inventaris secara berkala. Susun laporan secara bulanan atau tahunan untuk melihat barang yang bertambah atau berkurang, kondisi barang, kebutuhan pengadaan baru, dan efinsiensi penggunaan aset.

10. Pastikan seluruh karyawan memahami pentingnya menjaga dan melaporkan kondisi inventaris. Edukasi ini mendorong tanggung jawab bersama terhadap aset perusahaan.

Tools atau Aplikasi Inventaris yang Bisa Digunakan UMKM

Pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) disarankan untuk memilih aplikasi inventaris yang sesuai dengan skala usaha, mudah digunakan tanpa pelatihan yang rumit, dan gratis. Alangkah lebih baik memilih aplikasi yang dapat diakses menggunakan ponsel atau handphone (HP).

Berikut rekomendasi tools atau aplikasi inventaris yang cocok dan terjangkau untuk pelaku UMKM:

1. Microsoft Excel / Google Sheets

Aplikasi ini mudah dioperasikan, fleksibel, dan gratis. Hanya saja, kurang cocok untuk data besar atau atau multi-user real-time. Dengan Excel, kamu bisa membuat pencatatan barang, penambahan & pengurangan stok, dan membuat laporan sederhana.

2. Stock Inventory Simple (Aplikasi Android)

Aplikasi ini cocok untuk pelaku UMKM yang mengandalkan ponsel. Beberapa fitur dari aplikasi ini adalah tambah barang dan kategori, laporan stok, serta backup data.

3.  Smart Inventory System

Cocok untuk toko offline atau online kecil dan bisa digunakan di Android. Sistem ini juga gratis untuk fungsi dasar yang mencakup fitur manajemen barang masuk dan keluat, peringatan stok habis, dan laporan penjualan.

4. Odoo Inventory (Modul dari Odoo ERP)

Software ini cocok untuk UMKM yang ingin sistem lengkap. Odoo Inventory bisa diintegrasikan dengan penjualan, pembelian, akuntansi, dan lain-lain. Fitur dari sistem ini, antara lain manajemen multi-gudang, tracking barcode, dan pelaporan otomatis. 

5. majoo

majoo adalah aplikasi manajemen bisnis all-in-one buatan Indonesia yang dirancang untuk membantu UMKM mengelola penjualan (kasir), inventaris, keuangan, dan akuntansi. Aplikasi majoo cocok untuk UMKM karena memiliki fitur inventarisasi stok barang yang terintegrasi langsung dengan penjualan, pembelian, dan laporan keuangan.

Kesimpulan

Inventaris bukan sekadar daftar barang, melainkan bagian penting dari sistem pengelolaan aset yang mendukung kelancaran operasional. Dengan memahami pengertian, tujuan, contoh, dan cara mengelolanya, organisasi atau individu dapat memaksimalkan penggunaan aset yang dimiliki serta menjaga akuntabilitasnya. Pengelolaan inventaris yang baik juga mencerminkan manajemen yang tertib dan profesional.