Kwitansi Online: Pengertian, Format, dan Cara Membuatnya

Ketika pelanggan membeli barang dari suatu bisnis, bisnis dan konsumen harus memiliki bukti pembayaran atas barang yang dibeli. Nah, tujuan dibuatnya kwitansi online ialah memberikan bukti transaksi keuangan antara pelanggan dan bisnis.

Kwitansi ini menunjukkan harga suatu barang atau jasa, jumlah yang dibayarkan oleh pelanggan, dan tanggal kwitansi. 

Sebelum era digital, kwitansi hanya bisa dicetak di kertas. Penjual harus menyimpan tanda terima ini dalam file fisik untuk melacak keuangan mereka.

Sekarang usaha kecil, bahkan pekerja lepas, sudah bisa membuat tanda terima online untuk dikirim ke klien. Alih-alih mencetak informasi di atas kertas, tanda terima dikirim ke klien melalui email atau platform digital lainnya.

Pengertian Kwitansi Online

Pada dasarnya, kwitansi online adalah tanda terima yang diberikan kepada seseorang melalui internet. Tanda terima tersebut bisa dikirimkan melalui generated website atau email.

Kwitansi online kadang disebut juga tanda terima elektronik atau e-receipt. Seperti kwitansi pada umumnya, tanda terima online dibuat oleh penjual produk atau jasa sebagai bukti transaksi.

Secara umum, tanda terima diberikan sebagai bukti pembayaran bagi seseorang yang membeli produk atau jasa. Tanda terima ini menjadi dokumentasi yang membuktikan bahwa pembelian telah dilakukan dan pembayaran sudah diselesaikan. 

Dengan demikian, penjual barang bisa membuktikan bahwa transaksi telah dilakukan oleh pembeli dan pembeli barang tersebut dapat menggunakan tanda terima untuk membuktikan bahwa barang tersebut telah dibayar.

Baca Juga: Kwitansi adalah: Pengertian, Contoh, Format

Manfaat Penggunaan Kwitansi Pembayaran Online

Penggunaan e-receipt atau tanda terima online awalnya didorong oleh bisnis-bisnis yang peduli dengan kelestarian lingkungan. Namun, sebetulnya ada banyak manfaat bagi bisnis sendiri saat memutuskan menggunakan tanda terima online atau tanda terima digital. 

Berikut ini beberapa manfaat penggunaan kwitansi pembayaran online untuk bisnis.

Akses mudah dan hemat waktu

Jika dibandingkan dengan kwitansi cetak, pemilik bisnis akan lebih mudah mengakses kwitansi digital. kwitansi digital atau online umumnya disimpan di cloud yang dapat diakses hanya dengan mengeklik beberapa tombol saja di layar gawai.

Penyimpanan tanda terima digital di cloud mengoptimalkan alur kerja karena kamu tidak perlu menghabiskan waktu lama memilah-milah kertas untuk menemukan tanda terima yang kamu cari. 

Terlebih lagi, kwitansi kertas memerlukan tempat penyimpanan fisik dengan risiko kerusakan yang besar.

Tidak hanya mudah dan hemat waktu saat kwitansi dibutuhkan kembali, tetapi pembuatannya juga lebih mudah dan hemat waktu. Dengan infrastruktur tanda terima digital, informasi bisa secara otomatis dimuat ke dalam template kwitansi hanya dengan memindai produk.

Membantumu menghemat biaya

Bagi pemilik usaha kecil, menyimpan cadangan dana kas tentu menjadi salah satu prioritas. Nah, membeli kertas dan tinta untuk mencetak kwitansi dapat menghabiskan biaya banyak setiap bulan. 

Kamu bisa menghemat uang dengan menggunakan kwitansi digital karena kamu tidak perlu mengeluarkan modal untuk membeli kertas, tinta, dan mesin cetak.

Dengan menggunakan template tanda terima sederhana, kamu sudah bisa membuat tanda terima online yang profesional dengan cepat untuk dikirim kepada pelanggan.

Pengelolaan pajak jadi lebih mudah

Menjelang pelaporan pajak, pemilik usaha kadang perlu mengonfirmasi transaksi dengan melihat kwitansi. Bayangkan bila kamu harus mengumpulkan kwitansi kertas dan menyortirnya satu per satu. Proses ini tentu memakan waktu dan menyulitkan jika ada kwitansi yang hilang.

Sementara itu, kamu bisa menyimpan kwitansi pembayaran online dalam folder yang mudah diakses ketika waktu pelaporan pajak tiba. Bahkan, kamu dapat memberi label pada kwitansi berdasarkan tanggal sehingga kamu bisa mengategorikannya dengan benar. 

Jadi, kamu dapat menyiapkan laporan pajak dengan lebih mudah jika kamu sudah menerapkan sistem digital, termasuk penggunaan kwitansi. Tidak ada risiko kwitansi hilang sehingga kemungkinan pembukuan tidak seimbang di setiap akhir bulan bisa diminimalkan.

Peluang pemasaran

Ketika kamu mengirim tanda terima digital ke pelanggan, kamu akan memiliki akses ke alamat email konsumen. Hasilnya, kamu akan memiliki kesempatan untuk berkomunikasi dengan konsumen atau mengirimi konsumen promosi pemasaran. 

Mirip dengan kamu memahami audiens dengan lebih baik menggunakan data alat otomatisasi media sosial, email ini akan membantu bisnis membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan. 

Dengan email marketing kamu dapat mengirimkan informasi berikut ini kepada pelanggan.

• Informasi produk atau layanan baru

• Penawaran tentang produk atau layanan apa pun yang dijual

• Mengajak pelanggan mendaftar ke monthly newsletter

• Beri tahu pelanggan tentang perubahan apa pun dalam bisnis

• Tawaran program loyalitas pelanggan

Tak hanya itu, menambahkan kode QR pada tanda terima online juga dapat membantumu membagikan CTA (Call to Action) pemasaran lain yang kamu ingin pelanggan selesaikan.

Baca Juga: Kwitansi Kosong adalah: Fungsi dan Cara Membuatnya

Format dan Contoh Kwitansi Online

Bisnis mungkin membuat kwitansi dengan tampilan yang berbeda-beda. Akan tetapi, format kwitansi online secara umum hampir sama, yaitu mengandung beberapa komponen di bawah ini. 

• Merek perusahaan dan informasi kontak 

Gunakan branding bisnismu untuk menciptakan kesan yang profesional dan mempermudah pelanggan untuk melihat pengirim tanda terima tersebut.

• Tanggal dan nomor tanda terima

• Deskripsi produk atau jasa dan rincian harganya

• Nominal yang dibayarkan serta metode pembayaran yang digunakan oleh pelanggan

• Informasi nama dan kontak pelanggan yang menyelesaikan transaksi

  Idealnya, pada kwitansi terdapat informasi pihak yang melakukan pembayaran. Namun, bila tidak memungkinkan, informasi ini dapat dilewati.

Apakah kamu sudah bisa membayangkan bentuk kwitansi digital? Supaya lebih jelas, silakan lihat contoh kwitansi online berikut ini.

Bisnis juga bisa memberikan notifikasi melalui SMS tentang e-receipt yang telah dikirimkan melalui email.

Sumber gambar: https://majoo.id/ 

Cara Membuat Kwitansi Online dengan Software Tepercaya

Lalu, bagaimana cara membuat kwitansi online? Kamu bisa membuatnya dengan software umum, misalnya Microsoft Word atau Microsoft Excel.

Namun, kamu mungkin perlu membuat template-nya sendiri jika kamu akan membuat kwitansi online dengan software tersebut. Jika kamu ingin lebih praktis, kamu bisa memanfaatkan aplikasi-aplikasi pembuat kwitansi digital. Yuk, lihat selengkapnya di bawah ini!

Receipt & Invoice

Aplikasi kwitansi digital yang satu ini bisa kamu unduh melalui Play Store. Menariknya, Receipt & Invoice menghadirkan beberapa fitur yang membuat kwitansi jadi lebih optimal, misalnya fitur penambahan logo perusahaan, penambahan nama perusahaan/nama toko, dan tanda tangan.

Di samping itu, kamu bisa menyimpan kwitansi digital dalam format yang kamu inginkan, misalnya PDF atau Microsoft Excel. Kamu pun bisa menggunakan aplikasi ini untuk membuat faktur dan penawaran untuk pelanggan.

Invoice & Quotation

Jika aplikasi sebelum bisa digunakan oleh pengguna Android, Invoice & Quotation dapat digunakan oleh pengguna iOS. Kamu bisa mengunduhnya di Apps Store.

Selain penggunaannya mudah, aplikasi kwitansi ini menawarkan berbagai template bagus. Tampilan kwitansi pun tampak clean, tepat dipilih oleh kamu yang suka desain minimalis.

Tak hanya membuat kwitansi, kamu juga bisa langsung mengirimkannya kepada pelanggan melalui aplikasi ini. Lalu, tersedia fitur notifikasi yang menginformasikan bahwa pelanggan telah membuka kwitansi yang kamu kirimkan.

Untuk transaksi-transaksi dengan kartu kredit, kamu juga bisa menerapkan surcharge dengan aplikasi ini. 

Informasi pelanggan pun bisa terdokumentasi dengan baik dan mudah sebab kamu bisa mengimpor informasi pelanggan secara langsung dari daftar kontak. Menariknya lagi, terdapat fitur sinkronisasi otomatis. Jadi, kamu bisa membuat dan mengirim receipt dari perangkat mana pun.

Aplikasi POS yang bisa generate kwitansi online

Tak mau repot menginstal aplikasi khusus untuk membuat kwitansi digital? Tidak perlu khawatir sebab kini sudah ada solusinya.

Kini kamu bisa memanfaatkan aplikasi point of sales dengan fitur kasir online. Tak hanya memproses transaksi di meja kasir, aplikasi ini juga didesain untuk mengirimkan tanda terima transaksi secara langsung kepada pelanggan.

Saat memproses transaksi, staf kasir bisa bertanya pelanggan ingin kwitansi online dikirimkan ke email atau ponsel mereka. Setelah pelanggan menyatakan preferensinya, staf kasir bisa meminta informasi kontak terkait, yaitu alamat email atau nomor ponsel.

Begitu transaksi selesai diproses, kwitansi online akan langsung dikirimkan kepada pelanggan. Praktis, bukan? Yuk, coba sekarang!

Sumber Data:

• https://www.smartcapitalmind.com/what-is-an-online-receipt.htm

• https://www.billdu.com/blog/10-benefits-of-online-receipts/

• https://wise.com/us/business-templates/receipt/google-docs

• https://www.jurnal.id/id/blog/rekomendasi-aplikasi-kwitansi-gratis/