Fitur

Kwitansi Kosong adalah: Fungsi dan Cara Membuatnya

Penulis Dini N. Rizeki
28 January 2023

Daftar Isi

Dalam suatu transaksi, kwitansi atau kuitansi merupakan hal yang penting karena digunakan sebagai bukti telah terjadinya transaksi. Sebelum diisi dengan berbagai informasi mengenai transaksi terkait, kwitansi kosong adalah format yang diperlukan.

Menurut KBBI, kwitansi adalah surat bukti penerimaan uang. Dokumen ini berperan penting dalam transaksi jual beli sebagai salah satu indikator tertib administrasi dan menjadi bukti legalitas transaksi yang memiliki kekuatan di mata hukum.

Jadi, pengertian kwitansi kosong pun sama dengan kwitansi pada umumnya. Sebagai pebisnis yang sering melakukan transaksi, kamu sebaiknya memiliki cadangan kwitansi kosong untuk memudahkan transaksi kapan dan di mana saja.

Pengertian Kwitansi Kosong

Kwitansi kosong adalah sebuah dokumen kertas yang biasa digunakan pada berbagai jenis transaksi keuangan yang melibatkan pihak penjual dan pembeli. Di dalam sebuah kwitansi, biasanya tertera detail informasi mengenai produk dan besaran biaya yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli.

Kwitansi ini baru bisa diberikan setelah pembeli melunasi tagihannya. Dengan kata lain, kwitansi kosong adalah tanda sah pelunasan pembayaran. Selain itu, penggunaan kwitansi ditujukan untuk beberapa hal, yaitu bisa sebagai bukti transaksi, bisa juga sebagai bahan laporan keuangan.

Fungsi Kwitansi Kosong

Lantas, sebenarnya apa saja fungsi kwitansi kosong tersebut dalam sebuah transaksi? Berikut beberapa di antaranya.

Sebagai bukti transaksi yang sah antara dua pihak atau lebih
Untuk mempermudah proses pencatatan administrasi keuangan
Sebagai barang bukti legal yang bisa dibuktikan secara hukum bila ada sengketa di pengadilan
Untuk menambah kredibilitas dalam bisnis

Apa saja komponen kwitansi kosong?

Komponen Kwitansi Kosong

Kwitansi kosong yang belum terisi dengan informasi detail mengenai suatu transaksi memerlukan komponen-komponen wajib agar bisa dianggap sebagai bukti transaksi yang sah. Beberapa komponen kwitansi kosong adalah:

Nomor. Penomoran berfungsi untuk membedakan antara transaksi yang satu dengan lainnya.
Nama. Biasanya berisi nama pihak pembeli. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan nama.
Jumlah harga. Berisi jumlah harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli.
Tujuan pembayaran. Misalnya termasuk dalam transaksi pembelian produk, jangan lupa untuk menuliskan juga detail produknya.
Tempat dan tanggal. Ini merupakan informasi penting yang dapat menjadi bukti penting jika melacak riwayat transaksi.
Tanda tangan disertai cap stempel. Merupakan bukti legalitas bahwa kwitansi dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Materai. Ada beberapa transaksi yang pada penggunaannya membutuhkan materai sebagai bukti keabsahannya.
Logo perusahaan. Logo bisa dicantumkan jika kamu memang membuat sendiri kwitansi kosong tersebut.

Cara Membuat Kwitansi Kosong

Kwitansi kosong yang biasa digunakan untuk berbagai jenis transaksi banyak dijual bebas di toko alat tulis. Namun, beberapa pihak memilih untuk membuat sendiri kwitansinya agar komponen yang bisa dimasukkan menjadi lebih lengkap.

Berikut salah satu cara membuat kwitansi kosong yang bisa kamu lakukan dengan menggunakan Microsoft Word.

Atur ukuran kertas menjadi A6 melalui page setup sebagai standar kwitansi.
Buat bagian kop atasan yang berisi identitas perusahaan seperti nama, alamat, kontak, sampai logo.
Isi bagian kepala kwitansi dengan komponen penting seperti nomor, tanggal transaksi, dan nama penerima kwitansi.
Buatlah tabel yang terdiri dari beberapa kolom untuk mempermudah rincian dari tujuan pembayaran sesuai unit yang diperjualbelikan pada badan kwitansi.
Siapkan tempat khusus jika merasa perlu menambahkan keterangan khusus di bawah tabel. Misalnya, ada perjanjian khusus mengenai retur atau garansi.
Sediakan pula tempat untuk tanda tangan, cap stempel, dan penempelan materai jika diperlukan.
Buat desain kwitansi semenarik mungkin agar terlihat lebih kredibel bagi keperluan keuangan perusahaan atau bisnis.

Jenis dan Contoh Kwitansi Kosong

Dalam bentuk kwitansi kosong, sebenarnya jenis kwitansi sudah bisa dibedakan sesuai dengan bentuk transaksi yang akan dimasukkan. Beberapa jenis kwitansi kosong adalah:

Kwitansi serah terima uang, yang berupa bukti penyerahan sejumlah uang dari satu pihak ke pihak lain.
Kwitansi transaksi produk, biasanya berisi informasi mengenai detail produk yang dibeli
Kwitansi bukti pembayaran, merupakan jenis transaksi yang digunakan pada transaksi jual beli dalam jumlah besar, misalnya jual beli rumah atau tanah.
Kwitansi transfer uang, biasanya digunakan dalam dunia perbankan yang berisi kode transaksi ataupun nomor rekening penerima uang.
Kwitansi cash receipt, merupakan kwitansi yang digunakan pada lingkungan internal kerja. Berfungsi untuk memberikan detail pemindahan dana sebagai bukti saat adanya audit keuangan.

Penyalahgunaan Kwitansi Kosong

Sayangnya, ternyata dalam penggunaannya ada sebagian pihak yang sering menyalahgunakan fungsi kwitansi kosong. Pihak-pihak tersebut menggunakan kwitansi sebagai sarana untuk melakukan tindak korupsi kecil-kecilan.

Biasanya, mereka akan meminta kertas kwitansi kosong kepada pihak penjual sehingga bisa melakukan mark up harga dengan cara mengisi sendiri informasi dalam kwitansi tersebut. Jadi, bisa disebut bahwa mereka ingin mendapatkan uang lebih dari pembelian produk yang sedang dilakukan.

Niat kurang baik dalam melakukan mark up harga dengan modus menggunakan kwitansi kosong adalah hal yang sudah biasa terjadi. Ada beberapa faktor yang menyebabkan hal ini terjadi berulang, seperti lemahnya sistem pengawasan dan adanya peluang untuk mendapatkan uang dengan cara kurang tepat.

Tindakan tersebut tentu saja ilegal dan tidak diperbolehkan karena termasuk dalam bentuk tindakan korupsi. Meskipun mungkin nominalnya tidak terlalu besar, tindakan ini tetap saja tidak begitu dibenarkan.

Dalam kasus semacam ini, biasanya pihak pemilik usaha atau pengusaha yang akan menjadi korban. Kenapa? Karena citra mereka sebagai pebisnis menjadi buruk lantaran menjual produk dengan harga mahal padahal sebenarnya tidak seperti itu..

Jika kamu adalah pemilik usaha, kamu bisa mencegah praktik tersebut dengan cara mudah, yakni mengirimkan kwitansi ataupun tagihan secara online, tanpa melalui perantara pihak lain. Dengan begitu, urusan jual beli menjadi lebih aman dan terkendali, citra bisnis atau perusahaanmu pun bisa lebih terjaga dengan baik.

Kesimpulan

Meskipun bukan satu-satunya bentuk bukti transaksi, namun kwitansi merupakan sebuah dokumen yang bisa dibilang paling sering digunakan bila dibandingkan dengan bukti transaksi lainnya, seperti nota, struk, atau faktur.

Bila kamu ada di posisi penjual, usahakan untuk selalu menggunakan kwitansi kosong sesuai dengan fungsi dan kegunaannya, jangan sampai kamu tergoda mencoba untuk menyalahgunakannya demi meraup banyak keuntungan.

Sebaliknya, bila ternyata kamu adalah pihak pembeli, usahakan untuk selalu meminta kwitansi agar nantinya jika suatu hari terjadi suatu masalah, kamu bisa menggunakan kwitansi tersebut menjadi alat bukti yang sah.

Selain sebagai bukti transaksi, kwitansi juga berperan penting dalam pembuatan laporan keuangan. Jadi, pencatatan kwitansi yang detail dan rapi akan berpengaruh pada laporan keuangan bisnismu. Kamu bisa memaksimalkan hal tersebut dengan berlangganan aplikasi keuangan seperti majoo yang memiliki berbagai fitur menarik untuk mempermudah kamu dalam pengelolaan bisnis. Tunggu apa lagi? Menjalankan bisnis dengan mudah dan praktis bisa kamu dapatkan sekarang juga.