Lead Time adalah: Contoh, Rumus, Jenis, dan Fungsi

Kata orang, menunggu itu menyebalkan. Kamu setuju? Ya, semenyebalkan itu pula yang dirasakan pelanggan ketika menunggu pesanannya sampai.

Geregetan karena barang yang ditunggu-tunggu tak kunjung datang. Atau parahnya lagi, meleset dari tanggal perkiraan. Pesan kebaya, sampainya saat pesta sudah lewat. Yah, telat.

Untuk kamu pelaku UMKM, jangan sampai tragedi ini terjadi terlampau sering, ya.

Nah, untuk mencegah dan lebih mendalami ‘waktu tunggu’ ini, ada baiknya kita membahas mengenai lead time.

Lead time sederhananya adalah durasi yang dibutuhkan pelaku bisnis mulai dari menerima pesanan sampai konsumen menerima produk yang dipesan.

Bahasan ini penting sekali. Kamu tidak mau kan ulasan di toko atau medsos bisnismu berhiaskan komentar negatif karena proses sampainya barang sangat lama?

Yuk, kita mulai!

Baca juga: Bagaimana Manajemen Bisnis yang Baik Itu? Cari Tahu di Sini! 

Pengertian Lead Time

Seperti biasa, kita mulai dari apa itu lead time? Mari kita simak saja definisi lead time menurut para ahli.

Zulfikarijiah (2005) dalam buku Manajemen Operasional. Lead time adalah waktu yang diperlukan oleh sebuah perusahaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

Waktu ini dihitung mulai dari masuknya order sampai produk yang dipesan telah sampai ke tangan pelanggan.

Vincent Gaspersz (2011) dalam buku Lean Six Sigma for Manufacturing and Service Industries. Lead time adalah panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk memberikan produk atau jasa kepada pelanggan sejak permintaan diterima.

Menurutnya, penting untuk memahami hal yang menyebabkan lead time begitu panjang. Ini akan sangat memudahkan perusahaan dalam menganalisis keadaan dan memutuskan solusi yang akan diambil untuk mengatasinya.

Mustakini (2003) dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Perbedaan waktu antara pemesanan sampai saat barang datang di pelanggan dikenal dengan istilah waktu tenggang (lead time).

Lead time sangat dipengaruhi oleh ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak lokasi antara pembeli dan pemasok berada.

Nah, sekarang sudah terbayang kan bahasan kita kali ini?

Kita akan mengulas mengenai waktu tenggang a.k.a waktu tunggu alias lead time. Secara umum, bisa disimpulkan bahwa lead time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir dari sebuah proses pemesanan produk.

Definisi Lead Time Berdasarkan Konsep Produksi

Lead time produksi adalah periode waktu yang dibutuhkan untuk inisiasi proses hingga penyelesaiannya.

Istilah lead time produksi tersebut biasanya terdapat pada konsep manajemen persediaan (supply chain management), manajemen proyek bisnis (project management), dan industri manufaktur.

Lead time pada konsep produksi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

• Konsep produksi barang sistem Make to Order (MTO). Lead time adalah lamanya waktu antara konfirmasi pesanan dan proses produksi sampai dengan pengiriman pesanan.
• Konsep produksi Make to Stock (MTS). Lead time adalah waktu yang dibutuhkan perusahaan mulai dari konfirmasi pesanan hingga produksi dan penerimaan produk ke dalam inventaris barang jadi.

Pentingnya Memahami Lead Time dalam Bisnis

Khususnya dalam bisnis, lead time merujuk pada durasi yang dibutuhkan oleh pengusaha untuk memproses pesanan masuk hingga produk diterima pelanggan tanpa komplain.

Nah mempersingkat durasi alias mengurangi lead time artinya membuat operasional bisnis lebih ramping. Pada akhirnya hal ini akan diikuti meningkatnya produktivitas, menaikkan output, dan tentu saja diikuti oleh tingginya pendapatan.

Berlaku juga sebaliknya. Membuat pelanggan menunggu dengan lead time yang panjang akan memberi dampak buruk pada bisnis. Baik pengaruhnya pada proses produksi secara menyeluruh juga pada penjualan.

Pelanggan akan pindah ke lain hati alias ke ‘toko sebelah’ jika kamu membuatnya menunggu karena lead time perusahaanmu terlalu panjang. Selanjutnya, lead time yang lebih lama akan memberikan dampak negatif bagi penjualan dan proses manufaktur secara keseluruhan.

Fungsi Lead Time

Ada beberapa fungsi lead time dalam jalannya sebuah bisnis, yaitu:

1. Menjadi parameter kepuasan pelanggan terhadap durasi pemesanan.
2. Menjadi indikator mengenai terpenuhinya atau tidak jumlah inventaris di berbagai titik dalam keseluruhan rantai pasokan.
3. Sebagai tolak ukur terpenting dalam manajemen pengendalian inventaris (warehouse management). Karena dengannya, kamu jadi bisa mencegah kerugian dalam penjualan karena pelanggan dapat pesanannya dengan cepat.

Lead Time: Buruk atau Normal?

Logikanya, saat pelanggan memesan sebuah produk tentu tak mungkin saat itu juga mereka menerima pesanannya. Kita tak hidup dalam dunia sihir atau bisa teleportasi, bukan?

Jadi, lead time merupakan hal yang wajar terjadi pada setiap proses produksi. Namun hal yang perlu diperhatikan adalah jika lead time terlalu lama. Ini akan menjadi pemicu masalah dalam pemenuhan pesanan pelanggan.

Apalagi untuk bisnis ritel. Lead time yang terlampau panjang akan menyebabkan hilangnya penjualan serta buruknya customer experience.

Beda lagi dengan bisnis manufaktur. Lead time yang terlalu lama menyebabkan produksi berhenti total dan terjadinya bullwhip effect (variasinya pesanan) di seluruh rantai pasokan.

Jadi sekali lagi, lead time adalah normal. Namun lead time yang terlalu lama adalah hal buruk jika tak diatasi. 

Komponen Lead Time

Jika tadi kita hanya bahas secara garis besar bahwa lead time adalah waktu tunggu, sekarang kita bagi durasi waktu tersebut dalam beberapa komponen. Mulai dari awal sampai akhir.

1. Pemrosesan awal. Waktu pemrosesan awal disebut pra-proses. Ini merupakan waktu yang dibutuhkan untuk menerima pesanan, mengumpulkan pesanan, dan merencanakan pembuatan pesanan. Atau di kasus lain, merupakan waktu untuk persiapan permintaan stok ulang.
2. Proses. Waktu proses adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi sebuah produk setelah pesanan diterima.
3. Penyimpanan. Waktu penyimpanan atau waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan bahan atau alat terlebih dahulu sebelum produksi dimulai sampai produksi bisa dilaksanakan. Waktu ini perlu jika ketersediaan bahan dan alat penunjang masih harus disiapkan sebelum produksi.
4. Pengiriman. Waktu pengiriman adalah waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan produk dari produsen atau gudang ke tangan pelanggan.
5. Inspeksi. Waktu inspeksi adalah waktu yang digunakan oleh pelanggan untuk memeriksa produk. Selama durasi ini, pelanggan memastikan apakah produk sesuai dengan spesifikasi yang dipesan atau tidak? Waktu ini juga diperlukan untuk menangani pesanan yang tidak sesuai keinginan pelanggan.

Jenis Lead Time

Perlu untuk diketahui, ada beberapa jenis lead time, yakni:

• Customer lead time adalah waktu antara konfirmasi pemesanan produk dari pelanggan sampai dengan pemenuhan pesanan oleh produsen.
• Material lead time adalah adalah waktu yang dibutuhkan untuk memesan bahan kepada pemasok sampai dengan konfirmasi ketersediaan produk.
• Production lead time adalah total waktu yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk saat semua bahan baku telah tersedia sampai bisa dikirimkan.
• Cumulative lead time adalah total waktu dari material lead time dan production lead time. Ini artinya jumlah waktu yang diperlukan sejak pesanan dikonfirmasi, pembuatan produk, sampai dengan pengiriman produk.

Elemen Lead Time 

Kita sudah tahu, ya, bahwa lead time adalah waktu tenggat atau waktu tunggu. Jika komponen lead time memilah-milah waktu berdasarkan prosesnya. Maka elemen lead time menjelaskan mengenai nilai waktu dalam lead time.

Elemen lead time dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. Elemen yang cukup memberi nilai tambah. Misalnya:

• waktu dalam negosiasi,
• negosiasi tarif pengangkutan,
• waktu pembuatan produk,
• waktu pengangkutan dari gudang hingga siap angkut oleh moda yang ditentukan,
• waktu untuk mencapai tempat transit tujuan, serta
• waktu pengangkutan dari tempat transit tujuan hingga penerima.

2. Elemen yang kurang memberi nilai tambah. Misalnya:

• waktu untuk menganalisis penawaran,
• waktu untuk menyiapkan kontrak,
• waktu pengepakkan produk,
• waktu memuat barang,
• waktu untuk mencari perusahaan pengangkut,
• waktu pembongkaran di pelabuhan,
• waktu pembongkaran peti di gudang,
• waktu untuk menghitung barang,
• waktu untuk mengecek letter of credit untuk barang impor.

3. Elemen yang tidak memberikan nilai tambah. Misalnya:

•  waktu untuk mencari sumber pembelian,
• waktu untuk mencari alat mengangkut,
• waktu untuk menunggu di gudang,
• waktu untuk menunggu pengiriman hingga ke gudang penerima.

Baca juga: Hard Selling Adalah…? Apa Kelebihan dan Kekurangannya? 

Rumus Lead Time

Oke, waktunya menghitung! Ingat kan, lead time yang terlalu lama akan berdampak buruk? Oleh karena itu, kamu perlu tahu cara menghitung lead time agar bisa kamu analisis.

Rumus untuk menghitung lead time yang biasa digunakan adalah:

Re-order Point = Lead Time x Rata-Rata Penggunaan Harian

Keterangan:

Re-order Point = Titik pemesanan ulang

Lead Time = Waktu tunggu

Baca Juga: Reorder Point adalah: Metode dan Rumus Perhitungannya

Contoh Lead Time

Kita aplikasikan rumus lead time dalam sebuah contoh, ya.

Misalnya saja, seorang pengrajin standing mirror estetik mendapatkan pesanan. Standing mirror ini tentu saja membutuhkan cermin selain kayu yang menjadi frame-nya.

Nah, lead time yang dibutuhkan untuk memproduksi cermin itu adalah satu minggu. Dengan sekali produksi, pengusaha ini setiap harinya butuh 1.000 buah cermin.

Berdasarkan contoh di atas, maka re-order point dapat dihitung menggunakan rumus lead time tadi, yakni:

Re-order Point = 7 hari x 1.000 = 7.000 unit

Dapat disimpulkan bahwa butuh waktu 7 hari untuk bisa memproduksi 7.000 unit dalam satu kali produksi.

Bagaimana Cara Mengurangi Lead Time?

Lead time yang terlalu panjang tidak baik untuk kemajuan bisnis. Mungkin kamu bisa menerapkan trik untuk mengurangi lead time seperti di bawah ini:

• Meminimalisasi kegiatan yang tidak menambah nilai apalagi yang meningkatkan risiko memperlambat lead time.
• Membuat strategi baru dalam metode pengiriman dan saluran distribusi agar lebih ramping.
• Temukan pemasok lokal yang lebih dekat dengan area produksi.
• Lakukan integrasi vertikal, caranya dengan melakukan penggabungan proses pemasok dan proses produksi.
• Buat segala proses menjadi otomatis dengan melakukan sinergi antara proses operasional dengan dukungan teknologi canggih.

Kesimpulan

Memang, pada akhirnya tidak ada proses produksi yang sempurna. Namun kamu selalu punya kesempatan untuk selalu melakukan improvisasi proses produksi agar lead time bisa lebih singkat.

Proses yang lebih efisien tentu saja akan menghemat sumber daya dan meningkatkan cuan, bukan?

Oleh karena itu, lakukan evaluasi secara berkala dengan mempertimbangkan umpan balik dari konsumen, pemasok, maupun semua pihak yang terlibat dalam proses produksi agar lead time menjadi semakin cepat.