Macam-Macam Bukti Transaksi Keuangan. Pebisnis Wajib Tahu!

Tahukah kamu bahwa ada macam-macam bukti transaksi keuangan yang biasa digunakan? Jika kamu berpikir bahwa bukti transaksi hanyalah nota atau kwitansi, hal tersebut kurang tepat. Masih ada beberapa jenis lainnya yang juga perlu kamu ketahui.

Bukti transaksi adalah dokumen, catatan, atau bukti fisik lainnya yang berfungsi untuk memverifikasi dan mendukung kebenaran dan keabsahan suatu transaksi bisnis. Penggunaan bukti transaksi sangat penting dalam dunia bisnis karena membantu dalam pengelolaan keuangan, akuntansi, audit, dan pemantauan kinerja bisnis. 

Dalam era digital, bukti transaksi juga mencakup data elektronik dari transaksi yang terjadi melalui platform digital atau aplikasi bisnis online. Macam-macam bukti transaksi yang dibuat dengan akurat sangat penting untuk memastikan integritas catatan keuangan bisnis. 

Selain itu juga berguna untuk memperkuat kepercayaan para pemangku kepentingan dalam bisnis tersebut. Mulai dari pelanggan, supplier, dan juga para investor.

Baca Juga: Bukti Transaksi adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Tujuan

Mengapa Pebisnis Perlu Mengetahui Macam-Macam Bukti Transaksi?

Pebisnis perlu mengetahui macam-macam bukti transaksi. Kenapa? Karena memang perannya sangat penting dalam perhitungan dan pencatatan keuangan bisnis. Beberapa alasan utamanya adalah:

Demi Pengelolaan Keuangan yang Efisien

Dengan mengetahui macam-macam bukti transaksi, pebisnis dapat mengelola keuangan perusahaan dengan lebih efisien. Mereka dapat memahami jenis-jenis bukti yang ada, cara mengumpulkannya, dan cara menyimpannya dengan baik. Pengelolaan bukti transaksi yang tepat akan membantu menghindari kehilangan informasi penting dan mengurangi risiko kesalahan dalam catatan keuangan.

Agar Dapat Memastikan Akurasi Catatan Akuntansi

Dengan menggunakan bukti transaksi yang tepat, pebisnis dapat memastikan akurasi catatan akuntansi mereka. Setiap transaksi yang terjadi harus didukung oleh bukti yang sah, sehingga catatan keuangan perusahaan menjadi lebih andal dan akurat.

Pemantauan Utang Piutang

Mengetahui jenis-jenis bukti transaksi dapat membantu pebisnis dalam memantau utang dan piutang perusahaan. Dengan pemantauan yang baik, bisnis yang dijalankan dapat menghindari adanya keterlambatan pembayaran atau penerimaan dana yang dapat berpengaruh pada bisnis.

Faktor Keamanan dan Pencegahan Kecurangan

Dengan memahami bagaimana bukti transaksi dihasilkan dan disimpan, pebisnis dapat memastikan sistem keamanan yang tepat diterapkan untuk melindungi informasi tersebut dari akses yang tidak sah.

Untuk Pelacakan dan Analisis Transaksi

Macam-macam bukti transaksi yang ada memungkinkan pebisnis untuk melakukan pelacakan dan analisis yang lebih baik terhadap aktivitas bisnis. Dengan memahaminya, pebisnis dapat mengidentifikasi tren, pola, dan kecenderungan dalam transaksi bisnis.

Baca Juga: Bukti Transaksi Perusahaan: Pengertian dan Jenis

Macam-Macam Bukti Transaksi yang Biasa Digunakan dalam Bisnis

Disebutkan bahwa terdapat macam-macam bukti transaksi yang biasa digunakan dalam operasional bisnis. Beberapa di antaranya adalah:

1. Faktur

Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pembeli. Isinya adalah rincian transaksi pembelian, termasuk deskripsi barang/jasa, jumlah, harga, tanggal transaksi, dan jumlah total yang harus dibayar.

2. Kwitansi

Kwitansi adalah dokumen yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Kwitansi mencantumkan rincian pembayaran, seperti tanggal pembayaran, jumlah yang dibayarkan, dan keterangan transaksi.

3. Nota Debit

Nota debit adalah bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat penambahan jumlah tagihan kepada pelanggan. Nota debit biasanya diterbitkan oleh pihak penjual dan berfungsi untuk menagih tambahan biaya atau perubahan pada transaksi yang sudah terjadi.

4. Nota Kredit

Nota kredit biasanya digunakan untuk mencatat pengurangan jumlah tagihan kepada pelanggan. Nota kredit akan diterbitkan oleh penjual dan berfungsi untuk mengkreditkan pelanggan dengan jumlah yang harus dikurangi dari tagihan sebelumnya.

5. Bukti Transfer atau Pembayaran Elektronik

Jenis-jenis bukti transaksi berikutnya adalah bukti transfer atau pembayaran elektronik. Ini adalah bukti transaksi pembayaran yang dilakukan secara elektronik melalui transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran digital lainnya.

6. Cek

Cek adalah sebuah instrumen keuangan yang digunakan sebagai bukti transaksi pembayaran atau transfer dana dari satu rekening ke rekening lainnya. Cek dikeluarkan oleh pemegang rekening dan diarahkan kepada bank tempatnya memiliki rekening. Cek berisi informasi seperti jumlah uang yang akan dibayar, nama penerima, tanggal penerbitan, dan tanda tangan pemegang rekening. 

7. Nota Kontan 

Nota kontan adalah dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti transaksi pembayaran tunai. Nota kontan mencatat secara rinci informasi mengenai pembelian barang atau jasa dengan membayar secara langsung menggunakan uang tunai. 

Biasanya berisi data seperti tanggal transaksi, deskripsi barang/jasa, jumlah yang dibeli, harga, jumlah pembayaran tunai yang diberikan, dan tanda tangan penjual atau penerima pembayaran. 

8. Memorandum

Bukti transaksi memorandum adalah bukti yang dibuat oleh pemimpin perusahaan atau individu yang memiliki otoritas untuk mencatat kejadian yang terjadi di dalam perusahaan. Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi internal yang sedang berlangsung. Contohnya untuk mencatat gaji pegawai yang belum dibayar hingga akhir periode.

Fungsi Bukti Transaksi 

Bukti transaksi memiliki beberapa fungsi penting dalam proses bisnis dan akuntansi. Berikut adalah beberapa fungsi bukti transaksi yang perlu kamu ketahui.

• Untuk membuktikan bahwa suatu transaksi bisnis telah terjadi dan bukti nyata dari adanya pertukaran barang, jasa, atau uang antara pihak-pihak yang terlibat.

• Sebagai dasar untuk mencatat transaksi dalam buku-buku akuntansi, seperti jurnal, buku besar, dan neraca. 

• Berperan dalam proses audit internal dan eksternal. 

• Untuk menyusun laporan keuangan. Misalnya laporan laba rugi, neraca, dan juga laporan arus kas bisnis. 

• Untuk melacak dan mengidentifikasi transaksi tertentu jika ada pertanyaan atau masalah di masa depan. 

• Berperan dalam mencegah kecurangan dan pencurian dalam bisnis. 

• Berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau kewajiban keuangan kepada pihak lain. 

• Sebagai alat pembuktian dalam perselisihan atau sengketa hukum yang melibatkan perusahaan. 

Mengenali Bukti Transaksi Palsu

Satu hal penting yang perlu dipahami oleh pebisnis terkait bukti transaksi adalah adanya bukti transaksi palsu. Bukti transaksi palsu adalah dokumen atau catatan palsu yang dibuat untuk menipu atau memanipulasi suatu transaksi bisnis. 

Biasanya, bukti transaksi palsu dibuat dengan tujuan mengelabui pihak lain, seperti pihak pajak, auditor, pemegang saham, atau pihak ketiga lainnya. Ini merupakan bentuk kecurangan yang serius dan ilegal dalam dunia bisnis. 

Macam-macam bukti transaksi palsu yang banyak beredar antara lain:

Faktur Palsu

Faktur palsu biasanya dibuat untuk mencatat transaksi palsu yang tidak pernah terjadi. Penjual mencatat penjualan barang atau jasa yang sebenarnya tidak pernah terjadi kepada pembeli, menciptakan catatan fiktif untuk menggelembungkan pendapatan perusahaan.

Kwitansi Palsu

Kwitansi palsu adalah bukti transaksi yang paling banyak dibuat. Biasanya digunakan untuk mencatat pembayaran palsu atau untuk memanipulasi jumlah pembayaran yang sebenarnya telah diterima. 

Nota Debit/Kredit Palsu

Nota debit atau kredit palsu dapat dibuat untuk menutupi kesalahan atau untuk mencatat penyesuaian palsu dalam catatan akuntansi. Ini dapat digunakan untuk mengubah saldo akun tertentu atau mengalihkan dana secara tidak sah.

Lantas, apakah ada konsekuensi dari pembuatan bukti transaksi palsu? Tentu saja ada. Membuat bukti transaksi palsu adalah kegiatan ilegal dan dapat dikenai sanksi pidana berat, termasuk denda dan hukuman penjara. Jadi, sebaiknya sangat dihindari.

Selain itu, bisnis yang terlibat dalam kecurangan menggunakan bukti transaksi palsu dapat menghadapi kerugian finansial besar. Mulai dari adanya denda, gugatan hukum, sampai dengan munculnya reputasi bisnis yang rusak.

Bukan hanya itu, sebagai pebisnis kamu perlu tahu cara membedakan jenis-jenis bukti transaksi yang asli dan palsu. Ini untuk menghindari kerugian dari segi keuangan yang bisa dialami oleh bisnismu. 

Kesimpulan

Bukti transaksi merupakan dokumen penting dalam pencatatan transaksi keuangan bisnis. Seorang pebisnis perlu tahu macam-macam bukti transaksi agar dapat memilih untuk menggunakan bukti transaksi yang tepat. Dengan begitu, fungsinya dalam bisnis pun dapat dimaksimalkan.

Dalam dunia wirausaha, bukti transaksi adalah hal penting yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Namun, kamu dan pebisnis lainnya perlu tetap aware akan adanya bukti transaksi palsu yang memang banyak dibuat oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Tadi disebutkan bahwa bukti transaksi memegang peranan penting dalam keuangan bisnis. Salah satu cara untuk memanfaatkannya dengan optimal adalah dengan menambah aplikasi wirausaha pada bisnismu. Aplikasi wirausaha majoo menyediakan fitur untuk mencatat berbagai macam bukti transaksi dengan mudah. 

Setiap transaksi yang terjadi memiliki bukti transaksi yang dapat diakses setiap saat. Pembuatan bukti transaksi pun dilakukan secara real-time agar lebih akurat. Fitur aplikasi wirausaha majoo terintegrasi dengan sistem akuntansi dan akan membantu kamu untuk menyusun laporan keuangan dengan akurat berdasarkan bukti transaksi yang telah tercatat.

Dalam era digital dan bisnis online, aplikasi wirausaha pun menjadi alat yang sangat berguna bagi pebisnis untuk mengelola transaksi dan aktivitas bisnis secara efisien. Jadi, apa lagi yang kamu tunggu? Langganan majoo sekarang dan rasakan manfaatnya untuk bisnismu!

Sumber Data:

https://www.harmony.co.id/blog/10-macam-bukti-transaksi-contoh-dan-cara-mudah-mencatatnya/