Apa Itu Payroll? Simak Arti, Fungsi, dan Contohnya di Sini!

Payroll adalah kompensasi yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan untuk jangka waktu tertentu atau pada tanggal tertentu. Biasanya, payroll dikelola oleh bagian keuangan atau human resource dari sebuah perusahaan.

Namun, dalam bisnis kecil, payroll sering kali ditangani langsung oleh pemilik usaha atau staf yang ditunjuk.

Belakangan ini, banyak perusahaan yang mengalihkan fungsi payroll ke perusahaan yang secara khusus menangani pemrosesan gaji dan tunjangan karyawan, asuransi, sampai pemotongan pajak.

Sebagian perusahaan tidak menggunakan jasa perusahaan pihak ketiga, tetapi memanfaatkan aplikasi atau sistem khusus untuk mengelola payroll.

Apa itu payroll?

Jika mau dibahas lebih detail, payroll adalah proses penggajian karyawan yang meliputi perhitungan waktu kerja, perhitungan gaji, serta pengiriman dana tersebut ke rekening bank milik karyawan yang bersangkutan.

Kadang payroll juga didefinisikan sebagai daftar karyawan di sebuah perusahaan beserta dengan nominal kompensasi yang perlu dibayarkan kepada setiap karyawan tersebut.

Umumnya, penggajian karyawan hampir selalu menjadi salah satu pengeluaran besar dari sebuah bisnis. Seperti biaya lainnya, bisnis perlu menjalankan fungsi akuntansi untuk mendokumentasikan gaji, potongan pajak, uang lembur, dan sebagainya.

Baca juga: Pahami! Perbedaan Biaya (Cost) dan Beban (Expense)

Wajar saja bila bisnis memerlukan staf yang didedikasikan untuk mengelola penggajian. Meskipun sebuah perusahaan mempunyai staf khusus yang menangani payroll, sekarang tentu sudah tidak relevan lagi melakukan perhitungan manual.

Karena itu, kebanyakan perusahaan software atau sistem tertentu untuk mengelola payroll. Jadi, saat ini istilah payroll kadang merujuk kepada sistem penggajian otomatis yang digunakan oleh sebuah bisnis atau perusahaan.

Inilah manfaat payroll

Sekarang kamu sudah mengetahui, apa itu payroll? Beberapa dari kamu mungkin masih bertanya, mengapa sistem payroll ini penting? 

Berikut ini beberapa manfaat payroll, baik bagi bisnis atau perusahaan maupun bagi karyawan.

Ada laporan gaji setiap bulan

Dalam sistem payroll, perusahaan biasanya mengeluarkan slip gaji karyawan yang dikirimkan langsung melalui email masing-masing. Dengan demikian, salah satu manfaat payroll bagi karyawan adalah mengetahui laporan gaji setiap bulannya.

Sistem payroll akan memberikan informasi yang jelas dan transparan terkait deduction atau jumlah potongan, misalnya potongan pajak, asuransi kesehatan, dan lain-lain.

Jadi, karyawan dapat melihat nominal gaji bersih yang diterima dengan mudah dan tidak kebingungan jika ada selisih dengan gaji kotor.

Efisiensi proses

Adanya sistem payroll tidak hanya menguntungkan bagi karyawan, tetapi juga bagi staf yang bertanggung jawab mengelola penggajian karyawan seperti staf human resource (HR).

Bagi tim HR, adanya payroll lebih efisien dan menghemat waktu dalam pembagian gaji. Sistem payroll akan membantu menghitung dan membuat laporan gaji per bulan untuk setiap karyawan.

Sebagai contoh, jika perusahaan tersebut mengalkulasi gaji berdasarkan tingkat kehadiran, payroll akan otomatis mengurangi nominal gaji seorang karyawan jika terdeteksi absen.

Dengan kata lain, perusahaan dapat menikmati efisiensi proses berkat beragam fitur yang tersedia dalam sistem payroll.

Contoh payroll gaji

Setelah mengetahui pengertian dan manfaat payroll, beberapa dari kamu mungkin masih bingung, sebenarnya bagaimana cara menghitung gaji yang perlu dibayarkan kepada karyawan?

Tidak perlu khawatir sebab kami telah menyiapkan contoh payroll gaji di bawah ini. Kami juga telah menyiapkan contoh perhitungan gaji untuk karyawan tetap dan karyawan tidak tetap.

Contoh perhitungan gaji karyawan tetap

Dalam perhitungan gaji karyawan tetap, nominal gaji dihitung untuk satu tahun terlebih dahulu. Nominal tersebut dikurangi dahulu dengan angka pendapatan tidak kena pajak (PTKP). 

Selanjutnya, sisa nominalnya dipotong dengan pajak penghasilan PPh 21 setiap bulannya. Supaya lebih jelas, mari lihat ilustrasi di bawah ini!

Rengganis adalah karyawan PT Hidup Bahagia Sejahtera yang status pernikahannya masih lajang. Nominal gaji yang dijanjikan perusahaan, yaitu Rp6.700.000. 

Sesuai jabatannya Rengganis menerima sejumlah benefit yang dibayar bersama dengan perusahaan, seperti asuransi, dana pensiun, dan lain-lain. Seluruh potongan tersebut dimasukkan ke dalam pengurangan biaya jabatan. 

Selain itu, sesuai ketentuan pemerintah, PTKP untuk karyawan yang masih lajang senilai Rp54.000.000. Jadi, jumlah gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut ini.

Kadang, perusahaan juga membayarkan gaji secara prorata. Sebagai contoh, saat karyawan belum mempunyai hak cuti sehingga harus menjalani cuti tidak berbayar atau unpaid leave.

Sebut saja, Rengganis mengambil unpaid leave selama tiga hari. Dengan begitu, gaji yang akan diterima Rengganis pada bulan berjalan, yakni:

Gaji = (Jumlah hari kerja/Jumlah hari kerja dalam sebulan) x Gaji satu bulan

Gaji = (22/25) x Rp6.271.750

Gaji = Rp5.519.140

Tentu saja penjabaran rumus contoh payroll gaji di atas merupakan cara perhitungan secara manual. Kamu dapat menghitungnya dengan memanfaatkan Microsoft Excel atau sistem perhitungan gaji otomatis.

Contoh perhitungan gaji karyawan tidak tetap

Di samping karyawan tetap, beberapa bisnis atau perusahaan mempekerjakan karyawan tidak tetap. Merujuk pada keterangan Dirjen Pajak, karyawan tidak tetap adalah karyawan yang hanya memperoleh penghasilan jika karyawan tersebut bekerja.

Baca juga: Freelancer adalah: Contoh dan Tips Menggeluti Profesi Ini

Adapun penghasilan yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan didasarkan pada jumlah hari kerja, unit hasil pekerjaan, atau hasil pekerjaan yang bersifat sementara. Maka dari itu, karyawan tidak tetap mungkin menerima gaji bulanan atau harian.

Perbedaan perhitungan gaji karyawan tidak tetap terletak pada potongan berdasarkan jabatan.

Perhitungan di atas berlaku apabila gaji karyawan dibayarkan per bulan. Lalu, bagaimana bila karyawan diberi gaji harian? Nah, untuk bisa menghitung gaji karyawan harian, kita perlu memahami PPh terkait gaji harian.

Sebagai contoh, Dani merupakan pekerja pabrik yang digaji dengan perhitungan gaji harian. Apabila Dani bekerja satu bulan penuh, yaitu 25 hari, Dani berhak menerima gaji sebesar Rp5.000.000.

Dengan menimbang ketentuan PPh di atas, maka pada hari pertama sampai hari ke-22, penghasilan Dani tidak terkena potongan pajak sebab tidak melebihi Rp4.500.000. Jadi, perhitungannya seperti di bawah ini.

Sementara itu, memasuki hari ke-23, penghasilan Dani di sistem payroll telah melebihi Rp4.500.000 sehingga perhitungan gajinya akan mengikuti ketentuan PPh kondisi ketiga.

Adapun perhitungan gaji pada hari lainnya tinggal disesuaikan dengan kondisi PPh yang berlaku.

Kesimpulan

Setelah membaca artikel ini sampai akhir, semoga kamu sudah tidak bingung lagi tentang apa itu payroll?

Seperti yang sudah diketahui