Pengertian Inventori dan Gunanya bagi Bisnis

Pengertian inventori umumnya sudah banyak diketahui oleh orang, khususnya bagi mereka yang memang memilih untuk menjalankan bisnis sendiri sebagai seorang pelaku usaha. Namun, justru dari arti inventori ini sendiri, banyak pelaku usaha yang menganggap remeh sehingga tak menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik. Padahal, memahami apa itu inventori dan menjalankan fungsinya secara tepat akan memberikan berbagai manfaat bagi bisnis yang dijalankan.

Pengertian Inventori Secara Umum

Dalam konteks dunia bisnis, inventori adalah sebuah sistem yang mengelola data seluruh persediaan barang terkait kegiatan logistik yang dilakukan suatu usaha. Oleh karena itu, tak jarang ketika dikaitkan dengan pengertian inventori tersebut, inventori kerap juga disebut sebagai sistem inventori. Sementara inventori sendiri lebih kerap digunakan untuk merujuk data persediaan barangnya.

Arti inventori di atas sesungguhnya didasarkan pada pengertiannya secara umum, sementara secara khusus lagi, inventori adalah persediaan bahan atau barang yang disimpan untuk tujuan tertentu, misalnya saja persediaan bahan yang nantinya akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam suatu kegiatan produksi atau bahkan untuk dipasarkan kembali.

Pengertian inventori dalam konteks bisnis tersebut menjadi berbeda dengan pemahaman banyak orang yang menganggap bahwa inventori hanya terbatas pada barang-barang yang dimiliki untuk menjalankan suatu bisnis seperti alat tulis, bangku dan meja di tempat usaha, atau bahkan jam dinding.

Secara khusus, arti inventori mencakup setiap aset bergerak yang dimiliki oleh sebuah usaha; baik yang nantinya dibutuhkan untuk menunjang kegiatan bisnis, misalnya saja alat tulis atau jam dinding, maupun yang akan dipasarkan kembali seperti persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

Dengan demikian, pengelolaan inventori yang baik dalam sebuah bisnis menjadi sesuatu yang sangat penting karena yang diatur dalam sistem tersebut tak hanya sekadar pencatatan barang remeh temeh yang ada di tempat usaha saja, tetapi juga lebih luas lagi hingga persediaan bahan baku untuk produksi atau hasil jadi produksi yang akan dijual kepada pelanggan.

Manfaat Sistem Inventori dalam Bisnis

Berdasarkan arti inventori yang telah dijabarkan, baik secara umum maupun khusus, sistem pengelolaan inventori adalah sesuatu yang sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis karena akan menyangkut setiap kegiatan yang berhubungan dengan bisnis itu sendiri.

Sebenarnya, apa saja manfaat yang dimiliki oleh pengelolaan sistem inventori yang baik bagi bisnis, sih?

1. Memastikan Kebutuhan Bahan Produksi

Ingat kembali bahwa pengertian inventori tidak hanya terbatas pada peralatan penunjang kerja semata, tetapi juga segala barang yang nantinya akan digunakan untuk memenuhi setiap kegiatan produksi suatu usaha.

Artinya, pencatatan inventori juga melingkupi bahan mentah yang akan digunakan dalam produksi, bahan baku produksi, bahan setengah jadi untuk diproses lebih lanjut, dan juga barang-barang yang dihasilkan oleh proses produksi itu sendiri.

Sebaik-baiknya sistem inventori adalah yang mampu memberikan informasi terkait pencatatan barang-barang tersebut di atas; sehingga ketika proses produksi nantinya dilakukan, pelaku usaha dapat memastikan ketersediaan bahan yang memang benar-benar dibutuhkan.

Tanpa adanya pengelolaan inventori yang baik, perusahaan bisa mengalami kerugian yang sangat besar. Misalnya saja ketika proses produksi harus ditunda untuk menunggu ketersediaan bahan baku yang tidak dipersiapkan dengan baik sebelumnya.

Hambatan semacam itu akan menjadi masalah besar khususnya untuk lingkup usaha kecil yang kerap perlu menyewa jasa pihak ketiga untuk melaksanakan kegiatan produksi. Ketika alat dan tempat produksi sudah disewa, tetapi ternyata kegiatan produksi tidak dapat dilakukan karena kurangnya bahan mentah maupun bahan baku, biaya sewa akan membengkak hanya untuk menunggu kelengkapan bahan tersebut.

Waktu pun akan terbuang percuma karena tim produksi tidak dapat melakukan apa pun, dan lebih lanjut ini dapat mengganggu rantai produksi bisnis yang dijalankan; memungkinkan potensi kerugian yang jauh lebih besar lagi.

Sistem inventori adalah sesuatu yang tak dapat disepelekan karena ketika dilakukan dengan benar, hambatan produksi seperti yang dicontohkan di atas dapat dihindari. Rantai produksi dan distribusi dapat dilakukan sesuai jadwal tanpa ada biaya pengeluaran tambahan yang perlu disiapkan.

2. Memastikan Ketersediaan Produk yang Didistribusikan

Pengelolaan inventori tidak hanya terbatas pada barang-barang yang dibutuhkan dalam proses produksi saja, melainkan juga barang jadi yang dihasilkan oleh proses produksi tersebut.

Ketika ketersediaan barang jadi ini tidak dapat dicatat dan dikelola dengan baik, pelaku usaha akan kesulitan untuk mengembangkan bisnis karena tak bisa mengukur jumlah barang yang telah atau akan didistribusikan ke pasaran.

Ketika banyak permintaan masuk untuk barang yang berhasil diproduksi, misalnya saja, pelaku usaha akan kebingungan untuk menentukan berapa jumlah barang yang harus didistribusikan ulang tanpa adanya sistem pencatatan inventori yang baik.

Potensi pendapatan tambahan yang seharusnya bisa diperoleh pun dapat hilang dengan serta merta ketika pesanan lanjutan yang diajukan oleh distributor tidak dapat dipenuhi oleh pelaku usaha karena tak ada ketersediaan hasil produksi yang tersisa untuk dipasarkan.

Lebih lanjut, ketiadaan sistem inventori adalah sebuah bencana ketika ketidakmampuan pelaku usaha dalam menyediakan produk jadi yang diminta distributor berujung pada hilangnya rasa percaya pelanggan terhadap bisnis yang dijalankan.

Bisa jadi pelanggan yang sebenarnya senang dengan hasil produksi lebih memilih untuk beralih ke kompetitor dengan sistem inventori distribusi barang yang lebih baik karena dapat memenuhi pesanan. Hindari potensi kerugian tak langsung ini dengan memastikan semua inventori tercatat dengan baik sehingga pengelolaannya akan lebih mudah untuk diproyeksikan.

3. Memastikan Kontrol Penuh atas Ketersediaan Barang

Manfaat lain dalam mengadakan sistem inventori adalah adanya kontrol penuh terhadap ketersediaan barang; baik yang dibutuhkan untuk proses produksi maupun untuk proses distribusi. Dengan pencatatan inventori yang baik, pelaku usaha dapat mengetahui berapa jumlah aset berbentuk barang yang dimilikinya.

Manfaat ini akan sangat membantu sekali bagi pemilik usaha untuk memutuskan kapan akan melakukan pemesanan ulang untuk ketersediaan bahan baku guna memastikan proses produksi dapat dilakukan tanpa hambatan.

Begitu menyadari ketersediaan bahan produksi sudah mulai menipis, pelaku usaha dapat melakukan pemesanan ulang sebelum barang tersebut benar-benar habis, sehingga rantai proses produksi tidak akan terputus secara sia-sia.

Tidak hanya bagi pelaku usaha yang berada di sisi produksi saja, untuk pelaku usaha yang memilih untuk menggeluti sisi distribusi pun pencatatan inventori akan sangat membantu. Manfaat inventori adalah, bagi mereka yang berada di rantai akhir distribusi, memastikan pelanggan selalu mendapatkan produk yang mereka cari.

Sama seperti pelaku usaha di sisi produksi, pelaku usaha di sisi distribusi produk jadi juga bisa mengetahui kapan harus melakukan pemesanan ulang produk jadi yang ketersediaannya sudah mulai menipis. Lebih lanjut, pelaku usaha di sisi distribusi juga dapat memutuskan untuk menghentikan pemesanan ulang bagi produk-produk yang penjualannya kurang signifikan.

Harap diingat bahwa data tersebut tentunya baru dapat diperoleh jika pelaku usaha yang bersangkutan melakukan pencatatan inventori yang dimilikinya dengan baik.

4. Memastikan Ketersediaan Barang untuk Pemasaran

Ketersediaan barang selalu menjadi hal yang krusial bagi pelaku usaha. Dengan memastikan ketersediaan barang-barang yang dimilikinya, pelaku usaha dapat dengan mudah menentukan strategi pemasaran dengan mengukur ketersediaan barang yang dimilikinya.

Dari data yang sama, pelaku usaha juga dapat mempertimbangkan produk mana yang memerlukan strategi pemasaran yang berbeda untuk mendorong angka penjualan. 

Pengelolaan yang Diperlukan dalam Sistem Inventori Bisnis

Ada banyak manfaat yang dimiliki oleh pencatatan inventori yang baik. Meski mungkin terdengar sepele, pengelolaan inventori ini dapat membantu pelaku usaha untuk meningkatkan angka penjualan, dan lebih lanjut memperoleh pendapatan bisnis yang lebih besar dan nantinya dapat digunakan untuk mengembangkan bisnisnya lebih maju.

Lalu, apa sebenarnya yang perlu dikelola dalam sistem inventori bisnis?

1. Bahan Baku atau Bahan Mentah

Dari beragam jabaran penjelasan di atas, bahan baku atau bahan mentah merupakan cakupan inventori yang sangat penting, khususnya jika pengelola inventori adalah pelaku usaha yang bergerak di sisi produksi.

Bahan baku adalah jenis inventori yang dibutuhkan untuk memulai proses produksi. Bahan baku juga disebut bahan mentah karena nilai jualnya yang rendah jika belum melewati proses pengolahan dalam sebuah rantai produksi. Agar nilai jualnya dapat ditingkatkan, bahan baku perlu diubah menjadi barang setengah jadi atau barang jadi melalui proses produksi.

Mencatat ketersediaan bahan baku menjadi hal yang utama bagi pelaku usaha yang bergerak di bidang produksi karena bahan baku merupakan nyawa dari sebuah produksi. Proses produksi tidak akan dapat dijalankan tanpa adanya ketersediaan bahan baku atau bahan mentah ini.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, tidak tersedianya bahan baku ketika proses produksi sudah siap dimulai dapat menjadi potensi kerugian yang cukup besar bagi bisnis; baik dari segi biaya, waktu, dan juga sumber daya.

2. Bahan Setengah Jadi

Sama seperti bahan baku, pencatatan bahan setengah jadi dalam pengelolaan inventori adalah hal yang sangat krusial bagi pelaku usaha yang bergerak di sisi produksi, dan terkadang juga berdampak bagi pelaku usaha yang bergerak di sisi distribusi jika bahan setengah jadi ini menjadi komoditas utama bisnisnya.

Bahan setengah jadi merupakan bahan mentah yang telah melewati proses produksi, tetapi belum merupakan bahan jadi sehingga nilai jualnya masih belum bisa dikatakan tinggi.

Bahan setengah jadi umumnya dipasarkan kepada pelaku usaha yang bergerak di sisi produksi, dan belum siap untuk dipasarkan secara langsung ke konsumen akhir karena masih belum memiliki fungsi atau manfaat secara langsung. Barulah setelah melewati proses produksi hingga selesai, bahan setengah jadi akan berubah menjadi barang jadi yang siap dipasarkan kepada konsumen akhir.

Bagi pelaku usaha yang bergerak di sisi produksi maupun distribusi, pengelolaan bahan setengah dalam sistem inventori adalah sebuah keharusan karena nilai jualnya yang masih belum setinggi pemasaran barang jadi.

Ketiadaan pencatatan inventori yang baik untuk bahan setengah jadi juga akan menjadi hambatan dalam rantai produksi dan distribusi yang nantinya dapat memunculkan potensi kerugian bagi pelaku usaha.

3. Barang Jadi

Barang jadi dalam sistem inventori adalah setiap barang yang berasal dari bahan mentah atau bahan setengah jadi yang sudah melewati berbagai proses produksi dan siap dipasarkan ke konsumen akhir. Pencatatan inventori untuk barang jadi akan menjadi hal yang krusial bagi pelaku usaha yang bergerak di bidang distribusi, karena ini akan menjadi komoditas utama bagi usaha yang dijalankan.

Dibanding dengan bahan baku maupun bahan setengah jadi, barang jadi memiliki nilai jual yang paling tinggi. Kegagalan transaksi yang disebabkan oleh sistem inventori yang buruk terkait barang jadi dapat memberikan kerugian yang luar biasa; terlebih jika barang jadi yang diproduksi merupakan jenis barang yang memiliki siklus hidup cepat seperti produk-produk makanan.

Ketika ketersediaannya tidak diatur dengan sistem inventori yang baik, mungkin sekali terjadi kegagalan distribusi yang menyebabkan barang jadi tidak dapat dijual karena terlanjur rusak atau busuk. Jika sudah demikian, bisnis tidak hanya akan mengalami kerugian senilai harga jual produk tersebut saja, tetapi juga harus menanggung kerugian untuk menanggung beban produksinya.

4. Barang Pendukung Kerja

Karena inventori adalah setiap aset bergerak yang dimiliki oleh suatu usaha, cakupannya tidak hanya terbatas pada bahan-bahan produksi maupun produk jadi saja, tetapi juga berbagai peralatan maupun perlengkapan yang diperlukan untuk mendukung setiap proses bisnis yang akan dilakukan.

Pencatatan inventori barang pendukung kerja biasanya juga mencakup nilai penyusutan dari barang-barang yang didata. Dengan mengetahui berbagai informasi ini, pelaku usaha dapat memperkirakan kapan saatnya perlu mengganti atau memperbarui peralatan maupun kelengkapan produksi, sehingga tidak akan mengganggu rantai produksi.

Terkadang, barang pendukung kerja memiliki siklus hidup yang panjang, dan kerap terlupakan dalam pencatatan inventori karena kebutuhan pendataan untuk barang-barang tersebut menjadi kecil secara urgensi. Namun, tetap harus dilakukan agar peralatan maupun kelengkapan produksi benar-benar siap digunakan untuk proses kerja yang akan dilakukan agar tak memberikan beban tambahan.

Dari jabaran di atas, bisa dikatakan bahwa sistem inventori adalah sesuatu yang mungkin terasa sepele, tetapi ternyata memberikan dampak yang cukup besar jika diabaikan begitu saja. Jangan pernah menyepelekan kegiatan yang satu ini agar bisnis yang dijalankan tidak menemui masalah yang sebenarnya masih dapat dihindari.

Lakukan pencatatan inventori secara berkala dengan frekuensi yang konsisten untuk memastikan setiap barang yang diperlukan untuk menjalankan atau mendukung kegiatan bisnis dapat menjalankan fungsinya sebaik mungkin pada saat dibutuhkan.

Untuk skala usaha tertentu, pencatatan inventori yang baik juga akan sangat membantu ketika bisnis yang dijalankan harus melalui proses audit. Bisnis yang sehat akan menunjukkan daftar centang inventori yang baik dan sesuai pula pada saat audit.

Tentu saja untuk fungsi yang satu ini, pencatatan inventori menjadi sesuatu yang tak dapat disepelekan karena dapat memengaruhi nilai audit; terutama jika hasil audit tersebut nantinya ingin digunakan untuk meyakinkan investor agar mau menyuntikkan modal dalam bisnis yang digeluti. Jangan sampai bisnismu gagal memperoleh dana segar hanya karena investor kehilangan kepercayaan terkait pengelolaan inventori bisnis yang kamu jalankan. 

Gunakan aplikasi majoo dengan fitur inventorinya yang sangat andal untuk melakukan pencatatan. Nikmati juga berbagai fitur serta kemudahan yang ditawarkan untuk memastikan bisnismu dapat dilakukan selancar mungkin, dan mudah pula untuk dipantu kapan saja dari mana pun kamu berada.