Ketahui Perbedaan Procurement dan Purchasing dalam Perusahaan, di Sini!

Istilah purchasing dan procurement merupakan hal yang erat kaitannya dengan pengadaan barang atau jasa pada suatu bisnis. Namun, tahukah kamu apa perbedaan procurement dan purchasing? 

Setiap organisasi atau perusahaan memerlukan adanya kegiatan ini untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Meskipun dua istilah ini sama-sama berhubungan dengan proses pengadaan barang atau jasa pada suatu perusahaan, namun keduanya mempunyai penjelasan yang berbeda. Nah, untuk mendapatkan penjelasan lengkap mengenai perbedaan procurement dan purchasing, simak ulasannya di dalam artikel ini!

Definisi Procurement dan Purchasing

Sebelum kamu mengetahui perbedaan procurement dan purchasing ini, kamu harus memahami pengertian dari masing-masing istilah tersebut. Berikut adalah pengertian dari keduanya.

Procurement

Pada umumnya, arti procurement adalah sebuah kegiatan pengadaan dan penyediaan barang untuk kepentingan bisnis. Suatu perusahaan bisa mendapatkan barang dan jasa dari supplier dengan kondisi dan harga yang terbaik, guna meningkatkan, memperluas, serta mengoptimalkan kinerja perusahaan tersebut.

Procurement tidak hanya merujuk pada kegiatan akhir dalam pembelian barang saja, melainkan mencakup pada seluruh proses pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan. Selain itu, procurement juga sangat erat kaitannya dengan purchasing, expediting, dan juga traffic. 

Adapun tahapan yang mesti dilakukan dalam procurement adalah sebagai berikut:

• Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan

• Melakukan perencanaan strategis

• Pengadaan tender

• Proses pemilihan vendor

• Melakukan negosiasi harga

• Membuat surat kontrak atau perjanjian kerja sama

• Penilaian barang atau jasa

• Pembelian barang atau jasa

• Menerima barang atau jasa

• Melakukan proses pembayaran kepada vendor

• Pencatatan aset dari sebuah perusahaan

Proses procurement di masing-masing perusahaan bisa berbeda, hal ini dipengaruhi oleh besar atau kecilnya suatu perusahaan. 

Adapun contoh procurement yang bisa kamu temui dengan mudah dalam perusahaan adalah proses pengadaan perlengkapan, untuk menunjang kebutuhan operasional dan pengadaan bahan baku yang dipakai untuk produksi perusahaan.

Purchasing

Sementara itu, purchasing atau pembelian dapat diartikan sebagai kegiatan pembelian barang atau jasa yang akan digunakan oleh perusahaan, untuk mendukung kelancaran dalam operasionalnya.

Namun, berbeda dengan procurement, dalam kegiatan purchasing tidak dipengaruhi oleh besar kecilnya suatu perusahaan. Sebab, proses purchasing merupakan aktivitas rutin yang harus terus dilakukan.

Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam proses purchasing adalah seperti berikut:

• Memilih dan menentukan vendor yang sesuai dan disepakati oleh perusahaan

• Melakukan proses pemesanan barang atau jasa

• Melakukan pengawasan terhadap pesanan perusahaan

• Menerima barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya

• Melakukan pengecekan pada barang yang datang

• Melakukan proses pembayaran barang atau jasa yang sesuai dengan pemesanan atau kesepakatan

Dilansir dari Inc, rata-rata perusahaan dapat menghabiskan 50-70 persen pendapatannya untuk membeli barang-barang, mulai dari bahan mentah hingga jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional mereka.

Proses pembelian ini dianggap sebagai fungsi strategis yang bisa diandalkan untuk mengendalikan pengeluaran dasar perusahaan. Nah, untuk bisa mencapai tahap ini, kamu membutuhkan orang yang bisa mengontrol dan mengatur pengeluaran perusahaan dan mengoptimalkan produknya, agar bisa mendapatkan keuntungan.

Oleh sebab itu, perusahaan memerlukan orang yang mampu mengatur dan menyesuaikan pengeluaran dengan kebutuhan perusahaan tersebut, yakni purchasing staff. Arti purchasing staff sendiri adalah pegawai atau pekerja yang mempunyai tanggung jawab terhadap pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Menjadi seorang purchasing staff juga membutuhkan keahlian yang dibutuhkan, seperti kemampuan berkomunikasi dan juga negosiasi. Dengan kedua skill ini, perusahaan berpotensi untuk mendapatkan penawaran terbaik yang dapat meningkatkan keuntungan mereka.

Baca juga: Pengadaan Barang dan Jasa: Proses, Prosedur, serta Jenisnya

Komponen Procurement

Ada tiga komponen pokok yang ada dalam aktivitas procurement. Ketiga komponen tersebut adalah:

1. People 

People menjadi komponen pertama yang terlibat dalam aktivitas procurement ini. Biasanya, jumlah orang yang akan terlibat dalam proses ini dipengaruhi oleh nilai dari barang atau jasa yang diperlukan, skala manufaktur, dan juga pemesanannya. 

2. Process 

Kemudian, ada pula komponen proses yang berarti bahwa kegiatan procurement perlu dilakukan dengan cara yang efektif agar tujuan perusahaan bisa terpenuhi.

Selain itu, dengan membuat perencanaan yang baik akan meminimalisir risiko kerugian perusahaan, jika kebutuhannya tidak terpenuhi.

3. Paperwork 

Komponen yang terakhir adalah dokumentasi atau paperwork. Komponen ini digunakan untuk mencatat dan mendokumentasikan seluruh rangkaian dan tahapan procurement. 

Dengan begitu, data-data yang telah didapatkan bisa diakses dengan mudah sehingga proses procurement ini bisa berjalan dengan mengikuti tahapan yang telah dilakukan sebelumnya.

Baca juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Perbedaan Purchasing dan Procurement

Meskipun kedua istilah ini memiliki kaitan yang erat, tapi ada perbedaan di antara keduanya. Berikut adalah perbedaan purchasing dan procurement yang mesti kamu ketahui, di antaranya:

Penutup

Demikian penjelasan mengenai perbedaan procurement dan purchasing yang perlu kamu pahami. Keduanya merupakan istilah saling berkaitan namun mempunyai penjelasan yang berbeda. Baik procurement atau purchasing, sama-sama memiliki peran yang penting bagi sebuah bisnis.  

Namun, untuk melakukan proses procurement atau purchasing ini dengan baik, kamu membutuhkan sejumlah komponen, seperti sumber daya manusia yang mempunyai skill dan kemampuan untuk membantu mencapai tujuan perusahaan.

Nah, untuk membantu mengelola semua kebutuhan operasional perusahaan, kamu bisa menggunakan aplikasi POS majoo. Aplikasi ini juga dibekali dengan beragam fitur yang dapat mempermudah operasional bisnis yang kamu kelola.

Bahkan, kamu bisa memantau performa bisnis dari mana saja dan kapan saja. Sebab, aplikasi ini akan menyediakan informasi bisnis, mulai dari transaksi, analisa bisnis, hingga kelola karyawan yang bisa diakses secara online. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, coba majoo sekarang.

Sumber Data: 

1. https://procurite.com/blog/detail/apa-perbedaan-procurement-dan-purchasing-berikut-penjelasannya

2. https://kerjoo.com/blog/procurement-dan-purchasing/

3. https://blog.procura.id/procurement/perbedaan-procurement-dan-purchasing/ 

4. https://superapp.id/blog/lifestyle/procurement-adalah/ 

5. https://glints.com/id/lowongan/perbedaan-procurement-dan-purchasing/#persamaan-procurement-dan-purchasing 

6. https://www.hashmicro.com/id/blog/mengenal-procurement/#:~:text=Secara%20umum%2C%20procurement%20menempatkan%20kepentingan,daripada%20nilai%20barang%20atau%20jasa