Pengadaan Barang dan Jasa: Proses, Prosedur, serta Jenisnya

Dalam sebuah perusahaan, tentu terdapat departemen atau tim yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang. Tim yang biasa disebut dengan procurement management tersebut melakukan pengadaan barang berdasarkan kebutuhan perusahaan, seperti alat tulis kantor, bahan bakar kendaraan untuk mendukung mobilitas karyawan, dan lain sebagainya. Pengadaan barang disahkan melalui sebuah kontrak antara perusahaan atau lembaga dengan penyedia barang atau jasa.

Secara garis besar, pengadaan barang adalah upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang atau jasa yang dibutuhkan melalui proses tertentu. Agar tujuan dari pengadaan barang atau jasa tersebut dapat dicapai, pihak pengguna dan pihak penyedia wajib berpedoman pada etika, norma, filosofi dan mengikuti prosedur serta proses pengadaan barang atau jasa yang berlaku.

Lantas, bagaimana sebenarnya prosedur dan proses yang dimaksud? Apa saja jenis pengadaan barang dan jasa yang perlu diketahui? Saatnya ketahui dan pahami pengertian pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, proses pengadaan barang dan jasa, serta jenis pengadaan barang dan jasa melalui artikel ini.

Pengertian Pengadaan Barang

Menurut Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018 disebutkan bahwa pengadaan barang atau jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. Kegiatan pengadaan barang atau jasa tersebut dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang atau jasa.

Pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh pemerintah memiliki peran penting dalam menyukseskan pembangunan nasional dalam rangka meningkatkan pelayanan publik di berbagai daerah. Tujuan dari pengadaan barang atau jasa pemerintah berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018 adalah sebagai berikut:

• Menghasilkan barang atau jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.
• Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
• Meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil, dan usaha menengah.
• Meningkatkan peran pelaku usaha nasional.
• Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang atau jasa hasil penelitian.
• Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif.
• Mendorong pemerataan ekonomi.
• Mendorong pengadaan berkelanjutan.

Lalu, bagaimana dengan prosedur pengadaan barang? Simak informasi mengenai prosedur pengadaan barang di bawah ini.

Baca juga: Dropship Tokopedia: Cara Daftar Hingga Strategi Bisnisnya

Prosedur Pengadaan Barang

Tidak hanya tujuan, prosedur pengadaan barang juga diatur berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah. Secara umum, prosedur pengadaan barang dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Menganalisis kebutuhan perusahaan
2. Mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen
3. Melakukan tender
4. Menganalisis supplier atau vendor yang sesuai dengan kriteria
5. Meminta penawaran (quotation)
6. Melakukan negosiasi dengan supplier atau vendor
7. Membuat kontrak atau purchase order
8. Proses penerimaan barang/jasa dan pemeriksaan kualitas barang/jasa
9. Pembayaran pengadaan barang/jasa

Selain memperhatikan prosedur pengadaan barang, memahami prinsip pengadaan barang dan jasa juga tidak kalah penting untuk diperhatikan. Prinsip pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

Efisien

Prinsip pertama yang harus diperhatikan adalah mengenai efisiensi. Saat melakukan pengadaan barang, perusahaan sebaiknya memakai dana seminimal mungkin agar bisa mendapatkan harga murah namun tetap berkualitas. Efisiensi perlu dilakukan agar anggaran pengadaan barang tidak membengkak.

Efektif

Prinsip kedua yang harus diperhatikan adalah efektif. Agar tujuan pengadaan barang bisa dicapai, melakukannya secara efektif tentu menjadi kunci tersendiri. Tidak ketinggalan, perhatikan pula kualitas barang dan jasa yang dipilih dalam pengadaan barang.

Terbuka dan bersaing

Prinsip ketiga yang harus diperhatikan adalah memiliki syarat yang jelas dan transparan agar persaingan dapat terjadi dengan sehat. Dengan prinsip yang terbuka, setiap supplier atau vendor memiliki kesempatan yang sama untuk memenangkan tender. Hal ini juga dapat mencegah terjadinya tindakan curang, seperti suap, nepotisme, atau monopoli.

Baca juga: Bahan Baku dalam Industri: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Secara garis besar, proses pengadaan barang dan jasa dibagi menjadi dua kelompok, yaitu melalui swakelola dan melalui pemilihan penyedia. Swakelola adalah cara memperoleh barang atau jasa yang dikerjakan sendiri oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah, organisasi kemasyarakatan atau kelompok masyarakat. Sementara itu, pengadaan barang melalui penyedia adalah cara memperoleh barang atau jasa yang disediakan oleh pelaku usaha.

Proses pengadaan barang atau jasa dimulai dari pemilihan penyedia dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Persiapan pemilihan penyedia
2. Perencanaan pemilihan penyedia
3. Melakukan pemilihan penyedia
4. Pelaksanaan kontrak pengadaan
5. Pengawasan dan pengendalian pengadaan
6. Penyerahan hasil pengadaan

Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang atau jasa pemerintah, jenis pengadaan barang dan jasa dibagi menjadi empat jenis, yaitu:

Barang

Kebutuhan terhadap benda, baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat dikonsumsi, digunakan, atau diperdagangkan, seperti pengadaan alat tulis kantor, pengadaan AC, pengadaan kendaraan dinas, dan lain sebagainya.

Pekerjaan konstruksi

Sebagian atau seluruh kegiatan konstruksi yang meliputi pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan, pembongkaran, dan pembangunan kembali suatu bangunan, seperti pekerjaan bangunan gedung/sipil dan mencakup juga yang pekerjaan konstruksi spesialis, yaitu instalasi, konstruksi khusus, konstruksi prapabrikasi, penyelesaian bangunan, dan penyewaan peralatan.

Jasa konsultansi

Jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu di berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware), seperti jasa konsultansi di bidang pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi di bidang transportasi, jasa konsultansi di bidang hukum, jasa konsultansi di bidang pendidikan, jasa konsultansi di bidang kesehatan, jasa keahlian profesi, dan lain sebagainya.

Jasa lainnya

Jasa non-konsultasi atau jasa yang membutuhkan peralatan, metodologi khusus, dan/atau keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, seperti pengadaan jasa boga (catering service), pengadaan jasa layanan kebersihan (cleaning service), pengadaan jasa penyedia tenaga kerja, pengadaan jasa penyewaan, pengadaan jasa akomodasi, pengadaan jasa penyelenggaraan acara (event organizer), pengadaan jasa pengamanan, pengadaan jasa layanan internet, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Cara Menjadi Dropship di Shopee - Terbaru 2022

Penutup

Pengadaan barang adalah upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang atau jasa yang dibutuhkan melalui proses tertentu. Dalam sebuah perusahaan, pengadaan barang biasanya dilakukan oleh procurement management. Sebelum melakukan pengadaan barang, penting untuk mengetahui dan memahami pengertian pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, proses pengadaan barang dan jasa, serta jenis pengadaan barang dan jasa.

Selain mengenai pengadaan barang, kamu juga bisa mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pelanggan, pasar, bisnis, dan ekonomi di sini. Selain memperkaya wawasanmu, jangan ragu untuk memilih majoo yang setia menemani perjalanan bisnismu. Manfaatkan berbagai fitur praktis dan menarik yang dapat disesuaikan dengan segala kebutuhan. Belum berlangganan? Sekarang saatnya!