Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice: Fungsi, Contoh, dan Kapan Digunakan

Proforma invoice secara sederhana adalah dokumen tagihan sementara atau faktur bayangan yang dikirimkan penjual kepada pembeli sebelum barang dikirim atau layanan diberikan.

Faktur ini berfungsi sebagai penawaran harga tetap yang merinci barang, jumlah, dan total harga yang harus dibayarkan.

Apa itu proforma invoice?

Proforma invoice merupakan sebuah dokumen yang juga dikenal sebagai tagihan sementara atau faktur bayangan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang dikirim atau layanan diberikan.

Proforma invoice ini memiliki sebagai penawaran harga tetap yang merinci barang, jumlah, dan total biaya yang harus dibayar. 

Proforma invoice Ini juga sering digunakan pembeli sebagai dasar untuk mengurus izin impor, pembukaan Letter of Credit (L/C), atau sekadar persetujuan anggaran internal.

Apa yang dimaksud dengan invoice?

Jika berbicara tentang invoice, dokumen ini secara singkat adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai tagihan resmi dari penjual kepada pembeli atas transaksi yang telah dilakukan.

Invoice biasanya berisi identitas penjual maupun pembeli, kode unik pelacakan urutan, tanggal penerbitan, deskripsi produk yang dibeli, pajak, hingga instruksi pembayaran.

Apa perbedaan proforma invoice dan invoice?

Proforma invoice dan invoice merupakan dua jenis dokumen yang berbeda. Proforma invoice adalah dokumen penawaran formal atau faktur sementara yang dikirimkan penjual kepada pembeli sebelum barang dikirim atau jasa dilakukan untuk merinci spesifikasi serta estimasi biaya transaksi. 

Sementara itu, invoice atau faktur biasa adalah dokumen tagihan resmi yang diterbitkan setelah transaksi selesai atau barang dikirimkan sebagai instruksi pembayaran yang wajib dilunasi oleh pembeli.

Perbedaan utama di antara keduanya terletak pada sifat hukum dan waktu penerbitannya dalam alur bisnis. Proforma invoice berfungsi sebagai komitmen awal untuk membantu pembeli memahami rincian pesanan atau mengurus administrasi seperti izin impor dan anggaran, sehingga dokumen ini tidak dicatat dalam pembukuan keuangan perusahaan. 

Sebaliknya, invoice merupakan dokumen akuntansi yang sah dan mengikat secara hukum yang harus dicatat sebagai piutang bagi penjual dan utang bagi pembeli, serta menjadi dasar utama dalam pelaporan pajak dan penagihan final.

Kapan proforma invoice digunakan dalam bisnis?

Proforma invoice digunakan dalam bisnis ketika dilakukan pada tahap awal transaksi sebelum pesanan diproses secara final atau sebelum barang dikirimkan kepada pembeli.

Dokumen ini biasanya diterbitkan ketika pembeli membutuhkan rincian biaya yang pasti untuk pengajuan persetujuan anggaran internal atau ketika mereka perlu melakukan pembayaran uang muka sebagai syarat dimulainya produksi. 

Dalam perdagangan internasional, proforma invoice sangat krusial karena digunakan oleh pihak pembeli untuk mengurus izin impor, memenuhi persyaratan bea cukai, atau sebagai dokumen pendukung dalam pembukaan Letter of Credit di bank.

Apakah proforma invoice punya kekuatan hukum?

Proforma invoice pada umumnya tidak memiliki kekuatan hukum yang mengikat sebagai dokumen penagihan karena sifatnya hanya sebagai estimasi atau konfirmasi pesanan sementara. 

Dalam dunia akuntansi dan hukum perdagangan, proforma invoice tidak dianggap sebagai bukti utang-piutang yang sah sehingga tidak bisa digunakan untuk menuntut pembayaran di pengadilan jika pembeli membatalkan pesanan sebelum barang diproses.

Dokumen ini lebih berfungsi sebagai alat komunikasi administratif untuk menyepakati rincian transaksi sebelum kedua belah pihak masuk ke tahap kontrak yang lebih serius.

Kesimpulan

Proforma invoice secara sederhana adalah dokumen tagihan sementara atau faktur bayangan yang dikirimkan penjual kepada pembeli sebelum barang dikirim atau layanan diberikan.

Faktur ini berfungsi sebagai penawaran harga tetap yang merinci barang, jumlah, dan total harga yang harus dibayarkan.

Sementara itu, untuk memudahkan pencatatan keuangan seperti mencatatkan proforma invoice, aplikasi seperti majoo bisa jadi solusi. Aplikasi ini membantu pelaku bisnis dalam mencatat pengeluaran, memantau arus kas, dan merencanakan anggaran dengan lebih efisien.

Dengan menggunakan majoo, kalian bisa fokus mengembangkan usaha tanpa khawatir bingung dalam mengelola keuangan. Yuk mulai mengelola keuangan atau bisnis kalian dengan majoo.