Knowledge

Perencanaan Kapasitas: Produksi Optimal, Bisnis Tumbuh

Penulis Daniel Prasatyo
07 August 2023

Daftar Isi

Perencanaan kapasitas adalah proses penting dalam pertumbuhan bisnis.

Perencanaan kapasitas adalah proses penting dalam pengelolaan operasional suatu bisnis, terutama dalam industri manufaktur. Proses ini melibatkan penentuan kapasitas produksi optimal untuk memenuhi permintaan pelanggan saat ini dan masa depan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas perencanaan kapasitas, termasuk tujuan, contoh perencanaan jangka menengah dan jangka panjang, serta cara menerapkan perencanaan kapasitas yang efektif berdasarkan pemahaman para ahli.

Pengertian Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas merupakan suatu proses panjang untuk secara bertahap membangun sumber daya perusahaan secara menyeluruh. Proses ini menentukan kapasitas optimal yang perlu dicapai dalam upaya mencapai target bisnis.

Kapasitas dalam hal ini dapat dipahami secara berbeda pada bidang usaha yang berbeda. Pada bisnis yang berfokus pada produksi barang, kapasitas mengacu pada jumlah output optimal yang bisa diproduksi dengan sumber daya yang ada dalam periode tertentu tanpa menyebabkan beban yang berlebihan.

Misalnya pada bisnis yang memproduksi sepatu, kapasitas optimal adalah kemampuan memproduksi sepatu sebanyak mungkin tanpa memaksa pekerja bekerja lebih dari kemampuannya serta tanpa memaksa mesin produksi beroperasi di luar batas maksimalnya.

Sementara itu, pada bisnis yang bergerak dalam bidang jasa, kapasitas mengacu pada jumlah konsumen optimal yang bisa dilayani dalam waktu tertentu tanpa terjadi penurunan kualitas layanan.

Misalnya pada bisnis barber shop. Kapasitas optimal adalah kemampuan bisnis itu melayani sebanyak mungkin konsumen tanpa membuat para barber overwork.

Proses perencanaan kapasitas ini melibatkan kegiatan mengidentifikasi proyeksi permintaan pada masa mendatang, baik itu dalam jangka menengah atau panjang, berdasarkan data permintaan yang ada saat ini, dengan mempertimbangkan faktor-faktor luar.

Pengertian Perencanaan Kapasitas Menurut Para Ahli

Beberapa ahli telah mendefinisikan perencanaan kapasitas, di antaranya:

Perencanaan Kapasitas adalah kegiatan penentuan dan pembaharuan kebutuhan- kebutuhan kapasitas. (T. Hani Handoko, 1999)
Merancang suatu Kapasitas adalah tahapan pertama yang harus dilakukan sebelum perusahaan memutuskan suatu produk baru atau perubahan jumlah volume produk. Besar kapasitas menentukan rancangan sebuah fasilitas baru atau perluasan fasilitas. (Lalu Sumayang, 2003)
Perencanaan kapasitas produksi adalah langkah pertama ketika sebuah organisasi memutuskan untuk memproduksi lebih banyak atau ingin membuat sebuah produk baru. Apabila ingin meningkatkan jumlah produksi yang sudah ada, organisasi itu perlu mengevaluasi kapasitas yang ada sebelumnya. (Freddy Rangkuti 2005)

Tujuan Perencanaan Kapasitas

Tujuan perencanaan kapasitas ini adalah untuk menyiapkan bisnis menghadapi peningkatan jumlah permintaan di masa mendatang, dengan mengatur pengadaan dan pengelolaan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi permintaan sebanyak mungkin tanpa mengalami kelebihan beban, sehingga meminimalkan potensi keuntungan bisnis yang hilang.

Secara singkat, tujuan perencanaan kapasitas adalah sebagai berikut:

Memastikan kapasitas produksi cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Menghindari biaya kelebihan kapasitas yang tidak efisien.
Mencapai efisiensi operasional dan peningkatan produktivitas.
Meningkatkan waktu respon terhadap perubahan permintaan pasar.
Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, seperti tenaga kerja dan peralatan.
Membantu merencanakan investasi jangka panjang dalam fasilitas dan peralatan.

Sebagai contoh, perusahaan X memproduksi tas belanja dari bahan goni, dengan kapasitas produksi saat ini 100 unit per hari. Dalam beberapa waktu belakangan ini, permintaan tas belanja berbahan goni ini terus meningkat, dan dalam waktu dekat diproyeksikan permintaannya akan melampaui 100 unit per hari.

Tanpa perencanaan kapasitas, ketika permintaan sudah melampaui 100 unit per hari, yaitu kapasitas produksi optimal saat ini, akan ada potensi laba yang hilang. Apabila potensi itu direbut oleh kompetitor yang memiliki kapasitas lebih besar, bisa jadi seluruh permintaan akan beralih ke kompetitor.

Di sisi lain, apabila para pekerja dipaksa untuk bekerja lembur agar bisa mengejar permintaan yang terus meningkat, perusahaan justru akan merugi karena peningkatan beban untuk membayar lembur, dengan risiko penurunan kualitas produksi, bahkan kemungkinan pekerja menjadi sakit yang malah akan menurunkan kapasitas produksi.

Oleh karena itu, perencanaan kapasitas ini merupakan strategi yang sangat penting dalam memenuhi peningkatan permintaan untuk mempertahankan pasar dan keuntungan.

Aplikasi Akuntansi

Faktor-Faktor yang Terlibat dalam Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas melibatkan banyak faktor. Pada usaha produksi, faktor-faktor yang terlibat antara lain:

Sumber Daya Manusia

Seperti yang sudah disinggung di atas, sumber daya manusia menjadi salah satu faktor yang terlibat dalam perencanaan kapasitas. Setiap pekerja memiliki batas kinerja optimal dan batas kinerja maksimal. Apabila pekerja dipaksa untuk bekerja lembur, yang artinya melampaui batas kinerja optimalnya, akan ada peluang kualitas produksinya menurun.

Terlebih lagi ketika pekerja dipaksa untuk melampaui batas kinerja maksimalnya, risiko pekerja cedera atau jatuh sakit sangat terbuka lebar dan justru akan mengganggu kapasitas produksi.

Mesin atau Alat Produksi

Sama halnya dengan sumber daya manusia, mesin dan alat produksi juga memiliki batas kinerja optimal dan batas kinerja maksimal. Apabila mesin produksi tidak diberi waktu istirahat untuk dilakukan perawatan dan pemeliharaan, risiko mesin rusak justru akan menyebabkan beban pengeluaran yang lebih besar daripada keuntungan yang berusaha dicapai.

Gudang Penyimpanan

Kapasitas gudang atau tempat penyimpanan barang produksi juga menjadi faktor yang penting. Penambahan gudang secara gegabah hanya akan menambah beban sewa. Ketidaksiapan gudang tambahan akan menghambat alur distribusi dan berisiko menyebabkan kerusakan barang.

Kemampuan Finansial

Faktor lain yang terlibat dalam pengembangan kapasitas adalah kemampuan finansial perusahaan. Penambahan kapasitas sumber daya manusia, mesin, atau gudang, akan membutuhkan persediaan dana yang cukup besar, sementara untuk bisa memenuhi permintaan yang tinggi, diperlukan biaya produksi yang besar pula.

Rekayasa

Faktor Rekayasa adalah faktor teknologi baru atau penciptaan sistem baru untuk meningkatkan kapasitas produksi. Misalnya, mesin model A mampu memproduksi 100 unit per hari. Yang dimaksud dengan faktor rekayasa adalah menggunakan mesin baru, model B, misalnya, yang meskipun lebih mahal, bisa memproduksi dua kali lipat dari mesin A.

Contoh lain faktor rekayasa adalah misalnya mengubah sistem kerja 8 jam kerja per hari menjadi sistem shift, sehingga produksi bisa berjalan terus tanpa membebani pekerja.

Kategori Perencanaan Kapasitas

Secara umum, perencanaan kapasitas dikategorikan berdasarkan jangka waktunya:

Perencanaan Kapasitas Jangka Pendek, dengan jangka waktu yang kurang dari tiga bulan.
Perencanaan Kapasitas Jangka Menengah, dengan jangka waktu antara 3 sampai 36 bulan,
Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang, dengan jangka waktu lebih dari 3 tahun.

Contoh Perencanaan Kapasitas Jangka Menengah

Perencanaan kapasitas jangka menengah berfokus pada periode waktu 3 bulan hingga 36 bulan. Tujuannya adalah untuk menyesuaikan kapasitas produksi dengan permintaan yang diperkirakan dalam jangka menengah.

Berikut adalah contoh langkah-langkah yang terlibat dalam perencanaan kapasitas jangka menengah:

Menganalisis data historis dan tren permintaan pasar.
Memprediksi pertumbuhan permintaan berdasarkan data historis dan faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi pasar.
Mengevaluasi dan memperbarui kapasitas produksi yang ada.
Mengidentifikasi dan menghitung kebutuhan sumber daya manusia, peralatan, dan fasilitas baru yang diperlukan.
Merencanakan perluasan fasilitas atau investasi dalam teknologi dan peralatan baru.
Menghitung biaya dan manfaat yang terkait dengan perencanaan kapasitas alternatif.
Mengembangkan rencana tindak lanjut untuk mengimplementasikan perencanaan kapasitas.

Contoh Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang

Perencanaan kapasitas jangka panjang melibatkan periode waktu yang lebih lama, biasanya 3 hingga 10 tahun ke depan. Tujuannya adalah untuk mengantisipasi pertumbuhan jangka panjang bisnis dan memastikan kapasitas produksi yang memadai dalam jangka panjang.

Berikut adalah contoh langkah-langkah yang terlibat dalam perencanaan kapasitas jangka panjang:

Menganalisis tren pasar jangka panjang dan perkiraan pertumbuhan industri.
Mengidentifikasi peluang dan tantangan masa depan yang dapat mempengaruhi permintaan.
Mengembangkan strategi bisnis jangka panjang yang menggambarkan visi dan arah perusahaan.
Menyusun proyeksi kapasitas produksi berdasarkan pertumbuhan bisnis yang diharapkan.
Merencanakan investasi jangka panjang dalam perluasan fasilitas, akuisisi peralatan baru, atau pengembangan teknologi.
Melibatkan pemangku kepentingan kunci dalam proses perencanaan untuk mendapatkan perspektif yang komprehensif.
Mengimplementasikan rencana tindak lanjut yang melibatkan langkah-langkah bertahap untuk memenuhi kapasitas yang diharapkan.

Bagaimana Perencanaan Kapasitas yang Efektif Diterapkan?

Untuk mengimplementasikan perencanaan kapasitas yang efektif, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diterapkan:

Menganalisis dan memahami permintaan pasar dengan cermat untuk mengidentifikasi tren dan pola yang relevan.
Menggunakan data historis dan analisis tren untuk membuat proyeksi permintaan yang akurat.
Mengevaluasi dan memperbarui kapasitas produksi yang ada berdasarkan kebutuhan yang diproyeksikan.
Melibatkan departemen terkait dalam proses perencanaan kapasitas untuk memastikan koordinasi dan kolaborasi yang tepat.
Menggunakan alat perencanaan kapasitas, seperti perangkat lunak manajemen rantai pasokan, untuk membantu dalam pemodelan dan analisis.
Menggunakan metode yang tepat, seperti perencanaan agregat, untuk mengatur kapasitas produksi secara efisien.
Memantau dan mengukur kinerja kapasitas untuk memastikan bahwa kapasitas yang direncanakan memenuhi kebutuhan pasar.
Melakukan tinjauan berkala dan penyesuaian perencanaan kapasitas sesuai dengan perubahan pasar dan kondisi bisnis.

Membuat suatu perencanaan kapasitas memerlukan pengumpulan dan pengolahan data yang tepat dan akurat. Mengingat pentingnya perencanaan kapasitas ini bagi bisnis, kamu pun perlu mempertimbangkan untuk mulai melakukannya terhadap bisnismu.

Pengumpulan dan pengolahan data ini bisa dipermudah apabila kamu menggunakan aplikasi analisa bisnis majoo. Aplikasi analisa bisnis ini secara terus menerus mengumpulkan data transaksi bisnismu agar bisa menyajikannya dalam bentuk yang lebih mudah dipahami dan digunakan dalam keputusan bisnismu.

Kapan waktu-waktu tokomu dipadati pengunjung, produk apa yang paling tinggi permintaannya, hanya sebagian kecil dari kemampuan analisis aplikasi ini.

Bagi kamu yang berkeinginan bisnismu tumbuh besar dan maju, segera pakai aplikasi analisa bisnis majoo!