7 Contoh Quotation Letter atau Surat Penawaran Perusahaan yang Benar

Banyak pengusaha pemula menghadapi kesulitan saat harus membuat quotation letter atau surat penawaran harga. Tanpa pemahaman yang tepat, dokumen ini bisa saja terlihat kurang profesional dan membuat klien kehilangan kepercayaan. 

Padahal, surat penawaran harga berperan penting dalam proses pengambilan keputusan klien terhadap penawaranmu. Jadi, bagaimana cara membuat quotation letter yang efektif dan menarik? 

Artikel ini akan membahas secara detail mulai dari pengertian hingga contoh quotation letter yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Bagi kamu yang mau memahami lebih jauh tentang surat penawaran harga, simak artikel ini sampai selesai, ya!

Apa Itu Quotation Letter?

Quotation letter adalah surat resmi yang berisi penawaran harga, deskripsi produk atau jasa, serta syarat dan ketentuan yang diajukan oleh penjual kepada calon pembeli. Dokumen ini biasanya dibuat sebagai respon atas permintaan penawaran (request for quotation) dari klien atau perusahaan mitra.

Tujuan utama surat penawaran harga ialah memberikan informasi yang jelas dan transparan mengenai produk atau layanan yang ditawarkan sehingga calon pembeli dapat membandingkan dan mengevaluasi penawaran dari beberapa penyedia.

Dalam dunia bisnis, surat penawaran harga memainkan peran penting dalam membangun kepercayaan dan memperlancar proses negosiasi. Dokumen ini tidak hanya mencantumkan harga, tetapi juga detail kuantitas, waktu pengiriman, metode pembayaran, hingga kebijakan pengembalian. 

Karena itu, pembuatan surat penawaran harga perlu dilakukan dengan hati-hati agar terlihat profesional, informatif, dan meyakinkan.

Secara umum, quotation letter digunakan baik untuk pembelian barang ataupuan pengadaan jasa. Surat ini juga bisa dikirimkan dalam bentuk fisik (cetak) atau digital melalui email. 

Setelah klien menyetujui isi penawaran, proses pembelian atau kontrak kerja sama dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya, seperti pembuatan purchase order (PO) atau perjanjian kontrak formal.

Manfaat Quotation Letter

Surat penawaran harga tidak hanya membantu perusahaan menawarkan produk atau jasa secara formal, tetapi juga membangun kepercayaan dan transparansi dengan calon klien. Berikut ini beberapa manfaat quotation letter yang utama:

1. Memberikan informasi harga yang jelas dan transparan

Melalui surat penawaran harga, calon klien dapat mengetahui rincian harga produk atau jasa yang ditawarkan. Harga tersebut biasanya dilengkapi dengan detail, seperti jumlah, satuan, dan diskon (jika ada). Informasi ini memungkinkan klien untuk membandingkan penawaran dari berbagai penyedia dan membuat keputusan yang tepat. 

2. Mempermudah proses negosiasi

Proses negosiasi antara pihak penjual dan pembeli menjadi lebih efektif dengan adanya surat penawaran hraga. Calon klien dapat memberikan feedback terkait harga, jumlah pesanan, atau syarat dan ketentuan lainnya. Diskusi jadi lebih terarah dan berpotensi mempercepat tercapainya kesepakatan.

3. Meningkatkan kepercayaan klien

Surat penawaran yang disusun secara rapi dan terstruktur mencerminkan profesionalisme perusahaan. Calon klien bisa merasa lebih percaya dan yakin bahwa mereka berurusan dengan mitra bisnis yang andal dan tepercaya. 

4. Sebagai dokumen pendukung dalam pengadaan barang atau jasa

Dalam proses pengadaan, khususnya pada proyek-proyek besar, quotation letter menjadi bukti penawaran harga dan detail layanan yang diajukan oleh penyedia. 

5. Meminimalkan risiko perselisihan di masa depan

Dengan mencantumkan detail harga, jumlah barang, waktu pengiriman, serta syarat dan ketentuan lainnya,surat penawaran harga dapat meminimalkan risiko perselisihan antara penjual dan pembeli. Jika ada yang tidak cocok di kemudian hari, pihak-pihak terkait dapat merujuk pada isi surat penawaran harga yang telah disepakati sebelumnya.

Jenis Quotation Letter

Tergantung tujuan penggunaan dan jenis bisnis yang kamu jalankan, surat penawaran harga dapat hadir dalam berbagai jenis. 

Setiap jenis quotation letter memiliki format dan informasi yang berbeda, tetapi semuanya bertujuan memberikan kejelasan kepada klien mengenai harga, produk, atau layanan yang ditawarkan. 

Berikut ini beberapa jenis surat penawaran harga yang paling umum digunakan dalam dunia bisnis.

1. Surat penawaran produk

Jenis ini digunakan oleh perusahaan yang menawarkan barang atau produk fisik kepada klien. Biasanya, surat ini mencantumkan daftar produk beserta deskripsi, jumlah, harga satuan, total harga, serta informasi pengiriman. 

Surat penawaran produk sering digunakan oleh perusahaan manufaktur, distributor, atau pengecer yang menerima permintaan penawaran dari klien. Contoh penggunaan:

• Penawaran produk elektronik dari distributor ke toko ritel.

• Penawaran bahan baku dari pemasok ke pabrik produksi.

2. Surat penawaran jasa

Berbeda dengan penawaran produk, quotation letter untuk jasa mencantumkan deskripsi layanan, durasi pengerjaan, biaya tenaga kerja, serta syarat dan ketentuan tambahan. 

Penawaran ini banyak digunakan oleh perusahaan di sektor jasa, seperti konsultan, pengembang perangkat lunak, atau penyedia layanan kebersihan. Contoh penggunaan:

• Penawaran jasa pengembangan aplikasi dari perusahaan software ke klien perusahaan.

• Penawaran jasa kebersihan dari penyedia jasa cleaning service ke kantor atau instansi pemerintah.

3. Surat penawaran untuk proyek

Jenis ini umumnya digunakan pada proyek besar yang memerlukan pengelolaan sumber daya dalam jumlah besar. Surat penawaran untuk proyek biasanya lebih kompleks karena mencakup banyak aspek, seperti bahan, biaya tenaga kerja, waktu pengerjaan, hingga jadwal pembayaran. 

Dokumen ini sering digunakan dalam proyek konstruksi, pengadaan pemerintah, atau proyek pengembangan teknologi. Contoh penggunaan:

• Penawaran proyek konstruksi dari kontraktor ke pengembang properti.

• Penawaran proyek teknologi dari penyedia solusi IT ke instansi pemerintah.

4. Surat penawaran untuk procurement (pengadaan)

Dalam proses pengadaan barang atau jasa oleh instansi pemerintah atau perusahaan besar, quotation letter untuk pengadaan digunakan untuk memenuhi persyaratan formal dari pembeli. 

Surat ini berisi informasi harga dan syarat pengadaan yang harus dipatuhi oleh penyedia. Proses pengadaan biasanya melibatkan permintaan quotation dari beberapa vendor sebelum memilih penawaran terbaik. Contoh penggunaan:

• Penawaran pengadaan alat tulis kantor (ATK) dari pemasok ke lembaga pemerintah.

• Penawaran pengadaan alat kesehatan dari distributor ke rumah sakit.

7 Contoh Quotation Letter untuk Perusahaan yang Benar

Setelah membaca pembahasan di atas, kini kamu tentu memahami bahwa membuat quotation letter yang jelas, informatif, dan profesional merupakan langkah penting. Sebagai dokumen penawaran resmi, surat ini perlu mencakup detail harga, deskripsi produk atau jasa, serta syarat dan ketentuan yang relevan. 

Namun, mungkin tidak semua orang memahami format yang tepat untuk menyusun surat ini. Maka dari itu, dalam artikel ini, kami telah menyiapkan contoh-contoh quotation letter yang dapat kamu jadikan referensi. 

Contoh-contoh ini mencakup berbagai jenis bisnis, mulai dari penawaran produk hingga jasa dan proyek. Dengan referensi ini, kamu bisa membuat surat penawaran yang terlihat profesional dan sesuai standar bisnis.

Contoh quotation letter untuk penawaran card printer

Sumber:www.bee.id 

Contoh quotation letter untuk penawaran barang elektronik

Sumber:www.accurate.id 

Contoh quotation letter untuk jasa renovasi interior dan eksterior

Sumber:www.accurate.id 

Contoh quotation letter untuk pengadaan mesin kantor

Sumber:www.accurate.id 

Contoh quotation letter untuk jasa pengelolaan media digital

Sumber:www.canva.com 

Contoh quotation letter untuk proyek

Sumber:www.tokopedia.net  

Contoh quotation letter untuk jasa perbaikan mesin

Sumber: id.scribd.com 

Penutup 

Seperti yang telah dibahas, penyusunan quotation letter yang baik dan benar merupakan langkah penting untuk membangun kepercayaan dengan klien dan meningkatkan peluang keberhasilan negosiasi bisnis. 

Melalui contoh-contoh yang telah disajikan, semoga kamu dapat memahami format serta elemen penting yang harus ada dalam setiap surat penawaran harga. 

Pastikan setiap quotation letter yang kamu buat memiliki kejelasan harga, deskripsi produk atau jasa, dan syarat yang transparan agar klien merasa yakin dan percaya dengan penawaran yang Anda ajukan.

Agar pengelolaan transaksi dan dokumen akuntansi lebih mudah, pertimbangkan juga penggunaan aplikasi POS yang dilengkapi fitur akuntansi, ya!

Sumber: 

• https://byjus.com/english/quotation-letter-format/

• https://www.jurnal.id/id/blog/quotation-letter/

• https://www.hashmicro.com/blog/what-is-quotation-letter/