Reimburse adalah: Mengetahui Cara, Contoh, dan Syarat Reimburse

“Bayar dulu sendiri, nanti diganti kantor,” atau “Nggak papa rogoh kocek dulu, nanti bisa reimburse ke kantor.” Atau juga “Talangin dulu, begitu sampai kantor reimburse deh.”

Apakah kamu cukup familiar mendengar kalimat-kalimat tersebut di atas? Ya, reimburse atau yang sering disebut “diganti kantor” memang jadi sistem yang biasa digunakan di suatu perusahan.

Sudah menjadi istilah umum, bisa dibilang ini semacam ‘utang’ kantor padamu yang berhak ditagih atau diklaim ke tempat kamu bekerja. Kesannya semudah itu.

Namun apa saja biaya yang bisa diklaim dan bagaimana caranya agar klaim tersebut cair dan sukses kembali ke dompetmu? Apa yang harus diperhatikan dan dihindari ketika perusahaanmu memberlakukan sistem reimbursement?

Simak ulasannya di bawah ini, ya.

Baca Juga: Pertumbuhan Ekonomi: Pengertian, Faktor, dan Ciri-cirinya

Reimburse = Kompensasi

Secara umum, reimburse adalah sebuah sistem ketika seseorang menggunakan uang/dana pribadi miliknya untuk membayar sebuah kepentingan. Kemudian, pihak yang ditagih akan mengembalikan dana tersebut sebagai kompensasinya.

Jadi, sederhananya reimburse adalah tindakan pengembalian sejumlah dana pada seseorang atas dana yang terpakai. Tentu ada prosedur yang mengikutinya.

Sebenarnya, reimburse tak melulu berada dalam lingkup bisnis atau perusahaan. Ada beberapa bidang yang juga menggunakan istilah dan sistem reimbursement, yakni:

• Ada kalanya pemegang polis kesehatan harus membayar tagihan tindakan medis secara mandiri. Setelah itu, dengan dokumen yang lengkap dan valid, perusahaan asuransi akan mengganti pengajuan klaim dari biaya yang bisa di-reimburse sesuai ketentuan.
• Pajak. Pengembalian pajak oleh pemerintah yang diberikan kepada wajib pajak pun merupakan suatu bentuk reimbursement. Hal ini karena wajib pajak telah membayar kelebihan pajak dan bisa mengajukan klaim saat pengajuan SPT.
• Misalnya saja saat organisasi Pemberi Bantuan Hukum membantu rakyat miskin menghadapi masalah hukum. Biaya tindakan hukum yang dikeluarkan PHM bisa di-reimburse ke Badan Pembinaan Hukum Nasional.

Ya, istilah reimburse sering dipakai di berbagai lini. Namun demikian mari kita fokuskan pembahasan kita mengenai reimburse dalam ruang lingkup perusahaan. Dalam batasan ini, reimbursement merupakan penggantian biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk karyawannya.

Hal yang Bisa Diklaim Reimburse

Apa saja sih biaya bisa di-reimburse?

Sebelumnya, kamu perlu memahami bahwa melakukan tindakan mengeklaim reimbursement (penggantian) merupakan hak kamu sebagai karyawan. Hal ini juga menjadi kewajiban, jika kamu sebagai pemilik perusahaan, untuk membayarnya.

Namun demikian tidak semua kategori pengeluaran bisa kamu reimburse. Setiap perusahaan memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda-beda mengenai hal apa saja yang bisa dijalankan dengan sistem reimburse.

Umumnya, pengeluaran di bawah ini yang biasa menggunakan sistem reimburse:

Biaya Perjalanan Bisnis

Demi ekspansi usaha, biasanya perjalanan bisnis ke luar kota maupun ke luar negeri harus dilakukan. Tentu saja, ada biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

Biaya perjalanan bisnis meliputi: tiket transportasi, biaya visa, ongkos atau sewa kendaraan operasional selama perjalanan bisnis, bahan bakar kendaraan, parker, penginapan, makan selama durasi perjalanan bisnis, dan sebagainya.

Sebenarnya, ada 3 cara bagi perusahaan untuk melakukan pembayaran biaya perjalanan bisnis:

• Cara lumpsum yaitu pembayaran total biaya sebelum berangkat dan  dihitung terlebih dahulu (pre-calculated amount).
• Cara reimbursement/penggantian yaitu penggantian biaya yang telah dikeluarkan pegawai berdasarkan bukti-bukti. Kemudian diganti saat sudah kembali dari perjalanan.
• Cara pemberian uang muka, yaitu membayar beberapa persen di awal perjalanan dan dilunasi setelah kembali dari perjalanan.

Walau demikian, ada juga beberapa perusahaan yang menerapkan menerapkan sistem pemberian tunjangan harian, yang ditujukan untuk biaya perjalanan bisnis.

Jika perusahaan tempat kamu bekerja menggunakan sistem reimbursement, pastikan dokumen atau bukti pembayaran disimpan rapi agar mudah saat melakukan klaim.

Biaya Operasional Bisnis

Banyak sekali jenis biaya operasional bisnis dalam perusahaan. Tetapi, biaya yang pengeluarannya bisa diklaim menggunakan sistem reimbursement hanya beberapa jenis.

Misalnya saat kamu membayari dulu ragam perlengkapan kantor, atau biaya penggunaan internet dan pulsa untuk berinteraksi dengan partner atau kolega di perusahaan.

Bisa juga biaya yang kamu keluarkan dari kantong pribadimu dulu untuk sewa tempat rapat, biaya hiburan calon klien perusahaan, dan sebagainya.

Hal yang menjadi catatan penting adalah sebelum melakukan tindakan apa pun yang membutuhkan biaya, pastikan meminta izin pada atasan. Mengapa? Karena jika tidak, berapapun besar biayanya akan sulit ketika kamu reimburse.

Penggantian Biaya Kesehatan

Salah satu bentuk klaim dari karyawan untuk dana yang dikeluarkannya sendiri untuk kepentingan perusahaan salah satunya adalah biaya kesehatan.

Meski begitu, perusahaan tentu memiliki kebijakan dalam melakukan proses reimbursement kesehatan karyawan. Hal ini ditujukan untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan. 

Beberapa perusahaan menggunakan tunjangan BPJS untuk menanggung biaya kesehatan karyawannya. Jadi pembayarannya bukan secara reimburse, melainkan membantu tiap bulannya membayar iuran BPJS.

Umumnya, besaran iuran yang harus dibayarkan karyawan adalah 5%. Maka perusahaan membantu membayar 4% dan sisanya 1% dibayar sendiri oleh karyawan. 

Selebihnya, jika ada tindakan medis, penghitungan biaya dilakukan sesuai kebijakan BPJS.

Sedangkan aturannya berbeda di perusahaan yang menggunakan sistem reimburse. Tak semua klaim akan diterima oleh perusahaan karena perusahaan memiliki kebijakan tersendiri.

Kondisi yang biasanya tak bisa di-reimburse adalah:

• Pelayanan preventif pada penyakit seperti imunisasi, KB, screening terhadap riwayat kesehatan.
• Pilihan tindakan yang mengandalkan tenaga non-medis.
• Bukan penyakit bawaan lahir
• Bukan penyakit yang diakibatkan oleh sesuatu yang disengaja. Misalnya patah tulang akibat balap motor/mobil.
• Bukan penyakit yang ditujukan untuk memperindah tubuh.

Perlu dicatat bahwa kebijakan reimburse biaya kesehatan tiap perusahaan berbeda-beda. 

Ada baiknya sebelum kamu menandatangani kontrak kerja sama dengan sebuah perusahaan untuk bekerja, tanyakan kejelasan sistem yang mereka gunakan.

Cara Klaim Reimburse

Tiap perusahaan memiliki prosedur klaim reimburse yang berbeda-beda. Namun, pada umumnya selalu mengikuti langkah di bawah ini:

1. Memastikan mendapat izin atau menginformasikan pada atasan langsung bahwa akan ada pengeluaran pribadi untuk selanjutnya butuh di-reimburse.
2. Menyerahkan bukti pembayaran atas biaya yang dikeluarkan.
3. Mengisi formulir reimbursement kepada supervisor masing-masing.
4. Supervisor menyetujui dengan menandatangani formulir tersebut.
5. Karyawan meneruskan dokumen pengajuan reimbursement kepada HRD.
6. HRD lalu memvalidasi bukti pembayaran dan menghitung biaya yang bisa dikembalikan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7. Dokumen pengajuan reimbursement disetujui HRD dan kemudian meminta bagian keuangan untuk memproses pembayaran.
8. Dana reimbursement akan diberikan oleh bagian keuangan kepada karyawan.

Syarat Reimbursement 

Ada baiknya, kamu mempelajari dahulu persyaratannya. Sebelum kamu mengajukan reimbursement atas biaya yang kamu keluarkan dari uang pribadimu untuk perusahaan.

Hal yang pertama adalah perhatikan butir-butir peraturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku. Ini penting karena menjadi landasan kuat kamu tenang dalam “menalangi dahulu” beban perusahaan. Karena toh, pada akhirnya akan diganti.

Jangan sampai, sudah keluar uang, ternyata perusahaan mengatakan itu bukan kewajiban mereka untuk menggantinya. Wah, rugi besar, kan?

Hal yang kedua adalah rajin menyimpan dan merapikan bukti bayar. Jangan tercecer, apalagi hilang. Walau mungkin tak semua bisa diklaim, setidaknya biaya yang akan diganti tak ada yang terlewat.

Perusahaan tak mau mengganti jika tak ada bukti, tentunya. Bukti pembayaran ini bisa berupa tanda terima, faktur, atau dokumen lainnya.

Jangan lupa untuk selalu mengecek kelengkapan datanya seperti total biaya, waktu transaksi, tempat pembelian, deskripsi produk atau layanan yang disediakan, dan sebagainya.

Hal yang ketiga adalah segerakan proses klaim.  Jangan tunda-tunda. Biasanya perusahaan akan menerapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement dikarenakan perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses pengajuan klaim.

Selain itu, menyegerakan proses klaim akan menghindarkan kamu dari risiko hilangnya bukti bayar. Bua tapa disimpan lama-lama, kan?

Hal yang terakhir dan merupakan poin utama adalah jangan melakukan kecurangan. Hati-hati, selain curang adalah etos kerja yang buruk dan berisiko kamu dipecat. Perusahaan juga ketat mengeluarkan kebijakan reimbursement.

Misalnya saja, seperti mensyaratkan bukti asli untuk semua pembelian, pengecekan ganda, hingga mengadakan audit secara berkala.

Kecurangan yang mungkin dan biasa terjadi saat pengajuan reimburse bisa berupa:

• Multiple reimbursement: menggunakan beberapa bukti pembayaran di luar keperluan bisnis namun tetap mengeklaimnya.
• Pengeluaran fiktif: mengajukan transaksi yang tidak pernah ada namun minta penggantian biaya.
• Pengeluaran berlebih: melakukan mark-up atau menggembungkan besaran dana dari yang sebenarnya untuk minta diganti.
• Pengeluaran yang salah: menyodorkan bukti pengeluaran urusan pribadi untuk diganti sebagai biaya bisnis.

Kendala Sistem Reimbursement 

Secara sekilas, sistem reimbursement sepertinya mudah dilakukan. Sayangnya pada praktiknya tidak semudah itu.

Ada beberapa kendala di sistem reimbursement ini. Pihak karyawan ada yang tidak menyukai sistem ini karena beberapa alasan:

Proses panjang yang butuh waktu. Faktor birokrasi yang melibatkan beberapa bagian di perusahaan tentu tak bisa dilakukan dalam waktu singkat. 

Bisa memakan waktu hingga berminggu-minggu. Kadang, tertahan hanya karena pihak atasan belum tanda tangan.  

Risiko hilang besar. Proses bisnis terjadi setiap hari dengan banyak sekali transaksi. Menjadi sangat wajar jika bukti bayar dan dokumen menjadi tercecer dan terselip entah di mana. Kalau sudah begini, karyawan yang dirugikan karena tak dapat uang ganti.

Ketat dan ribet. Memang, prosesnya harus ketat agar tidak terjadi kebocoran dana dan menghindari kecurangan. Namun karena makan waktu, jadi rasanya tidak nyaman. 

Jika tak ada dana pribadi, runyam. Tidak semua karyawan memiliki karyawan memiliki dana yang siap digunakan. 

Karyawan yang memiliki kartu kredit pun kadang-kadang terkendala limit. Apabila prosesnya lama, karyawan terpaksa terkena bunga.

Tips Reimburse

Ada beberapa hal yang membuat kamu bisa lebih nyaman dan mudah dalam melakukan proses klaim reimbursement. Tak hanya itu, langkah ini membantumu agar lebih rapi, teliti, dan detail.

Kamu tentu ingin proses klaim reimbursement berjalan dengan cepat dan mudah bagi semua pihak, bukan? Ikuti tipsnya ini, ya:

• Miliki tas, map, atau dompet khusus untuk menyimpan bukti bayar. Masukan segera setelah selesai transaksi agar tidak hilang.
• Di penghujung jam kerja, rapikan kembali bukti bayar yang sudah dimasukkan ke dalam tas khusus tersebut. Kamu bisa mengategorikannya berdasarkan jenis proyek atau tanggal transaksi.
• Agar lebih mudah dicek oleh bagian keuangan, tempelkan bukti bayar sejenis yang berukuran kecil-kecil pada sebuah kertas HVS.
• Siapkan formulir pengajuan reimbursement beberapa rangkap di meja kerja. Jadi kamu bisa langsung memprosesnya segera.
• Ajukan proses klaim sesegera mungkin, dan jika memungkinkan jadikan ritual rutin jika kamu cukup sering melakukannya. Pilih di awal hari atau akhir jam kerja.
• Tinjau kembali syarat dan ketentuan klaim, dan hindari klaim rangkap.
• Cobalah untuk menghitung secara jeli besaran pengembalian dana tersebut. Apakah sudah sesuai atau kurang. Segera lapor jika ada kekurangan atau kelebihan bayar.

Baca Juga: Memahami Pengertian dan Cara Memulai Bisnis Online

Contoh Reimbursement

Tentu saja tiap perusahaan memiliki gaya dan cara sendiri dalam membuat formulir reimbursement. Namun setidaknya berikut ini adalah elemen-elemen data yang harus ada dalam formulir tersebut.

Contoh Formulir Reimburse Biaya Perjalanan Bisnis

(sumber: kitalulus.com)

Contoh Formulir Biaya Kesehatan Karyawan

(sumber: Asuransi Astra)

(sumber: Asuransi Sinarmas)

 Contoh Formulir Reimburse Biaya Operasional Bisnis

(sumber: harmony.co.id)

Kesimpulan

Demikian pembahasan lengkap mengenai reimbursement. Bisa disimpulkan bahwa reimburse adalah pemberian kompensasi yang dikeluarkan oleh perusahaan atas pengeluaran operasional dengan memakai dana pribadi dari pihak karyawan.

Sebetulnya sistem ini akan sangat baik untuk kedua belah pihak. Dibutuhkan kerja sama antara karyawan dan perusahaan. Misalnya dengan melakukan bukti pencatatan reimbursement secara transparan dan lengkap.

Agar kemudian, pencatatan keuangan perusahaan bisa dilakukan secara rapi dan tidak ada selisih nominal sedikitpun. Kabar baiknya, untuk membantu pencatatan reimbursement perusahaan serta laporan keuangan sekarang ada alat bantunya.

Sudah banyak beredar di pasaran software yang dirancang khusus untuk merapikan proses klaim reimbursement dan sekaligus diintegrasikan dengan laporan keuangan. Besar harapannya lebih sedikit human error dan birokrasi tak lagi sepanjang biasanya.

Sebagai penutup, tidak perlu khawatir jika memang kamu mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan. Asalkan kamu sudah tahu kebijakan dan proses pengajuannya yang jelas di perusahaan.

Hal utama yang harus kamu catat dan lakukan secara konsisten adalah meskipun perusahaan memberikan keleluasaan ini, jaga etos kerja kamu senantiasa. Jangan sekalipun memanfaatkan sistem ini untuk kepentingan pribadi.

Tak mau citramu rusak dan kehilangan pekerjaan, bukan?

Setelah Majoopreneurs membaca artikel ini, tentunya ingin mengetahui hal lain yang berkaitan dengan bisnismu. Ayo, majoo temani kamu membaca aneka informasi dari artikel lain di sini!