Sales Taking Order adalah: Tugas, Skill, dan Contoh Pekerjaannya

Sales Taking Order (STO) adalah salah satu posisi penting dalam dunia penjualan, terutama di industri FMCG, distribusi, dan retail. Meski sering dianggap hanya sebagai pencatat pesanan, peran STO sebenarnya jauh lebih luas dan strategis. 

Mereka menjadi penghubung utama antara perusahaan dan outlet, memastikan produk selalu tersedia, pesanan tercatat dengan akurat, serta hubungan dengan pelanggan tetap terjaga. 

Apa Itu Sales Taking Order (STO)?

Sales taking order (STO) merupakan proses vital dalam penjualan di mana tim sales menerima, mencatat, dan memproses pesanan dari pelanggan yang sudah ada (pelanggan rutin) melalui berbagai media, seperti kunjungan langsung, telepon, atau aplikasi digital. Proses ini bertujuan untuk memastikan kebutuhan mereka terpenuhi dan menggerakkan siklus penjualan.

Secara umum Sales Taking Order (STO) adalah proses atau fungsi menerima, mencatat, dan memasukkan pesanan pelanggan ke sistem/administrasi perusahaan.

Peran dan Tanggung Jawab STO

Berikut peran Sales Taking Order (STO):

1. Penghubung antara perusahaan dan outlet/pelanggan

STO menjadi ujung tombak perusahaan yang berinteraksi langsung dengan toko, mitra distributor, atau pelanggan kecil-menengah.

2. Pengumpul pesanan (order collector)

STO memastikan pesanan pelanggan tercatat akurat dan masuk ke sistem agar proses pengiriman berjalan lancar.

3. Pemantau ketersediaan produk (availability checker)

STO memeriksa stok di toko sekaligus menyampaikan ketersediaan barang dari gudang/perusahaan.

4. Pendukung aktivitas pemasaran dan brand

Banyak perusahaan menempatkan STO untuk membantu implementasi program promo, display, dan visibilitas produk di lapangan.

5. Penyedia informasi pasar

STO memberikan feedback penting seperti tren permintaan, kondisi kompetitor, dan potensi outlet baru.

Sementara itu, STO bertanggung jawab untuk pekerjaan berikut di lapangan:

1. Mengambil dan mencatat pesanan dan memastikan tidak ada kesalahan input yang dapat memengaruhi pengiriman.

2. Menjalankan rute penjualan (routing) dan visit toko secara rutin sesuai standar operasional perusahaan. 

3. Memastikan ketersediaan produk hingga mengingatkan toko jika stok menipis agar melakukan pemesanan ulang.

4. Menawarkan program promo yang berjalan. 

5. Memberikan informasi terkait produk baru, serta mendorong penjualan (upselling/cross-selling). 

6. Melaporkan harga pesaing, promo kompetitor, dan perubahan display di toko.

7. Mengirimkan laporan ke supervisor/manager untuk analisis pasar.

Skill yang Dibutuhkan STO

Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, seorang STO membutuhkan beberapa skill kunci yang mendukung aktivitas penjualan dan hubungan dengan outlet.

1. Komunikasi yang Efektif

STO harus bisa menjelaskan informasi produk, harga, dan promo dengan bahasa yang mudah dipahami. Cara berkomunikasi yang ramah dan persuasif membantu membangun kepercayaan dan membuat pelanggan merasa nyaman untuk bertransaksi.

2. Negosiasi Dasar

Saat outlet menawar harga atau meminta tambahan promo, STO perlu memiliki kemampuan negosiasi yang fleksibel. Tujuannya mencari kesepakatan yang tetap sesuai aturan perusahaan tetapi tetap memuaskan pelanggan.

3. Ketelitian dalam Mencatat Pesanan

Karena tugas utama STO adalah memasukkan order, ketelitian sangat penting. Kesalahan kecil dalam SKU, jumlah, atau harga bisa berakibat komplain atau keterlambatan pengiriman.

4. Pengetahuan Produk dan Promo

STO harus memahami karakteristik produk dan mekanisme promo yang sedang berjalan. Semakin paham, semakin mudah meyakinkan outlet untuk mencoba atau menambah jumlah pesanan.

5. Manajemen Waktu dan Rute

Dengan rute kunjungan yang padat, STO harus mampu mengatur waktu agar semua outlet bisa dikunjungi sesuai jadwal. Keterampilan ini membuat pekerjaan lebih efisien dan meminimalkan missed visit.

6. Kemampuan Mengoperasikan Aplikasi Sales

Mulai dari input pesanan, laporan kunjungan, hingga pengecekan stok, semua dilakukan lewat aplikasi. STO perlu mahir menggunakan perangkat dan aplikasi agar proses kerja cepat dan akurat.

7. Problem Solving di Lapangan

Setiap hari STO bisa menghadapi masalah berbeda, seperti stok kosong atau komplain toko. Kemampuan mencari solusi cepat dan tetap tenang membantu menjaga hubungan baik dan kelancaran penjualan.

8. Sikap Profesional

Attitude yang sopan, konsisten, dan bisa dipercaya merupakan modal penting. STO membawa nama perusahaan, sehingga perilaku profesional sangat memengaruhi hubungan jangka panjang dengan outlet.

Perbedaan STO dan Sales Kanvas

Walaupun sama-sama berada di lini depan penjualan, Sales Taking Order (STO) dan Sales Kanvas punya cara kerja, tujuan, dan pendekatan yang berbeda. Keduanya sering dianggap sama, padahal perannya tidak identik. Memahami perbedaannya penting bagi perusahaan agar bisa menempatkan tenaga penjualan sesuai strategi pasar.

1. Cara Kerja: Terjadwal vs. Menyebar ke Banyak Titik

STO bekerja berdasarkan rute dan daftar outlet tetap. Mereka mengunjungi toko yang sudah menjadi pelanggan rutin untuk mengambil order berkala. Polanya stabil dan terstruktur.

Sebaliknya, Sales Kanvas lebih bersifat menjelajah (canvassing). Mereka mendatangi berbagai titik penjualan yang belum tentu menjadi pelanggan tetap, dengan tujuan membuka pasar baru dan mendapatkan order dari toko yang belum masuk jaringan.

2. Fokus Pekerjaan

STO fokus pada mengambil pesanan rutin, menjaga hubungan dengan outlet, dan memastikan produk tetap tersedia di toko. Intinya: mempertahankan dan mengoptimalkan penjualan dari pelanggan yang sudah ada.

Sales Kanvas fokus pada akuisisi pelanggan baru dan penjualan langsung di tempat. Mereka mencari toko-toko potensial, menawarkan produk, dan berusaha mendapatkan order pertama kali. Jadi, sifat pekerjaannya lebih agresif dan eksploratif.

Intinya, STO berfokus pada pengelolaan pelanggan yang sudah ada dan pengambilan order rutin, sedangkan Sales Kanvas bertugas mencari pelanggan baru dan memperluas area penjualan. STO menjaga keberlanjutan, sementara Sales Kanvas mendorong ekspansi.

Kesimpulan

Sales Taking Order (STO) adalah peran penjualan yang fokus pada pengambilan pesanan rutin dari outlet, menjaga ketersediaan produk, serta membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan yang sudah ada. 

Dibandingkan Sales Kanvas, STO bekerja dengan rute tetap dan pelanggan lama, sementara Sales Kanvas lebih fokus pada mencari toko baru dan membuka pasar. Secara keseluruhan, STO berperan penting dalam memastikan aliran penjualan tetap stabil dan terkelola dengan baik.