Settlement adalah: Definisi, Contoh, Fungsi dalam Transaksi

"Akhirnya closing banyak hari ini!"

Ya, mungkin kalimat ini banyak didambakan oleh para pelaku bisnis. Utamanya bagi UMKM yang sedang mulai merintis bisnisnya.

Closing alias berhasil munculnya kesepakatan pembelian oleh pelanggan atas produk/jasa yang kamu jual memang menggembirakan.

Nah, jangan lupa hal yang harus kamu perhatikan selanjutnya setelah closing adalah settlement.

Ibaratnya, settlement adalah sebenar-benarnya ‘penutup’ dari keberhasilan transaksi. Lebih gamblang lagi, settlement adalah tanda cuan sudah sah masuk kas bisnismu.

Namun apa sebetulnya fungsi settlement dan bagaimana cara pencatatannya agar bisnismu berjalan dengan lebih rapi?

Agar kamu bisa memahaminya dengan baik, lahap artikel ini sampai selesai, ya!

Pengertian Settlement

Walau sudah digambarkan secara sederhana di atas, yuk kita pelajari arti settlement berikut ini.

Secara bahasa, settlement diartikan sebagai penyelesaian.

Dalam bidang akuntansi, settlement adalah penyelesaian atau proses akhir dari sebuah transaksi yang disepakati antara pembeli dan penjual.

Apa Itu Settlement dalam Transaksi?

Begini, transaksi settlement adalah jika pembeli dan penjual sudah melewati proses pemberian hak serta kewajibannya masing-masing.

• Penjual

Kewajiban penjual: menyiapkan produk/jasa, mengirimkannya, sampai pembeli menerimanya dengan kondisi yang sesuai dengan permintaan.

Hak penjual: menerima pembayaran atas produk/jasa yang sudah disepakati untuk berpindah tangan ke pembeli.

• Pembeli

Kewajiban pembeli: membayar sejumlah dana dengan besaran dan tenggat waktu yang telah disepakati dengan penjual.

Hak pembeli: menerima produk/jasa sesuai dengan spesifikasi yang sesuai

Oleh karena itu, settlement dalam transaksi bisa diartikan sebagai proses penguncian transaksi atas perpindahan dana dari pembeli ke rekening usahamu sebagai penjual.

Settlement dan Transaksi Utang

Perlu dicatat, ya, bahwa settlement tidak berlaku untuk transaksi utang maupun piutang. Transaksi ini berbeda prinsip dengan transaksi settlement.

Mengapa?

Karena dalam transaksi piutang yang sudah melakukan kewajiban hanyalah penjual dengan mengirimkan produk/jasa dengan kondisi pembeli ada penundaan pembayaran oleh pembeli.

Begitu juga dalam transaksi utang di mana pembeli sudah membayar sementara perusahaan belum mengirimkan produknya.

Sampai sini paham, ya, mengenai batasan transaksi settlement.

Intinya transaksi settlement terjadi hanya jika kedua pihak, penjual dan pembeli, sudah melakukan kewajibannya yang ditandakan dengan adanya perpindahan dana dari pembeli ke penjual. Serta perpindahan barang/jasa dari penjual ke pembeli.

Baca juga: Macam-Macam E-Wallet, Definisi, Kelebihan, dan Kekurangannya

Bagaimana Contoh Settlement?

Oke, agar lebih jelas kita gambarkan settlement dari hal yang paling sering dilakukan.

Contoh settlement misalnya ketika seorang ibu belanja di Indomaret dan membayar dengan kartu debit. Yakni, saat terjadinya pembayaran melalui mesin EDC (electronic data capture) atau saat pembeli menggesek kartunya dan terjadi perpindahan dana ke rekening penjual.

Penjual lalu akan menyimpan struk pembelian sebagai bukti settlement. Struk ini berperan sebagai bukti proses penyelesaian transaksi di akhir.

Inilah alasan hampir semua kasir akan menduplikasi dan menyimpan seluruh struk pembayaran konsumen.

Contoh lain jika kamu berjualan di platform marketplace. Misalnya Shopee. Pembeli sudah melakukan transfer ke virtual account atau melalui ShopeePay (dompet digital Shopee) dan di waktu yang sama, pemilik toko online mulai mengemas dan mengirimkan produk yang dipesan.

Tapi ingat, bukanlah sebuah settlement jika pembayaran dilakukan dengan cara berhutang dengan Shopee Pay Later.

Ya, proses settlement bisa dilakukan untuk penyelesaian transaksi dengan dompet digital, e-payment, hingga uang digital.

Prinsip settlement adalah transaksi yang dilakukan sampai pihak penjual memberikan struk sebagai bukti pembayaran dari pembeli. Nah, jika hal tersebut belum dilakukan, maka transaksi keuangan belumlah selesai.

Fungsi Settlement

Apa kegunaan settlement? Setelah kamu memahami definisi dan contohnya, pertanyaan selanjutnya adalah apa saja manfaat dari penerapan settlement dalam bisnis.

Jika disimpulkan ada beberapa fungsi yang penting diketahui dalam pengaplikasian settlement pada bisnismu.

• Fungsi pemenuhan. Transaksi yang selesai dengan settlement membantu pelaku usaha agar target penjualan bisa tercapai. Bagi pihak pembeli, transaksi yang diselesaikan dengan cepat membuat kebutuhannya akan semakin cepat pula terpenuhi.
• Fungsi stabilitas. Settlement akan membuat keseimbangan dalam keuangan perusahaan. Begini, jika dana sudah ada di rekening penjual dari hasil pembelian maka pendapatan atau keuntungan bisa dikalkulasi dengan pasti. Hal ini baik untuk perputaran uang dalam bisnis, utamanya untuk membiayai operasional usaha.
• Fungsi penyelesaian. Istilah gaulnya adalah “lo-gue-end”. Settlement menandakan transaksi tak menyisakan tanggungan. Benar-benar selesai menunaikan hak dan kewajibannya. Pembeli menerima barang/jasa, penjual dapat untung.
• Fungsi kelancaran. Bisa dibayangkan, transaksi settlement membuat uang dari pembeli tak ada penahanan untuk sampai di rekening penjual.
• Fungsi pencatatan. Settlement memudahkan perekaman dan pencetakan transaksi keuangan dalam sebuah periode waktu. Tak akan ada kebocoran transaksi atau tak terpantaunya uang yang keluar masuk dari rekening perusahan.

Tujuan Settlement

Setelah memahami manfaat atau fungsi dari settlement. Kini, kamu perlu tahu mengenai tujuan dilakukannya settlement dalam bisnis. Berikut di antaranya:

• Mempercepat proses penyelesaian transaksi tanpa ada masalah yang menyertainya.
• Menjauhkan penjual dan pembeli dari risiko penundaan dan masalah pembayaran.
• Membuat pembeli cepat terlayani dengan segera memproses pengiriman barang/jasa.
• Membuat penjual segera mendapatkan keuntungan yang kemudian bisa digunakan untuk operasional perusahaan.
• Membantu percepatan pembuatan laporan keuangan.

Kapan Settlement Dilakukan?

Settlement tidak boleh dilewatkan oleh penjual dan pembeli. Oleh karena itu perhatikan aturan main settlement yang berlaku, yakni

• Jual/beli saham dan obligasi: dilakukan 2 hari kerja (T+2) sesudah tanggal jual/beli.
• Pemerintah dan perusahaan sekuritas: paling lambat satu hari kerja (T+1) sesudah tanggal eksekusi.
• Transaksi dalam mata uang asing spot (FX): 2 hari kerja sesudah tanggal transaksi.

Jika transaksi menggunakan mesin EDC maka syarat yang harus dipenuhi adalah:

• Satu hari kerja (T+1), maksimal hingga pukul 22.00 WIB.
• Struk disimpan dalam waktu 9 bulan.
• Lakukan reportase audit sebelum melakukan settlement.

Perlu diketahui bahwa setiap bank dan penyedia jasa keuangan digital memiliki tenggat waktu pengiriman settlement yang bervariasi. Oleh karenanya pelajari dahulu sebelum menentukan opsi pembayaran yang diberlakukan dalam bisnismu.

Namun biasanya transaksi jual beli umum seperti toko, penyelesaian transaksi dilaksanakan segera setelah transaksi dilakukan di hari itu juga. 

Cara Melakukan Settlement

Sebenarnya cara melakukan settlement bergantung dari metode yang kamu pilih. Misalnya saja menggunakan mesin EDC atau aplikasi uang digital lainnya. 

Sebagai gambaran, majoo coba paparkan beberapa cara yang umum dilakukan dalam settlement. 

Melakukan Settlement dengan Mesin EDC

Settlement dengan mesin EDC merupakan cara penutupan transaksi menggunakan kartu debit maupun kartu kredit yang masih berlaku dan memiliki dana yang cukup.

Terdapat perbedaan dalam hal cara dan aturan melakukan setiap settlement dengan EDC yang diterapkan oleh penyelenggara/bank. 

EDC BCA

• Tekan tombol hijau pada mesin EDC. 
• Pilih menu ‘Settlement’.
• Masukan kata sandi atau password 36363.
• Jika berhasil, struk atau faktur akan keluar.

EDC Bank Mandiri

• Tekan menu ‘Function’ pada mesin EDC. 
• Pilih menu ‘Settlement’.
• Masukan kata sandi atau password 1400.
• Tekan tombol hijau ‘OK’.
• Struk atau faktur akan keluar saat proses penyelesaian transaksi berhasil. 

EDC BNI

• Tekan ‘F2‘ pada mesin EDC.
• Tekan tombol hijau ‘Enter’.
• Masukan password 0000.
• Menu akan menampilkan ‘All Host’.
• Tekan tombol hijau ‘Enter’.
• Semua rincian transaksi akan muncul, tekan Enter tombol hijau. 
• Attaching GPRS.
• Tunggu sampai proses selesai.

Melakukan Settlement dengan Gopay

Salah satu uang digital yang banyak digunakan adalah gopay. Jika pembelian pada bisnismu bisa melalui gopay, maka settlement bisa dilakukan dengan cara manual dan otomatis pada aplikasinya dengan fitur GoBiz seperti yang dikutip dari laman resminya. 

Cara Melakukan Settlement Manual

1. Pada halaman Lainnya, pilih menu ‘Pembayaran’.
2. Kemudian klik ‘Settlement’.

(Sumber: bantuan.gobiz.co.id)

3. Informasi mengenai total transaksi berhasil dan total transaksi void akan ditampilkan. Periksa kembali, lalu klik ‘Lakukan settlement’ dan ‘Ya, lanjut’.

(Sumber: bantuan.gobiz.co.id)

4. Struk settlement akan tercetak secara otomatis dan halaman settlement akan kembali menjadi kosong.

(Sumber: bantuan.gobiz.co.id)

Transaksi kemudian akan tampil pada halaman ‘Transaksi’ dengan status “Telah di-settle”.

Cara Mengatur Jadwal Settlement Otomatis

Sebelumnya, atur terlebih dahulu agar jadwal settlement sesuai dengan jam tutup operasional bisnismu. Kemudian, jika sudah lakukan cara dan langkah di bawah ini. 

Pada halaman Lainnya, pilih menu ‘Pembayaran’

1. Pilih ‘Settlement’
2. Tekan tombol pengaturan di pojok kanan atas
3. Geser tombol ‘Atur manual’
4. Atur jam settlement, lalu klik ‘Simpan’

(Sumber: bantuan.gobiz.co.id)

Ingat, jika kamu tak mengatur jamnya, maka secara otomatis settlement akan dibuat pada pukul 22:00 tiap harinya.

Ada baiknya untuk update aplikasi GoBiz minimal ke versi 3.50 agar settlement berjalan secara otomatis. 

Pastikan perangkat GoBiz selalu menyala, ya. Walaupun jika terputus akan otomatis menyala lagi segera setelah ada koneksi internet.

Cara Mencatat Settlement

Dalam laporan keuangan, perhatikan bagaimana cara pencatatannya. 

Settlement dicatat ketika pembeli benar-benar sudah mentransfer sejumlah dana ke rekeningmu. 

Misalnya seperti ini:

2 Juli 2022

• Piutang Rp500.000,-
• Penjualan Rp1.000.000,-
• Harga pokok penjualan Rp100.000,-

Kemudian terjadi pelunasan oleh pembeli di bulan berikutnya. Maka settlement akan dituliskan di dalam pos kas.

2 Agustus 2022

• Tunai Rp1.500.000,-
• Piutang Rp500.000,- (settlement)

Mudah, bukan?

Baca Juga: Mengenal Lebih Dalam Sistem Payment Gateway

Kesimpulan

Sebagai penutup, sekali lagi settlement merupakan proses pembelian dan penjualan secara cepat. Proses ini dibuat agar kedua belah pihak antara penjual dan pembeli menunaikan hak serta kewajibannya.

Settlement merupakan proses yang menguntungkan penjual dan pembeli. 

Sebagai penjual, pencatatan settlement yang benar membuat pencatatan akuntansi keuangan juga akan berjalan dengan baik dan rapi. Hal ini akan menjadikan pemantauan target penjualan dan aliran keuntungan tiap bulannya bisa lebih terpantau. 

Habis closing, jangan lupa settlement, ya, Majoopreneurs! Sekarang mari membuka artikel solusi lainnya dari majoo agar wawasanmu semakin bertambah.