Struktur Organisasi Perusahaan: Fungsi dan Jenis-jenisnya

Struktur organisasi perusahaan adalah fondasi penting yang menentukan bagaimana sebuah bisnis dijalankan, dikelola, dan berkembang. Tanpa struktur yang jelas, perusahaan bisa kehilangan arah, sulit berkoordinasi, dan lambat dalam mengambil keputusan. 

Namun, bagaimana sebenarnya struktur organisasi itu bekerja? Apa saja jenis-jenisnya, dan bagaimana kamu bisa menentukan mana yang paling cocok untuk perusahaanmu? 

Artikel ini akan membahas semua hal penting seputar struktur organisasi perusahaan dengan cara yang mudah dipahami, mulai dari fungsi utamanya hingga panduan menyusun struktur yang tepat sesuai kebutuhan bisnis.

Mengenal Apa Itu Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan adalah sistem atau kerangka kerja yang menggambarkan bagaimana peran, tanggung jawab, wewenang, dan alur komunikasi dibagi dan diatur di dalam sebuah perusahaan. Dalam struktur ini, biasanya tergambar dengan jelas siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, serta bagaimana informasi mengalir di antara bagian-bagian dalam organisasi.

Struktur organisasi membantu perusahaan menjalankan operasional secara efisien dan terorganisir. Dengan struktur yang tepat, sebuah perusahaan bisa meminimalkan tumpang tindih tugas, memperjelas jalur pelaporan, serta memastikan semua karyawan tahu apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.

Fungsi Struktur Organisasi dalam Perusahaan

Struktur organisasi di perusahaan tidak dibuat hanya sekadar formalitas. Di balik pembagian unit kerja dan jabatan, terdapat berbagai fungsi penting yang mendukung kelancaran bisnis. Beberapa fungsi struktur organisasi dalam perusahaan antara lain:

Membagi Tugas dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi membuat pembagian kerja menjadi lebih jelas. Setiap bagian memiliki peran masing-masing, sehingga tidak terjadi duplikasi tugas atau kebingungan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Menetapkan Jalur Kepemimpinan

Adanya struktur organisasi berguna untuk menunjukkan garis komando atau kepemimpinan yang jelas, yakni siapa yang memimpin dan siapa yang harus melapor. Hal ini penting agar proses pengambilan keputusan berjalan lancar.

Mempermudah Koordinasi Antarbagian

Dengan struktur yang terdefinisi, koordinasi antar departemen atau divisi menjadi lebih mudah. Setiap bagian tahu siapa yang harus diajak berkomunikasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Ketika semua orang tahu tugasnya masing-masing dan siapa yang harus dilibatkan dalam proses kerja, kinerja perusahaan akan menjadi lebih efektif dan efisien. 

Sebagai Panduan dalam Pengembangan SDM

Struktur organisasi di perusahaan juga berfungsi untuk membantu dalam perencanaan pengembangan sumber daya manusia (SDM), misalnya dalam menentukan jenjang karier, pelatihan, hingga promosi jabatan.

Jenis-Jenis Struktur Organisasi Perusahaan

Ada beberapa jenis struktur organisasi yang umum digunakan oleh perusahaan, tergantung pada skala usaha, model bisnis, dan budaya kerja masing-masing. Berikut penjelasan singkat dari jenis-jenis struktur organisasi perusahaan tersebut.

1. Struktur Organisasi Fungsional

Jenis struktur ini membagi perusahaan berdasarkan fungsi atau departemen, seperti keuangan, pemasaran, produksi, dan SDM. Setiap departemen memiliki kepala bagian sendiri dan bertanggung jawab atas fungsi spesifik tersebut. Sayangnya, meskipun spesialisasi kerja lebih jelas dan efisiensinya tinggi, struktur ini dinilai kurang fleksibel dan komunikasi antardivisi bisa terhambat.

2. Struktur Organisasi Divisional

Struktur ini membagi organisasi berdasarkan produk, wilayah geografis, atau pelanggan. Misalnya, perusahaan besar bisa punya divisi untuk produk A, produk B, dan seterusnya. Salah satu kelebihannya adalah bisa lebih fokus pada hasil akhir pekerjaan dan pelanggan.

3. Struktur Organisasi Matriks

Merupakan kombinasi dari struktur fungsional dan divisional. Seorang karyawan bisa memiliki dua atasan, satu dari sisi fungsi dan satu lagi dari sisi proyek atau divisi.

Kelebihan dari struktur ini adalah lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan. Akan tetapi bisa menimbulkan kebingungan karena jalur komando ganda.

4. Struktur Organisasi Lini

Ini adalah struktur paling sederhana, biasanya digunakan oleh perusahaan kecil. Dalam struktur ini, jalur komando berjalan lurus dari atas ke bawah tanpa divisi yang kompleks.

Jika menggunakan struktur organisasi ini, pengambilan keputusan dalam perusahaan bisa lebih cepat dan adanya kontrol yang ketat. Di sisi lain, beban kerja manajer bisa sangat berat.

5. Struktur Organisasi Lini dan Staf

Ini adalah jenis struktur yang merupakan pengembangan dari struktur lini. Dalam model ini, selain garis komando yang jelas, ada unit staf yang memberikan dukungan atau saran kepada manajemen.

Cara Membuat Struktur Organisasi Perusahaan yang Tepat

Membuat struktur organisasi perusahaan yang tepat bukan melulu tentang menggambar bagan dengan kotak dan garis. Lebih dari itu, struktur organisasi harus disusun berdasarkan kebutuhan, visi, dan cara kerja perusahaan. 

Jika dibuat dengan benar, struktur ini akan membantu perusahaan berjalan lebih efisien, terorganisir, dan mampu beradaptasi dengan perkembangan.

Berikut langkah-langkah penting dalam menyusun struktur organisasi perusahaan yang tepat:

Pahami Tujuan dan Visi Perusahaan

Langkah pertama yang sangat penting adalah memahami tujuan jangka panjang dan visi perusahaan. Apakah perusahaan ingin berkembang secara global? Apakah fokus pada pelayanan pelanggan? Atau lebih menekankan pada efisiensi operasional?

Pemahaman terhadap arah perusahaan akan menentukan jenis struktur organisasi yang paling sesuai. Misalnya, perusahaan yang mengutamakan inovasi dan kecepatan akan lebih cocok dengan struktur yang fleksibel dan tidak terlalu hierarkis.

Identifikasi Kebutuhan Operasional Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki aktivitas inti yang berbeda-beda. Oleh karena itu, kamu perlu:

• Mengidentifikasi seluruh aktivitas penting dalam operasional harian

• Menentukan fungsi-fungsi utama seperti keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia, dan teknologi

• Memahami bagaimana aktivitas-aktivitas ini saling terhubung dan siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas masing-masing fungsi

Identifikasi terhadap hal-hal tersebut akan membantu menyusun unit atau departemen yang relevan sesuai kebutuhan bisnis.

Tentukan Struktur yang Sesuai dengan Skala Bisnis

Ada beberapa jenis struktur organisasi, seperti fungsional, divisional, matriks, lini, atau lini dan staf. Pemilihannya harus disesuaikan dengan skala dan kompleksitas perusahaan. 

Perusahaan kecil cenderung cocok dengan struktur lini atau fungsional karena lebih sederhana dan mudah dikelola. Sedangkan perusahaan besar atau multinasional biasanya lebih membutuhkan struktur yang lebih kompleks seperti matriks atau divisional.

Pemilihan struktur yang tidak sesuai bisa menyebabkan proses kerja menjadi lambat dan tidak efisien. Jadi harus diperhatikan dengan sangat cermat. 

Susun Bagan Organisasi Secara Visual

Setelah mengetahui fungsi-fungsi utama dan jenis struktur yang akan digunakan, selanjutnya adalah menyusun bagan organisasi. Dalam bagan ini, pertama tentukan posisi tertinggi (biasanya CEO atau Direktur Utama) lalu buat jalur hirarki yang jelas dari atas ke bawah. 

Selanjutnya, hubungkan setiap posisi dengan garis untuk menunjukkan hubungan kepemimpinan dan koordinasi. Sertakan nama jabatan, bukan nama orang, agar bagan tetap relevan meskipun nantinya terjadi perubahan personil. Bagan ini akan menjadi referensi visual yang mudah dipahami oleh seluruh tim di perusahaan.

Tentukan Peran dan Tanggung Jawab Setiap Posisi

Tidak cukup hanya menempatkan posisi dalam bagan, kamu juga harus menetapkan deskripsi tugas dan tanggung jawab untuk setiap posisi atau jabatan. Ini penting untuk menghindari tumpang tindih pekerjaan dan memastikan tidak ada tugas yang terlewatkan.

Selain itu, adanya posisi yang jelas dalam bagan dapat menjadi panduan dalam proses rekrutmen dan penilaian kinerja. Dokumen ini bisa dibuat dalam bentuk job description yang meliputi tugas harian, tujuan jabatan, hubungan kerja, dan indikator keberhasilan.

Buat Jalur Komunikasi yang Efektif

Salah satu tujuan dari struktur organisasi dalam perusahaan adalah memperlancar komunikasi. Pastikan kamu menetapkan siapa melapor kepada siapa, siapa yang memiliki wewenang mengambil keputusan, dan bagaimana sebuah informasi akan disampaikan antarbagian di perusahaan. Struktur yang baik akan menciptakan komunikasi vertikal dan horizontal yang sehat dalam lingkup kerja.

Libatkan Tim Manajemen dalam Proses Penyusunan

Sangat disarankan untuk melibatkan manajer atau kepala divisi ketika menyusun struktur organisasi perusahaan. Mereka lebih memahami kebutuhan di lapangan dan dapat memberikan masukan mengenai efisiensi operasional. Selain itu, pelibatan ini juga membangun rasa kepemilikan terhadap struktur yang akan diterapkan.

Kesimpulan: Pentingnya Memilih Struktur Organisasi yang Tepat untuk Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda, sehingga struktur organisasi yang digunakan pun harus disesuaikan. Perusahaan rintisan (startup) biasanya menggunakan struktur yang lebih datar dan fleksibel, sementara perusahaan besar cenderung memilih struktur yang lebih formal dan hirarkis.

Struktur organisasi perusahaan yang tepat akan mendukung pertumbuhan bisnis, menciptakan lingkungan kerja yang sehat, serta meningkatkan produktivitas dan inovasi. Sebaliknya, struktur yang tidak sesuai bisa menyebabkan konflik internal, lambatnya proses kerja, dan tidak efisiennya penggunaan sumber daya.

Namun, sebaik apa pun strukturnya, tanpa sistem pendukung yang efisien, operasional harian bisa tetap tersendat. Di sinilah peran teknologi seperti aplikasi majoo menjadi sangat diperlukan. Sebagai partner pengelola bisnis, majoo hadir sebagai solusi lengkap untuk mendukung berbagai fungsi penting dalam perusahaan. 

Mulai dari manajemen keuangan, penggajian, hingga pengelolaan karyawan. Semuanya bisa disesuaikan dengan struktur organisasi yang telah kamu bangun.

Dengan menggunakan majoo, kamu dapat memastikan alur kerja antar divisi berjalan lebih lancar, data terpusat dan mudah diakses, serta pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat. Ini tentunya akan memperkuat efektivitas struktur organisasi yang telah dirancang. Aplikasi majoo adalah pilihan cerdas untuk membantumu mengelola bisnis secara profesional dan terstruktur. Jadi, jangan ragu pakai majoo!