Apa Itu Surat Tanda Terima? Pahami di Sini!

Dalam bisnis, surat tanda terima adalah salah satu hal yang mungkin sangat sering ditemui. Kamu pasti sudah paham bahwa dalam operasional suatu bisnis atau perusahaan, pengiriman barang atau dokumen merupakan hal yang sering dilakukan. 

Untuk memastikan pengiriman berjalan dengan lancar dan sesuatu yang dikirimkan sudah diterima dengan baik, pihak penerima biasanya akan membuat surat tanda terima. Adanya surat tanda terima diperlukan untuk menghindari munculnya sengketa atau perselisihan di kemudian hari. Khususnya yang terkait dengan barang atau dokumen yang dikirimkan tersebut. 

Pengertian Surat Tanda Terima 

Sebenarnya, apa itu surat tanda terima? Surat tanda terima adalah dokumen yang menjadi bukti yang harus diarsipkan oleh pelaku usaha. Surat tanda terima berfungsi sebagai bukti konkret atas proses pertukaran. Baik dalam bentuk dokumen, barang, atau uang.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tanda terima adalah surat yang berfungsi sebagai bukti penerimaan uang (kuitansi) atau barang (faktur). Sementara, menurut Kamus Otoritas Jasa Keuangan, definisi tanda terima adalah bukti tertulis yang diterima oleh nasabah sebagai hasil dari suatu transaksi atau penyerahan sejumlah uang. Baik dalam bentuk tunai atau dengan metode pembayaran lainnya.

Proses pengalihan sesuatu memang tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Dalam setiap prosesnya, harus disertai dengan surat tanda terima sebagai bukti nyata bahwa sesuatu tersebut telah diserahkan kepada pihak lain. Oleh karena itu, penting bagi kamu sebagai pebisnis untuk memahami tentang pengertian surat tanda terima, perannya, serta cara membuatnya.

Di dalam surat tanda terima, biasanya terdapat berbagai informasi lengkap. Mulai dari sesuatu yang menjadi objek transaksi sampai dengan identitas pengirim dan penerimanya. 

Persyaratan Hukum: Dalam beberapa situasi, surat tanda terima dapat menjadi persyaratan hukum, terutama dalam kasus kontrak atau persetujuan tertentu.

Surat tanda terima biasanya mencakup informasi seperti nama penerima, tanggal penerimaan atau pengiriman, deskripsi barang atau dokumen yang diterima, dan tanda tangan pihak yang menerima. Tujuannya adalah untuk memberikan catatan tertulis yang jelas tentang transaksi atau penerimaan tersebut agar tidak ada kebingungan atau perselisihan di kemudian hari.

Baca Juga: 7 Contoh Tanda Terima Dokumen Kamu Wajib Tahu

Fungsi Surat Tanda Terima

Surat tanda terima adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk mencatat penerimaan atau penerimaan sesuatu, seperti barang, dokumen, uang, atau informasi. Fungsi utama surat tanda terima adalah sebagai berikut:

Sebagai Bukti Penerimaan

Surat tanda terima berfungsi sebagai bukti konkret bahwa suatu barang, dokumen, atau pembayaran telah diterima oleh pihak yang dimaksud. Ini membantu menghindari perselisihan atau ketidaksepakatan di masa depan tentang apakah penerimaan telah terjadi.

Rekam Jejak Transaksi

Surat tanda terima mencatat rincian transaksi, seperti tanggal penerimaan, jumlah barang atau uang yang diterima, dan nama penerima. Rekam jejak ini akan membantu dalam mencatat histori transaksi dan dapat digunakan untuk pelacakan atau audit jika diperlukan.

Sebagai Bukti Pembayaran, Bukti Pengiriman, atau Pengembalian Barang 

Surat tanda terima juga sering digunakan dalam metode pembayaran. Misalnya, saat seseorang membayar sewa gedung untuk bisnis, pemilik dapat memberikan surat tanda terima sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. 

Selain itu, juga dapat difungsikan sebagai bukti pengiriman. Di dalam surat tanda terima, proses pengiriman barang atau dokumen tercatat dengan lengkap dan rapi. Termasuk bila ternyata harus melakukan pengembalian atau retur barang. 

Sebagai Pengingat atau Notifikasi

Dapat berfungsi pula sebagai pemberitahuan kepada pihak yang melakukan pengiriman atau pembayaran bahwa barang atau pembayaran tersebut telah diterima dengan sukses. Ini dapat menghindari penundaan atau ketidakjelasan dalam proses komunikasi.

Keamanan dan Bukti Hukum

Fungsi surat tanda terima berikutnya adalah dapat menjadi bukti hukum jika terjadi perselisihan atau masalah terkait dengan transaksi. Dokumen ini membantu dalam mendukung klaim atau pembelaan dalam pengadilan.

Manajemen Persediaan

Dalam operasional bisnis, surat tanda terima dapat digunakan untuk mencatat penerimaan persediaan atau inventaris. Tentunya ini akan sangat membantu dalam mengelola stok dan memantau pergerakan barang.

Baca Juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Cara Membuat Surat Tanda Terima

Selain memahami pengertian dan fungsi surat tanda terima, kamu juga sebaiknya mengetahui cara membuat surat tanda terima. Surat tanda terima yang dibuat dengan baik dan benar pastinya akan lebih memaksimalkan fungsinya.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam cara membuat surat tanda terima yang bisa kamu terapkan.

• Mulailah dengan membuat header surat yang mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan atau individu yang membuat surat tanda terima. Cantumkan logo perusahaan jika ada.

• Tambahkan judul surat yang jelas dan deskriptif, seperti Surat Tanda Terima atau Bukti Penerimaan.

• Cantumkan informasi tentang pihak yang mengirim barang atau dokumen dan pihak yang menerimanya. 

• Jika memiliki nomor referensi atau nomor pesanan terkait dengan transaksi ini, cantumkan informasi tersebut. Ini akan membantu dalam melacak dan mengidentifikasi transaksi secara lebih akurat.

• Catat tanggal penerimaan atau pengiriman barang atau dokumen. 

• Jelaskan secara detail barang atau dokumen yang diterima atau dikirimkan.

• Sertakan juga informasi seperti jumlah, nama barang, nomor seri (jika berlaku), atau deskripsi lainnya yang relevan.

• Sediakan ruang untuk tanda tangan pihak yang menerima barang atau dokumen. Cantumkan pula nama lengkap dan tanda tangan di bawahnya.

• Jika diperlukan, kamu bisa mencantumkan saksi yang hadir pada saat transaksi. Tambahkan catatan tambahan jika diperlukan, seperti persyaratan khusus atau informasi lain yang relevan terkait dengan transaksi.

• Jika ada lampiran seperti dokumen tambahan atau bukti pendukung, sebutkan mereka dalam surat dan lampirkan bersama dengan surat tanda terima.

Pastikan untuk me-review surat tanda terima yang sudah kamu buat. Tujuannya adalah untuk memastikan format surat tanda terima dan semua informasi yang diperlukan sudah tercantum dengan benar. Setelah selesai, kirimkan salinan kepada pihak yang terkait. 

Format Surat Tanda Terima

Format surat tanda terima adalah struktur umum yang digunakan untuk membuat dokumen tersebut. Formatnya dapat bervariasi tergantung pada jenis transaksi atau keperluan tertentu. Umumnya mencakup beberapa elemen berikut ini:

Header Surat

Isinya adalah:

• Nama dan alamat penerima (biasanya perusahaan atau individu yang membuat surat);

• Nomor telepon dan alamat email (jika relevan);

• Logo perusahaan (jika ada);

• Judul Surat, ditulis jelas dan deskriptif.

Data Pengirim dan Penerima

Data tersebut biasanya berisikan: 

• Nama dan alamat pengirim (perusahaan atau individu yang mengirimkan barang atau dokumen);

• Nama dan alamat penerima (perusahaan atau individu yang menerima barang atau dokumen);

• Nomor telepon dan alamat email (jika diperlukan);

• Nomor Referensi (Opsional).

Isi Surat Tanda Terima

Berbagai isi dari surat tanda yang sesuai dengan formatnya antara lain adalah:

• Nomor referensi atau nomor pesanan terkait dengan transaksi ini;

• Tanggal ketika barang atau dokumen diterima atau dikirim;

• Informasi detail tentang barang atau dokumen yang diterima atau dikirim, termasuk jumlah, nama barang, nomor seri (jika berlaku), atau deskripsi lainnya yang relevan;

• Tanda tangan;

• Nama lengkap dan tanda tangan di bawahnya;

• Catatan tambahan seperti persyaratan khusus atau informasi lain yang relevan terkait dengan transaksi;

• Penutup surat;

• Tanda tangan dan cap perusahaan (opsional);

• Lampiran (jika diperlukan).

Berikut adalah salah satu contoh format surat tanda terima.

Contoh Surat Tanda Terima

Setelah memahami cara membuat surat tanda terima dan bentuk formatnya, berikut adalah salah satu contoh surat tanda terima dalam dunia bisnis. Surat tanda terima sederhana ini digunakan untuk mencatat penerimaan dua unit monitor LCD. 

Jika kamu membutuhkan referensi contoh surat tanda terima, kamu bisa mengganti isi dari surat tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Jadi, surat tanda terima yang kamu buat sudah sesuai dengan format yang baik dan benar.

Kesimpulan 

Dalam bisnis, surat tanda terima berfungsi sebagai bukti konkret atas proses pertukaran. Baik pengiriman dan penerimaan dalam bentuk dokumen, barang, atau uang. 

Surat tanda terima yang dibuat dengan baik dapat berfungsi untuk mencatat penerimaan persediaan atau inventaris bisnis. Dengan begitu, akan akan sangat membantu dalam pengelolaan stok dan pemantauan pergerakan barang.

Aplikasi wirausaha majoo juga dapat kamu gunakan untuk memaksimalkan berbagai fungsi dari surat tanda terima. Aplikasi wirausaha bisa berguna untuk mencatat semua transaksi bisnis, termasuk penerimaan dan pengiriman dokumen, barang, atau pembayaran. Jadi, surat tanda terima dapat dihasilkan dan disimpan dalam aplikasi sebagai bagian dari pencatatan transaksi tersebut.

Aplikasi wirausaha yang baik harus memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi informasi sensitif dalam surat tanda terima. Lantaran majoo adalah aplikasi yang baik untuk pencatatan tersebut, sebaiknya kamu mulai gunakan majoo dari sekarang, yuk!

Sumber Data:

https://katadata.co.id/redaksi/ekonopedia/629085a450f5d/contoh-tanda-terima-fungsi-dan-bedanya-dengan-invoice